Este ejemplo proporciona una visión general completa del proceso de recepción en el almacén, que integra la automatización y la intervención humana en diversas etapas.

Los siguientes pasos, creados en Process Editor, describen el proceso para trasladar un cargamento durante el proceso de recepción en el almacén, lo que garantiza una gestión eficiente de las órdenes de compra, la validación, las aprobaciones y la comunicación con los proveedores.

Diseñar y gestionar un proceso complejo requiere precisión, claridad y adaptabilidad. Process Editor ofrece un conjunto de herramientas de diseño intuitivas que le permiten visualizar, estructurar y optimizar estos flujos de trabajo de manera eficiente. Entendamos cómo estas herramientas de diseño pueden mejorar el proceso de desarrollo de la recepción en el almacén.

  1. Crear un proceso de automatización:
    1. Desde su máquina local, inicie sesión en su Control Room como un Bot Creator.
    2. En el panel izquierdo, haga clic en Automatización y, a continuación, haga clic en Crear nuevo > Proceso.
    3. En la página Crear proceso, ingrese un nombre como “Proceso de recepción en el almacén” para la nueva automatización de procesos. De forma predeterminada, los procesos de automatización se guardan en la carpeta \Bots\. Haga clic en Explorar para cambiar la carpeta predeterminada.
    4. Haga clic en Crear y editar.
  2. Para agregar el formulario y los datos iniciales al proceso de automatización, haga clic en Iniciar e ingrese la información en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Procesar solicitud
    Título de la solicitud
    amp;ProcessRequest{meta}{id}.Number:toString$
    Nota: El número de orden de compra (PO) (por ejemplo, PO núm. 008547) se crea como una variable, ya que cambia cada vez que se genera una nueva PO.
    Nombre de la tarea (opcional) Inicio de recepción
    Comenzar por el formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Entry_Form
    Nota: Cuando se inicie el proceso, se presentará un formulario al solicitante para que complete los siguientes datos de envío y así comenzar el proceso. Número de PO, fecha, hora, tipo de recibo, ID de camión, ID de conductor, archivo de conocimiento de embarque (BOL).
    Ubicación de almacenamiento de archivos Almacenamiento de Automation Co-Pilot
    Etiqueta de privacidad de datos (opcional) 959
  3. Agregue la tarea de Bot para extraer los detalles de la orden de compra (PO) o del conocimiento de embarque (BOL) e ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento DA_Extraction
    Nombre de la tarea (opcional) Extracción de Document Automation (IA generativa)
    Bot Elija la ruta del archivo: Bots\Document Workspace Processes\Bill of Lading with Notes\Bill of Lading with Notes_extractionbot
    Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e introduzca los valores:
    • Para la casilla de verificación File nputFilePath, seleccione la opción Variable e ingrese la expresión como
      amp;ProcessRequest{input}{File0}$      .
    • Para el campo String LearningInstanceName, ingrese el valor como Bill of Lading with Notes.
    Modo de ejecución Ejecución remota
    Tiempo de espera en lista de prioridad 24 horas
  4. Puede acelerar la creación de flujos de trabajo permitiendo la inserción de tareas mediante la función de adición rápida, que sugiere tareas relevantes sin necesidad de arrastrarlas desde el panel de tareas.

    Agregue la tarea Validación de documentos para validar los datos extraídos. Agregar esta tarea verifica y procesa los documentos BOL para una mayor precisión. Ingrese los detalles en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento DA_Validation
    Nombre de la tarea (opcional) Validación de BOL
    ID de documento &DA_Extraction{output}{ExtractionBotOutput}.Record:toString$
    Colaborador de la tarea Seleccione la opción Creador de la solicitud
    Solicitante de la tarea y asignaciones Elija la pestaña Personalizado y selecciona la opción Creador de la solicitud tanto para los campos Solicitante de la tarea como Asignación de la tarea.
  5. Agregue condiciones en la automatización del proceso. Agregue una condición If e ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nota: Si se cumplen los criterios (es decir, el estado no es igual a VALIDATION_REPROCESS), la automatización procede al siguiente paso. El proceso se cancela y sale del flujo de trabajo si la validación falla.
    Nombre del campo Valor
    Actualizar el título de la solicitud (opcional) Tarea del validador de documentos
    Descripción (opcional) Tarea del validador de documentos
    Condición Complete los siguientes campos:
    • Condicional: String
    • Fuente:
      amp;DA_Validation{meta}{status}$
    • Operador: No es igual a ()
    • Objetivo (opcional): VALIDATION_REPROCESS
    • Seleccione la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas
  6. Si tiene problemas con la alineación de los nodos, el fondo de cuadrícula de puntos puede ayudarlo a alinear las tareas. Esto garantiza un diseño limpio, lo que facilita la depuración y permite a las partes interesadas revisar el proceso empresarial. En este paso, agregue una tarea de API para recuperar los detalles oficiales de la orden de compra desde SAP. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Fetch_PO
    Nombre de la tarea (opcional) Recuperación de detalles de órdenes de compra en SAP (ME23N)
    API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Fetch_PO
    Valores de entrada Seleccione la casilla de verificación String Purchase_Order_Number e ingrese la expresión de variable como
    amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$    .
  7. Agregue una tarea de Formulario para comparar los detalles de la orden de compra con los datos extraídos del BOL. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento BOL_PO_Matching
    Nombre de la tarea (opcional) Coincidencia del BOL con la PO
    Modo formulario Seleccione Interactivo y agregue los siguientes botones:
    • Primario: Enviar para aprobación
    • Cancelar: Cancelar recibo
    Hora de finalización de la tarea Sin hora de finalización
    Colaborador de la tarea Asignado manualmente
    Solicitante de la tarea y asignaciones Predeterminado
    Formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Checker_Form
    Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e ingrese las expresiones:
    • Tabla: Tabla 1:
      amp;Fetch_PO{output}{PO_BOL_Items}$
    • String TextBox0:
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • String TextBox1:
      amp;Fetch_PO{output}{BOL_Number}.Number:toString$
  8. Agregue una tarea de API para generar una recomendación de aprobación. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento AI_Agent_Approval_Recommendation
    Nombre de la tarea (opcional) Agente de IA: Recomendación de aprobación
    API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\AI Recommendation Agent
    Valores de entrada Seleccione la casilla de verificación String SupplierName e ingrese la expresión como
    amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$    .
  9. Agregue la tarea de aprobación Formulario. En este paso, el supervisor revisa y aprueba o rechaza la solicitud. Ingrese los valores en los siguientes campos:

    Al hacer clic en cualquier nodo, como el nodo Formulario, los pequeños círculos que aparecen en todos los lados son bordes de nodo que se utilizan para conectar tareas. Las herramientas facilitan la conexión fluida entre tareas, lo que permite un flujo lógico desde el inicio del envío hasta la notificación al proveedor.

    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Approval_Form
    Nombre de la tarea (opcional) Paso de aprobación
    Formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Approval_Form
    Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e ingrese las expresiones:
    • String: hiddenVariable0 (decisión):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Decision}$
    • String hiddenVariable1 (detalles):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Details}$
    • String hiddenVariable2 (fuentes):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Cited_Sources}$
    • Tabla Tabla1 (Elementos del BOL):
      amp;Fetch_PO{output}{PO_BOL_Items}$
    • String TextBox0 (Número de orden de compra):
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • String TextBox1 (Número del BOL):
      amp;DA_Extraction{output}{BoL_Number}$
    • String TextBox2 (Recepcionista del almacén)
    Solicitante de la tarea y asignaciones Seleccione la pestaña Personalizado y elija la opción Creador de la solicitud para Solicitante de la tarea. Para Asignación de tareas, seleccione Grupo específico de usuarios > Equipo y elija Supervisor de la lista.
    Número de aprobaciones requeridas 1
    Hora de finalización de la tarea 1 semana
    Etiquetas de los botones de acción
    • Etiqueta del botón Aprobar: Seleccione Aprobar de la lista.
    • Etiqueta del botón Rechazar: Seleccione Rechazar de la lista.
    Nota: Si el supervisor aprueba la solicitud, el proceso continúa con el siguiente paso, que implica crear un reclamo OSD en Salesforce. Si el supervisor rechaza la solicitud, el proceso se cancela y sale del flujo de trabajo.
  10. Agregue condiciones en la automatización del proceso. Agregue una condición If e ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    Actualizar el título de la solicitud (opcional) Aprobado por
    amp;Approval_Form{meta}{contributor}.Table:toString$r}[0]$
    Descripción (opcional) Aprobado
    Condición Complete los siguientes campos:
    • Condicional: String
    • Fuente:
      amp;Approval_Form{meta}{status}$
    • Operador: Igual a (=)
    • Objetivo (opcional): APPROVAL_COMPLETED
    • Seleccione la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas
  11. Agregue una tarea de API para crear un reclamo OSD en Salesforce. Ingrese los valores en los siguientes campos:

    Supongamos que desea realizar cualquier operación sobre el elemento. Process Editor le ofrece la flexibilidad para realizar operaciones masivas, como copiar, pegar, eliminar y deshabilitar. Puede hacer clic en el menú de tres puntos verticales y elegir una acción de la lista para realizar la operación requerida. El menú de acciones del nodo mejora la eficiencia al gestionar flujos de trabajo grandes como este con patrones repetidos.

    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Create_OSD_Claim
    Nombre de la tarea (opcional) Crear reclamo OSD en Salesforce
    API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\OSD_Claim_Salesforce
    Valores de entrada Seleccione la casilla de verificación Tabla BOL_PO_Items e ingrese la expresión como
    amp;Approval_Form{input}{Table1}$    .
  12. Agregue una tarea de Bot para generar los comprobantes de entrega. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Proof_Of_Delivery_Bot
    Nombre de la tarea (opcional) Creación de comprobantes de entrega para el conductor
    Bot Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Proof_Of_Delivery_PDF
    Valores de entrada Seleccione la casilla de verificación Archivo BOL_File, elija la opción Variable y escriba la expresión como
    amp;ProcessRequest{input}{File0}$
    Modo de ejecución Ejecución remota
    Tiempo de espera en lista de prioridad 24 horas
  13. Agregue una tarea de Formulario (formulario de aceptación del conductor) en la que el conductor confirme la aceptación mediante el escaneo de un código QR, y se registre la confirmación. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Proof_Of_Delivery
    Nombre de la tarea (opcional) Código QR del conductor
    Modo formulario Seleccione Interactivo y añada el botón de acción.

    Primario: Escaneo completado
    Hora de finalización de la tarea 1 semana
    Colaborador de la tarea Solicitar creador
    Solicitante de la tarea y asignaciones Seleccione la pestaña Personalizado y luego la opción Creador de la solicitud para ambos campos Solicitante de la tarea y Asignación de la tarea.
    Formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Driver_Acceptance_Form
  14. Agregue una tarea de API para generar un correo electrónico con todos los detalles, como el nombre del proveedor, el número de PO y las partidas, para enviarlo al proveedor. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Agente de IA: Generar respuesta de correo electrónico de aceptación
    Nombre de la tarea (opcional) Agente de IA: Generar respuesta de correo electrónico de aceptación
    API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Generate_Email_Supplier
    Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e ingrese las expresiones:
    • Tabla: PO_BOL_LineItems:
      amp;BOL_PO_Matching{output}{Table1}$
    • String poNumber:
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • Regeneración booleana: False
    • String supplierName:
      amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$
  15. Agregue una tarea de Formulario de confirmación de correo electrónico para que la persona correspondiente (como el administrador de la oficina) revise, confirme o vuelva a generar un correo electrónico. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    ID de elemento Email_Confirmation
    Nombre de la tarea (opcional) Confirmación de correo electrónico
    Modo formulario Seleccione Interactivo y agregue el siguiente botón de acción.
    • Primario: Envía correo electrónico
    • Secundario: Volver a generar correo electrónico
    Hora de finalización de la tarea Sin hora de finalización
    Colaborador de la tarea Solicitar creador
    Solicitante de la tarea y asignaciones Elija la pestaña predeterminada
    Formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Email_Form
    Valores de entrada Seleccione la casilla String TextArea0 e ingrese la expresión de variable como
    amp;AI_Agent_Email_Generation{output}{strAI_Response}$    .
  16. En este paso, agregue una condición If al proceso. Cuando el administrador de la oficina revisa y finaliza el correo electrónico, este puede enviarse al proveedor. Si no se finaliza, se activa un proceso de regeneración del correo electrónico, lo que permite ajustar parámetros como la creatividad, las palabras, el tono y el contenido del correo electrónico anterior. Ingrese los valores en los siguientes campos:
    Nombre del campo Valor
    Condición Complete los siguientes campos:
    • Condicional: String
    • Fuente:
      amp;Email_Confirmation{meta}{status}$
    • Operador: Igual a (=)
    • Objetivo (opcional): Envía correo electrónico
    • Seleccione la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas
  17. Realice los siguientes pasos según las condiciones indicadas a continuación:
    • Opción para volver a generar el correo electrónico
      1. Si no se cumple la condición, agregue una tarea de Formulario para generar otro correo electrónico. Ingrese los valores en los siguientes campos:
        Nombre del campo Valor
        ID de elemento Regenerate_Options
        Nombre de la tarea (opcional) Regenerate_Options
        Modo formulario Seleccione Interactivo y añada el botón de acción.

        Primario: Enviar
        Hora de finalización de la tarea Sin hora de finalización
        Colaborador de la tarea Solicitar creador
        Solicitante de la tarea y asignaciones Elija la pestaña predeterminada
        Formulario Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Regen_Controls
      2. Agregue una tarea de API para volver generar la respuesta al correo electrónico. Ingrese los valores en los siguientes campos:
        Nombre del campo Valor
        ID de elemento AI_Agent_Regenerate_Acceptance Email Response
        Nombre de la tarea (opcional) Agente de IA: Regeneración de la respuesta al correo electrónico de aceptación
        API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Generate_Email_Supplier
        Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e ingrese las expresiones:
        • String: Creatividad:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup0}$
        • String oldEmail:
          amp;Email_Confirmation{output}{TextArea0}$
        • String poNumber:
          amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
        • Regeneración booleana: False
        • String supplierName:
          amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$
        • String Tono:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup2}$
        • String Palabras:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup1}$
      3. Agregue el evento Ir a al proceso para navegar directamente a otra tarea en el proceso, que es el Paso 15 (Confirmación de correo electrónico), deje que el proceso complete los pasos adicionales y salga.
    • Correo electrónico finalizado
      1. Si se cumple la condición, agregue una tarea de API para enviar un correo electrónico al proveedor. Ingrese los valores en los siguientes campos:
        Nombre del campo Valor
        ID de elemento Enviar correo electrónico al proveedor
        Nombre de la tarea (opcional) Enviar correo electrónico al proveedor
        API Elija la ruta del archivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Send_Email_Supplier
        Valores de entrada Seleccione las siguientes casillas de verificación e ingrese las expresiones:
        • String: inEmailAddress:
          amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Contact_Email}$
        • String inEmailBody:
          amp;Email_Confirmation{output}{TextArea0}$
        • String poNumber:
          amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
      2. El proceso se completa con un estado de éxito después de que se notifica al proveedor, se proporciona el comprobante de entrega y se realiza el registro OSD.
Dado que este proceso de recepción en el almacén implica varias etapas:
  • Inicio del formulario
  • Extracción y validación de documentos
  • Integraciones de API con SAP y Salesforce
  • Recomendaciones de aprobación de diferentes partes interesadas (con aprobaciones humanas en el proceso)
  • Generación y confirmación de correos electrónicos
  • Entrega final y notificación al proveedor
Puede utilizar algunas de las herramientas de diseño clave disponibles en la parte inferior del editor para navegar por este proceso de forma más eficiente sin perder la concentración. Revise lo siguiente:
  • Operaciones del minimapa y del zoom: El minimapa proporciona una vista instantánea de todo el proceso de recepción en el almacén. Facilita la navegación por etapas, como el inicio del envío, la aprobación del supervisor y la notificación al proveedor. Puede utilizar la función de acercar/alejar la imagen, que le permite centrarse en tareas específicas, como la extracción de documentos o la generación de correos electrónicos.
  • Desplazamiento: Puede navegar por diferentes secciones del flujo de trabajo sin perder el contexto. Resulta útil para revisar subprocesos, como la creación de reclamos OSD o el escaneo de códigos QR.
  • Ajustar vista: La función Ajustar vista ajusta automáticamente el zoom para mostrar todo el flujo de trabajo. Puede utilizarla para la validación final antes de la implementación.

Además, puede utilizar las capacidades funcionales para gestionar y organizar amplios procesos de recepción en el almacén.
  • Rutas de navegación: Muestra la ruta de navegación dentro del flujo de trabajo. Ayuda a saltar rápidamente entre tareas relacionadas o subprocesos, como la recepción en el almacén y la creación de reclamos OSD en Saleforce.

  • Carriles de proceso: Para mejorar la colaboración y la responsabilidad entre departamentos, puede organizar el proceso de recepción en el almacén en subtareas, como validación de documentos, aprobación de órdenes de compra, entrega e información al proveedor.

  • Generador de expresiones: La herramienta Generador de expresiones dentro del flujo de trabajo de automatización de procesos le permite crear, editar y validar expresiones empleadas en la lógica de automatización. Si la expresión no es válida, aparece un ícono de error, lo que le permite identificar y corregir el problema rápidamente.
  • Asistente: Puede utilizar la función Asistente, que le ayuda a identificar y editar errores en el flujo de trabajo a través del navegador de problemas, que muestra el número total de problemas. También incluye la función Buscar y reemplazar y una búsqueda avanzada para perfeccionar los resultados de búsqueda y encontrar rápidamente el texto deseado.

Al combinar la lógica de procesos estructurada del flujo de trabajo de recepción en el almacén con las capacidades visuales y funcionales de Process Editor, puede crear soluciones de automatización escalables, resistentes a errores y colaborativas.