SharePointウェブトリガーを使用した自動化の作成例

SharePointサイトのドキュメントフォルダーにファイルを追加した際に、Microsoft 365 Outlookメールボックスへメールを送信するため、SharePointウェブトリガーを利用して自動化を作成します。

SharePoint ウェブトリガーを設定して、SharePoint サイトフォルダー ABC の新しいファイル作成 (ファイル作成 イベント) を監視します。 トリガーは SharePoint サイトで ファイル作成 イベントをリッスンします。 ファイルを追加すると、トリガーがアクティブになり、指定されたメールボックスにファイルの詳細を送信する後続の自動化が実行されます。

前提条件

次の前提条件が満たされていることを確認してください。
  • SharePointウェブトリガー に記載されている前提条件。
  • SharePointTriggerData という名前のレコード変数です。
  • Microsoft 365 Outlook 用のアクティブな OAuth 接続。
  • Microsoft 365 Outlook のユーザー名を含む資格情報変数です。
～で言及された条件は、満たされています。

手順

  1. 左側のペインで [オートメーション] をクリックします。
  2. [作成] > [タスク Bot] をクリックします。
    タスクBotを作成ウィザードが表示されます。
  3. [名前] フィールドにBotの適切な名前を入力します。
    デフォルトでは、すべてのBotは \Bots フォルダーに保存されます。
  4. オプション: 説明 フィールドにBotの説明を追加できます。
  5. オプション: 選択ボタンを使用して、Botを別のフォルダーに保存できます。
  6. [作成と編集] をクリックします。
    Botが作成され、タスクBotの編集が表示されます。
  7. トリガー > SharePointをクリックし、その後ウェブトリガーをダブルクリックまたはドラッグしてトリガーセクションにウェブトリガーを追加します。
  8. SharePoint OAuth で ピック をクリックし、OAuth 接続を選択 の指示に従って、事前に構成された SharePoint OAuth 接続を選択してください。
  9. サイトフィールドにあなたのSharePointサイトを次の形式で入力してください: https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}。
    例えば、あなたのサイト名が ABC で、XYZ SharePoint サブドメインにある場合は、https://xyz.sharepoint.com/sites/abc と入力してください。
    あるいは、サイトを選択をクリックして、ドロップダウンからサイトを選択してください。 システムはOAuth接続を使用してSharePointドメインと同期し、SharePointドメインで利用可能なすべてのサイトをリストします。
  10. ファイルとフォルダー を選択し、次の操作を実行します: イベントをリッスン ドロップダウンから 作成されたファイル を選択します。
    1. イベントをリッスンドロップダウンからファイル作成を選択します。
    2. フォルダパスにフォルダパスを入力してください。
      または、フォルダーを選択をクリックし、フォルダ―モーダルの指示に従ってフォルダーを選択します。
  11. レスポンス ドロップダウンから SharePointTriggerData を選択します。
  12. アクション > Microsoft 365 Outlookをクリックし、その後接続をダブルクリックまたはドラッグしてアクションをアクションセクションに追加します。
  13. Azure GlobalをAzure Cloudで選択してください。
    お使いのMicrosoft 365 OutlookがMicrosoft 365政府版に含まれている場合は、Azure US GCC Highを選択してください。
  14. OAuth2 認証モード で Control Room 管理 を選択します。
  15. ピック をクリックし、OAuth 接続を選択 モーダルの指示に従って、Microsoft 365 Outlook 用の OAuth 接続を選択してください。
  16. クリック 変数 > 値を挿入 を選択し、プロンプトに従って Microsoft 365 Outlook ユーザー名の資格情報を選択してください。
  17. オプション: 適切なセッション名を Microsoft 365 Outlook セッションの作成 に入力します。
    システムはデフォルトでMicrosoft365OutlookSessionをセッション名として設定します。
  18. アクション > Microsoft 365 Outlookをクリックし、その後送信をダブルクリックまたはドラッグしてアクションをアクションセクションに追加します。
  19. オプション: デフォルトのセッション名 Microsoft365OutlookSession は Microsoft 365 Outlook session に自動的に入力されます。
  20. Microsoft 365 Outlook のメール ID を入力して、ファイルの詳細を To に転送する必要があります。
  21. 件名に適切な件名を入力してください。
    システムはデフォルトで件名に Automation Anywhere が TaskBot の実行を完了しました を設定します。
  22. HTML コードをメール本文タイプで選択し、以下を入力してください： 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    fields.LinkFilename はドキュメントのファイル名を提供し、parentReference.path はファイルが存在するファイルパスを提供し、webUrl は SharePoint の場所への直接リンクを提供します。
    トリガーの応答データに関する詳細は、監査ログのトリガー応答データを読み取る を参照してください。
トリガーで実行をクリックすると、トリガーはフォルダーABC内のファイル作成イベントをリッスンし始めます。 ファイルを作成またはアップロードすると、トリガーがその後の Microsoft 365 Outlook アクションを実行します。 Microsoft 365 Outlook メールボックスには、ファイル名、フォルダーパス、およびファイルへの直接リンクを含むメールがカンマ区切りの値で届きます。