Aktion „Allen antworten“

Sie können die Aktion Allen antworten im E-Mail-Paket verwenden, um eine Antwort an den Absender zu senden und alle Empfänger einer E-Mail mit demselben oder einem geänderten Betreff einzuschließen.

Einstellungen

Sie verwenden diese Aktion in einer Schleife-Aktion. Diese Aktion schließt keine Dateien ein, die der ursprünglichen E-Mail angehängt sind.

  1. Optional: Geben Sie in den Feldern Zusätzliche Cc und Bcc die E-Mail-Adressen der weiteren Empfänger ein. Verwenden Sie ein Komma, um die verschiedenen E-Mail-IDs zu trennen.
  2. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Absender der E-Mail ausschließen, um den Absender der E-Mail bei der Beantwortung von den E-Mail-Empfängern auszuschließen.
  3. Optional: Im Feld Betreff können Sie beim Beantworten der E-Mail eine neue Betreffzeile eingeben oder den bestehenden Betreff ändern.
  4. Optional: Sie können angeben, ob mehrere Dateien als Liste angehängt werden sollen, oder eine Variable erstellen, die den Speicherort aller Anhänge enthält. Wählen Sie die Registerkarte Liste oder Variable unter Anhang.
    Option Beschreibung
    Liste
    • Wählen Sie den Anhang von einem Speicherplatz aus:
      • Control Room-Datei: Wählen Sie einen Anhang aus einem Ordner aus.
      • Desktop-Profil: Wählen Sie einen Anhang auf Ihrem Gerät aus.

        Sie können eine Kombination aus statischem Pfad oder Zeichenfolgenvariabler angeben. Um sie als Zeichenfolgenvariable zu verwenden, kopieren Sie den statischen Pfad von Ihrem Desktop und erstellen Sie eine Variable des Typs Zeichenfolge. Geben Sie den Namen der Variablen ein und fügen Sie den Dateipfad in das Feld Standardwert ein. Geben Sie den Wert für den Dateipfad mit F2 ein.

      • Variable: Dient zur Angabe der Dateivariablen, die den Speicherort der PDF-Datei enthält.
    • Geben Sie den Pfad, den Sie anhängen möchten, im Feld Wert an. Klicken Sie auf Hinzufügen, um mehrere Dateien anzuhängen.
    Variable

    Dient zur Angabe der Dateivariablen, die den Speicherort der PDF-Datei enthält.

    Erstellen Sie eine neue Variable vom Typ Liste mit dem Untertyp Datei und geben Sie den Dateipfad in das Feld Standardwert ein (optional). Sie können die Datei auf dem Desktop oder im Control Room auswählen.
  5. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Fehler auslösen, wenn Anhänge fehlen (nur Desktop), um zu überprüfen, ob Sie eine Datei angehängt haben und die angehängte Datei existiert.
    Option Ergebnis:
    Das Kontrollkästchen Fehler auslösen, wenn Anhänge fehlen (nur Desktop) ist aktiviert. Wenn keine Datei angehängt ist, wird die E-Mail nicht gesendet und der Bot stößt auf einen Fehler.
    Das Kontrollkästchen Fehler auslösen, wenn Anhänge fehlen (nur Desktop) ist nicht aktiviert. Die E-Mail wird auch dann gesendet, wenn keine Datei angehängt ist.
  6. Wählen Sie das gewünschte Format aus folgenden Optionen aus:
    Option Beschreibung
    Nur Text Verwenden Sie in Ihrem E-Mail-Text normalen Text ohne Formatierungseffekte wie fett, kursiv oder unterstrichen und ohne spezielle Layout-Optionen.
    HTML-Code Verwenden Sie ein HTML-Skript in Ihrem E-Mail-Text, um Ihren Inhalt jedes Mal in einem einheitlichen Layout anzuzeigen. Sie können auch interaktive Elemente, wie z. B. Links, einfügen.
    HTML-Design-Editor Mit dieser Option können Sie Ihr E-Mail-Layout und Ihren Text erstellen und anpassen. Sie können die Symbolleiste des Editors verwenden, um verschiedene Änderungen an Ihrem Text vorzunehmen, z. B. Fett-, Kursiv- und andere Formatierungseffekte anzuwenden, Links einzufügen und die Schriftart und -größe des Textes zu ändern. Sie können den Inhalt des Design-Editors kopieren und in andere Browser-Orte einfügen.
  7. Geben Sie im Feld Nachricht Ihre Begleitnachricht zur weitergeleiteten E‑Mail ein.

    Die E‑Mail wird an Ihre verfasste Nachricht angehängt.

  8. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umweltschutznachricht am Ende der E-Mail.

    Bei der Umweltschutznachricht wird nach dem E‑Mail-Text der folgende Text angehängt: Bitte denken Sie vor dem Drucken an die Umwelt. Let's Go Green!

  9. Wählen Sie die Option E-Mail-Server, EWS oder Outlook aus der Liste E-Mail senden über, um festzulegen, ob die E-Mails über Microsoft Outlook oder einen Mailserver gesendet werden sollen.
    • Wenn Sie die Option Outlook ausgewählt haben, brauchen Sie keine zusätzlichen Details anzugeben.
    • Wenn Sie die Option E-Mail-Server ausgewählt haben, füllen Sie die folgenden Felder aus:
      Anmerkung: Informationen zu Host und Port für die verschiedenen Mailserver finden Sie unter E-Mail-Servereinstellungen.
      • Optional: Wählen Sie eine Option aus der Liste Kodierung für E-Mail aus, um die Kodierung anzugeben, die Sie für das Terminal verwenden möchten:
        • GB2312
        • Umschalt-JIS
        • UTF-8
        • UTF-16
      • E-Mail-Serverhost Geben Sie den Host ein, zu dem Sie eine Verbindung herstellen möchten.
        Anmerkung: Wenn Sie den Host Outlook.office365.com verwenden, gibt es eine Beschränkung auf 30 gesendete Nachrichten pro Minute und 10.000 Empfänger pro Tag.
      • E-Mail-Serverport Geben Sie den Port an, den Sie für den Verbindungsaufbau verwenden möchten.
      • Sichere Verbindung (SSL/TLS) verwenden: Wählen Sie diese Option aus, um eine sichere Verbindung mit dem E-Mail-Server herzustellen.
      • Authentifizierungsmodus: Wählen Sie die Authentifizierungsmodi:
        • Basic
        • OAuth2 – Autorisierungscode mit PKCE:
        • Control Room verwaltet:

          Um den vom Control Room verwalteten OAuth2-Authentifizierungsmodus zur Automatisierung von Gmail zu verwenden, müssen Sie die OAuth-Verbindung im Control Room konfigurieren. Einzelheiten finden Sie unter Herstellung der OAuth-Verbindung.

          Aktualisieren Sie die Informationen in den folgenden Feldern:

          • Verbindung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen..., um einen Verbindungstyp auszuwählen.
          • Wählen Sie im Feld Anbieter-Typ die Option Benutzerdefiniert.

          • Wählen Sie den Verbindungsnamen, den Sie im Control Room für Google Workspace-Apps eingerichtet haben.

          • Wählen Sie im Feld Tokentyp eine der folgenden Optionen aus:

            Informationen zu den Zugriffs- und Aktualisierungstokens der Google Workspace-Anwendung finden Sie unter Konfiguration von Unternehmensanwendungen.

            • Freigegeben: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugangstoken von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, gemeinsam genutzt wird.
              Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Speichern Sie die Anmeldedaten einmalig, um ein gemeinsames Zugriffstoken zu generieren, das von allen Nutzern, die die Automatisierung ausführen, verwendet werden kann.
            • Benutzerspezifisch: Wählen Sie diese Option, wenn das OAuth2-Zugriffstoken für jeden Nutzer, der die Automatisierung ausführt, spezifisch ist.
              Anmerkung: Diese Option erfordert, dass der Control Room-Administrator oder ein beliebiger Nutzer (mit aktivierten Optionen „Verbindungen verwalten“ und „Verbindungen anzeigen“ für die OAUTH-VERBINDUNGEN) eine OAuth-Verbindung im Control Room einrichtet. Achten Sie darauf, die Anmeldedaten nicht zu speichern, damit jeder Nutzer, der die Automatisierung ausführt, seine Anmeldedaten angeben und ein Zugriffstoken generieren kann, das nur von diesem einen Nutzer verwendet werden kann.
            • Klicken Sie auf Bestätigen.
          Anmerkung: Wenn Sie die Option Benutzerspezifisch verwenden, müssen Sie sich bei Ihrem Google-Konto anmelden, um sich zu authentifizieren und ein benutzerspezifisches Token zu generieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Option zu nutzen:
          1. Navigieren Sie im Control Room zu Ihrem Profil Meine Einstellungen > OAuth-Verbindungen.
          2. Klicken Sie auf Anmelden, um sich zu authentifizieren.
          3. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und wählen Sie Weiter.
          4. Überprüfen Sie die Dienste, auf die Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Weiter.

            Wenn die Verbindung erfolgreich ist, wird der Status Aktivangezeigt.

        Je nach gewähltem Authentifizierungsmodus müssen Sie in den folgenden Feldern die entsprechenden Angaben machen:
        • Nutzername: Geben Sie den Nutzernamen ein, der für den Zugriff auf den Mailserver verwendet wird.

          Beispiel: john.smith@myCompanyName.com

        • Passwort: Geben Sie das Passwort für den angegebenen Nutzernamen ein.
        • Geben Sie in die Felder Client-ID, Mandanten-ID, URI umleiten und Geheimer Clientschlüssel die Informationen ein, die in Ihrem Azure portal für Ihr Konto bereitgestellt wurden.
        • E-Mail-Anbieter: Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ihren E-Mail-Dienstanbieter aus.
          • Outlook/Office365

            Wenn Sie diese Option wählen, geben Sie die Mandanten-ID ein.

          • Gmail
        Für die Felder Nutzername, Passwort, Mandanten-ID, Client-ID und Geheimer Clientschlüssel wählen Sie auf der Registerkarte Anmeldedaten, Variable oder Unsichere Zeichenfolge Folgendes aus:
        • Anmeldedaten: Verwenden Sie einen im Credential Vault verfügbaren Wert.
        • Variable: Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Variable, die die Werte speichert.
        • Unsichere Zeichenfolge: Geben Sie manuell einen Wert ein.
    • Wenn Sie die Option EWS ausgewählt haben, müssen Sie keine zusätzlichen Details angeben.