Änderungen durch Update in Automation Co-Pilot für Geschäftsanwender ab Automation 360 v. 21 und höheren Versionen

Ab Automation 360 v.21 und höher ändert sich die Arbeitsweise der Teams in Automation Co-Pilot für Geschäftsanwender auf der Weboberfläche. Fortschrittliche Teamverwaltung hilft Business-Managern jetzt dabei, zu definieren, wie Anforderungen erstellt werden können. Sie können auch angeben, wer Anforderungen anzeigen oder löschen kann.

Um sicherzustellen, dass es keinen Bruch im bisherigen Verhalten von Nutzern gibt, die Zugriff auf einen Prozess hatten oder Vorgänge aus einem Prozess erstellt haben (unabhängig von der vorhandenen Teamzuweisung), sollten die folgenden Bedingungen beibehalten werden:

  • Der Nutzerzugriff zur Erstellung von Anforderungen für einen bestimmten Prozess bleibt erhalten.
  • Der Nutzerzugriff zur Ansicht von Anforderungen aus einem Prozess, unabhängig davon, welchem Team sie angehört haben, bleibt ebenfalls erhalten.

So ändern sich bestehende Teams

Um den bisherigen Zugriff auf Prozesse und die bisherigen Teams beizubehalten, bleibt bei bestehenden Teams Folgendes bestehen:

  • Vorhandener Prozess, der ihnen zugewiesen ist.
  • Die gleichen Mitglieder werden dem Team zugewiesen.
  • Der Teamtyp wird als freigegeben konfiguriert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder die migrierten Prozesse und Anforderungen sehen können.
  • Die Teammitglieder haben eine der folgenden Rollen:
    • Co-Pilot Manager oder Co-Pilot Administrator hat die Administrator-Rolle
    • Co-Pilot Nutzer hat die Mitglied-Rolle

Um den aktuellen Zugriff auf Anforderungen aufrechtzuerhalten, werden für jeden Prozess neue Teams gebildet. Für das neue Team gilt Folgendes:

  • Vorhandene Prozesse, die dem Team zugeordnet sind, werden als „Für Prozess X migrierte Teams“ bezeichnet, wobei X für die Prozess-ID steht. Dies hilft dabei, auf die migrierten Prozesse zu verweisen. Die Teams werden für bestehende Prozesse mit diesem Namen erstellt.
  • Nutzer, die zuvor Zugriff auf den Prozess hatten, werden unabhängig von ihrer bestehenden Teamzuweisung diesem Team zugewiesen, und das Team wird dem Prozess zugewiesen.
  • Der Teamtyp wird als freigegeben konfiguriert.
  • Die Teammitglieder haben eine der folgenden Rollen:
    • Co-Pilot Administrator
    • Co-Pilot Manager
    • Co-Pilot Nutzer

Zuvor konnten die Co-Pilot Manager Anforderungen erstellen, ohne die Prozesse Teams zuzuordnen. Nach dem Update müssen sie Teams erstellen und den Co-Pilot Administrator bitten, ihr Team einem Prozess zuzuweisen, um neue Anforderungen zu erstellen.

Wichtig: Nach dem Migrationsprozess und der Erstellung des migrierten Teams stehen Ihnen bei der Erstellung einer Anforderung zwei Prozesse (einer für jedes Team) zur Auswahl. Die beiden Prozesse verhalten sich unterschiedlich in Bezug auf die Anforderungssichtbarkeit.

Beispiel

Das folgende Szenario illustriert die Funktionsweise des Updates.

Betrachten Sie einen Prozess namens Kreditabschluss mit der Prozess-ID 47. Georges hat eine Co-Pilot Administrator-Rolle im Control Room.

Vor dem Update

Die beiden Teams HR und IT haben Zugriff auf den Prozess Kreditabschluss und die Teamstruktur wird in der nachstehenden Tabelle dargestellt.

Personalwesen IT
Nutzername Control Room-Rolle Nutzername Control Room-Rolle
Bob Co-Pilot Manager Grace Co-Pilot Manager
Carol Co-Pilot Nutzer Steve Co-Pilot Nutzer
Debby Co-Pilot Nutzer Debby Co-Pilot Nutzer
Das Verhalten vor dem Update sieht wie folgt aus:
  • Nutzer aus dem HR-Team können die im IT-Team erstellten Anforderungen einsehen und umgekehrt.
  • Bob und Grace können die Prozesse, die ihnen zuvor von Georges zugewiesen wurden, jeweils dem HR- bzw. IT-Team zuweisen.
  • Bob kann das HR-Team verwalten und genauso kann Grace das IT-Team verwalten, indem sie z. B. Mitglieder hinzufügt, Prozesse zuweist, das Team umbenennt usw.

Nach dem Update

Die beiden ursprünglichen Teams (HR und IT) bleiben bestehen und zusätzlich wird während des Updates ein neues Team (namens migriertes Team für Prozess 47) erstellt. Die Teamstruktur aller drei Teams ist in der nachstehenden Tabelle aufgeführt:
Personalwesen IT Für Prozess 47 migriertes Team
Nutzername Teamrolle Control Room-Rolle Nutzername Teamrolle Control Room-Rolle Nutzername Teamrolle Control Room-Rolle
Bob Admin Co-Pilot Manager Grace Administrator Co-Pilot Manager Bob Administrator Automation Co-Pilot-Manager
Carol Mitglied Co-Pilot Nutzer Steve Mitglied Co-Pilot Nutzer Carol Mitglied Automation Co-Pilot-Nutzer
Debby Mitglied Co-Pilot Nutzer Debby Mitglied Co-Pilot Nutzer Debby Mitglied Automation Co-Pilot-Nutzer
Co-Pilot Nutzer Grace Admin Automation Co-Pilot-Manager
Steve Mitglied Automation Co-Pilot-Nutzer
Das Verhalten der Teams nach dem Update sieht wie folgt aus:
  • Die Mitglieder des HR-Teams können die im IT-Team erstellten Anforderungen nicht mehr einsehen und umgekehrt.
  • Da Debby sowohl dem HR- als auch dem IT-Team angehört, kann diese Nutzerin in beiden Teams Anforderungen erstellen. Bei der Erstellung einer Anforderung werden der Nutzerin zwei verschiedene Prozesskarten angezeigt.
  • Alte Anforderungen, die innerhalb der HR- und IT-Teams erstellt wurden, werden so behandelt, als wären sie innerhalb des gemeinsamen Teams namens „Für Prozess 47 migriertes Team“ erstellt worden, dem nur der Prozess „Kreditabschluss“ (47) zugewiesen wurde.
  • Sowohl Mitglieder des HR- und des IT-Teams sind Teil des Teams „Für Prozess 47 migriertes Team“ und können daher auf die alten Anforderungen zugreifen. Mit Löschen des Teams „Für Prozess 47 migriertes Team“ werden die damit verbundenen Anforderungen gelöscht, sodass der Zugriff auf alte Anforderungen entfernt wird und nicht wiederhergestellt werden kann.
  • Mitglieder des HR- oder IT-Teams können Anforderungen innerhalb des Teams, das für den Prozess 47 migriert wurde, erstellen. Diese Anforderungen sind für alle Mitglieder des HR- und IT-Teams sichtbar.
  • Bob und Grace können jeweils das HR- bzw. IT-Team verwalten und gemeinsam das für Prozess 47 migrierte Team verwalten. Das heißt, sie können dem Team Mitglieder hinzufügen, das Team umbenennen, Mitglieder aus dem Team entfernen usw.
  • Bob und Grace können jetzt nur noch die Prozesse anzeigen, die Georges ihren Teams zugewiesen hat.
Wichtig: Während des Updates kann es gelegentlich zu Problemen bei der Zuweisung von Teamadministratoren kommen, wobei entweder dem Ersteller des Teams fälschlicherweise die Mitglied-Rolle statt der Teamadministrator-Rolle oder anderen Teammitgliedern die Teamadministrator-Rolle statt der Mitglied-Rolle zugewiesen wird. Nach dem Update muss der Co-Pilot Administrator die Teamadministrator-Zuweisung immer überprüfen.

Das folgende Beispiel erläutert das Problem der Zuweisung von Teamadministratoren:

Vor dem Update: Bob stellt das HR-Team zusammen und hat die Co-Pilot Manager-Rolle, während Carol, Debby, Grace und Steve Teammitglieder sind und Co-Pilot Nutzer-Rollen haben.

Nach dem Update: Bob wird zusammen mit Carol die Teamadministrator-Rolle zugewiesen. Debby, Grace und Steve werden die Teammitglieder-Rollen zugewiesen. In diesem Fall wird Carol fälschlicherweise die Administrator-Rolle statt der Mitglied-Rolle zugewiesen. Der Co-Pilot Administrator muss die Teamadministrator-Zuweisung überprüfen und Carols Rolle zu Teammitglied ändern.