Berechnung der Automatisierungsrate

Ziel der Document Automation-Lösung ist es, den manuellen Aufwand beim Extrahieren von Daten aus Dokumenten und beim Einspeisen der extrahierten Daten in Geschäftsanwendungen zu minimieren und die Datengenauigkeit zu verbessern.

Die Wirksamkeit der Document Automation-Lösung messen wir mithilfe der Automatisierungsrate. Sie stellt die Anzahl der Felder dar, die die Lösung erfolgreich extrahieren kann, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Um die Automatisierungsrate zu ermitteln, berechnen wir die Gesamtzahl der korrekt extrahierten Felder und dividieren sie durch die Gesamtzahl der Felder im Dokument.

Automatisierungsrate = (Gesamtzahl der korrekt extrahierten Felder ÷ Gesamtzahl der im Dokument zu extrahierenden Felder) × 100

Betrachten wir den folgenden Anwendungsfall, in dem ein Kunde Daten aus Rechnungen manuell verarbeitet:

  • Dokumenttyp: Rechnungsstellung
  • Gesamtanzahl der Header-Felder: 11 Felder
  • Gesamtzahl der Tabellenfelder: 25 Felder (5 Zeilen x 5 Spalten)
  • Gesamtzahl der Felder: 36

Schätzen wir, dass die manuelle Dateneingabe 10 Sekunden pro Feld dauert. Daher dauert das manuelle Eingeben dieser Rechnung in ein ERP-System etwa 6 Minuten. Wenn Document Automation 50 % dieser Felder erfolgreich extrahieren kann oder eine Genauigkeit oder Automatisierungsrate von 50 % aufweist, verkürzt sich die zum Eingeben dieser Rechnung erforderliche Zeit wahrscheinlich um 3 Minuten. Wenn der Kunde täglich 100 Rechnungen verarbeitet, spart er täglich 5 Stunden an manuellen Dateneingabekosten.

Die Verwendung von Document Automation für diesen Anwendungsfall bietet dem Kunden folgende Vorteile:

  • Erhöht die Effizienz der Dateneingabe um 50 %
  • Reduziert die Dateneingabekosten um 50 %
  • Gewährleistet die Datengenauigkeit durch die Validierung der aus Rechnungen extrahierten Daten anhand von Datenvalidierungsregeln und reduziert dadurch die Nacharbeit

Fazit: Die Document Automation-Lösung zielt darauf ab, den manuellen Aufwand für die Datenextraktion zu reduzieren und die Datengenauigkeit zu verbessern. Durch die Messung des Automatisierungsgrades können Nutzer die Effizienz ihrer Lösung und ihren Erfolg bei der Minimierung manueller Eingriffe und der Verbesserung der Gesamteffizienz bei der Dokumentenverarbeitung quantitativ beurteilen.