Hinzufügen eines E-Mail-Auslösers

Startet einen Bot, wenn eine neue E-Mail-Nachricht von einem vordefinierten E-Mail-Dienst empfangen wird.

Verbinden Sie Control Room mit einem der E-Mail-Dienste auf Ihrem System und lösen Sie den Bot aus, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten.

Für die E-Mail-Automatisierung können Sie OAuth 2.0 verwenden, um sich beim E-Mail-Server zu authentifizieren. Wie Sie Ihre Anwendung bei der Microsoft-Identitätsplattform registrieren, erfahren Sie unter Verwendung der Aktion „Verbinden“ für E-Mail

Prozedur

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Automatisierung.
    Eine Liste der verfügbaren Bots und Formulare wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Neu erstellen > Bot.
  3. Geben Sie einen Namen für den Bot ein.
    Alle Bots sind im Ordner \Bots gespeichert. (Optional) Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner zu ändern.
  4. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf der Bot-Erstellerseite auf Auslöser > E-Mail-Auslöser.
  6. Ziehen Sie E-Mail in Auslöser hierher ziehen.
  7. Verwenden Sie den Bereich E-Mail-Auslöser auf der rechten Seite, um einen der folgenden Servertypen als Auslöser für Ihre eingehenden E-Mails zu wählen:
    ServertypSchritte
    Microsoft Outlook Klicken Sie auf Outlook.

    Microsoft Outlook ist als E-Mail-Dienst eingestellt, und der Bot wird ausgelöst, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten.
    E-Mail-Server Klicken Sie auf E-Mail-Server.
    1. Geben Sie die Host-Informationen des E-Mail-Dienstes ein.

      Wenn Sie zum Beispiel Office365 als E-Mail-Dienst verwenden, geben Sie Outlook.office365.com ein.

    2. Wählen Sie IMAP oder POP3.
      IMAP und POP3 sind Protokolle, die für die Verbindung mit dem E-Mail-Server verwendet werden, damit Sie Ihre E-Mails mit einem E-Mail-Client lesen können.
      Anmerkung: Das POP3-Protokoll hat eine bekannte Einschränkung, bei der jede neue Kalendereinladung auch den Bot auslösen kann.
    3. Sichere Verbindung (SSL/TLS) verwenden: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine sichere Verbindung mit dem E-Mail-Server herstellen möchten.
    4. Geben Sie die Portnummer für den E-Mail-Server an.
    5. Wählen Sie eine der folgenden Benutzerauthentifizierungsmethoden aus, um sich beim E-Mail-Server anzumelden:
      • Basic
      • Client-Anmeldedaten
        • Geben Sie die eindeutigen Client- und Mandanten-IDs an, die bei der Registrierung der Anwendung im Microsoft Azure-Portal erstellt wurden.
        • Geben Sie den Nutzernamen an, den Sie für den Zugriff auf den Mailserver verwenden möchten.
        • Geben Sie den geheimen Clientschlüssel an, den Sie für Ihre Anwendung im Anwendungsregistrierungsportal erstellt haben.
          Für die Felder Client-ID, Mandanten-ID, Nutzername und Geheimer Clientschlüssel wählen Sie auf der Registerkarte Anmeldedaten oder Unsichere Zeichenfolge Folgendes aus:
          • Anmeldedaten: Verwenden Sie einen im Credential Vault verfügbaren Wert.
          • Unsichere Zeichenfolge: Geben Sie manuell einen Wert ein.
          Anmerkung: Der Client-Anmeldedatenablauf unterstützt Gmail nicht.
      • Control Room verwaltet:

        Um den vom Control Room verwalteten OAuth2-Authentifizierungsmodus zur Automatisierung von Gmail zu verwenden, müssen Sie die OAuth-Verbindung im Control Room konfigurieren. Einzelheiten finden Sie unter Herstellung der OAuth-Verbindung.

        Aktualisieren Sie die Informationen in den folgenden Feldern:

        • Verbindung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen..., um einen Verbindungstyp auszuwählen.
        • Wählen Sie im Feld Anbieter-Typ die Option Benutzerdefiniert.

        • Wählen Sie den Verbindungsnamen, den Sie im Control Room für Google Workspace-Apps eingerichtet haben.

        • Wählen Sie im Feld Tokentyp eine der folgenden Optionen aus:

          Informationen zu den Zugriffs- und Aktualisierungstokens der Google Workspace-Anwendung finden Sie unter Konfiguration von Unternehmensanwendungen.

          • Freigegeben: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugangstoken von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, gemeinsam genutzt wird.
            Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Speichern Sie die Anmeldedaten einmalig, um ein gemeinsames Zugriffstoken zu generieren, das von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, verwendet werden kann.
          • Benutzerspezifisch: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugriffstoken für jeden Nutzer, der die Automatisierung ausführt, spezifisch ist.
            Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Achten Sie darauf, die Anmeldedaten nicht zu speichern, damit jeder Nutzer, der die Automatisierung ausführt, seine Anmeldedaten angeben und ein Zugriffstoken generieren kann, das nur von diesem einen Nutzer verwendet werden kann.
          • Klicken Sie auf Bestätigen.
        Anmerkung: Wenn Sie die Option Benutzerspezifisch verwenden, müssen Sie sich bei Ihrem Google-Konto anmelden, um sich zu authentifizieren und ein benutzerspezifisches Token zu generieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Option zu nutzen:
        1. Navigieren Sie im Control Room zu Ihrem Profil Meine Einstellungen > OAuth-Verbindungen.
        2. Klicken Sie auf Anmelden, um sich zu authentifizieren.
        3. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und wählen Sie Weiter.
        4. Überprüfen Sie die Dienste, auf die Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Weiter.

          Wenn die Verbindung erfolgreich ist, wird der Status Aktivangezeigt.

      Anmerkung: Die Funktion E-Mail in Ordner unterstützt keine Unterordner, wenn Sie das Protokoll POP3 für E-Mail Server einstellen.
    EWS-Server Klicken Sie auf EWS-Server.
    1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Microsoft Exchange Version Ihre aktuelle Version aus.

      Wenn Sie beispielsweise Microsoft Exchange Service Pack 2 verwenden, wählen Sie Exchange2010_SP2 als Ihren E-Mail-Dienst.

    2. Geben Sie den Domänennamen ein, zum Beispiel smtp.office365.com
    3. Wählen Sie eine der folgenden Benutzerauthentifizierungsmethoden aus, um sich beim E-Mail-Server anzumelden:
      • Basic
      • OAuth2.0 – Client-Anmeldedaten
        • Geben Sie die eindeutigen Client- und Mandanten-IDs an, die bei der Registrierung der Anwendung im Microsoft Azure-Portal erstellt wurden.
        • Geben Sie den Nutzernamen an, den Sie für den Zugriff auf den Mailserver verwenden möchten.
        • Geben Sie den geheimen Clientschlüssel an, den Sie für Ihre Anwendung im Anwendungsregistrierungsportal erstellt haben.
          Für die Felder Client-ID, Mandanten-ID, Nutzername und Geheimer Clientschlüssel wählen Sie auf der Registerkarte Anmeldedaten oder Unsichere Zeichenfolge Folgendes aus:
          • Anmeldedaten: Verwenden Sie einen im Credential Vault verfügbaren Wert.
          • Unsichere Zeichenfolge: Geben Sie manuell einen Wert ein.
          Anmerkung: Es gibt keine Unterstützung für gemeinsam genutzte Postfächer in Microsoft Outlook, aber als Workaround können Sie den EWS-Server-Anmeldedatenablauf mit einer gemeinsam genutzten E-Mail als Nutzernamen-Zeichenfolge verwenden.
  8. Optional: Verwenden Sie das Dropdown-Menü Prüfung alle, das unter allen Servertypen zu finden ist, um das Auslöseintervall festzulegen.

    Das Auslöseintervall für den Bot ist standardmäßig auf 120 Sekunden eingestellt.

    Anmerkung: Das Auslöseintervall, das Sie über das Dropdown-Menü Prüfung alle konfiguriert haben, hängt nicht von der Anzahl der während des geplanten Intervalls empfangenen E-Mails ab.

    Wenn Sie zum Beispiel Prüfung alle auf 1 Sekunde eingestellt haben, wird die Aufgabe nur einmal ausgelöst, auch wenn Sie drei verschiedene E-Mails gleichzeitig erhalten. Der Laufzeitfilter der Abfrage wird auf die Sendezeit der E-Mail aktualisiert, für die der letzte Auslöser ausgeführt wurde.

  9. Optional: Verwenden Sie Bedingungen auswählen, um ein E-Mail-Ereignis für den ausgewählten Servertyp anzugeben.
    Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie Outlook auswählen und einen Bot auslösen möchten, wenn Sie eine E-Mail von einem bestimmten Absender erhalten. Wählen Sie unter Bedingungen auswählen das Kontrollkästchen E-Mail von und geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders an.
    Wenn Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Betreff enthält aktivieren, wird der E-Mail-Auslöser in Abhängigkeit von den folgenden Betreffbedingungen ausgeführt:
    • Wenn die Betreffzeile in doppelte Anführungszeichen ("") gesetzt wird, wie z. B. "ABC-Tabellenkalkulation", wird der Auslöser nur dann ausgeführt, wenn der E-Mail-Betreff exakt mit der in Anführungszeichen gesetzten Zeichenfolge übereinstimmt.
    • Wenn mehrere Betreffzeilen durch Semikolon getrennt sind, wie z. B. ABC-Tabellenkalkulation; ABC-Projektprotokolle, wird der Auslöser ausgeführt, wenn der Betreff der E-Mail mit einer der genannten Betreffzeilen übereinstimmt.
  10. Optional: Um eine Variable zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte Zugewiesen an > Datensatz auf das Symbol „Variable auswählen“.

    Sie können diese Variable verwenden, um verschiedene Details über die E-Mail abzurufen, die den Bot ausgelöst hat, z. B. Absender, Empfänger, Betreff, E-Mail-Inhalt, Datum, Aktionsinformationen, E-Mail-Server-Host und Portdaten.

  11. Klicken Sie auf Anwenden.
  12. Klicken Sie auf Ausführen > Ausführen mit Auslösern.
Microsoft Outlook, der E-Mail-Server oder der EWS-Server ist als Auslöser für den Start des Bots für neue E-Mails festgelegt.
Anmerkung: Wenn Sie einen E-Mail-Auslöser ausführen, gibt der Schlüssel emailTo eine Liste von „An“-Adressen zurück. Um die Liste der „An“-Adressen in eine Zeichenkette umzuwandeln, verwenden Sie die Aktion Zuweisen aus dem Liste-Paket und dann die Aktion Elemente verbinden aus dem Liste-Paket, mit dem Komma als Trennzeichen, um die Adressen zu trennen.