Erstellen eines Bots zum Hochladen von Dokumenten in Document Automation

Erstellen Sie einen Bot, um Dokumente zur Verarbeitung und Extraktion in eine spezifische Lerninstanz hochzuladen.

Vorbereitungen

Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen der Ziel-Lerninstanz kennen.
Wenn Sie eine ausreichende Anzahl von Bot Runners verbunden haben. Anweisungen zum Verbinden eines Bot Runners finden Sie in Schritt 5 von Einrichten Ihrer Document Automation-Umgebung.
Anmerkung: Sie benötigen dafür einen eigenen Bot Runner für diesen Bot und zusätzliche Bot Runners für die extraction- und download-Bots, abhängig von der durchschnittlichen Seitenzahl der Dokumente. Wie viele Bot Runners benötigt werden, entnehmen Sie bitte der nachstehenden Erklärung.
Legen Sie das Planungsintervall für die Bereitstellung dieses Bots mit einem maximalen Intervall von dreißig Minuten fest.
Ermitteln Sie die durchschnittliche Seitenzahl der zum Hochladen anstehenden Dokumente.

Dieser Bot ist notwendig, um den Prozess der Dokumentenextraktion vollständig zu automatisieren. Bei der Bereitstellung prüft der Bot, ob genügend Bot Runners für die Bearbeitung der Dokumente zur Verfügung stehen, indem er die Anzahl der bereits hochgeladenen Dateien mit einem berechneten Wert vergleicht. Bei der Berechnung werden die Anzahl der Bot Runners, das Planungsintervall und die durchschnittliche Seitenanzahl in den Dokumenten berücksichtigt.

Anmerkung: Dieser Schritt ist wichtig, da er die Anzahl der hochgeladenen Dokumente kontrolliert, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten und eine Überlastung der Bot Runners zu vermeiden, die zu einem Timeout-Fehler führen kann.

Beim Festlegen der Anzahl der benötigten Bot Runners ist Folgendes zu beachten:

Ein Bot Runner kann ein einseitiges Dokument in einer Minute verarbeiten.
Ein Bot Runner kann ein zweiseitiges Dokument in zwei Minuten verarbeiten.
Ein Bot Runner kann 1440 einseitige Dokumente an einem Tag verarbeiten.
Zwei Bot Runners können zwei einseitige Dokumente in einer Minute verarbeiten.

Verwenden Sie diese Gleichung, um festzulegen, wie viele Bot Runners benötigt werden:

Number of Documents to Process per day * Average Number of Pages per document / 1440 = Number of Bot Runners

Anmerkung: Wenn das Ergebnis der Gleichung keine ganze Zahl ist, müssen Sie auf die nächste ganze Zahl aufrunden, um eine passende Anzahl von Bot Runners zu erhalten. Wenn das Ergebnis der Gleichung z. B. 4,2 ist, benötigen Sie 5 Bot Runners.

Wenn Sie beispielsweise 10.000 Dokumente pro Tag mit durchschnittlich einer Seite pro Dokument verarbeiten wollen, benötigen Sie sieben Bot Runners:

10,000 documents * 1 page per document / 1440 = 7 Bot Runners

Prozedur

Befolgen Sie zum Erstellen des Bots diese Schritte:

Navigieren Sie zu Automatisierung > Private Registerkarte und klicken Sie auf Einen Bot erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Bot nicht in den Ordner Dokumentarbeitsbereich legen.
Geben Sie einen Namen für den Bot an, z. B. Extraction-Scheduler.

Erstellen Sie die folgenden Variablen: Erstellen von Variablen


Variablenname	Beschreibung	Datentyp	Wert
`File_Count`	Wird bei jeder Schleifeniteration erhöht, um die Anzahl der zur Verarbeitung hochgeladenen Dateien zu zählen.	Nummer	0
`Extraction_DeviceCount`	Anzahl der Bot Runner-Geräte, die mit dem Control Room verbunden sind.	Nummer	Geben Sie die Anzahl der verbundenen Bot Runner-Geräte ein.
`Scheduler_Interval`	Planungsintervall in Minuten	Nummer	Geben Sie das Intervall ein, für das Sie die Ausführung dieses Bots planen, wenn Sie ihn bereitstellen (mindestens 2 Minuten, höchstens 30 Minuten).
`Average_Pages`	Durchschnittliche Anzahl von Seiten pro Dokument		Geben Sie die ungefähre durchschnittliche Anzahl der Seiten in den Dokumenten an.
`FilesInFolder`	Enthält Dateiname und Erweiterung	Wörterbuch	--
`SourcePath`	Dateipfad zu dem Ordner, der die Dokumente enthält, die darauf warten, auf Document Automation hochgeladen zu werden.	Zeichenfolge	Geben sie den Dateipfad ein.
`OutputPath`	Dateipfad zu dem Ordner, der die extrahierten Daten und ungültigen oder fehlgeschlagenen Dokumente enthält.	Zeichenfolge	Geben Sie den Dateipfad ein, in dem die Extraktionsausgabe erfolgen soll.

Fügen Sie die Aktion Schleife ein, die alle Dokumente in einem bestimmten Dateipfad durchläuft.
1. Doppelklicken oder ziehen Sie die Aktion Schleife.
2. Wählen Sie den Iterator Für jede Datei im Ordner aus.
3. Fügen Sie die Variable SourcePath in das Feld Ordnerpfad ein.
4. Fügen Sie die Variable FilesInFolder in das Feld Dateiname und Erweiterung dieser Variablen zuweisen ein.
Fügen Sie eine Aktion Wenn ein, um die Anzahl der zur Verarbeitung hochgeladenen Dokumente mit der Anzahl der Bot Runner-Geräte multipliziert mit einem Planungsintervall und dividiert durch die durchschnittliche Anzahl der Seiten zu vergleichen.

Anmerkung: Sie müssen diese Gleichung einbeziehen, um die Anzahl der gleichzeitig zur Verarbeitung hochgeladenen Dateien zu begrenzen, um sicherzustellen, dass die Bot Runners die Dokumente verarbeiten können.
1. Ziehen Sie die Aktion Wenn in den Container Schleife.
2. Wählen Sie die Bedingung der Nummer aus.
3. Fügen Sie die Variable File_Count in das Feld Quellwert ein.
4. Wählen Sie den Operator Kleiner als aus.
5. Geben Sie Folgendes in das Feld Zielwert ein: $Extraction_DeviceCount$*$Scheduler_Interval$/$Average_Pages$
Fügen Sie die Wenn: Sonst und Schleife: Pause Aktionen ein, um die Schleife zu beenden, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist:
1. Ziehen Sie die Wenn: Sonst-Aktion neben der Wenn-Aktion in den Container Schleife.
2. Ziehen Sie die Schleife: Pause-Aktion in den Container Wenn: Sonst.
Fügen Sie einen Mechanismus zur Fehlerbehandlung ein, um eventuelle Fehler zu protokollieren:
1. Ziehen Sie die Fehlerhandler: Versuchen-Aktion in den Container Wenn.
2. Ziehen Sie die Fehlerhandler: Erfassen-Aktion neben die Fehlerhandler: Versuchen-Aktion.
3. Ziehen Sie eine Verzögern-Aktion unter die Fehlerhandler: Erfassen-Aktion hinzu.
4. Stellen Sie eine Verzögerung von 10 Sekunden ein.
Konfigurieren Sie Aktionen, um Dokumente in den Prozess hochzuladen, der mit einer bestimmten Lerninstanz verbunden ist.
1. Ziehen Sie den Process Composer: Anforderung erstellen-Aktion unter die Fehlerhandler: Versuchen-Aktion.
  Anmerkung: Sie verweisen auf einen öffentlichen Prozesspfad, den Document Automation automatisch erstellt. Als Beispiel dient die folgende Abbildung:
2. Markieren Sie die Option Name der Lerninstanz festlegen und geben Sie den Namen der Lerninstanz an, an die die Dokumente gesendet werden sollen.
3. Markieren Sie die Option Eingabedatei festlegen und geben Sie $SourcePath$/$FilesInFolder{name}$.$FilesInFolder{extension}$ ein.
4. Markieren Sie die Option Name der Eingabedatei festlegen und geben Sie $FilesInFolder{name}$.$FilesInFolder{extension}$ ein.
5. Markieren Sie die Option Ausgabeordner festlegen und geben Sie $OutputPath$ ein.
6. Ziehen Sie die Nummer: Inkrement Aktion unterhalb von Process Composer: Anforderung erstellen-Aktion.
7. Fügen Sie die Variable File_Count in die Felder Nummer und Ausgabe einer Variablen zuweisen ein.
  Die Nummer-Aktion erhöht den Wert von File_Count jedes Mal um eins, wenn eine Datei in die Lerninstanz hochgeladen wird. Solange der Wert in File_Count kleiner ist als die Summe in der Gleichung, die Sie in Schritt 5 eingegeben haben, kann der Bot eine weitere Schleifeniteration ausführen, um ein weiteres Dokument in die Lerninstanz hochzuladen.
Legen Sie eine Kopie der hochgeladenen Datei an einem anderen Ort auf Ihrem Desktop an, um zu verfolgen, welche Dokumente erfolgreich hochgeladen wurden:
1. Ziehen Sie die Datei: Desktop-Datei kopieren-Aktion unter die Nummer: Erhöhen-Aktion.
2. Geben Sie $SourcePath$/$FilesInFolder{name}$.$FilesInFolder{extension}$ in das Feld Quelldatei ein.
3. Geben Sie den Ordnerpfad an, in den die Dateien kopiert werden sollen.
Entfernen Sie Dokumente, nachdem sie auf Document Automation hochgeladen wurden, damit sie bei der nächsten Iteration nicht erneut hochgeladen werden:
1. Ziehen Sie die Datei: Löschen-Aktion.
2. Geben Sie $SourcePath$/$FilesInFolder{name}$.$FilesInFolder{extension}$ in das Feld Datei ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Der fertige Bot sollte wie in der Abbildung unten aussehen:

Screenshot des fertigen Bots

Nächste Maßnahme

Veröffentlichen Sie den Prozess und den Bot. Siehe Schritt 3 von Lerninstanz für die Produktion veröffentlichen.

Automation 360

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