Admin – Programm
- Zuletzt aktualisiert2024/11/05
Admin – Programm
Verwalten Sie Ihr Programm und halten Sie es im Einklang mit Ihren definierten Zielen, um den Planungs- und Entscheidungsprozess zu verbessern.
Die aktuelle Version der CoE Manager-Instanz für Ihr Unternehmen wird oben auf der Seite angezeigt. Sie können die allgemeinen Einstellungen für Ihr gesamtes Programm in den verbleibenden Abschnitten konfigurieren. Sie können das Start- und Enddatum Ihres Programms festlegen, die Programmeigenschaften einrichten, die Komplexitätskosten definieren, die Organisationshierarchie erstellen und die Quellen für Möglichkeiten, Anwendungen und Aktivitätstypen hinzufügen.
Definieren Sie die Optionen für Ihr Programm in den unten aufgeführten Abschnitten.
Programmdetails
- Start- und Enddatum des Programms
- Legen Sie das Start- und Enddatum für das Programm fest. Diese Daten können verwendet werden, um Zeitpläne zu verfolgen, Projektmeilensteine festzulegen, Abhängigkeiten zu organisieren und die Echtzeitverfolgung des Fortschritts über verschiedene Initiativen hinweg zu ermöglichen.
- Möglichkeitsziel – Betrag und eingesparte Stunden
- Gibt den Zielbetrag und die eingesparten Stunden für einzelne Möglichkeiten an. Zur Berechnung des Gesamtwerts für eine Möglichkeit werden der prozentuale Erreichungsgrad dieser Ziele sowie der prozentuale Grad der Geschäftsausrichtung herangezogen.
- Möglichkeitsziel – Berechnung der Gesamtpunktzahl
- Definieren Sie, wie Sie die Gesamtbewertung für eine Möglichkeit berechnen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Betrag verwenden
- Stunden verwenden
- Beide verwenden
- Keines verwenden
Programmeigenschaften
- Währungssymbol
- Geben Sie das Währungssymbol an, das neben den Einsparungswerten angezeigt werden soll. Diese Einstellung gilt für alle Möglichkeiten. Dies kann entweder in Symbolen wie $, £, € oder in USD, EUR, INR und so weiter sein.
- Primärer Nutzen – Messgröße
- Legen Sie die primäre quantitative Messgröße für den CoE Manager entweder in Stunden oder in Währung fest. Wenn Sie beispielsweise eine Währung auswählen, werden auf der Registerkarte „Programm-Dashboard“ die prognostizierten Einsparungen in der gewählten Währung angezeigt. Wenn Sie Stunden auswählen, werden auf der Registerkarte „Programm-Dashboard“ die prognostizierten eingesparten Stunden angezeigt.
- Möglichkeitsaktivitäten anzeigen als
- Geben Sie an, wie die Aktivitäten von Möglichkeiten auf der Registerkarte „Aktivitäten“ angezeigt werden. Sie können zwischen einer Liste und einem Gantt-Diagramm wählen.
- Erfassungssender als Möglichkeitseigentümer zuweisen
- Geben Sie an, ob das System ein Konto für den Nutzer erstellen soll, der die Möglichkeit einreicht. Dies gilt für Nutzer, die derzeit kein Konto bei CoE Manager haben. Ist diese Option auf Ja gesetzt, wird die E-Mail-Adresse im Formular zum Senden einer Möglichkeit verwendet, um das Nutzerkonto zu erstellen. Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Domain zur vertrauenswürdigen Liste in CoE Manager hinzugefügt wurde.
- Einheiten zur Verfolgung der Ausführung
- Legen Sie die Dauer der verfolgten Ausführung fest, indem Sie einen der folgenden Werte aus der Dropdown-Liste auswählen:
- Sekunden
- Minuten
- Stunden
Sie können diese Einstellung für eine bessere Lesbarkeit verwenden, die Formeln für Berechnungen berücksichtigen dennoch den Sekundenwert.
Komplexitätskosten
Gibt die geschätzten Standard-Implementierungskosten an, die einer Möglichkeit zugewiesen werden, wenn für diese Möglichkeit entweder eine niedrige, mittlere oder hohe Komplexitätsbewertung angegeben ist. Sie können die Standardschätzung überschreiben, indem Sie auf der Registerkarte Details für die Möglichkeit einen neuen Wert in das Feld „Implementierungskosten“ eingeben.
Erweiterte Ansichten
Sie können die Sichtbarkeit der unten genannten Admin-Registerkarten einstellen:
- Registerkarte „Erweiterte Verwaltung“: Definieren Sie die Abfragen für zusätzlichen Nutzen, Komplexität und strategische Ausrichtung für Automatisierungsmöglichkeiten.
- Registerkarte „Technischer Administrator“: Verwalten Sie die Integration von Automatisierungsplattformen in das Programm.
- Registerkarte „Benutzeradministrator“: Verwalten Sie die Rollenzuweisungen für einzelne Möglichkeiten.
- Registerkarte „Entwickleradministrator“: Beauftragen Sie einen Entwickler mit der Erstellung einer Automatisierung für Ihre Möglichkeit.
Liste von Unternehmenseinheiten
Sie können die existierenden verschachtelten Unternehmenseinheiten im CoE Manager erweitern, um mehrere untergeordnete Einheiten (geografische Gebiete, Geschäftsbereiche, Abteilungen und Teams) zu erstellen und Möglichkeiten mit diesen untergeordneten Einheiten zu verknüpfen. Sehen Sie sich zum Beispiel den Geschäftsbereich „Finanzen“ an. Unter „Finanzen“ können Sie verschachtelte Einheiten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung erstellen. Unter der Debitorenbuchhaltung können Sie weitere verschachtelte Unternehmenseinheiten wie „Fakturierung“, „Kredite und Inkasso“, „Schuldenmanagement“ und „Bargeldverwendung“ einrichten. Diese Hierarchiefunktion bietet einen klaren Überblick darüber, wie viele Möglichkeiten aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingereicht wurden und wie viele davon automatisiert wurden und misst den in jedem Bereich generierten ROI. Auf jeder Ebene wird der ROI aus den Unterebenen zusammengeführt, um einen umfassenden Überblick über die Leistung der einzelnen Abteilungen oder Geschäftsbereiche zu erhalten.
Unter dieser Registerkarte können Sie die von Ihnen erstellten verschachtelten Unternehmenseinheiten anzeigen. Die Unternehmenseinheiten und ihre untergeordneten Einheiten werden in dieser Registerkarte auf derselben Ebene angezeigt. Sie können die Hierarchie der Unternehmenseinheiten im linken Navigationsbereich anzeigen.
Organisationshierarchie und Verknüpfung von Möglichkeiten einrichten.
Möglichkeitsquellen
Standardmäßig werden die Möglichkeiten innerhalb des CoE Manager mit der Option „Möglichkeit erstellen“ erstellt. Sie können auch Möglichkeiten aus anderen Anwendungen erstellen, indem Sie die URL für die Möglichkeitserfassung aus dem Abschnitt kopieren. Diese URL kann in jede externe Anwendung eingefügt werden, um Möglichkeiten zu erstellen.
Das Nachverfolgen der Quelle von Möglichkeiten, die aus mehreren Endpunkten entstehen, hilft, ihren Ursprung zu verstehen. Die Registerkarte Möglichkeitsquellen zeigt die Liste der über verschiedene Endpunkte erstellten Möglichkeitsquellen an. Wenn eine Möglichkeit innerhalb des CoE Manager erstellt wird, wird keine Quelle angezeigt. Zum Beispiel zeigt das Bild drei Möglichkeitenquellen für alle Möglichkeiten in dieser Unternehmenseinheit.
Anwendungen
Sie können die Anwendungen verfolgen und melden, die für Ihr Automatisierungsprogramm benötigt werden. Dies hilft Ihnen, Ihre Automatisierungsinfrastruktur und -kosten zu planen. Wenn ein Projekt beispielsweise erfordert, dass jede neue E-Mail einen Job in Salesforce auslöst, ist es hilfreich, im Voraus zu wissen, welche Anwendungen benötigt werden, um Ausführungsdetails wie die Anzahl und Art der benötigten Lizenzen für verschiedene Abteilungen zu planen. Dies hilft auch, den erwarteten ROI abzuschätzen.
Führen Sie ein Inventar der Anwendungen, die in Ihren Automatisierungen verwendet werden, um Ihren ROI besser zu verwalten. Sie können Anwendungen mit Details wie Name, Version, Eigentümer, Automatisierungsansatz (Benutzeroberfläche, API, Datenbank) und Automatisierungskomplexität hinzufügen.
Aktivitätstypen
Eine Möglichkeit durchläuft Phasen wie Idee, Pipeline, In Bearbeitung und Bereitgestellt. „Aktivitätstyp“ bezieht sich auf die spezifischen Aktionen oder den Status der Möglichkeit in jeder Phase. Das Verständnis des Status der Möglichkeit bietet mehrere Vorteile:
- Fortschrittsverfolgung: Es bietet einen klaren Überblick über den Stand der Möglichkeiten und hilft bei der Verwaltung von Zeitplänen und Erwartungen.
- Identifizierung von Einschränkungen: Wenn eine Möglichkeit über einen längeren Zeitraum in einem bestimmten Status feststeckt, können potenzielle Probleme oder Einschränkungen schnell identifiziert und behoben werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Transparenz: Jeder Beteiligte kann jederzeit den Status einer Aktivität einsehen, wodurch sichergestellt wird, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Klare Aktivitätsdefinitionen verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern, was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt.
Um die Konsistenz über alle Möglichkeiten hinweg zu gewährleisten, können Nutzer Aktivitätstypen aus den in dieser Option verfügbaren vordefinierten Vorlagen auswählen, um Automatisierungsprojekte zu erstellen. Die Verwendung vordefinierter Vorlagen fördert die Standardisierung und bietet bessere Transparenz und Berichtsfunktionen.
Basierend auf den organisatorischen Standards können Sie weitere zusätzliche Aktivitätstypen definieren, um die folgenden vordefinierten zu ergänzen:
- Geschäftsfall
- Anforderungen
- Design
- Einrichtung der Infrastruktur
- Build
- Bereitstellen
- Hypercare
- Go-Live
- Testen
Sobald der Aktivitätstyp auf der Admin-Programm-Seite definiert ist, können Sie ihn auf der Seite der Möglichkeit zuweisen, um den Fortschritt der Möglichkeit zu verfolgen.
Monatliche Ziele
Das Verfolgen des Budgets ist wichtig für den Erfolg jedes Projekts. Die Festlegung monatlicher Ziele ist eine wirksame Methode, um dies zu erreichen. Die Festlegung dieser Ziele trägt dazu bei, dass das Projekt im Zeitplan und im Budget bleibt, was die Gesamtergebnisse des Projekts erheblich verbessert.
Anhand dieser Tabelle können Sie planen, wie das Budget für jeden Monat für das gesamte Programm und seine Unternehmenseinheiten aufgeteilt werden soll. Es ist ein nützliches Werkzeug zur Verwaltung Ihres Projekts und zur Nachverfolgung der Budgetzuweisung und -nutzung über das Programm und die Unternehmenseinheit hinweg. Außerdem können Sie anhand der in der Tabelle enthaltenen Informationen den erzielten ROI mit dem erwarteten ROI vergleichen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Gesamtbudget für den Monat beträgt 10.000 USD und Sie haben vier Unternehmenseinheiten unter dem Programm: Finanzen, Personalwesen und Geschäftsentwicklung. Sie können jeder Unternehmenseinheit 2000 USD zuweisen und überwachen, wie das Budget von diesen Unternehmenseinheiten und dem gesamten Programm genutzt wird, und ihren Beitrag zur Generierung des ROI messen.