Verwendung der Aktion „Besprechung erstellen“

Verwenden Sie die Aktion Besprechung erstellen, um eine Agenda, Anhänge, Teilnehmer, Dauer, Ort, Wiederholung und einen Titel für die Besprechung anzugeben. Während der Laufzeit sendet diese Aktion eine Einladungs-E-Mail an die Besprechungsteilnehmer.

Vorbereitungen

Diese Aktion verwendet zwei Datum/Zeit-Variablen, um den Beginn und das Ende der Besprechung festzulegen. Legen Sie die Werte fest, bevor Sie beginnen. Die Option „Wiederholung“ verwendet ebenfalls zwei Datum/Zeit-Variablen, um den Beginn und das Ende festzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Variablen (benutzerdefiniert).
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Besprechung zu erstellen:

Prozedur

  1. Geben Sie den Sitzungsnamen ein, den Sie in der Aktion Verbinden verwendet haben.
  2. Geben Sie den Kalendernamen ein.
    Bei diesem Feld wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
    Der Kalender wird angezeigt und ist die Standardeinstellung für Microsoft Office.
  3. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn der Besprechung an.
    Wählen Sie die Datum/Zeit-Variable aus der Dropdown-Liste aus.
  4. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit für das Ende der Besprechung an.
    Wählen Sie eine Datum/Zeit-Variable mit einem Wert, der gleich oder nach der Startzeit liegt.
  5. Optional: Markieren Sie die Option Ganztägige Besprechung.
    Bei einer ganztägigen Besprechung muss zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum ein Tag liegen.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer, getrennt durch Kommata, ein.
  7. Optional: Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Fügen Sie eine Datei aus dem Control Room, vom Desktop oder eine Dateivariable ein.
    • Geben Sie einen Besprechungstitel ein.
    • Geben Sie einen Besprechungsort ein.
    • Geben Sie eine Agenda ein.
    • Setzen Sie eine Erinnerung.
    • Legen Sie eine Wiederholung mit den folgenden Optionen fest:
      • Wählen Sie den Serientyp aus: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
        • Bei Wöchentlicher Wiederholung, markieren Sie die Wochentage, an denen die Besprechung stattfindet.
        • Bei Monatlicher Wiederholung, geben Sie entweder das numerische Datum ein oder wählen Sie einen Tag.
          Um zum Beispiel eine Besprechung zu planen, die am 25. Tag des Monats stattfindet, geben Sie 25 in das Feld Spezifisches Datum ein.
          Anmerkung: Wenn Sie 31 in das Feld Spezifisches Datum eingeben, wird die Besprechung für Monate mit weniger als 31 Tagen auf den letzten Tag des Monats gelegt.
          Um sie für den letzten Montag des Monats zu planen, wählen Sie Letzter aus der Dropdown-Liste Vorkommen und Montag aus der Dropdown-Liste Wochentag.
        • Für eine Jährliche Wiederholung, geben Sie entweder das numerische Datum und den Monat ein oder wählen Sie einen Tag und einen Monat.

          Um beispielsweise eine Besprechung zu planen, die am 15. März stattfindet, geben Sie 15 in das Feld Spezifisches Datum und March in das Feld Monat ein. Um sie für den zweiten Freitag im März zu planen, wählen Sie Zweiter aus der Dropdown-Liste Vorkommen, Freitag aus der Dropdown-Liste Wochentag und März aus der Dropdown-Liste Monat.

      • Geben Sie die Häufigkeit der Serie ein.
      • Geben Sie den Beginn der Serie an, indem Sie eine Datum/Zeit-Variable aus der Dropdown-Liste auswählen.
      • Wenn die Serie ein Enddatum hat, wählen Sie eine Datum/Zeit-Variable aus der Dropdown-Liste.