オポチュニティの確認、Bot への変換、PDD の生成

システムで生成された潜在的なオポチュニティを確認し、システムで生成されたオポチュニティからカスタム オポチュニティを作成し、それらを Bot に変換します。また、オポチュニティ データを Microsoft Word や PDF ドキュメントにエクスポートして参照することもできます。

前提条件

自動化のオポチュニティには、システムが生成するものと手動で行うものの 2 種類があります。システムが生成したオポチュニティ (自動生成オポチュニティとも呼ばれる) は、プロセスに対して少なくとも 1 つの記録がユーザーによって承認されたときに作成されます。自動生成されたオポチュニティはすぐに利用可能で、記録用の [オポチュニティ] のページから分析を始めることができます。[ダウンロード] オプションは Microsoft Word または PDF ドキュメントを生成するためのもので、自動生成されたオポチュニティでは利用できません。自動生成されたオポチュニティに対してブランチを作成し、ステップをブランチにマージすることは、プロセス図からはできません。

手動オポチュニティは、カスタム オポチュニティとも呼ばれ、自動生成されたオポチュニティから作成されます。カスタム オポチュニティでは、ユーザーからの現在の記録と新たに追加された記録を確認し、既存のプロセス図に対する新しい記録の変更を受け入れるか拒否するかを柔軟に決定することができます。また、ブランチを作成して別の記録のステップをプロセス図に追加することもできます。[ダウンロード] オプションは、カスタム オポチュニティのデータを Microsoft Word または PDF ドキュメントでダウンロードして参照したい場合に利用可能です。

  • このタスクは、ビジネスプロセスの関連記録の確認と分析を担当する Discovery Bot アナリストによって実行されます。
  • アナリストにプロセス アナライザー ライセンスと [AAE_Discovery Bot Analyst] ロールが割り当てられていることを確認してから、プロセスを分析します。

    サポートされている Discovery Bot のライセンス

  • アナリストにオポチュニティを Bot に変換する Bot Creator ライセンスが割り当てられていることを確認します。

    サポートされている Discovery Bot のライセンス

手順

  1. [オポチュニティ] タブのデータを確認します。
    1. ローカルマシンから、Discovery Bot アナリストとして Control Room にログインします。
    2. [Discovery Bot] > [オポチュニティ] に移動します。
      [オポチュニティ] ページには、作成済みのすべてのオポチュニティが表示されます。[列をカスタマイズ] アイコンを使用して、メニュー オプションを表示するように設定できます。下表の情報を確認します。
      フィールド 説明
      オポチュニティ名 オポチュニティのために作成された名前。自動生成されたオポチュニティとカスタム オポチュニティを識別するために、自動生成されたオポチュニティは、プロセス名 - OPPORTUNITY で始まります。
      プロセス名 プロセスのために作成された名前。
      タイプ プロセスのために作成されたオポチュニティのタイプ。タイプは「自動」または「カスタム」です。
      パス オポチュニティに適用される [フィルタ] オプションで指定されたパスのタイプ。自動生成されたオポチュニティは、「最も一般的なパス」のフィルタ デフォルト値を使用します。
      作成日 オポチュニティの作成日。
      変更日 オポチュニティがアナリストによって修正された日。修正日は、オポチュニティが更新されたとき、またはカスタム オポチュニティが作成されたときに発生します。
      所有者 プロセス所有者の名前。プロセス所有者は、システムまたはアナリストになります。
      記録数 オポチュニティに関連したプロセスの記録数。
      アプリケーション数 オポチュニティに関連する記録セッションで使用されたアプリケーションの数。
      プロセス サイクル オポチュニティに関連した記録セッションの期間。
      ユーザー数 そのプロセスの記録セッションに参加したユーザー数。
      自動化なしの場合のコスト 自動化されていないオポチュニティのコストを計算するために使用される数式。この式を使用すると、ROI、使用アプリケーション、ユーザー数などに基づいて、ビジネス開発のためにどのオポチュニティを優先すべきかを決定するのに役立ちます。数式は、ユーザー数×ユーザー数の総時給×平均プロセス サイクルで算出されます。
      削減額 オポチュニティに関連する潜在的削減額 (年間削減額または実行ごとの削減額のいずれかを指定)。
      優先度 オポチュニティに割り当てられた優先度レベル。優先度は次のいずれかになります。
      • 低
      • 中
      • 高
      作成された Bot オポチュニティのために作成した Bot。これは、[はい] または [いいえ] のいずれかです。[Bot に変換] オプションは、自動生成されたオポチュニティでは利用できません。[Bot に変換] オプションは、カスタム オポチュニティでのみ利用可能です。
    3. [検索] フィールドを使用して、テーブルからソート、検索、またはその両方によって必要なオポチュニティを選択します。
    4. テーブルで縦の 3 点リーダー アイコン (3 つの点) をクリックすると、オポチュニティを表示したり、Word や PDF の PDD ドキュメントをダウンロードしたりすることができます。
      PDD を Word または PDF でダウンロードするオプションは、カスタム オポチュニティでのみ利用可能です。
    5. テーブルからオポチュニティを選んで表示します。
  2. オプション: 自動生成されたオポチュニティからカスタム オポチュニティを作成します。
    1. メイン キャンバスの左側から [記録] セクションを展開します。
      デフォルトでは、選択したすべての記録がプロセス図に表示されます。
    2. 必要に応じて、確認する 1 つの記録を [記録] セクションから選択します。
      [記録] セクションから選択された記録は青色で表示され、メイン キャンバスの左側にある新しいフィーダー キャンバスに表示されます。すべての記録がメイン キャンバスの右側のプロセス図に表示されます。表示する別の記録を選択するには、選択した記録をオフにします。
    3. スクリーンショット アイコンまたはアプリケーション アイコンのいずれかを選択して、ステップをどのように表示するかを決めます。
      必要に応じて [ズームイン] または [ズームアウト] オプションを使用します。[ズームをリセット] を使用して、ビューをデフォルト レベルに戻してプロセスをキャンバスの中央に再配置します。
      同一のアプリケーションで実行される連続ステップは、一緒に組み合わされます。これは、プロセスの読みやすさを向上させるため、単一のグループとして表示されます。組み合わされたステップの数がグループの右下隅に表示されます。
      注: スクリーンショット ビューが最後のアクティブ ビューであった場合、グループの最後のステップの画像は、折りたたまれたグループで表示される画像です。マウスの左ボタンを押したままプロセスを目的の位置に移動することによって、キャンバス内でプロセスをドラッグできます。
    4. ステップをクリックすると、ステップのグループが展開され、そのステップの詳細がプレビューできます。または、グループ アイコンの右上付近にある矢印をクリックします。
      グループ アイコンを使用すると、記録セッションで使用されたプライマリ レベルとセカンダリ レベルのアクション (およびサブグループ レベルのアクション) に属するステップのグループが表示されます。必要に応じて、プライマリ レベルのアクションからサブグループ レベルのアクションにドリル ダウンするステップのグループを展開することで、自動化したいタスクの潜在的なオポチュニティを作成する際に、どのグループのステップを使用するかを決めることができます。たとえば、プライマリ レベルのアクションには Microsoft Outlook、セカンダリ レベルのアクションには Outlook のメール通知、サブグループ レベルのアクションには、「E メールを作成」、「E メール本文」、「E メールを送信」を表示できます。
    5. [概要] ペインで [すべてのステップを選択] チェック ボックスをオンにして、プロセス図のすべてのステップを選択します。
      必要に応じて、Shift キーを使って、メイン キャンバスからのパス内のステップ数をカスタマイズできます。ネストされたブランチまたはループを選択すると、親のブランチまたはループは部分的な選択内容を表示します。
    6. オプション: [フィルタ] オプションを使用して、特定のオポチュニティをカスタマイズします。[フィルタ] および [周波数カウンターを切り替える] オプションの使用。
    7. オプション: [周波数カウンターを切り替える] オプションを使用して、他の記録と比較してパスの頻度を表示します。詳細については、「[フィルタ] および [周波数カウンターを切り替える] オプションの使用」を参照してください。
    8. [名前を付けて保存] をクリックして、オポチュニティをカスタム オポチュニティとして保存します。
    9. 表示されたフィールドに、オポチュニティの名前と説明を入力します。
    10. [名前を付けて保存] をクリックして変更を保存します。
      オポチュニティが作成されたことを知らせるメッセージ ウィンドウが表示されます。カスタム オポチュニティを表示するには、ハイパーリンクをクリックします。PDD が生成され、これは [オポチュニティ] テーブルからダウンロードできます。PDD を Word 形式または PDF 形式でダウンロードするには、縦の 3 点リーダーをクリックします。
      注: カスタム オポチュニティで選択したフィルタ オプションは、新しいカスタム オポチュニティ プロセス図には反映されません。
  3. オプション: カスタム オポチュニティから別のカスタム オポチュニティを作成します。別の記録からステップをプロセス図に追加して、ブランチを作成し、1 つまたは複数の記録からステップをブランチにマージします。
    1. [記録] セクションから 1 つの記録を選択します。
    2. 右側のメイン キャンバスで [ブランチ] アイコンをクリックし、条件ステップを追加します。
      後続のステップを左側のブランチに移動し、右側の空のブランチに新しいブランチを追加すると、別の記録からのステップが受信されます。黄色のボックスの右上隅で、3 点リーダーをクリックして新しいブランチを作成するか、ブランチを削除します。ブランチのエンドポイントは小さな円で表示されます。
      デフォルトでは、ブランチのエンドポイントをパス フローの下位に移動させて、複数のステップを含めることができます。ブランチのエンドポイントを移動するには、エンドポイントにカーソルを置き、ブランチの周囲に点線を表示します。エンドポイントをパス フローの下位にドラッグします。矢印の間に点線が表示されたら、エンドポイントを配置します。エンドポイントはパス フローの下位にシフトされ、より多くのステップが含まれます。ステップのカスタム選択を選択するには、Shift キーを使用して、メイン キャンバスからパス内のステップ数を選択します。クロス パス選択は使用できません。
      [ループ] アイコンは、矢印付きのオレンジ色の円として表示されます。ループとは、1 つの記録に対して特定の回数だけ発生する一連のステップのことです。ループ アイコンには [for] 条件があり、[カウント] とともにこの下に表示されます。これは、このループ内の一連のステップがプロセスで繰り返される回数を示しています。プロセス図を保存することで、ループの条件 ([for] と [while]) を変更することができます。
    3. ノード レベルで [条件] フィールドをクリックします。
    4. [条件] フィールドに条件の名前を入力します。例: credit score。
    5. 条件の名前を保存するには、チェック マークをクリックします。
    6. 左右の対応するブランチを開き、条件の値を設定します。
      たとえば、右側には 200 よりも小さい数値を入力し、左側には 700 よりも大きい数値を入力します。
    7. メイン キャンバスのブランチの [ここに項目をドラッグ] という受信ステップに、フィーダー キャンバスの記録からステップをドラッグ & ドロップします。
      Shift キーを使用して 1 つ以上のステップを選択し、受信ステップにドラッグします。ブランチ内の条件を消去するには、3 点リーダーをクリックします。[ブランチのクリア] を選択します。
    8. [保存] をクリックして、プロセス図の変更を保存します。
      PDD は自動的にバックグラウンドで処理を開始します。PDD が生成されると、フィールドが [PDD の処理] から [ダウンロード] に変わります。
    9. ステップ a ～ h を繰り返して、追加の記録を確認し、ブランチを作成して、ステップをブランチにマージします。
    10. [概要] ペインで、[編集] アイコンをクリックして、カスタム オポチュニティに関連する潜在的削減額を更新します。
      さまざまな記録のステップを確認し、プロセス図の中で変更を行うときに、潜在的削減額と潜在的コストをいつでも更新できます。
    11. 自動化されていないプロセスの推定コストを入力します。
    12. 自動化を使用した場合のプロセスに関連する潜在的削減額を入力します。
      これは、オポチュニティのすべてのステップを実行するために Bot を使用する場合に年間ベースで予想される削減額に関する最良の評価です。
    13. ドロップダウン リストから [優先度] を選択します。
    14. [更新] をクリックします。
    15. [保存] をクリックして、プロセス図の変更を保存します。
    16. ステップ j ～ o を繰り返して、[概要] ペインでカスタム オポチュニティの潜在的コストを更新します。
    17. [名前を付けて保存] をクリックして、オポチュニティをカスタム オポチュニティとして保存します。
    18. 表示されたフィールドに、オポチュニティの名前と説明を入力します。
    19. [名前を付けて保存] をクリックして変更を保存します。
      オポチュニティが作成されたことを知らせるメッセージ ウィンドウが表示されます。カスタム オポチュニティを表示するには、ハイパーリンクをクリックします。
    20. オプション: 必要に応じて手順 4a ～ s を繰り返して、このカスタム オポチュニティから別のカスタム オポチュニティを作成します。
      すべてのオポチュニティ (自動生成オポチュニティとカスタム オポチュニティ) は、[オポチュニティ] ページで表示できます。
  4. オプション: カスタム オポチュニティで、Discovery Bot ユーザーが送信した新しい記録を確認します。プロセス図の新しい変更点を受け入れるか拒否します。
    1. [確認] をクリックして更新を受け入れ、新しい記録を確認します。[確認] をクリックして更新を受け入れ、新しい記録を確認します。
    2. [記録] セクションから新しい記録を選択します。
      選択した記録が青でハイライトされます。記録したものがキャンバスの左に表示されます。各ステップの点線を参考してください。ステップの配置は、ステップを太い枠で囲んだ状態でキャンバスの右にあるプロセス図に表示されます。緑色の網掛けは、これらの変更で更新した場合に、新しい記録のステップのグループがプロセス図に表示される位置を示します。
    3. [変更して更新] をクリックして、プロセス図の更新を受け入れます。
      変更内容が正常に更新されたことを示すポップアップ メッセージが表示されます。
    4. [編集に戻る] をクリックすると、変更を加えずに現在のプロセス図に戻ります。
    5. [破棄] をクリックすると、変更内容を破棄します。
      引き続き、カスタムのオポチュニティについて現在のプロセス図を再確認します。別の記録からステップをプロセス図に追加して、ブランチを作成し、必要に応じて 1 つまたは複数の記録からステップをブランチにマージします。
  5. Bot に変換:
    1. [Bot に変換] オプションをクリックします。
    2. Bot 名を入力します。
    3. オプション: 説明を入力します。
    4. [参照] をクリックしてデフォルトのフォルダーの場所 \Bots\ を承諾します。
      Bot が保存される場所を変更するには、Bot を保存するフォルダーにドリル ダウンします。
    5. [確認] をクリックします。
    6. [変換] をクリックします。
      Bot が変換を開始したことを知らせるメッセージ ウィンドウが表示されます。Bot が正常に変換されると、E メールが送信されます。E メール内のハイパーリンクをクリックすると、Bot が生成されたフォルダーに移動します。
      注: [マイ Bot] タブで、変換された Bot には、Bot 作成中にサイズが 0 バイトのエラーが表示されます。Bot の変換が完了するまで、Bot を開かないでください。
    [Bot に変換] オプションは、Bot Creator ライセンスを保有している場合にのみ使用できます。作成された Bot を確認するには、[AAE_Basic] のロールを割り当てる必要があります。
  6. [ダウンロード] オプションをクリックして、オポチュニティ データをオポチュニティと同じ名前のプロセス定義ドキュメント (PDD) にエクスポートします。エクスポートしたい PDD のタイプ (Word または PDF) を選択します。PDD には、Discovery Bot 内のプロセス図への URL リンクを含むプロセスの記録のフロー チャートと、各ステップの所要時間 (時、分、秒) が含まれます。100 を超えるステップが選択されている場合、PDD にプロセス図は表示されません。
    オポチュニティが作成されると、PDD は自動的にバックグラウンドで処理を開始します。PDD が生成されると、フィールドが [PDD の処理] から [ダウンロード] に変わります。これで、ドキュメントをダウンロードできるようになりました。ビジネス ユーザーへの E メール通知もファイルの E メール アドレスに送信されます。PDD のダウンロード時にエラーが発生した場合は、[ダウンロード] をクリックして、PDD の生成をやり直してください。
    注: マルチロール ユーザーの場合は、エクスポートされたデータについて、記録データとオポチュニティ データの 2 つのメール通知が届きます。
    注: オポチュニティをダウンロードするには、そのオポチュニティの所有者である必要があり、そうでない場合はダウンロード オプションは使用できません。
    お使いのマシンでは、ブラウザでダウンロードが設定されているフォルダーにドキュメントが保存されます。