Ein Projektmanagement-Team muss monatliche Statusberichte für mehrere Projekte erstellen. Jeder Bericht folgt einer standardisierten Vorlage, erfordert die Eingabe projektspezifischer Daten und muss gespeichert sowie an Stakeholder verteilt werden. Die Automatisierung dieses Prozesses eliminiert die manuelle Dokumentenerstellung, gewährleistet Konsistenz und spart erheblich Zeit.

In diesem Beispiel betrachten Sie ein Szenario, in dem das Vertriebsteam in Ihrem Unternehmen Angebote erstellt, indem es eine Vorlage kopiert, Kundendaten aktualisiert, einen Produktabschnitt anpasst und das endgültige Dokument in einem kundenspezifischen Ordner speichert. Der gesamte Prozess kann beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen und zu Formatierungsinkonsistenzen führen.

Sie können diese Aktionen im Word-Paket verwenden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wie z. B. das Öffnen einer Vorlage, das Ersetzen von Platzhaltern, das Einfügen von Abschnitten, das Validieren von Inhalten und das Speichern des Dokuments mit einem standardisierten Namen, bevor Sie es schließen. Einige der Vorteile sind:

  • Die Vorschläge werden viel schneller erstellt.
  • Eine einheitliche Vorlage und ein einheitlicher Stil für alle Vorschläge gewährleisten Konsistenz.
  • Automatisierte Validierungen reduzieren menschliche Fehler.

Vorbereitungen

  • Eine Vorlage für Vorschläge in einem Microsoft Word-Dokument mit Platzhaltern.

    Zum Beispiel:Kundenname, Angebotsdatum, Lösungsübersicht.

  • Ein Ausgabeverzeichnis, in dem das Word-Dokument automatisch gespeichert wird.
  • Einige benutzerdefinierte Variablen wie:
    • vWordSession (Zeichenfolge): Enthält den Namen Ihrer Word-Sitzung.

      Zum Beispiel: SalesWordSession.

    • vTemplatePath (Zeichenfolge): Enthält den vollständigen Pfad zur Word-Vorlage
    • vCustomerName (Zeichenfolge)
    • vProposalDate (Zeichenfolge)
    • vSolutionOverview (String)
    • vOutputFullPath (Zeichenfolge): Vollständiger Pfad für die endgültige Datei.

      Zum Beispiel, C:\Proposals\Auto_2025-09-19.docx.

    • nReplaceCount (Nummer): Speichert, wie viele Ersetzungen erfolgt sind (zur Validierung)

Prozedur

  1. Ziehen Sie das Dokument erstellen-Aktion-Element und legen Sie es ab.
  2. Verwenden Sie die Text suchen und ersetzen-Aktion, um die folgenden Platzhalter hinzuzufügen:
    • Text suchen: CustomerName
    • Ersetzen durch: vCustomerName

      Sie müssen Alle Vorkommen auswählen.

    • Zuweisen der Anzahl zur Variablen: nReplaceCount

    Wiederholen Sie die oben genannten Anleitungen für ProposalDate und SolutionOverview.

    Anmerkung: Die Text suchen und ersetzen-Aktion kann das gesamte Dokument oder festgelegte Bereiche durchsuchen. Es unterstützt die Groß-/Kleinschreibung und so können Sie die Anzahl der Übereinstimmungen in einer Variablen erfassen.
  3. Fügen Sie die Text einfügen-Aktion hinzu, um am Ende des Dokuments eine benutzerdefinierte Begleitnotiz anzuhängen.
  4. In der Text lesen-Aktion verwenden Sie das Feld Absatzindex, um einen Absatz aus dem Word-Dokument zu überprüfen.
    Zum Beispiel, Zusammenfassung für die Geschäftsleitung. Überprüfen Sie, ob dies den Kundennamen oder das Datum enthält.
  5. Verwenden Sie die Speichern-Aktion, um das Word-Dokument zu speichern.
  6. Verwenden Sie die Schließen-Aktion, um das Dokument zu schließen und die Sitzung zu beenden.