プロジェクト管理チームは、複数のプロジェクトのために月次ステータスレポートを作成する必要があります。 各報告は標準テンプレートに従い、プロジェクト固有のデータの挿入が必要であり、利害関係者に保存して配布しなければなりません。 このプロセスを自動化することで、手動での文書作成が不要になり、一貫性が確保され、かなりの時間を節約できます。

この例では、あなたの組織の営業チームがテンプレートをコピーし、顧客の詳細を更新し、製品セクションをカスタマイズし、最終文書を顧客専用のフォルダーに保存するシナリオを考えてみてください。 全体のプロセスにはかなりの時間がかかる可能性があり、フォーマットの不一致を引き起こすことがあります。

これらの アクション を Word パッケージ で使用して、テンプレートを開く、プレースホルダーを置き換える、セクションを挿入する、コンテンツを検証する、そして閉じる前に標準化された名前を使用してドキュメントを保存するなどの反復作業を自動化できます。 メリットのいくつかは次のとおりです：

  • 提案をはるかに速く生成。
  • すべての提案にわたって単一のテンプレートとスタイルを使用することで、一貫性が確保。
  • 自動化された検証によりヒューマン エラーを削減。

前提条件

  • プレースホルダー付きの Microsoft Word 文書の提案テンプレート。

    例えば:CustomerName、ProposalDate、SolutionOverview。

  • Word 文書が自動的に保存される出力フォルダー。
  • いくつかのユーザー定義変数は、例えば次のようなものがあります。
    • vWordSession (文字列): あなたの Word セッション名を保持します。

      たとえば、SalesWordSession などです。

    • vTemplatePath (文字列): Word テンプレートへのフルパスを保持します
    • vCustomerName (文字列)
    • vProposalDate（文字列）
    • vSolutionOverview （文字列）
    • vOutputFullPath（文字列）： 最終ファイルのフルパス。

      例えば、C:\Proposals\Auto_2025-09-19.docx。

    • nReplaceCount（数値）： 検証のために、何回の置き換えが発生したかを記録します

手順

  1. ドキュメントの作成 アクション をドラッグ アンド ドロップします。
  2. テキストの検索と置換 アクションを使用して、以下のプレースホルダーを追加します:
    • テキストを検索: CustomerName
    • 置換後：vCustomerName

      すべての出現を選択してください。

    • 変数にカウントを割り当てる: nReplaceCount

    上記の指示をProposalDateおよびSolutionOverviewについて繰り返してください。

    注: テキストの検索と置換 アクション は、文書全体またはスコープされた範囲を検索できます。 大文字と小文字を区別し、一致する数を変数にキャプチャすることができます。
  3. ドキュメントの最後にカスタムカバーノートを追加するには、テキスト挿入 アクションを追加してください。
  4. テキスト読み取り アクションの中で、段落インデックスフィールドを使用して Word 文書の段落を確認してください。
    たとえば、エグゼクティブ サマリー。 顧客名または日付が含まれているか確認してください。
  5. Word 文書を保存するには、保存 アクションを使用してください。
  6. 閉じる アクション を使用してドキュメントを閉じ、セッションを終了します。