Erstellen und Verwalten von Warteschlangen
- Aktualisiert: 2023/10/11
Erstellen und Verwalten von Warteschlangen
Reichen Sie eine Möglichkeit ein, erstellen Sie einen passenden Business Case dafür und verfolgen Sie ihren Fortschritt durch die Genehmigungsstufen. Messen Sie die Ergebnisse der Möglichkeit nach deren Automatisierung.
Eigentümer der Möglichkeit
Als Eigentümer der Möglichkeit schlagen Sie neue Möglichkeiten vor und erstellen den Business Case für diese, verfolgen den Fortschritt der Möglichkeit durch die Genehmigungsstufen und überwachen die Umsetzung. Wenn eine Möglichkeit bereitgestellt wurde, verfolgen Sie auch den Nutzen, der durch die Möglichkeit entstanden ist, um sicherzustellen, dass der erzielte Nutzen mit dem erwarteten Nutzen übereinstimmt, der im Business Case beschrieben wurde.
Es ist wichtig, dass Sie dem CoE für Automatisierungen und Ihrem Führungsteam aktuelle Informationen über die Möglichkeit zur Verfügung stellen. Die Investition in jede Möglichkeit ist durch den erwarteten Wert gerechtfertigt, der erzielt werden soll, wenn die Möglichkeit realisiert wird. Die von Ihnen bereitgestellten Informationen helfen Ihrem CoE und Ihrem Führungsteam, den aktuellen Stand zu verstehen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Bevor Sie auf den RPA Accelerator zugreifen können, um Informationen zur Möglichkeit einzugeben und sie zu aktualisieren, müssen Sie ein Konto erstellen. Einzelheiten finden Sie unter Erstellen und Verwalten Ihres Kontos.
Zugriff auf das Programm
Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, werden Sie von RPA Accelerator authentifiziert, und die Inhalte des Programms werden standardmäßig angezeigt.
Das Programm oder das Dashboard der Möglichkeit wird als Startseite definiert. Zusätzlich zum Symbol Startseite können Sie die Navigationsstruktur verwenden, um Möglichkeiten anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Sie können diese von jeder Seite aus aufrufen (die beiden Routen sind in der folgenden Abbildung hervorgehoben).
Eine Möglichkeit erstellen
Um eine neue Möglichkeit zu erstellen, klicken Sie auf Möglichkeit erstellen auf der Registerkarte Möglichkeiten oder auf dem Dashboard der Möglichkeit.
Wenn der Erstellungsprozess für eine Möglichkeit gestartet wird, werden Sie aufgefordert, Fragen zu beantworten, die dazu dienen, den voraussichtlichen Wert der von Ihnen vorgeschlagenen Möglichkeit zu kategorisieren und zu definieren.
Nachdem Sie die Antworten auf die Fragen eingereicht haben, wird eine neue Möglichkeit erstellt und Sie erhalten einen Link zu dieser, damit Sie die Informationen zur Möglichkeit weiter bearbeiten und den Genehmigungsprozess überwachen können.
In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel für die Fragen, die in den Prozess der Möglichkeiten-Erstellung einbezogen sind:
Daten der Möglichkeit managen
Im Fenster Möglichkeit sind die wichtigsten Informationen in Registerkarten organisiert und gruppiert. Sie können auf die Registerkarten zugreifen, indem Sie auf die Namen der Registerkarten klicken. Der Name der aktuell angezeigten Registerkarte ist blau unterlegt. Standardmäßig wird die Registerkarte Zusammenfassung der Möglichkeit angezeigt.
In der folgenden Tabelle sind die Registerkarten aufgeführt:
| Registerkarte | Beschreibung |
|---|---|
| Zusammenfassung der Möglichkeit | Überwachung des gesamten Lieferstatus und Vorantreiben der Möglichkeit in neue Phasen |
| Details | Überprüfung der Kosten, des Nutzens und der Ausrichtung der Möglichkeit auf die strategischen Ziele des Programms |
| Aktivitäten | Erstellen und Verfolgen des Status der für die Umsetzung der Möglichkeit erforderlichen Aktivitäten |
| Verfolgung der Umsetzung | Informationen über den Automatisierungsprozess und die Digital Worker anzeigen, die mit der Möglichkeit verknüpft sind |
| Workflow | Den Lieferstatus der Möglichkeit überprüfen, eine Möglichkeit zur Genehmigung einreichen/genehmigen, archivieren und abbrechen |
| Verlauf | Auditfeldbearbeitungen, Statusänderungen und Genehmigungsstufen |
Registerkarte „Zusammenfassung der Möglichkeit“
- Bearbeiten Sie die Statusmeldung, indem Sie auf den Link Status aktualisieren klicken.
- Reichen Sie die Möglichkeit zur Genehmigung ein, indem Sie auf Zur Genehmigung einreichen klicken.
Registerkarte „Details“
Die Details, die zunächst für die Möglichkeit angezeigt werden, entsprechen denen, die in das Formular zur Erfassung der Möglichkeit eingegeben wurden. Bearbeiten Sie alle Daten, indem Sie auf das Symbol Bearbeiten für das Feld klicken. Nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben, schaltet das Formular um in den Bearbeitungsmodus. Aktualisieren Sie den Inhalt und klicken Sie dann im Formular auf Speichern, um die neu eingegebenen oder bearbeiteten Werte zu speichern.
Wenn Sie Details auf der linken Seite ändern, werden die Wertübersichten auf der rechten Seite aktualisiert, um die Änderungen widerzuspiegeln. Die Gesamtprioritätsbewertung für die Möglichkeit ergibt sich aus dem erwarteten Nutzen, den geschätzten Kosten, der Komplexität und der Ausrichtung.
Registerkarte „Workflow“
Auf der Registerkarte „Workflow“ werden die folgenden Optionen angezeigt (blaue Schaltflächen):
- Zur Genehmigung einreichen: Diese Option benachrichtigt die Genehmigenden, dass die Möglichkeit zur Überprüfung und Genehmigung bereit ist. Nachdem Sie die Möglichkeit eingereicht haben, ändert sich die Beschriftung dieser Option in Genehmigen.
- Genehmigen: Wenn Sie die Berechtigung haben, Möglichkeiten zu genehmigen, können Sie auf diese Option klicken, um die Möglichkeit zu genehmigen und sie in die nächste Stufe zu verschieben. Je nachdem, auf welcher Genehmigungsstufe sich diese Möglichkeit gerade befindet, kann diese Funktion deaktiviert sein.
- Ablehnen: Diese Option ist deaktiviert, bis ein Ablehnungsgrund eingegeben wird. Wenn diese Option angeklickt wird, wird die Möglichkeit nicht weiter bearbeitet und eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Eigentümer der Möglichkeit gesendet. Der Eigentümer der Möglichkeit kann dann entweder auf den Ablehnungsgrund eingehen oder die Möglichkeit abbrechen.
- Möglichkeit archivieren: Die Optionen „Archivieren“ und „Abbrechen“ legen beide eine inaktive Disposition für die Möglichkeit fest. Die Option „Archivieren“ zeigt an, dass die Automatisierungsmöglichkeit bereitgestellt wurde, nun aber archiviert wurde.
- Möglichkeit abbrechen: Die Optionen „Archivieren“ und „Abbrechen“ legen beide eine inaktive Disposition für die Möglichkeit fest. Die Option „Abbrechen“ zeigt an, dass die Automatisierungsmöglichkeit nicht für die Bereitstellung genehmigt wurde.
Registerkarte „Verlauf“
Überprüfen Sie auf dieser Registerkarte den Statusverlauf und die an den Daten der Möglichkeit vorgenommenen Änderungen.
Aktivitäten erstellen und managen
Nachdem die Möglichkeit genehmigt wurde und in das Stadium „In Bearbeitung“ übergeht, beginnen die Aktivitäten zur Implementierung der Automatisierung. Während der Implementierung können Sie auf der Registerkarte Aktivitäten Aktivitäten erstellen, bearbeiten und zuweisen.
- Aktivitäten werden erstellt, indem Sie zur Registerkarte Aktivitäten navigieren und das graue Plus-Symbol (+) auf der rechten Seite des Namens der Möglichkeit im Abschnitt Aktivitäten-Gantt auswählen.
- Fügen Sie den Namen, das Startdatum und das Fälligkeitsdatum im Dialogfeld Erstellen einer neuen Automatisierungsaktivität hinzu. Wenn diese Aktualisierungen gespeichert werden, wird die Aktivität im Abschnitt Aktivitäten-Gantt generiert.
- Im Gantt können Sie mit dem Mauszeiger über eine der Aktivitäten fahren und diese auswählen, um das Vorschaufenster für die spezifische Aktivität zu öffnen. Das Vorschaufenster ermöglicht die schnelle Verfolgung und Bearbeitung bestimmter Merkmale der Aktivität, wie z. B. das Abschlussdatum.
- Um eine Aktivität zu löschen, wählen Sie den blauen Link für die gewünschte Aktivität. Wenn die Automatisierungsaktivität in einer neuen Registerkarte geöffnet wird, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts auf der Seite und wählen Sie die Option Löschen.
Teammitglieder managen
Um Personen in den RPA Accelerator einzuladen, verwenden Sie das Fenster Teilnehmer. Navigieren Sie zunächst zu dem Aufgabenelement, auf das Sie Zugriff gewähren möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol für die Personensilhouette oben rechts auf der Seite.
Im Fenster Teilnehmer können Sie einen Nutzer zu einer Rolle in der Möglichkeit einladen.
- Wenn Sie einen bestehenden RPA Accelerator-Nutzer hinzufügen,
- geben Sie den Namen des Nutzers ein (die intelligente „Type Ahead“-Funktion zeigt Treffer an).
- Wählen Sie den richtigen Treffer.
- Wählen Sie die Rolle, die die Person ausfüllen soll.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wenn Sie einen neuen RPA Accelerator-Nutzer hinzufügen,
- geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein.
- Wählen Sie die Rolle, die die Person ausfüllen soll.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Der neue Nutzer erhält eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, ein Konto einzurichten. Wenn der Nutzer das Konto eingerichtet hat, hat er Zugriff auf das Aufgabenelement.
