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Überprüfen von Möglichkeiten, Konvertieren in Bots und Erstellen eines PDD

  • Aktualisiert: 12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • Build
    • Discovery Bot

Überprüfen von Möglichkeiten, Konvertieren in Bots und Erstellen eines PDD

Prüfen Sie potenzielle, vom System generierte Möglichkeiten, erstellen Sie nutzerdefinierte Möglichkeiten aus einer vom System generierten Möglichkeit und konvertieren Sie sie in bots. Sie können die Möglichkeiten-Daten auch in ein Microsoft Word- oder PDF-Dokument exportieren, um sie als Referenz zu verwenden.

Vorbereitungen

Es gibt zwei Arten von Automatisierungsmöglichkeiten: systemgeneriert und manuell. Systemgenerierte Möglichkeiten, auch als automatisch generierte Möglichkeiten bezeichnet, werden erstellt, wenn mindestens eine Aufzeichnung vom Nutzer für einen Prozess genehmigt wurde. Die automatisch generierten Möglichkeiten stehen Ihnen sofort zur Verfügung, damit Sie mit der Analyse für die Aufzeichnung auf der Seite Möglichkeiten beginnen können. Die Option Herunterladen zur Erstellung eines Microsoft Word- oder PDF-Dokuments ist für automatisch erstellte Möglichkeiten nicht verfügbar. Das Erstellen einer Verzweigung und das Zusammenführen von Schritten in die Verzweigung für automatisch generierte Möglichkeiten ist nicht über den Prozessarbeitsablauf verfügbar.

Manuelle Möglichkeiten, auch als nutzerdefinierte Möglichkeiten bezeichnet werden, werden aus automatisch generierten Möglichkeiten erstellt. Eine nutzerdefinierte Möglichkeit bietet Ihnen die Flexibilität, aktuelle und neu hinzugefügte Aufzeichnungen von Nutzern zu überprüfen und zu entscheiden, ob Sie die neuen Aufzeichnungsänderungen am bestehenden Arbeitsablauf akzeptieren oder ablehnen. Sie können auch eine Verzweigung erstellen, wenn Sie Schritte aus einer anderen Aufzeichnung in den Arbeitsablauf einfügen. Die Option Herunterladen steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie ein Microsoft Word- oder PDF-Dokument mit den nutzerdefinierten Möglichkeiten-Daten zu Ihrer Referenz herunterladen möchten.

  • Diese Aufgabe wird vom Discovery Bot-Analysten, der für die Überprüfung und Analyse der zugehörigen Aufzeichnungen von Geschäftsprozessen zuständig ist, ausgeführt.
  • Vergewissern Sie sich, dass dem Analysten eine Process Analyzer-Lizenz und die AAE_Discovery Bot Analyst-Rolle zugewiesen sind, bevor die Prozesse analysiert werden.

    Unterstützte Lizenzen für Discovery Bot

  • Stellen Sie sicher, dass dem Analysten eine Bot Creator-Lizenz zur Konvertierung von Möglichkeiten in bots zugewiesen ist.

    Unterstützte Lizenzen für Discovery Bot

Prozedur

  1. Überprüfen Sie die Daten in der Registerkarte Möglichkeiten:
    1. Melden Sie sich auf Ihrem lokalen Computer als Discovery Bot-Analyst bei Ihrem Control Room an.
    2. Gehen Sie zu Discovery Bot > Möglichkeiten.
      Auf der Seite Möglichkeiten werden alle Möglichkeiten angezeigt, die Sie erstellt haben. Sie können die Menüoption über das Symbol Spalten anpassen so konfigurieren, dass sie wie gewünscht angezeigt wird. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen:
      Feld Beschreibung
      Name der Möglichkeit Der Name, der für diese Möglichkeit geschaffen wurde. Um eine automatisch generierte Möglichkeit von einer nutzerdefinierten Möglichkeit zu unterscheiden, beginnt die automatisch generierte Möglichkeit mit dem Namen des Prozesses gefolgt von Bindestrich und MÖGLICHKEIT.
      Prozessname Der Name, der für den Prozess erstellt wurde.
      Typ Die Art der für einen Prozess geschaffenen Möglichkeit. Der Typ kann „Auto“ oder „Nutzerdefiniert“ sein.
      Pfad Der Typ des angegebenen Pfades, der auf der Option Filter basiert, die auf die Möglichkeit angewendet wird. Automatisch generierte Möglichkeiten verwenden Filterstandardwerte aus den am meisten genutzten Pfaden.
      Datum der Erstellung Zeitpunkt, an dem die Möglichkeit erstellt wurde.
      Datum der Änderung Das Datum, an dem die Möglichkeit vom Analysten geändert wird. Das Änderungsdatum kann angezeigt werden, wenn eine Möglichkeit aktualisiert oder eine nutzerdefinierte Möglichkeit erstellt wird.
      Besitzer Der Name des Prozessverantwortlichen. Der Prozessverantwortliche kann ein System oder ein Analyst sein.
      Anzahl der Aufzeichnungen Die Anzahl der Aufzeichnungen für einen mit der Möglichkeit verbundenen Prozess.
      Anzahl der Anwendungen Die Anzahl der Anwendungen, die in einer mit der Möglichkeit verbundenen Aufzeichnungssitzung verwendet wurden.
      Prozesszyklus Die Dauer der mit der Möglichkeit verbundenen Aufzeichnungssitzung.
      # der Nutzer Die Anzahl der Nutzer, die an der Aufzeichnungssitzung für diesen Prozess teilgenommen haben.
      Kosten ohne Automatisierung Die Formel, die zur Berechnung der Kosten der Möglichkeit ohne Automatisierung verwendet wird. Verwenden Sie die Formel, um zu entscheiden, welche Möglichkeiten Sie für Ihre Geschäftsentwicklung auf der Grundlage von ROI, verwendeten Anwendungen, Anzahl der Nutzer usw. priorisieren sollten. Die Formel errechnet sich aus der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem Gesamtstundenlohn der Anzahl der Nutzer multipliziert mit dem durchschnittlichen Prozesszyklus.
      Einsparungen Die potenziellen Einsparungen, die mit der Möglichkeit verbunden sind (dies könnte als jährliche Einsparung oder als Einsparung pro Ausführung angegeben werden).
      Priorität Die der Möglichkeit zugewiesene Prioritätsstufe. Diese Priorität kann eine der Folgenden sein:
      • Niedrig
      • Mittel
      • Hoch
      Erstellte Bots Der Bot, der für eine Möglichkeit erstellt wurde. Dies kann „Ja“ oder „Nein“ sein. Die Option In Bot konvertieren ist für automatisch generierte Möglichkeiten nicht verfügbar. Die Option In Bot konvertieren ist nur für nutzerdefinierte Möglichkeiten verfügbar.
    3. Wählen Sie die gewünschte Möglichkeit durch Sortieren, Suchen oder beides aus der Tabelle aus, indem Sie das Feld Suchen verwenden.
    4. Klicken Sie auf das vertikale Ellipsen-Symbol (drei Punkte) in der Tabelle, um eine Möglichkeit anzuzeigen oder ein Word- oder PDF-PDD-Dokument herunterzuladen.
      Die Option zum Herunterladen des PDD im Word- oder PDF-Format ist nur für nutzerdefinierte Möglichkeiten verfügbar.
    5. Wählen Sie eine Möglichkeit zum Anzeigen aus der Tabelle aus.
  2. Optional: Erstellen Sie eine nutzerdefinierte Möglichkeit aus der automatisch erstellten Möglichkeit.
    1. Überprüfen Sie die Aufzeichnungen im Arbeitsablauf.
      Wählen Sie entweder das Screenshot-Symbol oder das Anwendungssymbol aus, um zu entscheiden, wie Sie die Schritte anzeigen möchten. Verwenden Sie die Option Vergrößern oder Verkleinern, je nach Bedarf. Verwenden Sie die Option Vergrößerung zurücksetzen, um die Ansicht auf die Standardstufe zurückzusetzen und den Prozess auf der Leinwand neu zu zentrieren.
      Zusammenhängende Schritte, die in derselben Anwendung durchgeführt werden, werden miteinander kombiniert. Zur besseren Lesbarkeit des Prozesses wird dieser als eine einzelne Gruppe dargestellt. Die Anzahl der zusammengefassten Schritte ist in der rechten unteren Ecke der Gruppe angegeben.
      Anmerkung: Wenn die Screenshot-Ansicht die letzte aktive Ansicht ist, wird das Bild des letzten Schritts in der Gruppe für die zusammengeklappte Gruppe angezeigt. Sie können den Prozess innerhalb der Leinwand ziehen, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und den Prozess an die gewünschte Stelle verschieben.
    2. Klicken Sie auf einen Schritt, um eine Gruppe von Schritten zu erweitern und eine detailliertere Vorschau des Schritts anzuzeigen. Alternativ können Sie auch auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke des Gruppensymbols klicken.
      Verwenden Sie das Gruppensymbol, um Gruppen von Schritten anzuzeigen, die zu den während der Aufzeichnungssitzung verwendeten Aktionen auf primärer und sekundärer Ebene (und Aktionen auf Untergruppenebene) gehören. Erweitern Sie bei Bedarf eine Gruppe von Schritten, um von der Primär- zur Untergruppenebene aufzuschlüsseln, damit Sie entscheiden können, welche Gruppe von Schritten Sie beim Erstellen einer potenziellen Möglichkeit für eine zu automatisierende Aufgabe verwenden möchten. Eine Aktion auf primärer Ebene zeigt beispielsweise Microsoft Outlook an, eine Aktion auf sekundärer Ebene zeigt Outlook-E-Mail-Benachrichtigungen an und Aktionen auf Untergruppenebene können „E-Mail erstellen“, „E-Mail-Textkörper“ und „E-Mail senden“ anzeigen.
    3. Wählen Sie im Fenster Übersicht das Kontrollkästchen Alle Schritte auswählen, um eine nutzerdefinierte Möglichkeit zu erstellen.
      Verwenden Sie die Umschalttaste, um die Anzahl der Schritte innerhalb eines Pfades von der Hauptleinwand aus an Ihre Anforderungen anzupassen. Wenn Sie eine verschachtelte Verzweigung oder einen Loop auswählen, zeigt die übergeordnete Verzweigung oder der übergeordnete Loop eine Teilauswahl an.
    4. Optional. Verwenden Sie die Option Filter, um eine bestimmte Möglichkeit anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    5. Optional. Verwenden Sie die Option Frequenzzähler umschalten, um die Häufigkeit eines Pfads im Vergleich zu anderen Aufzeichnungen anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    6. Geben Sie einen Namen für die Möglichkeit ein.
    7. Geben Sie die Anzahl der Geschäftsanwender ein, die an der Aufzeichnungssitzung für einen zugeordneten Prozess beteiligt sind.
    8. Geben Sie die geschätzten Kosten des Prozesses ohne Automatisierung an.
    9. Geben Sie die potenziellen Einsparungen an, die mit dem Prozess verbunden sind, wenn die Automatisierung genutzt wird.
      Dies ist die beste Einschätzung der zu erwartenden Einsparungen auf Jahresbasis, wenn ein Bot alle Schritte der Möglichkeit durchführt.
    10. Wählen Sie die Priorität aus der Dropdown-Liste aus.
    11. Klicken Sie auf die Option Als nutzerdefiniert speichern, um die Möglichkeit als nutzerdefinierte Möglichkeit zu speichern.
      Es erscheint ein Meldungsfenster, das Sie darüber informiert, dass die Möglichkeit erstellt wurde. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die neu erstellte Möglichkeit auf der Registerkarte Möglichkeiten anzuzeigen.
    12. Klicken Sie auf Rückgängig, um die in den Feldern vorgenommenen Änderungen rückgängig zu machen.
  3. Optional: Fügen Sie von einer nutzerdefinierten Möglichkeit aus Schritte aus einer anderen Aufzeichnung zum Arbeitsablauf hinzu, erstellen Sie eine Verzweigung und führen Sie Schritte aus einer oder mehreren Aufzeichnungen in der Verzweigung zusammen. Erstellen Sie eine weitere Möglichkeit aus dieser nutzerdefinierten Möglichkeit.
    1. Wählen Sie eine Aufzeichnung aus der Tabelle Aufzeichnungen aus.

      Die ausgewählte Aufzeichnung wird im neuen Zuführbereich links neben der Hauptleinwand angezeigt. Klicken Sie auf einen einzelnen Schritt auf der Leinwand, um Details zu diesem Schritt im Bereich Übersicht auf der rechten Seite anzuzeigen.

    2. Klicken Sie auf der Hauptleinwand auf das Verzweigungssymbol.
      Klicken Sie auf das Verzweigungssymbol, um einen Bedingungsschritt in die Ansicht einzufügen. Das Verschieben des nachfolgenden Schritts in eine Verzweigung auf der linken Seite und das Hinzufügen einer neuen Verzweigung auf der rechten Seite der leeren Verzweigung sollen Schritte aus einer anderen Aufzeichnung erhalten. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des gelben Kastens auf die drei Punkte, um eine neue Verzweigung zu erstellen oder eine Verzweigung zu löschen. Der Endpunkt der Verzweigung wird mit einem kleinen Kreis angezeigt.
      Standardmäßig können Sie den Endpunkt der Verzweigung im Pfadverlauf nach unten verschieben, um mehr als einen Schritt einzubeziehen. Um den Endpunkt der Verzweigung zu verschieben, drücken Sie mit dem Cursor auf den Endpunkt, bis die gepunkteten Linien um die Verzweigungen herum angezeigt werden. Ziehen Sie den Endpunkt im Pfadverlauf nach unten. Platzieren Sie den Endpunkt, wenn Sie die gestrichelten Linien zwischen den Pfeilen sehen. Der Endpunkt wird im Pfadverlauf nach unten verschoben und umfasst mehr Schritte. Um eine nutzerdefinierte Auswahl von Schritten zu treffen, verwenden Sie die Umschalttaste, um eine bestimmte Anzahl von Schritten innerhalb eines Pfades auf der Hauptleinwand auszuwählen. Eine pfadübergreifende Auswahl ist nicht verfügbar.
      Das Loop-Symbol wird als orangefarbener Kreis mit einem Pfeil angezeigt. Ein Loop ist eine Abfolge von Schritten, die bei einer einzelnen Aufzeichnung eine bestimmte Anzahl von Malen erfolgt. Das Loop-Symbol wird mit einer für-Bedingung angezeigt, und zwar zusammen mit der Anzahl, die angibt, wie oft die Schrittfolge in diesem Loop im Prozess wiederholt wird. Sie können die Loop-Bedingung (für und während) ändern, indem Sie den Prozess-Arbeitsablauf speichern.
    3. Klicken Sie auf das Feld Bedingung auf der Knotenebene.
    4. Geben Sie im Feld Bedingung einen Namen für die Bedingung ein. Beispielsweise Kreditwürdigkeit.
    5. Klicken Sie auf das Häkchen, um den Namen für die Bedingung zu speichern.
    6. Öffnen Sie die entsprechenden Verzweigungen auf der rechten und linken Seite und legen Sie einen Wert für die Bedingung fest.
      Geben Sie zum Beispiel rechts weniger als 200 und links mehr als 700 ein.
    7. Ziehen Sie Schritte aus der Aufzeichnung im Zuführbereich auf der Hauptleinwand in den Empfängerschritt der Verzweigung mit der Bezeichnung Elemente hierher ziehen.
      Verwenden Sie die Umschalttaste, um einen oder mehrere Schritte auszuwählen, die Sie in den Empfängerschritt ziehen. Um eine Bedingung in der Verzweigung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte. Wählen Sie Verzweigung löschen.
    8. Wiederholen Sie die Schritte b bis g, um weitere Verzweigungen zu erstellen und Schritte in der Verzweigung zusammenzuführen.
    9. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
      Der PDD beginnt automatisch mit der Verarbeitung im Hintergrund. Nachdem das PDD generiert wurde, ändert sich das Feld von „PDD wird verarbeitet“ zu Herunterladen.
      Anmerkung: Klicken Sie nicht mehrmals auf Speichern. Dies führt zu einem Verarbeitungsfehler.
    10. Wiederholen Sie die Schritte a bis j, um je nach Bedarf weitere Verzweigungen zu erstellen.
    11. Optional: Wiederholen Sie die Schritte 2c bis j, um eine weitere Möglichkeit aus dieser nutzerdefinierten Möglichkeit mit den neu hinzugefügten Schritten und Verzweigungen aus anderen Aufzeichnungen zu erstellen.
    12. Klicken Sie auf Möglichkeit erstellen, um die neue Möglichkeit zu speichern.
      Die Möglichkeit wird in der Tabelle Möglichkeiten gespeichert.
  4. Optional: Überprüfen Sie die Aufzeichnungsaktualisierungen für die nutzerdefinierte Möglichkeit. Akzeptieren oder verwerfen Sie die neuen Änderungen für den Prozessablauf.
    1. Klicken Sie auf Überprüfen, um die Änderungen zu übernehmen.
      Für den Discovery Bot-Nutzer sind neue Aufzeichnungen zur Überprüfung verfügbar.
    2. Wählen Sie die neue Aufzeichnung aus der Tabelle Aufzeichnungen.
      Die ausgewählte Aufzeichnung ist blau markiert. Die Aufzeichnung wird auf der linken Seite der Leinwand angezeigt. Beachten Sie die gestrichelten Linien um die Schritte. Die Platzierung der Schritte wird im Arbeitsablauf auf der rechten Seite der Leinwand mit einem fetten Rahmen um die Schritte angezeigt.
    3. Klicken Sie auf Mit Änderungen aktualisieren, um die Aktualisierungen des Arbeitsablaufs zu akzeptieren.
      Es wird eine Popup-Meldung angezeigt, die besagt, dass Ihre Änderungen erfolgreich aktualisiert wurden.
    4. Klicken Sie auf Zurück zum Bearbeiten, um zum aktuellen Arbeitsablauf zurückzukehren, ohne die Änderungen vorzunehmen.
    5. Klicken Sie auf Ablehnen, um die Änderungen zu verwerfen.
      Setzen Sie die Überprüfung des aktuellen Arbeitsablaufs für die nutzerdefinierte Möglichkeit fort. Fügen Sie Schritte aus einer anderen Aufzeichnung zum Arbeitsablauf hinzu, erstellen Sie eine Verzweigung und führen Sie Schritte aus einer oder mehreren Aufzeichnungen in die Verzweigung ein.
  5. Konvertieren in bot:
    1. Klicken Sie auf die Option In Bot konvertieren.
    2. Geben Sie einen bot-Namen ein.
    3. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
    4. Klicken Sie auf Durchsuchen und akzeptieren Sie den Standardspeicherort des Ordners \Bots\.
      Um den Speicherort Ihres bots zu ändern, gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie den bot speichern möchten.
    5. Klicken Sie auf Bestätigen.
    6. Klicken Sie auf Konvertieren.
      Es erscheint ein Meldungsfenster, das Sie darüber informiert, dass der Bot mit der Konvertierung begonnen hat. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Bot erfolgreich konvertiert wurde. Klicken Sie auf den Hyperlink in der E-Mail, um zu Ihrem Ordner zu gelangen, in dem der Bot erstellt wurde.
      Anmerkung: Auf der Registerkarte Meine Bots zeigt der konvertierte bot einen Fehler mit 0-Byte-Größe an, während die bot-Erstellung läuft. Vermeiden Sie das Öffnen des bots bis die bot-Konvertierung abgeschlossen ist.
    Die Option In Bot konvertieren ist nur verfügbar, wenn Sie über eine Bot Creator-Lizenz verfügen. Um den erstellten Bot zu überprüfen, muss Ihnen die Rolle AAE_Basic zugewiesen sein.
  6. Klicken Sie auf die Option Herunterladen, um die Möglichkeiten-Daten in ein Prozessdefinitionsdokument (PDD) mit demselben Namen wie die Möglichkeit zu exportieren. Wählen Sie die Art des PDD (Word oder PDF), das Sie exportieren möchten. Das PDD enthält jetzt ein Ablaufdiagramm zur Prozessaufzeichnung und die Zeit für jeden einzelnen Schritt in Stunden, Minuten und Sekunden.
    Wenn eine Möglichkeit erstellt wird, beginnt das PDD automatisch mit der Verarbeitung im Hintergrund. Nachdem das PDD generiert wurde, ändert sich das Feld von „PDD wird verarbeitet“ zu Herunterladen. Sie können das Dokument jetzt herunterladen. Eine E-Mail-Benachrichtigung an den geschäftlichen Nutzer wird ebenfalls an die in der Datei hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Wenn beim Herunterladen des PDD ein Fehler auftritt, klicken Sie auf Herunterladen, um das PDD erneut zu generieren.
    Anmerkung: Wenn Sie ein Nutzer mit mehreren Rollen sind, erhalten Sie zwei E-Mail-Benachrichtigungen für die exportierten Daten, eine für die Aufzeichnungsdaten und eine für die Möglichkeiten-Daten.
    Anmerkung: Sie müssen der Eigentümer der Möglichkeit sein, um sie herunterladen zu können; andernfalls ist die Download-Option nicht verfügbar.
    Auf Ihrem Rechner wird das Dokument in dem Ordner gespeichert, der in Ihrem Browser für Downloads konfiguriert ist.

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