Szenario: Automatisierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses
- Zuletzt aktualisiert2025/09/26
Verwenden Sie dieses Szenario, um zu verstehen, wie Sie einen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess im Prozesseditor erstellen. Dieser Workflow für die Mitarbeiter-Onboarding veranschaulicht, wie Organisationen Automatisierungen wie Bots und Formulare nutzen und in einen Prozess integrieren können, um die gesamte HR-Effizienz zu optimieren und zu verbessern.
Über dieses Szenario
TechStark Inc. ist ein schnell wachsendes Technologieunternehmen, das neue Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen einstellt. Obwohl sie mehrere Automatisierungen entwickelt haben, die den Onboarding-Prozess durch die Beseitigung manueller, wiederkehrender Aufgaben optimieren, suchen sie nach einem Framework, das diesen Prozess weiter verbessert. Sie möchten eine Lösung, die nicht nur verschiedene Aufgaben automatisiert, sondern auch eine intuitive Oberfläche zum Entwerfen und Visualisieren des gesamten Onboarding-Prozesses bietet.
In diesem Zusammenhang beabsichtigt TechStark Inc., einen einheitlichen Prozess mit einem neuen Prozesseditor zu erstellen, der komplexe bedingte Logik effektiv verwalten und reibungslose Übergänge zwischen verschiedenen Aufgabentypen sicherstellen kann. Dieses Szenario beschreibt den vollständigen Mitarbeiter-Onboarding-Workflow, von der Aufnahme des Kandidaten bis zur IT-Bereitstellung und Willkommenskommunikation. Die Automatisierung umfasst mehrere miteinander verbundene Bots und Formulare, um Genauigkeit, Effizienz und nahtlose Übergaben im gesamten Prozess sicherzustellen.
Überblick über den Onboarding-Workflow von Mitarbeitenden
Hier ist ein Flussdiagramm, das die Schritte veranschaulicht, die TechStark Inc. automatisieren möchte, um den gesamten Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende zu verwalten.
- Administrative Einrichtung Automatisieren Sie die Verteilung und Sammlung von HR-Unterlagen (beispielsweise von Verträgen, Steuerformularen) und geben Sie die Kandidatendaten in die HR-Plattform ein.
- Zentrale Erstellung von Kandidatenprofilen: Integrieren Sie die HR-Plattform mit Rekrutierungs-Tools und übertragen Sie nach der Validierung der Kandidateninformationen die Kandidatendaten bei Einstellung automatisch.
- IT-Einrichtung: Automatisierte Kontoeinrichtung für den Kandidaten zur automatischen Erstellung eines E-Mail-Kontos, Zuweisung von Systemanmeldungen und Zugriff auf Anmeldeinformationen. Automatisieren Sie außerdem die IT-Ticketerstellung für die Hardware-Einrichtung.
- Willkommene Kommunikation: Verwenden Sie ein E-Mail-Automatisierungstool, um dynamische, personalisierte Willkommens-E-Mails zu senden, die Details zum Tag-1-Zeitplan, einen Link zu Unternehmensressourcen und eine FAQ für neue Mitarbeitende enthalten. Senden Sie außerdem eine E-Mail an den Reporting-Manager und den zugewiesenen Buddy.
Automatisiertes Onboarding-Verfahren für Mitarbeitende
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Beginnen Sie den Prozess mit dem Kandidateneingabeformular
HR erstellt ein Formular und gibt die erforderlichen Kandidatendaten ein, wie beispielsweise Pauls Kandidaten-ID (zum Beispiel SE_12345), und startet TechStarks Onboarding-Prozess mithilfe des Kandidatendaten-Formulars.
- Formular: #1_Entry_Candidate_Form
- Eingabe: Kandidaten_ID (Nummer0)
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Bot zum Abrufen von Kandidatendaten aus JobVite
Der Onboarding-Bot (#2_Jobvite_Bot) verwendet Pauls Candidate_ID, um seine Daten aus dem JobVite-System von TechStark abzurufen.
- Bot: #2_Jobvite_Bot
- Eingabe: Candidate_ID
- Ausgabe:Gibt die folgenden Kandidatendaten aus
- Vorname: Paul
- Nachname: Johnson
- Private E-Mail: paul.j@example.com
- Manager-E-Mail: maria.smith@techstark.com
- Ort: San Francisco
- Abteilung: Engineering
- Berufsbezeichnung: Softwareentwickler
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Kandidaten-ID-Korrektur (falls erforderlich)
Die Personalabteilung kann die Bedingungen verwenden, um zu überprüfen, ob ein Kandidat in JobVite existiert. Verwenden Sie Wenn-/Sonst-Bedingungen:
- Wenn gefunden → fortfahren
- Sonst → zur Korrektur von Candidate_ID auffordern und die Details erneut von JobVite abrufen.
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Mitarbeiterdetails bestätigen
Pauls Daten werden in einem Bestätigungsformular angezeigt (#3_Employee_Details_R_Form). Die Personalabteilung überprüft und bestätigt die Informationen oder aktualisiert etwaige Unstimmigkeiten.
- Formular: #3_Employee_Details_R_Form
- Eingabe
- Vorname
- Nachname
- Private E-Mail
- Manager-E-Mail
- Ort
- Abteilung
- Berufsbezeichnung
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Mitarbeiterdaten bearbeiten (falls erforderlich)
Wenn Änderungen erforderlich sind, kann die Personalabteilung die Details in einem bearbeitbaren Formular (#3_Employee_Details_W_Form) bearbeiten und die Korrekturen einreichen sowie die Details erneut aus JobVite abrufen.
- Formular: #3_Employee_Details_W_Form
- Eingabe: Gleich wie oben, aber bearbeitbar.
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Mitarbeiterdatensatz in Workday erstellen
Die validierten Daten werden über den Workday Bot (#4_Workday_Bot) an das Workday-System von TechStark gesendet, das Pauls Mitarbeiterprofil erstellt und eine Mitarbeiter-ID generiert, beispielsweise TN-56789.
- Bot: #4_Workday_Bot
- Eingabe
- Vorname
- Nachname
- Private E-Mail
- Manager-E-Mail
- Ort
- Abteilung
- Berufsbezeichnung
- Ausgabe: Mitarbeiter-ID
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IT-Onboarding und Bereitstellung
Der IT-Bereitstellungs-Bot (Application_Provisioning_Process) verwendet Pauls Angaben und die Mitarbeiter-ID, um seinen Firmenlaptop, E-Mail-Account, den Zugang zu internen Systemen und Software-Tools einzurichten.
- Prozess: Application_Provisioning_Process
- Eingabe
- Vorname
- Nachname
- Private E-Mail
- Manager-E-Mail
- Ort
- Abteilung
- Berufsbezeichnung
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Willkommens-E-Mail senden
Paul erhält eine Willkommens-E-Mail (#5_Welcome_Email) an seine neue TechNova-E-Mail-Adresse (paul@techstark.com). Diese E-Mail enthält nützliche Informationen zum Onboarding und beinhaltet Kontakte für seinen Manager und den zugewiesenen Buddy.
- Bot: #5_Welcome_Email
- Eingabe: Employee_Email (konstruiert als FirstName.LastName@company.com)
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Prozessausstieg
Der Onboarding-Prozess endet mit dem Status Erfolgreich, was darauf hinweist, dass Paul vollständig eingearbeitet ist.
- Status: Erfolgreich oder Abgebrochen
So wird der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess im Prozesseditor erstellt. Um Aktivitäten in separate Kategorien oder Verantwortungsbereiche zu organisieren, können Sie dem Mitarbeiter-Onboarding-Prozess Swimlanes hinzufügen. Zusätzlich können Sie die am unteren Rand des Editors verfügbaren Designtools verwenden, um Sie bei diesem Prozess effizienter zu navigieren, ohne den Fokus zu verlieren. Weitere Informationen zum Design-Tool finden Sie unter Prozesseditor.
Zusammenfassung und Vorteile
- Die Integration verschiedener Automatisierungen wie Bots, Formulare und Prozesse kann die Informationsbeschaffung und Genehmigungen beschleunigen, wodurch die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende erheblich verkürzt wird.
- Automatisierung minimiert das Risiko von menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung, was zu einer verbesserten Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Mitarbeiterinformationen führt.
- Integrierte Systeme bieten eine bessere Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten und Nutzerdaten, was zu einer höheren organisatorischen Effizienz und Compliance beiträgt.
- Automatisierte Kontrollpunkte innerhalb des Prozesses bieten festgelegte Rollen und Verantwortlichkeiten, wodurch es einfacher wird, den Fortschritt zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.
- Insgesamt sorgt die Integration von Bots, Formularen und Prozessen im Onboarding nicht nur für effizientere Abläufe, sondern verbessert auch das Erlebnis sowohl für HR-Teams als auch für neue Mitarbeitende.