Erhalten Sie einen umfassenden geschäftlichen und administrativen Überblick über eine Automatisierungsmöglichkeit. Der Abschnitt „Details“ erfasst Annahmen zum Personalaufwand, prognostizierte und realisierte Vorteile, Kosten sowie Ausführungszeiträume, um die Rendite (ROI) über die Zeit hinweg zu quantifizieren.

Zusätzlich dokumentiert der Abschnitt „Details“ die Prozesskomplexität, die strategische Ausrichtung und die nichtfinanziellen Vorteile, um die Priorisierung und Entscheidungsfindung zu unterstützen. Historische Konfigurationsänderungen und Leistungstrends werden verfolgt, um Prüfbarkeit und Transparenz zu gewährleisten. Insgesamt verbindet der Tab die geschäftlichen Absichten mit den finanziellen Ergebnissen, sowohl vor als auch nach der Einführung der Automatisierung.

Stufe

In diesem Abschnitt können Sie die aktuelle Lebenszyklusphase Ihrer Automatisierung sehen, unabhängig davon, ob sie sich im Status Idee, Pipeline, Entwicklung oder Bereitstellung befindet. Es hilft Ihnen, sowohl den Automatisierungsgrad als auch den Governance-Status zu verfolgen.

Personalkosten

Die Felder in diesem Abschnitt definieren, wie Einsparungen berechnet werden. Die Personalkosten werden aus den im Möglichkeits-Erfassungsformular bereitgestellten Informationen abgeleitet.

Messung
Wie wird der Prozess gemessen?

Gibt die Einheit an, die zur Quantifizierung der Prozessarbeitslast verwendet wird. Benutzer können wählen, ob sie nach der Anzahl der durchgeführten Prozesse (jede Ausführung) oder nach der Anzahl der verarbeiteten Datensätze (jede Transaktion oder jeder Datensatz, der in einem einzelnen Durchlauf bearbeitet wird) messen möchten. Diese Auswahl bestimmt, wie Volumina berechnet werden, und wirkt sich direkt auf den prognostizierten Aufwand, die eingesparten Stunden und die mit der Automatisierung verbundenen Kosteneinsparungen aus.

Volumen und Aufwand
  • # Läufe pro Person pro Monat: Durchschnittliche Anzahl der Male, die jede Person den Prozess monatlich ausführt.
  • # Personen, die diesen Prozess durchführen: Anzahl der Mitarbeitenden, die an der Ausführung des Prozesses beteiligt sind.
  • # Stunden pro Person und Durchlauf: Durchschnittliche Zeit, die eine Person benötigt, um einen Durchlauf abzuschließen.
Kostenannahmen
  • % Aufgaben, die automatisiert werden können: Geschätzter Anteil des Prozesses, den die Automatisierung ersetzen kann.
  • Durchschnittlicher Stundenlohn Vollständige Stundengesamtkosten des Mitarbeiters, der die Aufgabe ausführt. Dies wird in Dollar gemessen.
Metadaten
  • Eingereicht am: Datum, an dem die Möglichkeit erstellt wurde. Hilft bei der Prüfung und Nachverfolgung. Dies ist ein bearbeitbares Feld, da die Möglichkeit schon vor langer Zeit eingereicht worden sein kann, aber zu einem späteren Zeitpunkt in CoE Manager eingegeben wurde.
  • Implementiert am: Datum, an dem die Automatisierung produktiv geschaltet wurde. Wird verwendet, um den Realisierungszeitraum zu bestimmen. Es wird automatisch erfasst, wenn die Möglichkeit vom Build- in den Bereitgestellt-Status wechselt. Dieses Feld bleibt bearbeitbar, da in einigen Fällen Automatisierungen schon seit langer Zeit laufen, aber erst kürzlich bei CoE Manager eingereicht wurden und daher die Notwendigkeit besteht, das Implementierungsdatum auf ein älteres Datum zu ändern, an dem die Automatisierung live geschaltet wurde.
  • Quelle: Ursprung der Automatisierungsidee. Hilft bei der Berichterstattung und Analyse der Erfassung.
Anhänge
  • Erfassungsanhang: Erste Erfassung oder Anforderungsdokumentation, die aus dem Möglichkeiten-Erfassungsformular stammt.
  • Anhang zum Geschäftsfall Unterstützende finanzielle oder Genehmigungsdokumente, die für die Möglichkeit relevant sind.
  • PDD-Anhang: Wenn die Möglichkeitenanfrage von Process Discovery oder Autopilot kommt.
Weitere Details
  • Nettoauswirkung: Gibt das Gesamtergebnis der Automatisierungsinitiative an und zeigt, ob nach Berücksichtigung aller automatisierten und manuellen Prozesskomponenten eine Einsparung erzielt oder ein Aufwand entsteht. In komplexen Prozessen können einige Teile Einsparungen erzielen (vollautomatisierte Abläufe), während andere Kosten verursachen (wenn menschliches Eingreifen erforderlich ist oder die Automatisierung ohne Mehrwert läuft). Wenn beispielsweise eine Automatisierung ein IT-Ticket automatisch löst und schließt, besteht der Nettoeffekt in einer Einsparung. Wenn die Automatisierung das Problem jedoch nicht lösen kann und menschliches Eingreifen erforderlich ist, gelten sowohl die Automatisierungsaktivität als auch der menschliche Aufwand als Kosten. Bei der Bewertung des gesamten Prozesses wird die Nettoauswirkung als Gesamteinsparungen minus Gesamtkosten berechnet, was ein konsolidiertes finanzielles Ergebnis liefert.

    Der Nettowert kann nur in der Ideenphase definiert oder bearbeitet werden, wenn die geschäftliche Absicht der Automatisierung erstmals erfasst wird. Sobald es über die Ideenphase hinausgeht, wird die Nettoauswirkung schreibgeschützt, um finanzielle Annahmen zu bewahren und die Nachprüfbarkeit während des gesamten Automatisierungslebenszyklus sicherzustellen.

  • Automatisierungstyp: Sie können Automatisierung in vier Typen einteilen.
    • Task-Automatisierung
    • API-Automatisierung
    • WLM-Automatisierung
    • Document Automation

    Diese Klassifizierung hilft Ihnen, den richtigen Entwicklungsansatz auszuwählen, den Aufwand und die Komplexität einzuschätzen und geeignete Steuerungsmaßnahmen sowie bewährte Verfahren anzuwenden. Es ermöglicht außerdem aussagekräftige Berichte, indem gezeigt wird, wie verschiedene Automatisierungstypen zu Geschäftsergebnissen, Kapazitätsauslastung und Plattformakzeptanz beitragen. Obwohl der Automatisierungstyp die Berechnung der Rendite (ROI) nicht direkt beeinflusst, liefert er entscheidende Kontextinformationen für die Priorisierung, Ressourcenplanung und operative Überwachung.

Strategische und Komplexitätsindikationen

Prozesskomplexität: Bewertet den relativen Komplexitätswert der Automatisierung. Es beschreibt, wie gut die Möglichkeit für die Automatisierung geeignet ist. Dies hilft bei der Machbarkeitsprüfung, Aufwandsschätzung, Priorisierung und Risikoanalyse.

Tabelle 1.
Feld Wert Beschreibung Warum es von Bedeutung ist
Regelbasierter Prozess Hoch Zeigt an, dass der Prozess klaren, deterministischen Regeln folgt Höherer regelbasierter Charakter, leichter zu automatisieren
Prozessstabilität Hoch Misst, wie häufig sich der Prozess ändert Stabile Prozesse reduzieren Nacharbeit und Wartung
Prozessstruktur Mittel Gibt an, wie klar definiert und standardisiert die Prozessschritte sind Mittlere Struktur kann zusätzliche Logik erfordern
Externe Schnittstellen Niedrig Anzahl der beteiligten externen Systeme, Anbieter oder menschlichen Interaktionen Weniger Kontaktpunkte verringern das Ausfallrisiko
Genauigkeit der Prozessdokumentation Mittel Qualität und Vollständigkeit der bestehenden Prozessdokumentation Niedrigere Genauigkeit erhöht die Entdeckungs- und Entwicklungszeit

Strategische Ausrichtung: Misst das Ausmaß, in dem die Automatisierung mit den Geschäftsprioritäten übereinstimmt. Diese Bewertungen helfen Organisationen, Automatisierungen nicht nur hinsichtlich Kosteneinsparungen zu vergleichen, sondern auch in Bezug auf Faktoren wie Risikominderung, Umsatzwirkung, Kundenerlebnis und operative Agilität. Dies stellt sicher, dass begrenzte Entwicklungskapazitäten und Lizenzen für Automatisierungen zugewiesen werden, die den höchsten Gesamtnutzen für das Unternehmen bieten und am engsten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Feld Wert Beschreibung
Betriebliche Agilität Niedrig Auswirkung auf Geschwindigkeit, Flexibilität und operative Reaktionsfähigkeit
Kundenzufriedenheit Keine Auswirkung auf das Kundenerlebnis oder die Servicequalität
Compliance-Angelegenheiten Keine Ob Automatisierung dazu beiträgt, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen
Risikominderung Hoch Reduziert Betriebs-, Finanz- oder Compliance-Risiken
Umsatzförderung Hoch Unterstützt Umsatzwachstum, Upselling oder schnellere Umsatzerzielung

Die Berechnung der realisierten Vorteile und zusätzlichen Kosten erfolgt nun tageweise anteilig, anstatt als Jahressummen betrachtet zu werden. Dies erhöht die Genauigkeit und ermöglicht eine detailliertere finanzielle Analyse. Für Möglichkeiten, die sich noch nicht in der Phase „Bereitgestellt“ befinden, bleibt der Wert null, wobei alle zusätzlichen Kosten und Vorteile ausgeschlossen sind.

Wenn Sie einen Kosten- oder Nutzenfaktor hinzufügen, unabhängig davon, ob Sie eine monatliche oder jährliche Häufigkeit auswählen, wandelt das System den eingegebenen Wert automatisch in einen Tagesbetrag um und wendet ihn schrittweise auf erzielte Vorteile oder zusätzliche Kosten an. Vorteile werden basierend auf diesem Tageswert hinzugefügt und Kosten abgezogen. Alle Berechnungen sind auf das von Ihrer Organisation festgelegte Geschäftsjahr ausgerichtet, was eine genauere und konsistentere Finanzberichterstattung über Teilperioden und Geschäftsjahresgrenzen hinweg gewährleistet.

Entwickler zuweisen

Sie können einen Entwickler Ihrer Automatisierung zuweisen, wenn sich die Möglichkeit in der Build-Phase befindet. Der Entwickler wird benachrichtigt, wenn ihm eine Automatisierung zugewiesen wird.

Realisierte Vorteile (Ist gegenüber Prognose)

Erzielte Vorteile sind der tatsächliche Nutzen, der nach der Produktion realisiert wird, nachdem die Automatisierung ausgeführt wird.

Feld Beschreibung Berechnung
Finanziell
Realisierte Vorteile Bisher erzielte Nettoeinsparungen Tatsächliche Einsparungen, zusätzliche Kosten
Erreichter % Fortschritt in Richtung der prognostizierten Vorteile Realisiert, Prognose
Zeit
Eingesparte Arbeitsstunden Tatsächlich eingesparte Stunden basierend auf Ausführungen oder Transaktionen Ausführungs- oder Transaktionsdaten
#Ausführungen oder Transaktionen Anzahl der erfolgreichen Automatisierungsläufe oder erfolgreich abgeschlossenen Transaktionen Automatisierungsprotokolle

Einzelheiten finden Sie unter Einsparungen und Berechnung der Arbeitsstunden.

Weitere finanzielle Kennzahlen

Feld Beschreibung Auswirkungen
Zusätzliche Kosten Kosten im Zusammenhang mit Entwicklung, Lizenzen oder Wartung Reduziert die tatsächlich erzielten Vorteile
Nicht-automatisierte Vorteile Qualitative oder indirekte Vorteile (Genauigkeit, Compliance) Nur zur Information
Verpasste Vorteile Erwartete Einsparungen wurden aufgrund von Ausfällen oder Ausfallzeiten nicht realisiert Informativ, anhand dessen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können

Einzelheiten finden Sie unter Nicht-automatisierte Vorteile und zusätzliche Kosten hinzufügen.

Realisierte Vorteile im Zeitverlauf

Dieses Diagramm vergleicht die prognostizierten Vorteile mit den tatsächlich realisierten Vorteilen, aufgeschlüsselt nach Monaten. Der prognostizierte Nutzen ist die erwartete monatliche Einsparung basierend auf dem Geschäftsfall, und der realisierte ist die tatsächliche Einsparung, die durch den Automatisierungslauf erzielt wurde. Die x-Achse zeigt die Monate an und stellt den Zeitplan für die Nutzenrealisierung nach der Implementierung dar. Die y-Achse zeigt den monetären Wert der Vorteile, sowohl positiv als auch negativ. Negative Werte zeigen an, dass die Kosten die Einsparungen übersteigen.

Konfigurationsverlauf

Zeigt jede Änderung an den Möglichkeitseingaben an, mit Details wie was sich geändert hat, wann es sich geändert hat und welche Werte zu diesem Zeitpunkt aktiv waren. Dies ist für Prüfungszwecke sehr hilfreich.

In Prozess umgewandelt

In diesem Abschnitt werden die Möglichkeiten angezeigt, die in eine Prozessautomatisierung umgewandelt wurden. Sie können diese Liste im Excel- oder CSV-Format exportieren, indem Sie auf das Einstellungen-Symbol in der Tabelle „In Prozess umgewandelt“ klicken. Sie können diese Automatisierungen auch in großen Mengen bearbeiten.