Dokumentenvalidierung – Übersicht

In vielen Geschäftsszenarien ist die Datenextraktion aus Dokumenten ein entscheidender Teil der Automatisierung. Obwohl Extraktionsprozesse auf hohe Genauigkeit ausgelegt sind, können sich Dokumente in der Praxis erheblich hinsichtlich Struktur, Format und Qualität unterscheiden.

Rechnungen können beispielsweise unterschiedlich formatiert sein, Dokumente können gescannt oder handschriftlich verfasst sein und Verträge unterscheiden sich häufig je nach Herkunft. Diese Variationen führen zu Komplexitäten, die die Genauigkeit der extrahierten Daten beeinträchtigen können.

Die Validierungsfunktion behebt dieses Problem, indem sie als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme fungiert und sicherstellt, dass sämtliche durch die Dokumentvariabilität verursachten Inkonsistenzen oder Fehler identifiziert und korrigiert werden. Dies ist insbesondere in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen wichtig, wo selbst ein kleinerer Datenfehler erhebliche rechtliche oder betriebliche Folgen nach sich ziehen könnte. Durch die Validierung der extrahierten Daten können Unternehmen deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherstellen, noch ehe sie in nachgelagerte Prozesse gelangen.

Übersicht

Das System identifiziert Dokumente, die über mehrere Mechanismen validiert werden müssen. Standardmäßig wird ein Dokument basierend auf den folgenden Kriterien zur Validierung markiert:

  • Fehlende Pflichtfelder
  • Integrierte Datentypvalidierungen (z. B. Zahl und Datum)
  • Felder mit geringer Zuverlässigkeit
  • Vom Nutzer definierte Validierungsregeln

Es gibt zwei Arten von Validierungsmarkierungen:

  • Fehler: Dokumente mit Fehlern müssen vor dem Einreichen korrigiert werden.
  • Warnungen: Dokumente mit Warnungen können ohne Änderungen eingereicht werden.

Ein Feld mit geringer Zuverlässigkeit löst beispielsweise eine Warnung aus, während ein fehlendes Pflichtfeld einen Fehler generiert. Beim Erstellen von nutzerdefinierten Validierungsregeln ist es wichtig, je nach Schwere des Problems die entsprechende Markierung zuzuweisen.

Zusätzlich zu den Standardprüfungen können Nutzer Workflow-Regeln definieren, die Dokumente entsprechend ihren Anforderungen an die Validierungswarteschlange weiterleiten.

Validierungs-Benutzeroberfläche

Zur Unterstützung beim Validierungsprozess bietet Automation Anywhere eine benutzerfreundliche Schnittstelle über die Automation Co-Pilot-Funktion. Diese Benutzeroberfläche hebt Fehler und Warnungen im Dokument deutlich hervor, sodass Nutzer Probleme leicht erkennen und beheben können. Wenn alle Validierungsfehler oder Warnungen behoben wurden, ist das Dokument erfolgreich validiert und kann weiter verarbeitet werden. Zusätzlich zur Validierungs-Benutzeroberfläche bietet Automation Co-Pilot eine zuverlässige Validierungswarteschlangenverwaltung. Nutzer können alle Validierungsaufgaben in einer konsolidierten Ansicht anzeigen, Aufgaben anhand von Kriterien filtern, nach bestimmten Aufgaben suchen und Aufgaben verschiedenen Nutzern zuweisen. Dies gewährleistet eine effiziente Aufgabenverwaltung und ermöglicht es Teams, Validierungen in großem Maßstab durchzuführen.

Funktionsweise der Validierung

Sie können auf die folgenden Arten auf den Automation Co-Pilot Validator zugreifen:

Informationen zur Funktionsweise der Validierung finden Sie unter Verwenden des Automation Co-Pilot-Task-Manager-Validators für Document Automation.