Durch die Messung des ROI für die Prozessautomatisierung lässt sich ermitteln, welche Prozessautomatisierungslösung die größten finanziellen und betrieblichen Vorteile bietet. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und lenkt den Fokus auf die Entwicklung von Prozessautomatisierungen, die Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bringen.

Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierungen sind Automatisierungen komplexer End-to-End-Geschäftsprozesse, die sich über mehrere Funktionen erstrecken können. Es handelt sich um eine strukturierte Abfolge von Aktionen zur Automatisierung eines Arbeitsablaufs. Prozessautomatisierungen bestehen aus Folgendem:

  • Elemente: Start- und Endpunkte, Formularaufgabe, Genehmigungsaufgabe, Filteraufgabe
  • Logikbasierte Entscheidungselemente: If/Else und Else/If
  • Komponenten: Bot-Aufgabe, API-Aufgabe, Document Automation, Warteschlangenautomatisierung und untergeordneter Prozess
  • Pfade: Es kann einen festen Pfad geben, der allen Pfaden in verschiedenen Zweigen gemeinsam ist. Der feste Pfad kann entweder am Anfang oder am Ende eines Prozesses liegen.

All diese Facetten ermöglichen Ihnen eine nahtlose und effiziente Prozessautomatisierung. Prozessautomatisierungen sind präzise und minimieren die Betriebskosten. Sie sind skalierbar und können große Arbeitsmengen bewältigen. Der ROI wird typischerweise in der eingesparten Geldsumme oder der eingesparten Zeit durch den Einsatz jeglicher Art von Automatisierung gemessen. Die gemessenen Kennzahlen beziehen sich auf jeden Automatisierungslauf (Ausführungs-ROI) oder das pro Automatisierung verarbeitete Volumen (Transaktions-ROI).

Beispiel

Schauen wir das anhand eines Beispiels an.


Prozessautomatisierungs-ROI

In diesem Beispiel (siehe Abbildung oben) besteht der Prozess aus den folgenden Elementen:

  • Fester Pfad: Schritte 1–3
  • Verzweigung:
    • Schritte 4–9
    • Schritte 10–15
  • Komponenten:
    • Bot-Aufgabe
    • API-Aufgabe
    • Dokumentvalidierungs-Aufgabe
  • Formular-Aufgabe
  • Genehmigungsaufgabe

In diesem Beispiel beginnt der Prozess mit einem festen Pfad. Da er aus unabhängigen Komponenten besteht, hat jede ihre eigene Logik und ist nicht statisch. Beispielsweise könnte im Pfad 4–9 die Bot-Aufgabe an den Tagen 1, 2 und 3 jeweils 10, 20 und 15 Datensätze verarbeiten. Ebenso kann der Prozess in Pfad 10–16 bei jeder Bereitstellung unterschiedliche Einsparungen erzielen. Diese Komponenten werden innerhalb der Hauptprozessautomatisierung einzeln nachverfolgt, wobei bei jeder Bereitstellung Unterschiede bei den Einsparungen erfasst werden. Durch diesen Ansatz werden die Einsparungen für jede Komponente auf granularer Ebene gemessen.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem am Tag 1 der Pfad 4–9 erfolgreich ausgeführt wird, was bedeutet, dass der alternative Pfad 10–16 (der Teil Else) nicht ausgelöst wird. Innerhalb von Pfad 4–9 verarbeitet die Aufgabe „Dokumentenvalidierung“ im fünften Schritt 10 Gutscheine. Anschließend wird in Schritt 6 die API-Aufgabe-Automatisierung verwendet, um die Datensätze in Salesforce zu aktualisieren, dann wird mit Schritt 7 zur Genehmigung fortgefahren und der Vorgang abgeschlossen. Am ersten Tag spart diese Automatisierung der Organisation 10 * Y.

Am zweiten Tag, wenn 15 Gutscheine verarbeitet werden, beträgt die Ersparnis 15 * Y und unterscheidet sich damit vom ersten Tag. Die Anzahl der verarbeiteten Gutscheine und damit die Ersparnis variieren täglich, je nachdem wie oft die Automatisierung läuft. Während diese Variabilität auf Prozessebene möglicherweise nicht offensichtlich ist, wird sie auf Automatisierungsebene in Schritt 5 deutlich.

Am Tag 3, wenn die Bedingung Else ausgelöst wird, werden die Schritte 10–15 ausgeführt. In Schritt 13 kann der Prozess beispielsweise zusätzliche Verzweigungen, Schleifen oder Bedingungen enthalten, die jeweils zu individuellen Einsparungen beitragen. Diese Logik gilt für alle Komponenten in diesem Pfad, unabhängig davon, ob es sich um eine Bot-Aufgabe, einen API-Aufgabe oder andere Arten der Automatisierung handelt.

Jeder Automatisierungseinsatz wird einzeln bewertet, wobei jeder Pfad spezifische Einsparungen pro Tag und pro Einsatz generiert. Beispielsweise könnten mit dem Pfad 4–9 am ersten Tag 1.000 Dollar, am zweiten Tag 2.500 Dollar und am dritten Tag 5.000 Dollar eingespart werden. Indem Sie jeden Pfad definieren, die granularen Details seiner Komponenten analysieren und die Einsparungen für jede Bereitstellung berechnen, können Sie den ROI der Prozessautomatisierung genau verfolgen und messen.

Nur die Komponenten werden verfolgt, um den ROI der Prozessautomatisierung zu berechnen. Elemente wie Formularaufgaben, Genehmigungsaufgaben und Filteraufgaben sind von den ROI-Berechnungen ausgeschlossen. Im Bereich der Prozessautomatisierung wird der ROI basierend auf der Anzahl der von der Automatisierung verarbeiteten Transaktionen gemessen.

Komponenten

Eine Prozessautomatisierung besteht aus den folgenden Komponenten:

Task-Automatisierung
Mithilfe der Aufgabenautomatisierung können einfache, sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben ausgeführt und grundlegende Prozesse einer Organisation automatisiert werden. Sie sind einfach zu erstellen und können mehrstufige Prozesse fehlerfrei ausführen. Die Aufgabenautomatisierung erfolgt auf der Ebene der Benutzeroberfläche und kann problemlos mit Anwendungen interagieren. Sie können die Aufgabenautomatisierung für Aktivitäten wie Dateneingabe, Ausfüllen von Formularen, Durchführen einfacher Berechnungen und mehr verwenden. Aufgabenautomatisierungen können mit verschiedenen Anwendungen wie Web, Desktop und anderen funktionieren.

Einzelheiten finden Sie unter Mit Automatisierungen arbeiten.

Ein Beispiel zur Berechnung des transaktionsbasierten ROI für eine Aufgabenautomatisierung finden Sie unter Transaktionsbasierter ROI für die Aufgabenautomatisierung.

API-Automatisierung
Eine API-Automatisierung ist eine cloudbasierte Automatisierungslösung, die APIs zum Datenaustausch zwischen Anwendungen und Systemen verwendet. API-Automatisierungen sind auf Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit ausgelegt und können für vielfältige Zwecke eingesetzt werden. API-Automatisierungen können aus verschiedenen Quellen ausgelöst werden, einschließlich Formularen, Prozessen oder direkten Endpunkten. Sie können für die regelmäßige Ausführung geplant oder bei Bedarf ausgeführt werden. Echtzeit-Datenaustauschfunktionen von API-Automatisierungen ermöglichen es ihnen, sich an dynamische Umgebungen anzupassen und sofort zu reagieren.

Einzelheiten finden Sie unter API-Aufgabe.

Beispiele zur Berechnung des Ausführungs- und transaktionsbasierten ROI für API-Automatisierungen finden Sie hier:
Document Automation
Document Automation nutzt Automatisierung und künstliche Intelligenz, um die Extraktion, Interpretation und Konvertierung von Daten aus verschiedenen Dokumenttypen in strukturierte Formate für die geschäftliche Anwendung zu automatisieren. Es verbessert die Effizienz und Genauigkeit dokumentenzentrierter Workflows.

Einzelheiten finden Sie unter Document Automation.

Um die Document Automation für die ROI-Berechnung zu konfigurieren, siehe Document Automation zur ROI-Berechnung konfigurieren.

Warteschlangenautomatisierung
Die Warteschlangenautomatisierung hilft dabei, Aufgaben basierend auf Priorität, Volumen und verfügbaren Ressourcen effizient zu verwalten und auf Automatisierungen zu verteilen. Es ermöglicht eine dynamische Aufgabenzuweisung, gewährleistet eine effektive Nutzung von Automatisierungen und eine schnellere Verarbeitung von Aufgaben mit hoher Priorität. Die Warteschlangenautomatisierung unterstützt sowohl beaufsichtigte als auch unbeaufsichtigte Automatisierung und verbessert so die Skalierbarkeit, betriebliche Effizienz und SLA-Konformität in automatisierten Arbeitsabläufen.

Einzelheiten finden Sie unter Workload-Management.

Um Document Automation für die ROI-Berechnung zu konfigurieren, siehe Warteschlangenautomatisierung zur Berechnung des ROI konfigurieren.