Escenario: automatización del proceso de incorporación de empleados
- Última actualización2025/09/26
Use esta situación para entender cómo crear un proceso de incorporación de empleados en Process Editor. Este flujo de trabajo para el proceso de incorporación de empleados ilustra cómo las organizaciones pueden aprovechar automatizaciones como bots y formularios e integrarlos en un proceso que les permita optimizar y mejorar la eficiencia general de Recursos Humanos.
Acerca de este escenario
TechStark Inc. es una empresa de tecnología en rápido crecimiento que contrata nuevos empleados en varios departamentos. Aunque han desarrollado varias automatizaciones que ayudan a agilizar el proceso de incorporación al eliminar tareas manuales y repetitivas, están buscando un marco que mejore aún más este proceso. Quieren una solución que no solo automatice diferentes tareas, sino que también proporcione una interfaz intuitiva para diseñar y visualizar todo el proceso de incorporación.
En este contexto, TechStark Inc. busca crear un proceso unificado mediante un nuevo Process Editor que pueda gestionar de manera efectiva lógica condicional compleja y asegurar transiciones fluidas entre diferentes tipos de tareas. Este escenario describe el flujo completo de incorporación de empleados, desde la entrada del candidato hasta la provisión de TI y la comunicación de bienvenida. La automatización implica múltiples bots interconectados y formularios para garantizar precisión, eficiencia y transiciones fluidas a lo largo del proceso.
Descripción general del flujo de trabajo de incorporación de empleados
Aquí hay un diagrama de flujo que ilustra los pasos que TechStark Inc. quiere automatizar para administrar todo el proceso de integración desde el principio hasta el final.
- Configuración administrativa Automatizar la distribución y recopilación de documentos de RR. HH. (por ejemplo, contratos, formularios de impuestos) e ingresar los datos del candidato en la plataforma de RR. HH.
- Creación centralizada de perfiles de candidatos: Integrar la plataforma de RR. HH. con las herramientas de reclutamiento y, después de validar la información del candidato, transferir automáticamente los datos del candidato al ser contratado.
- Configuración de TI: Provisionamiento automatizado de cuenta para el candidato para crear automáticamente una cuenta de correo electrónico, asignar accesos al sistema y credenciales de acceso. Además, automatizar la creación de tickets de TI para la configuración de hardware.
- Comunicación de bienvenida: Utilice una herramienta de automatización de correos electrónicos para enviar mensajes de bienvenida dinámicos y personalizados que incluyan detalles sobre el horario del Día 1, un enlace a los recursos de la empresa y una sección de preguntas frecuentes para nuevos empleados. Además, envíe un correo electrónico al gerente de informes y al compañero asignado.
Proceso de incorporación de empleados automatizado
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Inicio del proceso con el formulario de ingreso de candidato
RR. HH. crea un formulario e ingresa los datos requeridos del candidato, como el ID de candidato de Paul (por ejemplo, SE_12345), e inicia el proceso de incorporación de TechStark con el formulario de datos del candidato.
- Formulario: #1_Entry_Candidate_Form
- Entrada: ID_Candidato (Número0)
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Bot para obtener detalles de candidatos de JobVite
El bot de incorporación (#2_Jobvite_Bot) usa el ID de candidato de Paul para recuperar sus datos del sistema JobVite de TechStark.
- Bot: #2_Jobvite_Bot
- Entrada: ID_candidato
- Salida: Recupera los siguientes datos del candidato
- Nombre: Paul
- Apellido: Johnson
- Correo electrónico personal: paul.j@example.com
- Correo electrónico del gerente: maria.smith@techstark.com
- Ubicación: San Francisco
- Departamento: Ingeniería
- Cargo: Ingeniero de software
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Corrección de ID de candidato (si es necesario)
RR. HH. puede usar las condiciones para verificar si el candidato existe en JobVite. Uso de las condiciones If y Else:
- Si se encuentra → proceder
- De lo contrario → solicitar la corrección del ID de candidato y volver a obtener los detalles de JobVite.
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Confirmar los datos del empleado
Los datos de Paul se muestran en un formulario de confirmación (#3_Employee_Details_R_Form). RR. HH. revisa y confirma la información o actualiza cualquier discrepancia.
- Formulario: #3_Employee_Details_R_Form
- Entrada
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico personal
- Correo electrónico del gerente
- Ubicación
- Departamento
- Cargo
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Modificar detalles del empleado (si es necesario)
Si se requieren cambios, RR. HH. puede editar los detalles en un formulario editable (#3_Employee_Details_W_Form) y enviar las correcciones y volver a obtener los detalles de JobVite.
- Formulario: #3_Employee_Details_W_Form
- Entrada: Igual que antes, pero editable.
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Crear registro de empleado en Workday
Los datos validados se envían al sistema Workday de TechStark a través del bot Workday (#4_Workday_Bot), que crea el Registro de empleado de Paul y genera un ID de empleado, por ejemplo, TN-56789.
- Bot: #4_Workday_Bot
- Entrada
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico personal
- Correo electrónico del gerente
- Ubicación
- Departamento
- Cargo
- Salida: ID del empleado
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Incorporación y aprovisionamiento de TI
El bot de aprovisionamiento de TI (Application_Provisioning_Process) utiliza los datos de Paul y su ID de empleado para configurar su computadora portátil corporativa, la cuenta de correo electrónico, el acceso a los sistemas internos y las herramientas de software.
- Proceso: Application_Provisioning_Process
- Entrada
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico personal
- Correo electrónico del gerente
- Ubicación
- Departamento
- Cargo
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Enviar un correo electrónico de bienvenida
Paul recibe un correo electrónico de bienvenida (#5_Welcome_Email) en su nueva dirección de correo de TechNova (paul@techstark.com). Este correo electrónico contiene información útil para la incorporación e incluye los contactos de su gerente y su compañero asignado.
- Bot: #5_Welcome_Email
- Entrada: Employee_Email (construido como Nombre.Apellido@empresa.com)
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Salida de proceso
El proceso de incorporación termina con un estado de Éxito, lo que indica que Paul está completamente incorporado.
- Estado Éxito o Cancelado
Así es como se crea el proceso de incorporación de empleados en Process Editor. Para organizar las actividades en categorías o responsabilidades separadas, puede agregar carriles de proceso al proceso de incorporación de empleados. Además, puede usar las herramientas de diseño disponibles en la parte inferior del editor para ayudarlo a navegar por este proceso de manera más eficiente sin perder el enfoque. Para obtener más información sobre la herramienta de diseño, consulte Process Editor.
Resumen y beneficios
- Integrar diversas automatizaciones, como bots, formularios y procesos, puede agilizar la recopilación de información y los procesos de aprobación para reducir de manera significativa el tiempo que les toma a los nuevos empleados adaptarse.
- La automatización minimiza el riesgo de error humano en la entrada y procesamiento de datos, lo que conduce a una mayor precisión y confiabilidad de la información de los empleados.
- Los sistemas integrados permiten un mejor seguimiento y gestión de documentos y datos de usuarios, lo que contribuye a una mayor eficiencia organizativa y cumplimiento.
- Los puntos de control automatizados dentro del proceso proporcionan roles y responsabilidades definidos, lo que facilita el seguimiento del progreso e identifica las áreas que requieren atención.
- En general, integrar bots, formularios y procesos en la incorporación no solo agiliza las operaciones, sino que también mejora la experiencia tanto para los equipos de RR. HH. como para los nuevos empleados.