このシナリオを使って、Process Editor で従業員のオンボーディング プロセスを作成する方法を理解してください。 この従業員オンボーディング プロセスのワークフローは、組織が Bot やフォームなどの自動化を活用し、それらをプロセスに統合することで、人事全体の効率を最適化、向上させる方法を示しています。

このシナリオについて

TechStark Inc. は、さまざまな部門で新しい従業員を雇用する急成長中のテクノロジー企業です。 彼らは手動の繰り返し作業を排除することでオンボーディングの過程を合理化するいくつかの自動化を開発しましたが、このプロセスをさらに強化するフレームワークを探しています。 彼らは、さまざまなタスクを自動化するだけでなく、全体のオンボーディング プロセスを設計し視覚化するための直感的なインターフェースを提供するソリューションを求めています。

この文脈において、TechStark Inc. は、複雑な条件付きロジックを効果的に管理し、異なるタスクタイプ間の円滑な移行を確保できる新しい Process Editor を用いて、統一されたプロセスを作成することを目指しています。 このシナリオは、候補者のエントリーから IT の提供、歓迎コミュニケーションまでの完全な従業員オンボーディング ワークフローを概説しています。 自動化には、正確性、効率性、そしてプロセス全体での円滑な引き継ぎを確保するために、複数の相互接続された Bot やフォームが関与しています。

従業員オンボーディング ワークフローの概要

ここに、TechStark Inc. が開始から終了までの全オンボーディング プロセスを管理するために自動化したいステップを示すフロー ダイアグラムがあります。

従業員オンボーディング ワークフロー

  1. 管理設定 HR 書類の配布と収集を自動化し（例えば、契約書、税務書類）、候補者の詳細を HR プラットフォームに入力します。
  2. 中央集権的な候補者プロフィール作成: HR プラットフォームを採用ツールと統合し、候補者情報を検証した後、採用時に候補者の詳細を自動的に転送します。
  3. IT 設定： 候補者のための自動アカウント プロビジョニングにより、メールアカウントを自動的に作成し、システムログインを割り当て、アクセス資格情報を取得します。 さらに、ハードウェアセットアップのための IT チケット作成を自動化します。
  4. 歓迎のコミュニケーション： メール自動化ツールを使用して、Day 1のスケジュールに関する詳細、会社のリソースへのリンク、新入社員向けのFAQを含む動的でパーソナライズされた歓迎メールを送信します。 さらに、報告マネージャーと担当バディにメールを送信してください。

自動化された従業員オンボーディング プロセス

新しい Process Editor がオンボーディングのワークフローを自動化し、新入社員を歓迎して迅速かつ効率的に生産性を向上させる方法を理解しましょう。 新しいソフトウェア エンジニア、ポール・ジョンソンのプロセスは次のようになります：
  1. 候補者エントリーフォームでプロセスを開始します
    HR はフォームを作成し、ポールの候補者 ID（例えば、SE_12345）などの必要な候補者の詳細を入力し、候補者詳細フォームを使用して TechStark のオンボーディングプロセスを開始します。
    • フォーム: #1_エントリー_候補者_フォーム
    • 入力： Candidate_ID (Number0)
  2. Bot が JobVite から候補者の詳細を取得する
    オンボーディングBot（#2_Jobvite_Bot）は、PaulのCandidate_IDを使用して、TechStarkのJobVite システムから彼の詳細情報を取得します。
    • Bot：#2_Jobvite_Bot
    • 入力： 候補者_ID
    • 出力：次の候補者データを取得します
      • 名： ポール
      • 姓： ジョンソン
      • 個人用メール：paul.j@example.com
      • マネージャーのメール：maria.smith@techstark.com
      • 場所: サンフランシスコ
      • 部門： エンジニアリング
      • 役職： ソフトウェア エンジニア
  3. 候補者 ID の修正（必要な場合）
    HR は条件を使用して、候補者が JobVite に存在するかどうかを確認できます。 If、Else 条件を使用する：
    • 見つかった場合 → 続行
    • Candidate_ID の修正を促し、JobVite から詳細を再取得します。
  4. 従業員の詳細を確認
    ポールの詳細は確認フォーム（#3_Employee_Details_R_Form）に表示されています。 HR は情報を確認し、または不一致を更新します。
    • フォーム：#3_Employee_Details_R_Form
    • 入力
      • 名
      • 姓
      • 個人メール
      • マネージャーのメール
      • 場所
      • 部署
      • 役職
  5. 従業員の詳細を修正する（必要に応じて）

    変更が必要な場合、HR は編集可能なフォーム（#3_Employee_Details_W_Form）で詳細を編集し、修正を提出して JobVite から詳細を再取得できます。

    • フォーム: #3_Employee_Details_W_Form
    • 入力： 上記と同じですが、編集可能です。
  6. Workday で従業員レコードを作成

    検証されたデータは、Workday Bot（#4_Workday_Bot）を通じて TechStarkのWorkday システムに送信されます。この Bot がポールの従業員記録を作成し、例えば TN-56789 のような従業員 ID を生成します。

    • Bot：#4_Workday_Bot
    • 入力
      • 名
      • 姓
      • 個人メール
      • マネージャーのメール
      • 場所
      • 部署
      • 役職
    • 出力： 従業員 ID
  7. IT オンボーディングとプロビジョニング

    IT プロビジョニング Bot（Application_Provisioning_Process）は、Paul の情報と従業員 ID を使用して、彼の社用ノートパソコン、メールアカウント、社内システムへのアクセス、およびソフトウェアツールを設定します。

    • プロセス: Application_Provisioning_Process
    • 入力
      • 名
      • 姓
      • 個人メール
      • マネージャーのメール
      • 場所
      • 部署
      • 役職
  8. ウェルカムメールを送信する

    ポールは新しい TechNova のメールアドレス（paul@techstark.com）で歓迎のメール（#5_Welcome_Email）を受け取ります。 このメールには役立つオンボーディング情報が含まれており、彼のマネージャーと割り当てられたバディの連絡先が含まれています。

    • Bot：#5_Welcome_Email
    • 入力： 従業員のメール (FirstName.LastName@company.comとして構成)
  9. プロセス終了

    オンボーディングプロセスは、成功 ステータスで終了し、ポールが完全にオンボードされたことを示しています。

    • このBotを開始しますか？成功またはキャンセル

これは、Process Editor で従業員のオンボーディング プロセスが作成される方法です。 従業員オンボーディングプロセスに Swimlanes を追加することで、活動を別々のカテゴリや責任に整理できます。 さらに、エディタの下部にあるデザインツールを使用して、このプロセスをより効率的にナビゲートし、集中力を失わずに進めることができます。 設計ツールの詳細については、「流程编辑器」をご覧ください。

Process Editor で作成された従業員のオンボーディング プロセスを表示しています

概要およびメリット

新しい Process Composer でこれらの手順を自動化することにより、TechStark Inc. は時間を節約し、ミスを減らし、ポールのような新入社員がスムーズで温かいスタートを切れるようにしています。 いくつかの追加のメリットを確認してください:
  • Bot、フォーム、プロセスなどのさまざまな自動化を統合することで、情報収集や承認プロセスが迅速化され、新入社員が職場に慣れるまでの時間を大幅に短縮できます。
  • 自動化はデータ入力および処理におけるヒューマン エラーのリスクを最小限に抑え、従業員情報の正確性と信頼性の向上につながります。
  • 統合システムは、文書やユーザーデータのより良い追跡と管理を可能にし、組織の効率性とコンプライアンスの向上に貢献します。
  • プロセス内の自動チェックポイントは、定義された役割と責任を提供し、進捗を追跡し、注意が必要な領域を特定するのを容易にします。
  • 全体的に見ると、オンボーディングにおいて Bot、フォーム、プロセスを統合することは、業務を効率化するだけでなく、HR チームと新入社員の双方の体験も向上させます。