Admin: programa
- Última actualización2024/11/05
Administre el programa y manténgalo alineado con los objetivos definidos, lo que ayuda a mejorar el proceso de planificación y toma de decisiones.
La versión actual de la instancia de CoE Manager para su empresa se muestra en la parte superior de la página. Puede establecer la configuración general de su programa completo en las secciones restantes. Puede definir la fecha de inicio y fin de su programa, configurar los atributos del programa, definir el costo de complejidad, crear la jerarquía organizativa y añadir las fuentes de oportunidad, las aplicaciones y las clases de actividad.
Defina las opciones para el programa en las secciones como se indica a continuación.
Detalles del programa
- Fechas de inicio y finalización del programa
- Establece las fechas de inicio y finalización del programa. Estas fechas pueden utilizarse para hacer un seguimiento de los plazos, fijar los objetivos del proyecto, organizar las dependencias y permitir el seguimiento en tiempo real del progreso de las iniciativas.
- Objetivo de la operación: importe y horas ahorradas
- Especifica el importe objetivo y las horas ahorradas para cada oportunidad. Para calcular la puntuación global de una oportunidad, se utiliza el porcentaje de éxito de estos objetivos, así como el porcentaje de alineación empresarial.
- Objetivo de la operación: cálculo de la puntuación global
- Defina cómo desea calcular la puntuación total para una oportunidad. Elija cualquiera de las siguientes opciones:
- Usar la cantidad
- Usar las horas
- Usar ambos
- Usar ninguno
Atributos del programa
- Símbolos de moneda
- Especifique el símbolo de moneda que se mostrará junto a los valores de ahorro. Este ajuste se aplica a todas las oportunidades. Esto puede ser en símbolos como $, £, € o USD, EUR, INR, etc.
- Medida de beneficio principal
- Establezca la medida cuantitativa principal para el CoE Manager como las horas o la moneda. Por ejemplo, si selecciona la moneda, en la pestaña del tablero del programa se muestra el ahorro previsto en la moneda elegida. Si selecciona horas, en la pestaña del tablero del programa se muestran las horas previstas guardadas.
- Mostrar actividades de oportunidad como
- Especificar cómo se muestran las actividades de las oportunidades en la pestaña de Actividades. Puede elegir entre una lista o un diagrama de Gantt.
- Asignar al remitente de la admisión como propietario de la operación
- Especifique si el sistema debería crear una cuenta para el usuario que envía la oportunidad. Esto se aplica a los usuarios que, por el momento, no tienen una Cuenta en CoE Manager. Si se establece en Sí, la dirección de correo electrónico del formulario de presentación de oportunidades se utiliza para crear la cuenta de usuario. Asegúrese de que el dominio de correo electrónico se agregue a la lista de confianza dentro de CoE Manager.
- Unidades de seguimiento de ejecución
- Establezca la duración del seguimiento de la ejecución eligiendo uno de los siguientes valores en el menú desplegable:
- Segundos
- Minutos
- Horas
Puede usar esta configuración para mejorar la legibilidad; las fórmulas para los cálculos seguirán considerando el valor de los segundos para el cómputo.
Costo de complejidad
Especifica el cálculo de costos de implementación por defecto que se asignará a una oportunidad cuando se especifique una evaluación de complejidad baja, media o alta para esta oportunidad. Para anular el cálculo de costos por defecto, escriba un nuevo valor en el campo de costos de implementación, ubicado en la pestaña de detalles de la oportunidad.
Vistas avanzadas
Puede configurar la visibilidad de las pestañas de administrador que se mencionan a continuación:
- Pestaña de administración avanzada: Define las indicaciones sobre los beneficios adicionales, la complejidad y las preguntas de alineación estratégica para oportunidades de automatización.
- Pestaña de administración técnica: Administra la integración de plataformas de automatización para el programa.
- Pestaña de administración de usuario: Gestiona las asignaciones de roles para oportunidades individuales.
- Pestaña de administración del desarrollador: Asigna un desarrollador para que cree una automatización para su oportunidad.
Lista de unidades de negocio
Puede ampliar las unidades de negocio anidadas existentes en CoE Manager para crear múltiples subniveles de unidades (geografías, unidades de negocio, departamentos y equipos) y vincular oportunidades a estos subniveles de unidades. Por ejemplo, considere la unidad de negocio de Finanzas. Puede construir unidades anidadas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en Finanzas. Puede seguir construyendo unidades de negocio anidadas, como facturación, crédito y cobranza, gestión de deuda y aplicación de efectivo bajo cuentas por cobrar. Esta capacidad jerárquica proporciona una clara comprensión de cuántas oportunidades se presentaron desde diferentes áreas de la organización, de cuántas se automatizaron, y además mide el rendimiento de la inversión desde cada área. En cada nivel, el rendimiento de la inversión se desglosa a partir de los subniveles para ofrecer una visión completa del rendimiento de cada departamento o unidad de negocio.
Puede ver las unidades de negocio anidadas que ha creado en esta pestaña. Las unidades de negocio y sus subunidades creadas se muestran al mismo nivel en esta pestaña. Puede ver la jerarquía de las unidades de negocio en el panel de navegación a la izquierda.
Establecer la jerarquía de la organización y vincular las oportunidades.
Fuentes de oportunidad
De forma predeterminada, las oportunidades se crean dentro de CoE Manager a través de la opción de crear oportunidad. También puede crear oportunidades desde otras aplicaciones copiando la URL de ingreso de oportunidades de la sección . Esta URL se puede agregar a cualquier aplicación externa para crear oportunidades.
El seguimiento de la fuente de las oportunidades creadas a partir de múltiples puntos finales ayuda a comprender su origen. La pestaña Fuentes de oportunidades muestra la lista de fuentes de oportunidades creadas a través de varios puntos de acceso. Si se crea una oportunidad dentro de CoE Manager, no se muestra ninguna fuente. Por ejemplo, la imagen muestra tres fuentes de oportunidad para todas las oportunidades en esta unidad de negocio.
Aplicaciones
Puede realizar un seguimiento y generar informes sobre las aplicaciones necesarias para el programa de automatización. Esto le ayuda a planificar la infraestructura de automatización y los costos. Por ejemplo, si un proyecto requiere que cada nuevo correo electrónico active un trabajo en Salesforce, conocer las aplicaciones necesarias de antemano le ayuda a planificar los detalles de ejecución, como el número y tipo de licencias necesarias para los distintos departamentos. Esto también ayuda a estimar el ROI esperado.
Lleve un inventario de las aplicaciones utilizadas en sus automatizaciones para gestionar mejor su ROI. Puede añadir aplicaciones con detalles como el nombre, la versión, el propietario, el enfoque de la automatización (interfaz de usuario, API, base de datos) y la complejidad de la automatización.
Tipos de actividad
Una oportunidad progresa a través de etapas, como Idea, Canal de información, En Progreso e Implementado. El tipo de actividad se refiere a las acciones específicas o al estado de la oportunidad en cada etapa. Comprender el estado de la oportunidad ofrece varios beneficios:
- Seguimiento del progreso: Ofrece una visión clara del grado de avance de la oportunidad y ayuda a gestionar los plazos y las expectativas.
- Identificación de limitaciones: Si una oportunidad está atascada en un determinado estado durante mucho tiempo, se pueden identificar con rapidez los posibles problemas o limitaciones y solucionarlos, para evitar retrasos.
- Transparencia: Todos los implicados pueden consultar el estado de una actividad en cualquier momento, lo que garantiza que todos los miembros del equipo están en el mismo nivel.
- Colaboración mejorada: Las definiciones claras de las actividades mejoran la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, lo que genera flujos de trabajo más eficientes.
Para mantener la continuidad en todas las oportunidades, los usuarios pueden seleccionar tipos de actividad de las plantillas predefinidas disponibles en esta opción para construir proyectos de automatización. El uso de plantillas predefinidas impulsa la estandarización y proporciona una mejor visibilidad y capacidad de elaboración de informes.
Según las normas de la organización, puede definir otras clases de actividad que se añadan a las siguientes predefinidas:
- Caso empresarial
- Requisitos
- Diseño
- Configuración de la infraestructura
- Crear
- Implementar
- Hypercare
- Fecha de lanzamiento
- Prueba
Una vez que el tipo de actividad se define en la página Admin: programa, puede asignarlo a la oportunidad en la página , lo que ayuda a hacer un seguimiento del progreso de la oportunidad.
Objetivos mensuales
Hacer un seguimiento del presupuesto es importante para el éxito de cualquier proyecto. Una forma eficaz de conseguirlo es establecer objetivos mensuales. El establecimiento de estos objetivos ayuda a garantizar que el proyecto se mantiene en la dirección prevista y dentro del presupuesto, lo que mejora significativamente los resultados generales del proyecto.
Puede utilizar esta tabla para planificar cómo asignar el presupuesto de cada mes para todo el programa y sus unidades de negocio. Es una herramienta útil para gestionar su proyecto y hacer un seguimiento de la asignación y el uso del presupuesto en todo el programa y las unidades de negocio. Además, puede medir el ROI obtenido en comparación con el previsto con la información facilitada en la tabla.
Por ejemplo, supongamos que su presupuesto total para el mes es de $10,000, y tiene cuatro unidades de negocio bajo el programa Finanzas, RR. HH y desarrollo empresarial. Puede asignar $2000 a cada unidad de negocio y controlar cómo estas unidades de negocio y todo el programa utilizan el presupuesto y medir su aporte a la generación de ROI.