Der E-Mail-Auslöser ermöglicht es Ihnen, eine Automatisierung zu starten, wenn der vordefinierte E-Mail-Server eine E-Mail empfängt. Sie können die Auslöserbedingungen festlegen, anhand derer die Automatisierung startet.

Verbinden Sie den Control Room mit einem der E-Mail-Dienste auf Ihrem System und lösen Sie die Automatisierung aus, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten.

Sie können OAuth 2.0 verwenden, um jeden E-Mail-Server zu authentifizieren. Für die Option EWS-Server müssen Sie Ihre Anwendung bei der Microsoft-Identitätsplattform registrieren. Weitere Informationen finden Sie unter action „Verbinden“ im Email-package.

Vorbereitungen

Achten Sie darauf, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Bots mit Auslösern zu erstellen und auszuführen.

Prozedur

  1. Gehen Sie zu Automatisierung > Erstellen > TaskBot im linken Bereich.
    Das Modal Task Bot erstellen wird angezeigt.
  2. Führen Sie die folgenden Aktionen im Dialogfeld Task Bot erstellen aus.
    1. Wählen Sie die zutreffende Plattform aus.
      Wählen Sie Windows für die Windows-Plattform oder wählen Sie macOS für die macOS-Plattform aus
    2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den bot ein.
    3. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für den bot im Feld Beschreibung ein.
    4. Optional: Klicken Sie auf Auswählen und folgen Sie den Anweisungen, um den Speicherort auszuwählen.
      Standardmäßig sind alle bots im Ordner \Bots gespeichert.
    5. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten.
      Die bot-Editorseite wird angezeigt.
  3. Gehen Sie zu Auslöser > E-Mail-Auslöser und doppelklicken Sie auf E-Mail, um den Auslöser zum Abschnitt Auslöser hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie einen der folgenden Servertypen als Auslöser für Ihre eingehenden E-Mails in Mit E-Mail verbinden:
    ServertypSchritte
    Microsoft Outlook Klicken Sie auf Outlook.

    Microsoft Outlook, das auf dem Bot Runner-Gerät installiert ist, ist als E-Mail-Dienst festgelegt. Der E-Mail-Auslöser startet die Automatisierung, wenn Sie eine E-Mail in Microsoft Outlook erhalten.

    Anmerkung: Für die macOS-Plattform verwenden Sie den Microsoft Outlook (macOS)-Auslöser.
    E-Mail-Server Klicken Sie auf E-Mail-Server und führen Sie die folgenden Schritte aus.
    1. Geben Sie die Host-Informationen des E-Mail-Dienstes ein.

      Wenn Sie zum Beispiel Office365 als E-Mail-Dienst verwenden, geben Sie Outlook.office365.com ein.

    2. Wählen Sie IMAP oder POP3.
      IMAP und POP3 sind Protokolle, die für die Verbindung mit dem E-Mail-Server verwendet werden, damit Sie Ihre E-Mails mit einem E-Mail-Client lesen können.
      Anmerkung: Das POP3-Protokoll hat eine bekannte Einschränkung, bei der jede neue Kalendereinladung auch den bot auslösen kann.
    3. Sichere Verbindung (SSL/TLS) verwenden: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine sichere Verbindung mit dem E-Mail-Server herstellen möchten.
    4. Geben Sie die konfigurierte Portnummer für Ihren E-Mail-Server in Port ein.
    5. Wählen Sie eine der folgenden Benutzerauthentifizierungsmethoden aus, um sich beim E-Mail-Server anzumelden:
      • Basic
      • Client-Anmeldedaten
        • Geben Sie die eindeutigen Client- und Mandanten-IDs an, die bei der Registrierung der Anwendung im Microsoft Azure-Portal erstellt wurden.
        • Geben Sie den Nutzernamen an, den Sie für den Zugriff auf den Mailserver verwenden möchten.
        • Geben Sie den geheimen Clientschlüssel an, den Sie für Ihre Anwendung im Anwendungsregistrierungsportal erstellt haben.
          Für die Felder Client-ID, Mandanten-ID, Nutzername und Geheimer Clientschlüssel wählen Sie auf der Registerkarte Anmeldedaten oder Unsichere Zeichenfolge Folgendes aus:
          • Anmeldedaten: Verwenden Sie einen im Credential Vault verfügbaren Wert.
          • Unsichere Zeichenfolge: Geben Sie manuell einen Wert ein.
          Anmerkung: Der Client-Anmeldedatenablauf unterstützt Gmail nicht.
      • Control Room verwaltet:

        Um den vom Control Room verwalteten OAuth2-Authentifizierungsmodus zur Automatisierung von Gmail zu verwenden, müssen Sie die OAuth-Verbindung im Control Room konfigurieren. Einzelheiten finden Sie unter Herstellung der OAuth-Verbindung.

        Aktualisieren Sie die Informationen in den folgenden Feldern:

        • Verbindung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen..., um einen Verbindungstyp auszuwählen.
        • Wählen Sie im Feld Anbieter-Typ die Option Benutzerdefiniert.

        • Wählen Sie den Verbindungsnamen, den Sie im Control Room für Google Workspace-Apps eingerichtet haben.

        • Wählen Sie im Feld Tokentyp eine der folgenden Optionen aus:

          Informationen zu den Zugriffs- und Aktualisierungstokens der Google Workspace-Anwendung finden Sie unter Konfiguration von Unternehmensanwendungen.

          • Freigegeben: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugangstoken von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, gemeinsam genutzt wird.
            Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Speichern Sie die Anmeldedaten einmalig, um ein gemeinsames Zugriffstoken zu generieren, das von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, verwendet werden kann.
          • Benutzerspezifisch: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugriffstoken für jeden Nutzer, der die Automatisierung ausführt, spezifisch ist.
            Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Achten Sie darauf, die Anmeldedaten nicht zu speichern, damit jeder Nutzer, der die Automatisierung ausführt, seine Anmeldedaten angeben und ein Zugriffstoken generieren kann, das nur von diesem einen Nutzer verwendet werden kann.
          • Klicken Sie auf Bestätigen.
        Anmerkung: Wenn Sie die Option Benutzerspezifisch verwenden, müssen Sie sich bei Ihrem Google-Konto anmelden, um sich zu authentifizieren und ein benutzerspezifisches Token zu generieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Option zu nutzen:
        1. Navigieren Sie im Control Room zu Ihrem Profil Meine Einstellungen > OAuth-Verbindungen.
        2. Klicken Sie auf Anmelden, um sich zu authentifizieren.
        3. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und wählen Sie Weiter.
        4. Überprüfen Sie die Dienste, auf die Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Weiter.

          Wenn die Verbindung erfolgreich ist, wird der Status Aktiv angezeigt.

      Anmerkung: Die Funktion E-Mail in Ordner unterstützt keine Unterordner, wenn Sie das Protokoll POP3 für E-Mail Server einstellen.
    EWS-Server Klicken Sie auf EWS-Server.
    1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Microsoft Exchange Version Ihre aktuelle Version aus.

      Wenn Sie beispielsweise Microsoft Exchange Service Pack 2 verwenden, wählen Sie Exchange2010_SP2 als Ihren E-Mail-Dienst.

    2. Geben Sie den Domänennamen ein, zum Beispiel smtp.office365.com
    3. Wählen Sie eine der folgenden Benutzerauthentifizierungsmethoden aus, um sich beim E-Mail-Server anzumelden:
      • Basic
      • OAuth2.0 – Client-Anmeldedaten
        • Geben Sie die eindeutigen Client- und Mandanten-IDs an, die bei der Registrierung der Anwendung im Microsoft Azure-Portal erstellt wurden.
        • Geben Sie den Nutzernamen an, den Sie für den Zugriff auf den Mailserver verwenden möchten.
        • Geben Sie den geheimen Clientschlüssel an, den Sie für Ihre Anwendung im Anwendungsregistrierungsportal erstellt haben.
          Für die Felder Client-ID, Mandanten-ID, Nutzername und Geheimer Clientschlüssel wählen Sie auf der Registerkarte Anmeldedaten oder Unsichere Zeichenfolge Folgendes aus:
          • Anmeldedaten: Verwenden Sie einen im Credential Vault verfügbaren Wert.
          • Unsichere Zeichenfolge: Geben Sie manuell einen Wert ein.
          Anmerkung: Es gibt keine Unterstützung für gemeinsam genutzte Postfächer in Microsoft Outlook, aber als Workaround können Sie den EWS-Server-Anmeldedatenablauf mit einer gemeinsam genutzten E-Mail als Nutzernamen-Zeichenfolge verwenden.
  5. Optional: Verwenden Sie das Dropdown-Menü Prüfung alle, das unter allen Servertypen zu finden ist, um das Auslöseintervall festzulegen.

    Der bot verwendet ein Standard-Auslöseintervall von 120 Minuten.

    Anmerkung: Das Auslöseintervall, das Sie über das Dropdown-Menü Prüfung alle konfiguriert haben, hängt nicht von der Anzahl der während des geplanten Intervalls empfangenen E-Mails ab.

    Wenn Sie beispielsweise das Intervall für die Überprüfung auf 1 Sekunde festgelegt haben, wird die Aufgabe nur einmal ausgelöst, auch wenn Sie drei verschiedene E-Mails gleichzeitig erhalten. Der Laufzeitfilter der Abfrage wird auf die Sendezeit der E-Mail aktualisiert, für die der letzte Auslöser ausgeführt wurde.

  6. Optional: Verwenden Sie Bedingungen auswählen, um ein E-Mail-Ereignis für den ausgewählten Servertyp anzugeben.
    Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie Outlook auswählen und einen bot auslösen möchten, wenn Sie eine E-Mail von einem bestimmten Absender erhalten. Wählen Sie unter Bedingungen auswählen das Kontrollkästchen E-Mail von und geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders an.
    Wenn Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Betreff enthält aktivieren, wird der E-Mail-Auslöser in Abhängigkeit von den folgenden Betreffbedingungen ausgeführt:
    • Wenn die Betreffzeile in doppelte Anführungszeichen ("") gesetzt wird, wie z. B. "ABC-Tabellenkalkulation", wird der Auslöser nur dann ausgeführt, wenn der E-Mail-Betreff exakt mit der in Anführungszeichen gesetzten Zeichenfolge übereinstimmt.
    • Wenn mehrere Betreffzeilen durch Semikolon getrennt sind, wie z. B. ABC-Tabellenkalkulation; ABC-Projektprotokolle, wird der Auslöser ausgeführt, wenn der Betreff der E-Mail mit einer der genannten Betreffzeilen übereinstimmt.
  7. Optional: Um eine Variable zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte Zugewiesen an > Datensatz auf das Symbol „Variable auswählen“.

    Sie können diese Variable verwenden, um verschiedene Details über die E-Mail abzurufen, die den bot ausgelöst hat, z. B. Absender, Empfänger, Betreff, E-Mail-Inhalt, Datum, Aktionsinformationen, E-Mail-Server-Host und Portdaten.

  8. Klicken Sie auf Speichern, um die E-Mail-Auslöser-Konfiguration zu speichern.
Microsoft Outlook, der E-Mail-Server oder der EWS-Server ist als Auslöser für den Start des bots für neue E-Mails festgelegt.
Anmerkung: Wenn Sie einen E-Mail-Auslöser ausführen, gibt der Schlüssel emailTo eine Liste von „An“-Adressen zurück. Um die Liste der „An“-Adressen in eine Zeichenkette umzuwandeln, verwenden Sie die Zuordnen-action aus dem List package und dann die Elemente verbinden-action aus dem List package, mit dem Komma als Trennzeichen, um die Adressen zu trennen.

Nächste Maßnahme

Konfigurieren Sie die erforderliche Automatisierung mit den Aktionen, und speichern Sie die Automatisierung. Wenn Sie auf Ausführen > Mit Auslösern ausführen klicken, wartet die Automatisierung auf den konfigurierten Auslöser. Sobald eine neue E-Mail eintrifft, startet der Auslöser die konfigurierte Automatisierung.