ブランチとオポチュニティを含むプロセス ビューの作成

ビジネスプロセスの統合ビューを作成し、自動化の潜在的なオポチュニティを作成するためのステップを選択します。ここでは、ブランチの作成、ブランチへのステップのマージ、およびオポチュニティの作成方法について説明します。

前提条件

  • このタスクは、ビジネスプロセスの関連記録のレビューと分析を担当する Discovery Bot アナリストが実行します。
    注: 付与された権限に応じて、複数のロールやカスタム ロールを担うユーザーもこのタスクを実行することができます。プロセスのタイルには、ユーザーが使用できるメニュー アクション (縦の 3 点リーダー アイコン) が表示されます。
  • ユーザーが [AAE_Discovery Bot Analyst] のロールとプロセス アナライザーのライセンスに割り当てられていることを確認します。

    サポートされている Discovery Bot のライセンス

手順

  1. [集合] タブの線形ワークフローで、ビューまたは記録の表示、ステップの選択、およびオポチュニティの作成を行います。
    1. [プロセス] ページからプロセスを選択します。
      最後にアクティブであったタブが自動的に開きます。
    2. [集合] タブをクリックします。
      デフォルトでは、選択したビューが [集合] タブのメイン画面に表示されます。[記録] テーブルで選択されているチェックボックスは、ビューに含まれている記録を示します。ビューが表示されているときに単一の記録を選択するには、選択したビューを [表示] テーブルでオフにします。[記録] テーブルで、選択した有効な記録のチェックボックスをオフにします。

      ビューが選択されていない場合、デフォルトでは、すべての記録が [記録] テーブルで選択されます。単一の記録を選択するには、[すべて選択] チェック ボックスをクリックして、すべての記録をクリアします。表示する記録を [集合] タブのメイン画面で選択します。

    3. トグル ビュー ([集合] タブ ビューの右上隅) でスクリーンショット アイコンまたはアプリケーション アイコンのいずれかを選択し、ステップを表示する方法を決定します。
      同一のアプリケーションで実行される連続ステップは、一緒に組み合わされます。これは、プロセスの読みやすさを向上させるため、単一のグループとして表示されます。組み合わされたステップの数がグループの右下隅に表示されます。
      注: スクリーンショット ビューが最後のアクティブ ビューであった場合、グループの最後のステップの画像は、折りたたまれたグループで表示される画像です。マウスの左ボタンを押したままプロセスを目的の位置に移動すると、キャンバス内でプロセスをドラッグできます。
      必要に応じて [ズームイン] または [ズームアウト] オプションを使用します。[ズームをリセット] を使用して、ビューをデフォルトレベルに戻し、プロセスをキャンバスの中央に再配置します。
    4. ステップのグループを展開してステップを詳細にプレビューするには、1 つの集合ステップをクリックします。 または、グループ アイコンの右上隅近くにある矢印をクリックします。
      グループ アイコンを使用すると、記録セッションで使用されたプライマリ レベルとセカンダリ レベルのアクション (およびサブグループ レベルのアクション) に属するステップのグループが表示されます。必要に応じて、プライマリ レベルのアクションからサブグループ レベルのアクションにドリルダウンするステップのグループを展開することで、自動化したいタスクの潜在的なオポチュニティを作成する際に、どのグループのステップを使用するかを決めることができます。たとえば、プライマリ レベルのアクションには Microsoft Outlook、セカンダリ レベルのアクションには Outlook のメール通知、サブグループ レベルのアクションには、「E メールを作成」、「E メール本文」、「E メールを送信」を表示できます。

      それぞれのステップをクリックすると、[集合] ビューの右側の [プレビュー] ウィンドウにステップの詳細が表示されます。情報は次の順序で表示されます。

      フィールド 説明
      アプリケーション名 記録中に使用されるアプリケーション タイプ。

      スクリーンショットが表示されます。スクリーンショットを拡大表示する場合は、画像をクリックします。

      [アプリケーション] フィールドは [ステップ ID] フィールドの後に表示されます。
      ステップ タイトル ステップ タイトルには、システムによって決定された PNG 名またはタブ名を指定できます。
      ワークフロー内の記録のリスト ステップに関連付けられている記録 ID。
      ステップ ID バックエンド処理の記録に関連付けられている内部 ID。
      データ ユーザーがキーボードを使用して入力したデータ。
      アクションのタイプ アクションのタイプは右クリックまたは左クリックできます。
      ステップの時間 記録されたステップの継続時間 (分および秒)。
    5. ステップの左側にあるチェック ボックスを選択して、潜在的なオポチュニティを作成します。
      [オポチュニティの詳細] ウィンドウには、次の情報が表示されます。
      フィールド 説明
      ステップ ユーザーが選択したステップ数。このフィールドは、ユーザーがステップを選択して潜在的なオポチュニティを作成するためにチェックボックスをオンにするたびに増加します。
      すべてのステップを選択 ビューに表示されるすべてのステップ (ブランチを含む) を選択してオポチュニティを作成できます。
      • ステップ/ブランチ/ループのグループを選択

        キャンバス ビューで、ブランチ、ループ、またはグループの横にあるチェックボックスをオンにして、そのグループ、ブランチ、またはループ内のすべてのステップを選択します。ネストされたブランチまたはループを選択すると、親のブランチまたはループは部分的な選択内容を表示します。

      • ステップのカスタム選択

        Shift キーを使用して、メイン キャンバスからパス内の特定の数のステップを選択します。クロス パス選択は使用できません
      平均時間 オポチュニティで選択したステップの期間 (分および秒形式)。
      バリアント オポチュニティに含まれるブランチの数。
    6. オポチュニティの名前を入力します。
    7. オポチュニティに関連付けられた平均コストを入力します。
      これは、オポチュニティに含まれているステップを実行するためのコストの最適な評価です。
    8. オポチュニティに関連付けられた潜在的削減額を入力します。
      これは、オポチュニティのすべてのステップを実行するために Bot を使用する場合に、年間ベースで予想される削減額に関する最良の評価です。
      注: 潜在的削減額は、平均コスト見積もりよりも大きくなければなりません。
    9. オポチュニティに関連付けられた優先度として、[高]、[中]、[低] から選択します。
    10. [オポチュニティを作成] をクリックします。
      オポチュニティが作成されたことを知らせるメッセージ ウィンドウが表示されます。ハイパーリンクをクリックして、Control Room の [オポチュニティ] タブから新しく作成したオポチュニティを表示します。
    11. 同じ記録から別のオポチュニティを作成するには、[すべて選択解除] をクリックして以前に選択したすべてのステップをクリアするか、必要に応じて選択内容を変更し、詳細 (名前、コスト、削減額、および優先度) を指定します。
    12. [オポチュニティを作成] をクリックします。
      同じ名前で複数のオポチュニティを作成できます。それぞれに新しい ID があります。
  2. [集合] ビューからワークフロー プロセスのビューを作成します。
    1. [集合] ビューで 1 つ以上の記録を事前に選択した状態で、[ビューを作成] をクリックして、開いている記録からビューを作成します。
      ビューを作成すると、複数の記録のステップを結合して、記録によって表現されるプロセス全体のより完全なビューを取得できます。
    2. [タイトル] フィールドにビューの名前を入力します。
    3. オプション: 説明を入力します。
    4. [作成] をクリックします。
      [作成] オプションが更新され、ドロップダウンから [ビューを保存] オプションが表示されるようになりました。[名前を付けて保存] を使用して、新しく作成したビューのコピーを作成します。システムが生成したビューを [[手動] として保存] を使用して手動ビューに変換します。
      必要に応じて任意の数のビューを作成します。新しいビューを作成するには、[ビュー] テーブルから選択したビューをオフに切り替えます。矢印を使用して、[ビュー] および [記録] テーブルを開いたり閉じたりします。保存したビューをスクロールするには、改ページ位置を使用します。
      システム生成ビューには、単一の記録に対して特定の回数発生するループまたは一連のステップが表示されます。[ループ] アイコンは、矢印付きのオレンジ色の円として表示されます。ループ アイコンには [for] 条件があり、[Count] とともにこの下に表示されます。これは、このループ内の一連のステップがプロセスで繰り返される回数を示しています。ビューを手動ビューとして保存することでループ条件 ([for] および [while]) を変更できます。
      システムによって生成されたビューは [集合] ビューのメイン画面に表示されます。[ビュー] テーブルにおいて、システムによって生成されたビューは、[タイプ] 列の集計アイコンによって示されます。[記録] テーブルに表示される選択済みのチェック ボックスは、ビューに含まれる記録を示します。デフォルトでは、ビューを作成した初期状態ではテーブルは折りたたまれ、[記録] テーブルが展開されます。[記録] テーブルは最初のページに戻ります。これで、必要に応じて記録とブランチを追加する準備ができました。
    5. 比較して、記録に最適な集計ビューを検索する場合、[モデル] オプションを選択します。このオプションを使用すると、必要に応じて、異なる組み合わせの複数のビューとして保存できます。また、ビューを手動ビューとして保存し、ビューをさらにカスタマイズして並べて比較することもできます。[動的] モデル オプションを選択すると、記録セッション中に使用された同じアプリケーションまたはプライマリ レベル アクションに属する一連の繰り返しパターンを表示するステップのグループの記録を確認できます。このオプションを使用して、自動化するプロセスまたはタスクのコンテキストを決定します。たとえば、あなたが管理者アカウントの作成を担当したとします。あなたがアカウントを作成すると、そのユーザーにメール通知が送信されます。[動的] オプションを使用して、メール通知のタスクを自動化する手順のグループを表示します。[容易] または [厳格] モデルから選択し、ステップが同じである記録に対して、プロセス パスに多くのブランチを含む異なる結果の記録を比較して表示できます。デフォルトでは、[容易] オプションが選択されています。ビューを別のビューに切り替える前に選択を保存するには、[ビューを保存] をクリックします。変更内容は [ダッシュボード]、[集合]、および [比較] タブについて保存されます。変更を保存しないと、フィルタがリセットされます。オプションを再度選択して適用する必要があります。[モデル] をクリックして、[集合] タブから次の表示オプションを選択します。
      [モデル] ウィンドウには、以下の情報が表示されます。
      オプション アクション
      動的 [動的] は、パターンマッチングを使用してラベル付けされた一連のステップを表示する場合に選択します。ラベルが付いているステップのグループは、Microsoft (Excel、Outlook、メモ帳)、Notepad++、テキスト エディター、ほとんどの Windows ユースケース、Chrome ブラウザ機能などのサポートされているアプリケーションに属しています。ラベルの付いたステップには、電卓、E メール - 宛先を追加、E メール - E メール- - 本文を追加、Windows - 検索 - アプリケーションを開くなどの用語が表示されます。
      注: 新しいユースケースまたは特定のプロセス フローでは、ステップのグループにラベルがない場合があります。手動ビューでは、必要に応じてグループ ラベルを更新できます。[ビュー] テーブルの行レベルメニューにカーソルを合わせ、[編集] をクリックします。グループ アイコンの近くのテキストボックスに、名前を入力します。チェックボックスをクリックして変更を保存します。[保存] をクリックしてビューを保存し、[編集] モードを終了します。
      容易 特定のプロセスのほとんどの記録が同じであると予想される場合は、[容易] を選択します。これにより、選択したビューと記録間のブランチが少なくなります。記録間の差異が少ないため、2 つのステップのマージを見込めます。
      ヒント: [すべてのステップを選択] をクリックします。表示されるステップの合計数は、[厳格] オプションの使用時に表示されるステップの数よりも少なくなります。選択した記録のほとんどのステップが同じであるため、[容易] オプションではステップが少なくなります。
      厳格 所定のプロセスに対して異なる結果が表示されることが予想される場合、[厳格] を選択します。これにより、選択したビューと記録間のブランチが増加します。
      データを含む [データを含む] を選択して、記録セッション中に使用したキーボード入力データを含めます。この情報は、[プレビュー] ウィンドウに表示されます。
      説明を含む [説明を含む] を選択して、Discovery Bot ユーザーが提供する注釈を含めます。この情報は、[プレビュー] ウィンドウに表示されます。
      リセット [リセット] をクリックして、選択したオプションをリセットして再度適用します。デフォルトでは、これによって [容易] オプションにリセットされます。
      適用 [適用] をクリックして、システム生成ビューまたは手動ビューの [集合] タブから選択した表示オプションを適用します。
    6. 一連の値を使用し、特定のパスとステップ フィルタの選択によってさまざまな記録のプロセスの異なるセクションを比較したい場合は、[フィルタ] オプションを選択します。[モデル] オプションと組み合わせて使用すると、システム生成ビューまたは手動ビューのパスおよびステップ フィルタ オプションは、自動化に適した候補を決定するのに役立ちます。ビューを別のビューに切り替える前に選択を保存するには、[ビューを保存] をクリックします。変更内容は [ダッシュボード]、[集合]、および [比較] タブについて保存されます。変更を保存しないと、フィルタがリセットされます。オプションを再度選択して適用する必要があります。手動ビューの場合は、オポチュニティを作成するためにフィルタ オプションを再選択する必要があります。[フィルタ] をクリックし、次のオプションから選択します。
      [フィルタ] ウィンドウには、以下の情報が表示されます。
      オプション アクション
      パス: 最も一般的なフローで

      現在使用されているプロセスで最も一般的な差異があるパスを確認する場合は、このオプションを選択します。このタイプのパスを自動化することを選択すると、投資利益率が高くなります。
      パス: 最も多くの逸脱で パス内で異なる逸脱を持つプロセスの特定のセクションを表示する場合は、このオプションを選択します。通常、このようなパスの自動化の優先度は低くなります。
      パス: 最も反復的なフローで より反復的でコストの高いプロセスのセクションを表示する場合は、このオプションを選択します。通常、このようなパスの自動化の優先度は高くなります。
      ステップ: アプリケーション 記録中に使用されるアプリケーション タイプを表示する場合、[アプリケーション] オプションを選択します。このオプションを使用して、より頻繁に使用されるアプリケーションを確認し、どのアプリケーションを優先するか決定します。
      ステップ: アクションのタイプ [アクションのタイプ] オプションを選択してプロセス ステップをフィルタし、ステップの使用方法を把握するのに役立つ特定のアクションのみを表示します。
      消去 [消去] を選択すると、選択したオプションがすべて消去されます。
      リセット [リセット] を選択すると、ビュー内のフィルタが前回保存した状態にリセットされます。
      適用 [適用] を選択して、システム生成ビューまたは手動ビューの [集合] タブで選択した表示オプションを適用します。
    7. [周波数カウンターを切り替える] オプションを選択すると、システム生成ビューのフローで特定のパスによって取得される記録の数が表示されます。このオプションを使用すると、他の記録またはビューと比較してパスの頻度を理解するのに役立ちます。このオプションは、システム生成ビューにのみ使用できます。[記録] テーブルで 2 つ以上の記録を選択すると、プロセス フローの開始時に [周波数カウンターを切り替える] に 2 つの記録が表示され、選択した記録の数が示されます。各記録のパスが異なる場合、プロセス フローは選択された記録の合計数に分割され、それに応じて表示されます。たとえば、ビューに 10 件の記録があり、3 つのパスが表示されているとします。2 つの記録が 1 番目のパスをたどり、2 つの記録が 2 番目のパス、6 つの記録が 3 番目のパスをたどります。パス フローに従って、2、2、6 と表示されます。ステップがマージされると、2 つのパスの間に番号が追加されます。パスの太さまたは細さを使用して、自動化のプロセスに優先順位を付けることができます。最も一般的に使用されるパスが最も太いパスです。これは、多くの記録を確認するときにプロセスの優先順位を付けるのに役立ちます。たとえば、20 件の記録に対して 5 つのパスがある場合は、最も太いパスをすばやく確認して、そのパスの自動化を検討します。別のパスを自動化できる追加の帯域幅がある場合は、フローをドリルダウンして数値を確認し、次にどのパスが自動化の候補として考えられるかを確認することができます。
    8. [ビュー] テーブルのアクション メニュー オプションにマウスを置くと、ビューをコピー、手動に変換、または削除できます。
      メニューオプションは、縦方向の省略記号 (3 つのドット) です。縦の省略記号は、行レベルのメニューが非表示の場合にのみ表示されます。[列をカスタマイズ] アイコンを使用して、メニュー オプションを表示するように設定できます。メニュー オプションでは、次のいずれかを選択できます。
    オプションアクション
    コピー ビューをコピーするには、[コピー] を選択します。ビューのコピーが [集合] ビューに表示され、新しい ID で [ビュー] テーブルに保存されます。
    手動に変換 [手動に変換] を選択して、システム生成ビューを手動ビューに変換します。このオプションでは、[編集] オプションを使用して他の記録からより多くの記録やステップを追加できます。ステップ 2a と 2b を繰り返します。[保存] をクリックします。[ビュー] テーブルにおいて、手動ビューは [タイプ] 列の定義アイコンで示されます。新しく作成された手動ビューが [集合] ビューのメイン画面に表示されます。[記録] テーブルに表示される選択済みのチェック ボックスは、ビューに含まれる記録を示します。
    編集 [編集] を選択して、[記録] テーブルから記録を追加するか他の記録のステップを追加します。
    削除 ビューを削除するには、[削除] を選択します。ビューで使用されている基になる記録は、ビューを削除しても影響を受けません。
  3. 選択した記録から新しいビューを作成するか、手動ビューを選択して、別の記録からプロセス ビューにステップを追加します。ブランチを作成し、1 つ以上の記録のステップをブランチにマージします。オポチュニティを作成します。
    この例では、銀行融資のクレジット スコアをレビューするためのブランチが作成されます。
    1. [ビューを作成] をクリックするか、[ビュー] テーブルから手動ビューを選択します。
    2. [ビュー] テーブルの行レベル メニューにマウス カーソルを合わせ、[編集] をクリックします。
    3. [記録] テーブルの行レベルのメニューにマウス カーソルを合わせ、[+] 記号をクリックして手動ビューに表示する記録を選択します。
      選択した記録が [集合] ビューのメイン キャンバスの右側にある新しいフィーダー キャンバスに表示されます。

      それぞれのステップをクリックすると、[集合] ビューの右側の [詳細を表示] ウィンドウにステップの詳細が表示されます。情報は次の順序で表示されます。

      フィールド 説明
      コピー元: ビューのコピー元のビューのコピー (ビュー ID)。ビュー ID は、[ビュー] テーブルに表示されます。
      記録のリスト このビューで使用される記録のリスト。
      ビュー名 作成されたビューの名前。
      説明 ビューの作成時に入力した説明。
    4. [集合] ワークフローのブランチ アイコンをクリックします。
      [ブランチ] アイコンをクリックして、ビューに条件ステップを追加します。後続のステップを左側のブランチに移動し、右側の空のブランチに新しいブランチを追加すると、別の記録からのステップが受信されます。黄色のボックスの右上隅にある 3 つの点をクリックして、新しいブランチを作成するか、ブランチを削除します。ブランチのエンドポイントは小さな円で表示されます。
      デフォルトでは、ブランチのエンドポイントをパス フローの下位に移動させて、複数のステップを含めることができます。ブランチのエンドポイントを移動するには、エンドポイントにカーソルを置き、ブランチの周囲に点線を表示します。エンドポイントをパス フローの下位にドラッグします。矢印の間に点線が表示されたら、エンドポイントを配置します。エンドポイントはパス フローの下位にシフトされ、より多くのステップを含みます。
      注: ブランチのエンドポイントは、ブランチ内で上位に移動できるようになりました。
    5. ノード レベルで [条件] フィールドをクリックします。
    6. [条件] フィールドに条件の名前を入力します。例: credit score。
    7. 条件の名前を保存するには、チェック マークをクリックします。
    8. 左右の対応するブランチを開き、条件の値を設定します。
      たとえば、右側には 200 よりも小さい数値を入力し、左側には 700 よりも大きい数値を入力します。
    9. メイン キャンバスのブランチの [ここに項目をドラッグ] という受信ステップに、フィーダー キャンバスの記録からステップをドラッグ & ドロップします。
      Shift キーを使用して 1 つ以上のステップを選択し、受信ステップにドラッグします。ブランチ内の条件を消去するには、3 点リーダーをクリックします。[ブランチのクリア] を選択します。
    10. 手順 c～h を繰り返して追加のブランチを作成し、そのブランチにステップをマージします。
    11. [保存] をクリックしてビューを保存し、[編集] モードを終了します。
    12. 必要に応じて、手順 a～j を繰り返して、追加のビューとブランチを作成します。

      メイン キャンバスに表示されるビューまたは記録は、[ビュー] または [記録] テーブルに太字で表示されます。

      [X] (閉じる) 記号をクリックして、モードを終了できます。[変更を破棄] をクリックするとビューは保存されません。選択したすべてのステップが削除されます。このメッセージは、変更が保存されていない場合にのみ表示されます。
    13. ビューのステップの隣にあるチェック ボックスを選択してオポチュニティを作成します。
      条件ボックスの横にあるチェック ボックスをオンにすると、すべてのブランチと、それに関連するステップが、オポチュニティで選択されます。
      [オポチュニティの詳細] タブが表示されます。
    14. 必要なオポチュニティの詳細を入力し、[オポチュニティを作成] をクリックします。

次のステップ

オポチュニティを確認して Bot に変換する

これで、潜在的なオポチュニティをレビューして確定する準備が整いました。オポチュニティを Bot に変換します。参照用にデータを Word ドキュメントにエクスポートできます。