Erstellen Sie eine Automatisierung mit einem SharePoint-Web-Auslöser, um eine E-Mail an dasMicrosoft 365 Outlook Postfach zu senden, wenn Sie eine Datei in den Ordner Documents einer SharePoint-Website hinzufügen.

Konfigurieren Sie den SharePoint Web-Auslöser, um den SharePoint Website-Ordner ABC auf die Erstellung einer neuen Datei (Datei erstellt Ereignis) zu überwachen. Der Auslöser überwacht das Ereignis Datei erstellt auf der SharePoint-Website. Wenn Sie eine Datei hinzufügen, aktiviert der Auslöser die nachfolgende Automatisierung, die die Details der Datei an das angegebene Postfach sendet.

Vorbereitungen

Achten Sie darauf, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • In SharePoint-Web-Auslöser genannte Voraussetzungen.
  • Datensatzvariable mit dem Namen SharePointTriggerData.
  • Aktive OAuth-Verbindung für Microsoft 365 Outlook.
  • Eine Anmeldeinformationsvariable, die den Microsoft 365 Outlook-Nutzernamen enthält.
mentioned in the are met.

Prozedur

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Automatisierung.
  2. Klicken Sie auf Erstellen > Task Bot.
    Der Assistent Task Bot erstellen wird angezeigt.
  3. Geben Sie einen geeigneten Namen für den Bot in das Feld Name ein.
    Alle Bots werden standardmäßig im Ordner \Bots gespeichert.
  4. Optional: Sie können eine Beschreibung für den Bot im Feld Beschreibung hinzufügen.
  5. Optional: Sie können die Auswählen-Schaltfläche verwenden, um den Bot in einem anderen Ordner zu speichern.
  6. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten.
    Der Bot ist erstellt und der Task Bot bearbeiten wird angezeigt.
  7. Klicken Sie auf Auslöser > SharePoint und doppelklicken Sie dann auf Web-Auslöser oder ziehen Sie ihn, um den Web-Auslöser zum Abschnitt Auslöser hinzuzufügen.
  8. Klicken Sie auf Auswählen in SharePoint OAuth und folgen Sie den Anweisungen im OAuth-Verbindung auswählen, um eine vorkonfigurierte SharePoint OAuth-Verbindung auszuwählen.
  9. Geben Sie Ihre SharePoint Website im Feld Site im folgenden Format ein: https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}.
    Zum Beispiel, wenn Ihr Seitenname ABC ist, der sich in der XYZ SharePoint Subdomain befindet, geben Sie https://xyz.sharepoint.com/sites/abc ein.
    Alternativ klicken Sie auf Website auswählen und wählen Sie die Website aus dem Dropdown-Menü aus. Das System verwendet die OAuth-Verbindung, um mit der SharePoint Domain zu synchronisieren und listet alle Websites auf, die in der SharePoint-Domain verfügbar sind.
  10. Wählen Sie Datei und Ordner und führen Sie Folgendes aus: Wählen Sie Datei erstellt aus der Dropdown-Liste Auf Ereignis achten.
    1. Wählen Sie Datei erstellt aus der Dropdown-Liste Auf Ereignis achten aus.
    2. Geben Sie den Ordnerpfad in Ordnerpfad ein.
      Alternativ klicken Sie auf Ordner auswählen und folgen Sie den Anweisungen im Ordner-Modal, um den Ordner auszuwählen.
  11. Wählen Sie SharePointTriggerData aus der Dropdown-Liste Antwort aus.
  12. Klicken Sie auf Aktionen > Microsoft 365 Outlook und doppelklicken Sie dann auf Verbinden oder ziehen Sie diese, um die Aktion zum Abschnitt Aktionen hinzuzufügen.
  13. Wählen Sie Azure Global in Azure Cloud.
    Wenn Ihr Microsoft 365 Outlook Teil der Microsoft 365 Government-Version ist, wählen Sie Azure US GCC High.
  14. Wählen Sie Control Room verwaltet im Feld OAuth2-Authentifizierungsmodus aus.
  15. Klicken Sie auf Auswählen und folgen Sie den Anweisungen im OAuth-Verbindung auswählen-Modal, um die OAuth-Verbindung für Microsoft 365 Outlook auszuwählen.
  16. Klicken Sie auf Variable > Wert einfügen und folgen Sie den Anweisungen, um die Anmeldeiformation für den Microsoft 365 Outlook-Nutzernamen auszuwählen.
  17. Optional: Geben Sie einen passenden Sitzungsnamen in Microsoft 365 Outlook-Sitzung erstellen ein.
    Das System legt Microsoft365OutlookSession standardmäßig als Sitzungsnamen fest.
  18. Klicken Sie auf Aktionen > Microsoft 365 Outlook und doppelklicken Sie dann auf Senden oder ziehen Sie es, um die Aktion zum Abschnitt Aktionen hinzuzufügen.
  19. Optional: Der Standardsitzungsname Microsoft365OutlookSession wird automatisch in Microsoft 365 Outlook-Sitzung ausgefüllt.
  20. Geben Sie die Microsoft 365 Outlook E-Mail-ID ein, an die die Dateidetails in Empfänger weitergeleitet werden sollen.
  21. Geben Sie eine passende Betreffzeile in Betreff ein.
    Das System legt standardmäßig Automation Anywhere hat die Ausführung des TaskBot abgeschlossen als Betreffzeile fest.
  22. Wählen Sie HTML-Code in E-Mail-Texttyp und geben Sie Folgendes ein: 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    wo fields.LinkFilename den Dateinamen des Dokuments angibt, parentReference.path den Dateipfad angibt, in dem sich die Datei befindet, und webUrl den direkten Link zum SharePoint-Speicherort bereitstellt.
    Weitere Informationen zu Auslöser-Antwortdaten finden Sie unter Lesen von Auslöser-Antwortdaten im Überwachungsprotokoll.
Wenn Sie auf Mit Auslösern ausführen klicken, beginnt der Auslöser, auf das Ereignis Datei erstellt im Ordner ABC zu lauschen. Wenn Sie eine Datei erstellen oder hochladen, aktiviert der Auslöser die nachfolgenden Microsoft 365 Outlook-Aktionen. Das Microsoft 365 Outlook-Postfach erhält eine E-Mail mit dem Dateinamen, dem Ordnerpfad und einem direkten Link zur Datei in durch Kommas getrennten Werten.