Überprüfen der Möglichkeiten und Umwandeln in Bot

Prüfen Sie potenzielle, vom System generierte Möglichkeiten, erstellen Sie manuelle Möglichkeiten aus einer vom System generierten Möglichkeit und konvertieren Sie sie in Bots. Sie können die Möglichkeiten-Daten auch in ein Word-Dokument exportieren.

Vorbereitungen

Automatisierungsmöglichkeiten werden in zwei Arten von Möglichkeiten unterschieden: systemgenerierte und manuelle Möglichkeiten. Systemgenerierte Möglichkeiten, auch automatisch generierte Möglichkeiten genannt, werden erstellt, wenn mindestens zwei Aufzeichnungen vom Nutzer genehmigt wurden. Die automatisch generierten Möglichkeiten stehen Ihnen sofort zur Verfügung, damit Sie mit der Analyse auf der Seite Möglichkeiten beginnen können. Die Option PDD herunterladen ist bei automatisch generierten Möglichkeiten nicht verfügbar.

Manuelle Möglichkeiten, auch benutzerdefinierte Möglichkeiten genannt, werden erstellt, wenn Sie eine Ansicht oder eine Aufzeichnung und die zugehörigen Schritte zum Erstellen einer Möglichkeit aus der Ansicht „Aggregiert“ auf der Registerkarte Prozesse auswählen. Auf der Seite Möglichkeiten anzeigen können Sie auch eine benutzerdefinierte Möglichkeit aus einer automatisch generierten Möglichkeit erstellen. So können Sie die Vorteile und Einsparungen der Möglichkeit mit oder ohne Automatisierung weiter analysieren und überprüfen, wenn Sie Ihre Investitionen in die Automatisierung ausbauen möchten.

  • Diese Aufgabe wird vom Discovery Bot-Analysten, der für die Überprüfung und Analyse der zugehörigen Aufzeichnungen von Geschäftsprozessen zuständig ist, ausgeführt.
  • Vergewissern Sie sich, dass dem Analysten eine Prozess Analyzer-Lizenz und die AAE_Discovery Bot Analyst-Rolle zugewiesen sind, bevor die Prozesse analysiert werden.

    Unterstützte Lizenzen für Discovery Bot

  • Stellen Sie sicher, dass dem Analysten eine Bot Creator-Lizenz zur Konvertierung von Möglichkeiten in Bots zugewiesen ist.

    Unterstützte Lizenzen für Discovery Bot

Prozedur

  1. Überprüfen Sie die Daten in der Registerkarte Möglichkeiten:
    1. Melden Sie sich auf Ihrem lokalen Computer als Discovery Bot-Analyst bei Ihrem Control Room an.
    2. Gehen Sie zu Discovery Bot > Möglichkeiten.
      Auf der Seite Möglichkeiten werden alle Möglichkeiten angezeigt, die Sie erstellt haben. Sie können die Menüoption über das Symbol Spalten anpassen so konfigurieren, dass sie wie gewünscht angezeigt wird. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen:

      FeldBeschreibung
      Name der Möglichkeit Der Name, der für diese Möglichkeit geschaffen wurde. Um eine automatisch generierte Möglichkeit von einer nutzerdefinierten Möglichkeit zu unterscheiden, beginnt die automatisch generierte Möglichkeit mit dem Namen des Prozesses gefolgt von Bindestrich und MÖGLICHKEIT.
      Prozessname Der Name, der für den Prozess erstellt wurde.
      Typ Die Art der für einen Prozess geschaffenen Möglichkeit. Der Typ kann „Auto“ oder „Nutzerdefiniert“ sein.
      Pfad Der Typ des angegebenen Pfades, der auf den Optionen Modell und Filter basiert, die auf die Möglichkeit angewendet wird. Automatisch generierte Möglichkeiten verwenden die Standardwerte „Modell“ – „Einfach“ und „Filter“ – „Häufigster Pfad“.
      Datum der Erstellung Zeitpunkt, an dem die Möglichkeit erstellt wurde.
      Datum der Änderung Das Datum, an dem die Möglichkeit vom Analysten geändert wird. Das Änderungsdatum kann angezeigt werden, wenn eine Möglichkeit aktualisiert oder eine nutzerdefinierte Möglichkeit erstellt wird.
      Eigentümer Der Name des Prozessverantwortlichen. Der Prozessverantwortliche kann ein System oder ein Analyst sein.
      Anzahl der Aufzeichnungen Die Anzahl der Aufzeichnungen für einen mit der Möglichkeit verbundenen Prozess.
      Anzahl der Anwendungen Die Anzahl der Anwendungen, die in einer mit der Möglichkeit verbundenen Aufzeichnungssitzung verwendet wurden.
      Prozesszyklus Die Dauer der mit der Möglichkeit verbundenen Aufzeichnungssitzung.
      Anz. der Nutzer Die Anzahl der Nutzer, die an der Aufzeichnungssitzung für diesen Prozess teilgenommen haben.
      Kosten ohne Automatisierung Die Formel, die zur Berechnung der Kosten der Möglichkeit ohne Automatisierung verwendet wird. Verwenden Sie die Formel, um zu entscheiden, welche Möglichkeiten Sie für Ihre Geschäftsentwicklung auf der Grundlage von ROI, verwendeten Anwendungen, Anzahl der Nutzer usw. priorisieren sollten. Die Formel errechnet sich aus der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem Gesamtstundenlohn der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem durchschnittlichen Prozesszyklus.
      Einsparungen Die potenziellen Einsparungen, die mit dem Prozess verbunden sind, wenn die Automatisierung genutzt wird. Die Formel errechnet sich aus der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem Gesamtstundenlohn der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem durchschnittlichen Prozesszyklus.
      Priorität Die der Möglichkeit zugewiesene Prioritätsstufe. Diese Priorität kann eine der Folgenden sein:
      • Niedrig
      • Mittel
      • Hoch
      Erstellter Bot Der Bot, der für eine Möglichkeit erstellt wurde. Dies kann „Ja“ oder „Nein“ sein. Die Option In Bot konvertieren ist für automatisch generierte Möglichkeiten nicht verfügbar. Die Option In Bot konvertieren ist nur für benutzerdefinierte Möglichkeiten verfügbar.
      Einsparungen Die potenziellen Einsparungen, die mit der Möglichkeit verbunden sind (dies könnte als jährliche Einsparung oder als Einsparung pro Ausführung angegeben werden).
      PDD Klicken Sie auf PDD herunterladen, um die Möglichkeiten-Daten zu exportieren und in ein Word-Prozessdefinitionsdokument (PDD) für benutzerdefinierte Möglichkeiten herunterzuladen. Die Option PDD herunterladen ist bei automatisch generierten Möglichkeiten nicht verfügbar. Bei automatisch generierten Möglichkeiten zeigt die Spalte PDD „n.v.“ an. Die Option PDD herunterladen ist auch auf der Seite Möglichkeit anzeigen verfügbar.
    3. Wählen Sie die gewünschte Möglichkeit durch Sortieren, Suchen oder beides aus der Tabelle aus, indem Sie das Feld Suchen verwenden.
    4. Wählen Sie eine Möglichkeit aus der Tabelle aus.
      Die Seite Möglichkeit anzeigen wird angezeigt. Die Ansichten Dashboard und Aggregiert sind verfügbar, um die Details der Möglichkeit zu überprüfen.
      Anmerkung: Je nach der Art der Möglichkeit, die Sie in der Tabelle ausgewählt haben (automatisch oder benutzerdefiniert), werden im Fenster Details verschiedene Felder angezeigt, die Sie bei Bedarf ausfüllen können.
  2. Optional: Erstellen Sie eine weitere Möglichkeit aus dieser benutzerdefinierten Möglichkeit:
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Aggregiert
    2. Aktivieren Sie links neben dem Schritt das Kontrollkästchen Alle Schritte auswählen, um eine neue Möglichkeit zu erstellen.
      Verwenden Sie die Umschalttaste, um die Anzahl der Schritte innerhalb eines Pfades von der Hauptleinwand aus an Ihre Anforderungen anzupassen.
    3. Optional. Verwenden Sie die Filter-Option, um eine bestimmte Möglichkeit anzupassen.
    4. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Möglichkeit – Details aus.
    5. Klicken Sie auf Möglichkeit erstellen, um die neue Möglichkeit zu speichern.
      Die Möglichkeit wird in der Tabelle Möglichkeiten gespeichert.
  3. Optional: Erstellen Sie eine nutzerdefinierte Möglichkeit aus der automatisch erstellten Möglichkeit.
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Aggregiert
    2. Aktivieren Sie im Fenster Details das Kontrollkästchen Auswahl für alle Schritte aufheben, um eine neue benutzerdefinierte Möglichkeit zu erstellen.
      Verwenden Sie die Umschalttaste, um die Anzahl der Schritte innerhalb eines Pfades von der Hauptleinwand aus an Ihre Anforderungen anzupassen.
    3. Optional: Verwenden Sie die Optionen Modell und Filter, um eine bestimmte Möglichkeit anzupassen.
    4. Geben Sie einen Namen für die Möglichkeit ein.
    5. Geben Sie die Anzahl der Geschäftsanwender ein, die an der Aufzeichnungssitzung für einen zugeordneten Prozess beteiligt sind.
    6. Geben Sie die geschätzten Kosten des Prozesses ohne Automatisierung an.
    7. Geben Sie die potenziellen Einsparungen an, die mit dem Prozess verbunden sind, wenn die Automatisierung genutzt wird.
    8. Wählen Sie die Priorität aus der Dropdown-Liste aus.
    9. Klicken Sie auf die Option Als nutzerdefiniert speichern, um die Möglichkeit als nutzerdefinierte Möglichkeit zu speichern.
      Die Möglichkeit wird in der Tabelle Möglichkeiten gespeichert.
    10. Klicken Sie auf Rückgängig, um die in den Feldern vorgenommenen Änderungen rückgängig zu machen.
    11. Optional: Wiederholen Sie die Schritte 2b bis d, um eine weitere Möglichkeit zu erstellen, falls erforderlich.
    12. Optional: Klicken Sie auf einen einzelnen Schritt auf der Leinwand, um Details zu diesem Schritt im Bereich Vorschau anzuzeigen.
  4. Konvertieren in Bot:
    1. Klicken Sie auf die Option In Bot konvertieren.
    2. Geben Sie einen Bot-Namen ein.
    3. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
    4. Klicken Sie auf Durchsuchen und akzeptieren Sie den Standardspeicherort des Ordners \Bots\.
      Um den Speicherort Ihres Bots zu ändern, gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie den Bot speichern möchten.
    5. Klicken Sie auf Bestätigen.
    6. Klicken Sie auf Konvertieren.
      Es erscheint ein Meldungsfenster, das Sie darüber informiert, dass der Bot mit der Konvertierung begonnen hat. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Bot erfolgreich konvertiert wurde. Klicken Sie auf den Hyperlink in der E-Mail, um zu Ihrem Ordner zu gelangen, in dem der Bot erstellt wurde.
      Anmerkung: Auf der Registerkarte Meine Bots zeigt der konvertierte Bot einen Fehler mit 0-Byte-Größe an, während die Bot-Erstellung läuft. Vermeiden Sie das Öffnen des Bots bis die Bot-Konvertierung abgeschlossen ist.
    Die Option In Bot konvertieren ist nur verfügbar, wenn Sie über eine Bot Creator-Lizenz verfügen. Um den erstellten Bot zu überprüfen, muss Ihnen die Rolle AAE_Basic zugewiesen sein.
  5. Klicken Sie auf die Option PDD herunterladen, um die Möglichkeiten-Daten in ein Word-Prozessdefinitionsdokument (PDD) mit demselben Namen wie die Möglichkeit zu exportieren. Das PDD enthält jetzt ein Ablaufdiagramm zur Prozessaufzeichnung und die Zeit für jeden einzelnen Schritt in Stunden, Minuten und Sekunden.

    Wenn eine Möglichkeit erstellt wird, beginnt das PDD automatisch mit der Verarbeitung im Hintergrund. Nachdem das PDD generiert wurde, ändert sich das Feld von „PDD wird generiert“ zu PDD herunterladen. Sie können das Dokument jetzt herunterladen. Außerdem wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Eigentümer der Möglichkeit an die in der Datei hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

    Sie können das PDD für diese Möglichkeit auch von der Seite Möglichkeiten herunterladen. Wenn beim Herunterladen des PDD ein Fehler auftritt, klicken Sie auf PDD herunterladen, um das PDD erneut zu generieren.

    Anmerkung: Sie müssen der Eigentümer der Möglichkeit sein, um sie herunterladen zu können; andernfalls ist die Download-Option deaktiviert.
    Das Dokument wird auf Ihrem Rechner in dem Ordner gespeichert, der in Ihrem Browser für Downloads konfiguriert ist.