Einen Discovery Bot-Geschäftsprozess aufzeichnen

Mit dem Discovery Bot-Recorder können Sie die Schritte eines Geschäftsprozesses aufzeichnen, erfassen und kommentieren. Mit dem Prozess-Recorder kann der Discovery Bot-Analyst alle aufgezeichneten Schritte für eine quantitative und vergleichende Analyse einsehen. Diese Schritte und die erfassten Metadaten und Nutzeraktionen helfen dem Analysten dabei, Entscheidungen zu treffen, Möglichkeiten zu schaffen und Bots zu erstellen.

Vorbereitungen

  • Diese Aufgabe wird von dem Discovery Bot-Nutzer ausgeführt, der die zugewiesenen Geschäftsprozesse aufzeichnet und sie zur Überprüfung und Analyse vorlegt.
    Anmerkung: Auch Nutzer mit mehreren oder benutzerdefinierten Rollen können diese Aufgabe ausführen, sofern sie die passenden Rollen oder Berechtigungen haben. Auf der Kachel für einen Prozess werden andere verfügbare Menüaktionen (vertikale Ellipse) angezeigt.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Geräteanmeldedaten festgelegt und die neueste Bot-Agent-Version auf Ihrem Rechner installiert haben, bevor Sie den Discovery Bot-Recorder verwenden.
  • Vergewissern Sie sich, dass das Gerät, auf dem Sie die Aufzeichnungen vornehmen werden, ebenfalls ordnungsgemäß registriert ist.

    Voraussetzungen für Discovery Bot

Prozedur

  1. So zeichnen Sie einen Geschäftsprozess auf:
    1. Melden Sie sich auf Ihrem lokalen Computer als Discovery Bot-Geschäftsanwender bei Ihrem Control Room an.
    2. Gehen Sie zu Discovery Bot > Prozesse.
      Die Seite Prozesse wird geöffnet und zeigt alle Prozesse an, die dem Nutzer zur Aufzeichnung zugewiesen wurden.
    3. Klicken Sie auf das Symbol Aufzeichnung wird gestartet… auf der Kachel, die dem gewünschten Prozess zugeordnet ist, um mit der Aufzeichnung des Prozesses zu beginnen.
      Anmerkung: Sie können auch über das Symbol mit der vertikalen Ellipse Aufzeichnung wird gestartet… wählen, um die Aufzeichnung des Prozesses zu starten.
      Es wird ein Meldungsfenster angezeigt, in dem Sie darüber informiert werden, dass Sie jetzt Ihren Bildschirm aufzeichnen und teilen. Das Fenster Discovery Bot Recorder wird angezeigt und enthält die Optionen Pausieren und Stoppen. Sie können die Aufzeichnung bei Bedarf pausieren und fortsetzen. Wenn Sie zum ersten Mal mit der Aufzeichnung eines Vorgangs beginnen, warten Sie ein paar Minuten, bis der Recorder startet.
    4. Führen Sie die Aktionen aus, die aufgezeichnet werden sollen.
      Beispiel: Öffnen Sie eine Anwendung und füllen Sie ein Formular aus. Oder öffnen Sie einen Browser und durchsuchen Sie eine Website. Klicken Sie auf das Objektsteuerelement, z. B. eine Schaltfläche, ein Formularfeld oder eine Tabelle. Ein roter Umriss hebt das Steuerelement hervor, wenn Sie die Maus darüber bewegen, um die Aktion zu erfassen. Der rote Umriss zeigt an, dass der Recorder bereit ist, die nächste Aktion zur Aufzeichnung des Prozesses durchzuführen.
      Sie können beim Aufzeichnen Aktionen wie Doppelklick, Ziehen und Ablegen, Klicken und Halten oder Textauswahl durchführen. Aktionen, die über Tastaturanschläge ausgeführt werden, werden im Feld Daten angezeigt.
    5. Klicken Sie auf Stoppen, um die Aufzeichnung zu beenden.
      Sie können jederzeit auf Aufzeichnung abbrechen klicken, um die Aufzeichnung abzubrechen.
      Warten Sie ein paar Sekunden, bis der Recorder beendet ist. Die Details in der Kachel für den Prozess werden im Bereich Aufzeichnungen um die neue Aufzeichnung ergänzt.
      Anmerkung: Nachdem die Aufzeichnung gestoppt wurde, können ihr keine weiteren Schritte mehr hinzugefügt werden.
      Anmerkung: In einer Aufzeichnung können maximal 8 Stunden an Nutzeraktionen aufgezeichnet werden.
    6. Geben Sie einen Namen für die Aufzeichnung in das vorgesehene Feld ein.
      Die Anzahl der Zeichen ist auf 50 begrenzt. Sonderzeichen werden unterstützt.
    7. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
    8. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Aufzeichnung zu verwerfen.
      Anmerkung: Wenn Sie die Aufzeichnung verwerfen, können Sie sie nicht wiederherstellen.
  2. Überprüfen Sie die erfassten Schritte, kommentieren Sie sie und senden Sie eine Prozessaufzeichnung zur Überprüfung an den Discovery Bot-Analysten:
    1. Wählen Sie unter Prozesse einen Prozess aus, indem Sie auf den Prozessnamen oder auf eine beliebige Stelle innerhalb der Prozesskachel klicken. Klicken Sie unter Prozesse auf die vertikale Ellipse und wählen Sie Meine Aufzeichnung bearbeiten, um Ihre Aufzeichnungen zu bearbeiten und zu überprüfen.
      Wenn Sie auf die Prozesskachel oder den Prozessnamen klicken, wird die Seite Möglichkeiten angezeigt. Dem Analysten werden auf der Registerkarte Möglichkeiten nur genehmigte Aufzeichnungen angezeigt.
      Bei Discovery Bot-Nutzern mit mehreren oder benutzerdefinierten Rollen gilt: Klicken Sie auf die vertikale Ellipse und wählen Sie Meine Aufzeichnung bearbeiten, um Ihre Aufzeichnungen zu bearbeiten und zu überprüfen. Wenn Sie auf die Prozesskachel oder den Prozessnamen klicken, wird die Seite Prozess anzeigen geöffnet. Dem Analysten werden auf der Seite Prozess anzeigen nur genehmigte Aufzeichnungen angezeigt.
      Die Seite Aufzeichnungen wird geöffnet. Auf der linken Seite werden die Aufzeichnungen angezeigt und auf der rechten Seite die Details zu den einzelnen Aufzeichnungen. Die Tabelle zeigt die folgenden Informationen an:
      Aufzeichnungen Beschreibung
      Aufzeichnungen (Anz.) (ausgewählte Anzahl) Anzahl der Aufzeichnungen, die von den Nutzern angemeldet wurden.
      Spalten anpassen Klicken Sie auf das Tabellensymbol, um Spalten (ID, Status, Prozesszyklus und Recorder) ein- oder auszublenden, oder um die Header-Zeilen ggf. nach rechts oder links zu schieben.
      ID ID-Nummer der Aufzeichnung in der Datenbank. Das System speichert den Index für jede vom Nutzer erfasste Aufzeichnung und erhöht ihn fortlaufend.
      Anmerkung: Um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen, wählen Sie ID und geben Sie die ID-Nummer in die Suchleiste ein.
      Name Name der Aufzeichnung.
      Status Status der Aufzeichnung:
      • Ausstehend: Anfänglicher Zustand.
      • Genehmigt: Alle vom Nutzer geforderten Bearbeitungen sind abgeschlossen, und die Aufzeichnung ist bereit für die Überprüfung durch einen Analysten.
      • Fehler: Beim Speichern der Aufzeichnung im System ist ein Fehler aufgetreten.
      • Abgelehnt: Wird derzeit nicht verwendet.
      Anmerkung: Um nach einem Prozessstatus zu suchen, wählen Sie Status und wählen Sie einen Status aus der Dropdown-Liste aus.
      Prozesszyklus Aufzeichnungsdauer in Minuten und Sekunden (ohne die Zeit, für die der Recorder pausiert wurde).
      Recorder Name des Nutzers, der die Aufzeichnung erstellt hat.
      Anmerkung: Um Nutzer zu suchen, die einer Aufzeichnung zugeordnet sind, wählen Sie Recorder aus der Dropdown-Liste aus und geben Sie den Nutzernamen in die Suchleiste ein. Bei der Suche muss Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.
  3. Wählen Sie unter Aufzeichnungen eine Aufzeichnung aus, um alle aufgezeichneten Schritte anzuzeigen. Im rechten Fenster zeigt der Header die Details zur Aufzeichnungs-ID an, darunter auch die während der Aufzeichnungssitzung erfassten Gesamtschritte, den Namen der Aufzeichnung, die Prozesszeit und den aktuellen Aufzeichnungsstatus.
    Jeder aufgezeichnete Schritt enthält: Screenshot mit der Option Bildschirm (Symbol), Anwendungstyp, Daten (über die Tastatur eingegebener Text) und Felder mit der Schrittbeschreibung (kommentierter Nutzertext).
  4. Optional: Um eine Beschreibung für die Aufzeichnung zu erstellen, klicken Sie in den Bereich Beschreibung. Informieren Sie den Analysten im Feld Beschreibung über Kontext und Zweck der Aufzeichnung.
    Die Anzahl der Zeichen ist auf 255 begrenzt. Die eingegebene Beschreibung wird auch im PDD angezeigt.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die im Feld Beschreibung eingegebene Beschreibung zu speichern.
  6. Optional: Klicken Sie auf das Symbol Bildschirm, um den Screenshot ein- oder auszublenden.
    Verwenden Sie das Symbol für die Option Bildschirm, wenn Sie für die Discovery Bot-Analysten und Nutzer mit mehreren oder benutzerdefinierten Rollen keine persönlichen Bilddetails freigeben möchten. Um persönliche Informationen (z. B. Nutzername oder Passwort) aus dem Bild zu entfernen, bearbeiten Sie das Feld Daten vor der Übermittlung an den Analysten zur Überprüfung.
    Anmerkung: Wenn Sie ein Bild ausblenden und auf Senden klicken, können Sie das Bild nicht wieder anzeigen.
  7. Klicken Sie auf den Screenshot, um das Bild in voller Größe anzuzeigen.
    Der Screenshot zeigt den Zustand der Anwendung bei der Durchführung der entsprechenden Aktion. Der rote Umriss hebt hervor, wo Sie Aktionen wie Klicken, Halten oder Textauswahl durchgeführt haben. Sie können den Screenshot nicht bearbeiten. Klicken Sie auf das Bild, wenn Sie eine größere Ansicht des Screenshots anzeigen möchten. Im modalen Fenster können Sie die Schritt-Aktion im Detail überprüfen. Klicken Sie auf die Nummerierung unter dem Bild, um eine Schrittnummer auszuwählen, oder verwenden Sie die Pfeile nach rechts oder links, um schnell alle erfassten Bilder anzuzeigen. Für Aktionen, die nicht vom Recorder erfasst werden (z. B. Doppelklick, Drag-and-Drop, Klicken und Halten) können Sie die einzelnen Schritte für den Analysten im Feld Schrittbeschreibung dokumentieren.
    Die Dauer des aufgezeichneten Schritts wird unter dem Screenshot in Minuten und Sekunden angezeigt. Anhand dieser Informationen können Sie priorisieren, welche Schritte oder Schrittfolgen sich besser für eine Automatisierung eignen. Wenn z. B. eine Schrittfolge länger dauert, können Sie sie zunächst für einen Prozess automatisieren, um manuellen Aufwand zu sparen.
    • Klicken Sie auf das Symbol Bild ausblenden, um das Bild auszublenden.

      Das Bild wird dem Analysten dann nicht zur Überprüfung vorgelegt. Klicken Sie auf das X, um den Rahmen zu schließen. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu speichern.

    • Klicken Sie auf Bild anzeigen, um das Bild anzuzeigen.

      Das Bild wird dem Analysten dann zur Überprüfung vorgelegt. Klicken Sie auf das X, um den Rahmen zu schließen. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu speichern.

  8. Optional: Aktualisieren Sie den in der Prozessaufzeichnung verwendeten Anwendungsnamen im Textfeld Anwendung.
    Das Feld Anwendung enthält den Namen der Anwendung, in der die Aktion durchgeführt wurde. Bei Bedarf kann der Nutzer, der die Aufzeichnung erstellt hat, dies ändern.
  9. Optional: Aktualisieren Sie den über die Tastatur eingegebenen Text für die Prozessaufzeichnung im Textfeld Daten.
    Das Feld Daten enthält alle Daten, die der Nutzer in diesem Schritt während der Aufzeichnung eingegeben hat.
    Anmerkung: Sie müssen nach der Dateneingabe über die Tastatur einen Rechtsklick oder Linksklick mit der Maus ausführen. Für jeden Schritt, in dem die Daten eingegeben wurden, können Sie im Feld Daten Änderungen an den Daten vornehmen. Bei Schritten, für die bei der eigentlichen Aufzeichnung des Prozesses keine Daten eingegeben werden, können Sie keine Daten eingeben.
  10. Optional: Aktualisieren Sie den mit dem Schritt verbundenen Kontext im Textfeld Schrittbeschreibung.
    Das Textfeld Schrittbeschreibung enthält zusätzliche Beschreibungen, die Sie für den auszuführenden Vorgang eingeben möchten. Die Anzahl der Zeichen ist auf 2000 begrenzt.
  11. Optional: Löschen Sie alle Schritte, die nicht in die Prozessaufzeichnung aufgenommen werden sollen.
  12. Wiederholen Sie das oben beschriebene Verfahren ggf. für jeden Schritt.
  13. Optional: Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
    Verwenden Sie die Option Speichern, wenn Sie die Aufzeichnungsdaten (z. B. Anwendung, über die Tastatur eingegebener Text, Textfelder für Anmerkungen) für mehrere in der Tabelle Aufzeichnungen erfasste Aufzeichnungen bearbeiten und vergleichen möchten.
  14. Optional: Klicken Sie auf Löschen, um die Aufzeichnung für diesen Prozess zu löschen.
    Verwenden Sie die Option Löschen, wenn Sie die Aufzeichnungsdaten nicht zur Überprüfung an den Analysten senden möchten.
    Die Aufzeichnung und die zugehörigen Daten werden auf der Seite Aufzeichnungen für diesen Prozess gelöscht.
  15. Klicken Sie auf Absenden.
    Die Aufzeichnung wird dem Analysten zur Überprüfung und Genehmigung zugesendet.
    Anmerkung: Nachdem eine Aufzeichnung abgesendet wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden, um zusätzliche Änderungen vorzunehmen.
  16. Klicken Sie auf die Option Herunterladen, um die Möglichkeiten-Daten in ein Prozessdefinitionsdokument (PDD) mit demselben Namen wie die Möglichkeit zu exportieren. Wählen Sie die Art des PDD (Word oder PDF), das Sie exportieren möchten. Das PDD enthält jetzt ein Ablaufdiagramm zur Prozessaufzeichnung und die Zeit für jeden einzelnen Schritt in Stunden, Minuten und Sekunden.
    Wenn eine Möglichkeit erstellt wird, beginnt das PDD automatisch mit der Verarbeitung im Hintergrund. Nachdem das PDD generiert wurde, ändert sich das Feld von „PDD wird verarbeitet“ zu Herunterladen. Sie können das Dokument jetzt herunterladen. Eine E-Mail-Benachrichtigung an den geschäftlichen Nutzer wird ebenfalls an die in der Datei hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Wenn beim Herunterladen des PDD ein Fehler auftritt, klicken Sie auf Herunterladen, um das PDD erneut zu generieren.
    Anmerkung: Wenn Sie ein Nutzer mit mehreren Rollen sind, erhalten Sie zwei E-Mail-Benachrichtigungen für die exportierten Daten, eine für die Aufzeichnungsdaten und eine für die Möglichkeiten-Daten.
    Anmerkung: Sie müssen der Eigentümer der Möglichkeit sein, um sie herunterladen zu können; andernfalls ist die Download-Option nicht verfügbar.
    Auf Ihrem Rechner wird das Dokument in dem Ordner gespeichert, der in Ihrem Browser für Downloads konfiguriert ist.

Nächste Maßnahme

Analyse der Automatisierungsmöglichkeiten

Loggen Sie sich bei Ihrem Control Room als Discovery Bot-Analyst ein, um die Aufzeichnungen zu prüfen und zu analysieren oder ggf. um Möglichkeiten oder Bots zu erstellen.