SharePoint サイトでイベントが発生するたびにアクションをトリガーするために、SharePoint ウェブトリガーを設定します。 この例では、SharePointサイトのドキュメントフォルダーにファイルを追加した際に、Microsoft 365 Outlookメールボックスへメールを送信するSharePointウェブトリガーを使用したタスク Botの作成方法を示します。

SharePoint ウェブトリガーを設定して、SharePoint サイトフォルダー ABC の新しいファイル作成 (ファイル作成 イベント) を監視します。 トリガーは SharePoint サイトで ファイル作成 イベントをリッスンします。 ファイルを追加すると、トリガーがアクティブになり、指定されたメールボックスにファイルの詳細を送信する後続の自動化が実行されます。

前提条件

次の前提条件が満たされていることを確認してください。
  • SharePointウェブトリガー に記載されている前提条件。
  • SharePointTriggerData という名前のレコード変数です。
  • Microsoft 365 Outlook 用のアクティブな OAuth 接続。
  • Microsoft 365 Outlook のユーザー名を含む資格情報変数です。

手順

  1. タスク Bot を作成するには、以下の手順を実行します。
    1. 左側のペインで オートメーション をクリックします。
    2. 作成 > タスク Bot をクリックします。
      タスクBotを作成ウィザードが表示されます。
    3. 名前 フィールドにBotの適切な名前を入力します。
      デフォルトでは、すべての Bot は <\Bots> フォルダーに保存されます。
    4. オプション: 説明 フィールドに Bot の説明を追加してください。
    5. オプション: 選択をクリックし、Bot を別のフォルダーに保存するための指示に従ってください。
    6. 作成と編集 をクリックします。
      Botが作成され、タスクBotの編集が表示されます。
  2. SharePoint トリガーを追加して構成するには、次の手順を実行します。
    1. トリガー > SharePointをクリックし、その後ウェブトリガーをダブルクリックまたはドラッグしてトリガーセクションにウェブトリガーを追加します。
    2. SharePoint OAuth で ピック をクリックし、OAuth 接続を選択 の指示に従って、事前に構成された SharePoint OAuth 接続を選択してください。
    3. サイトフィールドにあなたのSharePointサイトを次の形式で入力してください: https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}。
      例えば、あなたのサイト名が ABC で、XYZ SharePoint サブドメインにある場合は、https://xyz.sharepoint.com/sites/abc と入力してください。
      あるいは、サイトを選択をクリックして、ドロップダウンからサイトを選択してください。 システムはOAuth接続を使用してSharePointドメインと同期し、SharePointドメインで利用可能なすべてのサイトをリストします。
    4. ファイルとフォルダーをイベントタイプで選択してください。
    5. イベントをリッスンドロップダウンからファイル作成を選択します。
    6. フォルダパスにフォルダパスを入力してください。
      または、フォルダーを選択をクリックし、フォルダ―モーダルの指示に従ってフォルダーを選択します。
    7. レスポンス ドロップダウンから SharePointTriggerData を選択します。
  3. Microsoft 365 Outlook 接続 アクションを追加して設定するには、次の手順に従います。
    1. アクション > Microsoft 365 Outlookをクリックし、その後接続をダブルクリックまたはドラッグしてアクションをアクションセクションに追加します。
    2. Azure GlobalをAzure Cloudで選択してください。
      お使いのMicrosoft 365 OutlookがMicrosoft 365政府版に含まれている場合は、Azure US GCC Highを選択してください。
    3. OAuth2 認証モード で Control Room 管理 を選択します。
    4. ピック をクリックし、OAuth 接続を選択 モーダルの指示に従って、Microsoft 365 Outlook 用の OAuth 接続を選択してください。
    5. クリック 変数 > 値を挿入 を選択し、プロンプトに従って Microsoft 365 Outlook ユーザー名の資格情報を選択してください。
    6. オプション: 適切なセッション名を Microsoft 365 Outlook セッションの作成 に入力します。
      システムはデフォルトでMicrosoft365OutlookSessionをセッション名として設定します。
  4. Microsoft 365 Outlook の 送信 アクションを追加して設定するには、次の手順を実行します。
    1. アクション > Microsoft 365 Outlookをクリックし、その後送信をダブルクリックまたはドラッグしてアクションをアクションセクションに追加します。
    2. 接続アクションの設定時に入力したセッション名を入力してください。
      デフォルト名をそのまま使用すると、システムは Microsoft365OutlookSession を Microsoft 365 Outlook session として自動入力します。
    3. Microsoft 365 Outlook のメール ID を入力して、ファイルの詳細を To に転送する必要があります。
    4. 件名に適切な件名を入力してください。
      システムはデフォルトで件名に Automation Anywhere が TaskBot の実行を完了しました を設定します。
    5. HTML コードをメール本文タイプで選択し、以下を入力してください： 
      $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
      fields.LinkFilename はドキュメントのファイル名を提供し、parentReference.path はファイルが存在するファイルパスを提供し、webUrl は SharePoint の場所への直接リンクを提供します。
      トリガーの応答データに関する詳細は、監査ログのトリガー応答データを読み取る を参照してください。
  5. 保存 をクリックして、設定を保存します。
実行 > トリガーで実行をクリックすると、システムがトリガーを有効化し、トリガーはフォルダーABC内のファイル作成イベントの監視を開始します。 ファイルを作成またはアップロードすると、トリガーがその後の Microsoft 365 Outlook アクションを実行します。 Microsoft 365 Outlook メールボックスには、ファイル名、フォルダーパス、およびファイルへの直接リンクを含むメールがカンマ区切りの値で届きます。