El activador Correo electrónico permite iniciar una automatización cuando el servidor de correo electrónico predefinido recibe un correo. Puede definir las condiciones de activación según las cuales se inicia la automatización.

Conecte la Control Room a uno de los servicios de correo electrónico en su sistema y active la automatización cuando reciba un nuevo correo electrónico.

Puede usar ‌OAuth 2.0 para Autenticar cualquier servidor de correo electrónico. Para la opción servidor EWS, debe registrar su aplicación en la plataforma de identidad de Microsoft. Para obtener más información, consulte action Conectar en el package Email.

Antes de empezar

Asegúrese de tener los permisos necesarios para crear y ejecutar bots con activadores.

Procedimiento

  1. Vaya a Automatización > Crear > Bot de tarea en el panel izquierdo.
    Aparece la ventana modal Crear bot de tareas.
  2. Realice las siguientes acciones en la ventana modal Crear bot de tarea.
    1. Seleccione la plataforma correspondiente.
      Seleccione Windows para la plataforma Windows o seleccione macOS para la plataforma macOS.
    2. Ingrese un nombre para el bot en Nombre.
    3. Opcional: Ingrese una descripción para el bot en Descripción.
    4. Opcional: Haga clic en Elegir y siga las indicaciones para seleccionar la ubicación de almacenamiento.
      De forma predeterminada, todos los bots se almacenan en la carpeta \Bots.
    5. Haga clic en Crear y editar.
      Aparece la página del editor bot.
  3. Vaya a Activadores > Activador de correo electrónico y haga doble clic en Correo electrónico para agregar el activador a la sección de activadores.
  4. Seleccione uno de los siguientes tipos de servidor como activador para sus correos electrónicos entrantes en Conectar al correo electrónico:
    Tipo de servidorPasos
    Microsoft Outlook Haga clic en Outlook.

    Microsoft Outlook instalado en el dispositivo bot runner está configurado como servicio de correo electrónico. El activador de correo electrónico inicia la automatización cuando recibe un correo electrónico en Microsoft Outlook.

    Nota: Para la plataforma macOS, use el activador Microsoft Outlook (macOS).
    Servidor de correo electrónico Haga clic en Servidor de correo electrónico y realice los siguientes pasos.
    1. Introduzca la información del Host del servicio de correo electrónico.

      Por ejemplo, si está utilizando Office365 como su servicio de correo electrónico, introduzca Outlook.office365.com.

    2. Seleccione IMAP o POP3.
      IMAP y POP3 son protocolos utilizados para conectarse al servidor de correo que le permite leer sus correos electrónicos a través de un cliente de correo electrónico.
      Nota: El protocolo POP3 tiene una limitación conocida en la que cualquier nueva invitación de calendario también puede activar el bot.
    3. Usar conexión segura (SSL/TLS): Seleccione esta opción si desea utilizar una conexión segura con el servidor de correo.
    4. Introduzca el número de puerto configurado para su servidor de correo electrónico en el campo Puerto.
    5. Seleccione uno de los siguientes métodos de autenticación de usuario para iniciar sesión en el servidor de correo electrónico:
      • Básica
      • Credenciales del cliente
        • Especifique los ID de cliente e inquilino únicos generados cuando registró la aplicación en el portal de Microsoft Azure.
        • Especifique el nombre de usuario que quiere utilizar para acceder al servidor de correo.
        • Especifique el secreto de cliente que generó para su aplicación en el portal de registro de aplicaciones.
          Para los campos ID de cliente, ID de inquilino, Nombre de usuario y Secreto del cliente, elija entre las pestañas Credencial o Cadena insegura:
          • Credencial: Utiliza un valor disponible en la Credential Vault.
          • Cadena insegura: De lo contrario, escriba un valor.
          Nota: El flujo de Credenciales del cliente no es compatible con Gmail.
      • Control Room administrada

        Para usar el modo de autenticación OAuth2 administrado por la Control Room a fin de automatizar Gmail, debe configurar la conexión OAuth en la Control Room. Consulte Crear conexiones ‌OAuth.

        Actualice la información en los siguientes campos:

        • Conexión: Haga clic en el botón Elegir para seleccionar un tipo de conexión.
        • Seleccione Personalizado en el campo Tipo de proveedor.

        • Seleccione el nombre de la conexión que configuró en la Control Room para aplicaciones de Google Workspace.

        • Utilice el campo Tipo de implementación para seleccionar una de las siguientes opciones:

          Para obtener información sobre los tokens de acceso y actualización de la aplicación Google Workspace, consulte Configurar aplicaciones empresariales

          • Compartido: Seleccione esta opción cuando el token de acceso de OAuth2 se comparta para todos los usuarios que ejecutan la automatización.
            Nota: Esta opción requiere que el administrador de Control Room o cualquier usuario (con las opciones Administrar conexiones y Ver conexiones habilitadas para las CONEXIONES OAUTH) configure una conexión OAuth en Control Room. Guarde las credenciales de inicio de sesión una vez para generar un token de acceso compartido que puedan usar todos los usuarios que ejecutan la automatización.
          • Específico del usuario: Seleccione esta opción cuando el token de acceso de OAuth2 sea específico para cada usuario que ejecuta la automatización.
            Nota: Esta opción requiere que el administrador de Control Room o cualquier usuario (con las opciones Administrar conexiones y Ver conexiones habilitadas para las CONEXIONES OAUTH) configure una conexión OAuth en Control Room. Asegúrese de no guardar las credenciales de inicio de sesión para que cada usuario que ejecute la automatización pueda proporcionar sus credenciales de inicio de sesión y generar un token de acceso que solo pueda usar ese usuario específico.
          • Haga clic en Confirm (Confirmar).
        Nota: Cuando utiliza la opción Específico del usuario, debe iniciar sesión en su cuenta de Google para autenticarse y generar un token específico del usuario. Realice los siguientes pasos para utilizar esta opción:
        1. En la Control Room, navegue hasta su perfil Mi configuración > Conexiones OAuth.
        2. Haga clic en Iniciar sesión para autenticarse.
        3. Inicie sesión en su cuenta de Google y seleccione Continuar.
        4. Verifique los servicios a los que tiene acceso y haga clic en Continuar.

          Si la conexión se realiza de manera correcta, mostrará el estado como Activo.

      Nota: El Correo electrónico en la carpeta no admite subcarpetas cuando configura el protocolo como POP3 para el Servidor de correo electrónico,
    Servidor EWS Haga clic en Servidor EWS.
    1. En el menú desplegable Versión de Microsoft Exchange, seleccione su versión actual.

      Por ejemplo, si está utilizando Microsoft Exchange Service Pack 2, seleccione Exchange2010_SP2 como su servicio de correo electrónico.

    2. Ingrese el nombre del dominio, por ejemplo: smtp.office365.com
    3. Seleccione uno de los siguientes métodos de autenticación de usuario para iniciar sesión en el servidor de correo electrónico:
      • Básica
      • OAuth 2.0: credenciales de cliente
        • Especifique los ID de cliente e inquilino únicos generados cuando registró la aplicación en el portal de Microsoft Azure.
        • Especifique el nombre de usuario que quiere utilizar para acceder al servidor de correo.
        • Especifique el secreto de cliente que generó para su aplicación en el portal de registro de aplicaciones.
          Para los campos ID de cliente, ID de inquilino, Nombre de usuario y Secreto del cliente, elija entre las pestañas Credencial o Cadena insegura:
          • Credencial: Utiliza un valor disponible en la Credential Vault.
          • Cadena insegura: De lo contrario, escriba un valor.
          Nota: No hay soporte de buzón compartido para Microsoft Outlook, pero como solución alternativa, puede usar el flujo de credenciales del servidor EWS con un correo electrónico compartido como cadena de nombre de usuario.
  5. Opcional: Utilice el menú desplegable Verificar cada disponible en todos los tipos de servidor para establecer el intervalo de activación.

    El bot utiliza un intervalo de activación predeterminado de 120 minutos.

    Nota: El intervalo de activación que ha configurado mediante el menú desplegable Comprobar cada no depende de la cantidad de correos electrónicos recibidos durante el intervalo programado.

    Por ejemplo, si ha configurado Comprobar cada en 1 segundo, la tarea se activa solo una vez, incluso si recibe tres correos electrónicos diferentes al mismo tiempo. El filtro de tiempo de ejecución del sondeo se actualiza a la fecha y hora de envío del correo electrónico para el que se ejecutó el último activador.

  6. Opcional: Utilice Seleccionar condiciones para especificar un evento de correo electrónico para el tipo de servidor seleccionado.
    Considere una situación en la que seleccione Outlook y desee activar un bot cuando reciba un correo electrónico de un remitente específico. En Seleccionar condiciones, seleccione la casilla de verificación Correo electrónico de y especifique la dirección de correo electrónico del remitente.
    Cuando se selecciona la casilla de verificación El asunto del correo electrónico contiene, el activador de correo electrónico se ejecuta en función de las siguientes condiciones del asunto:
    • Cuando la línea de asunto se proporciona entre comillas dobles (""), por ejemplo "Hoja de cálculo ABC", el activador se ejecuta solo cuando el asunto del correo electrónico coincide exactamente con la cadena proporcionada entre comillas.
    • Cuando varias líneas de asunto están separadas por punto y coma, por ejemplo Hoja de cálculo ABC; Registros del proyecto ABC, el activador se ejecuta cuando el asunto del correo electrónico coincide con cualquiera de las líneas de asunto mencionadas.
  7. Opcional: Para crear una variable, en la pestaña Asignado a > Registro, haga clic en ícono Seleccionar variable.

    Puede utilizar esta variable para recuperar varios detalles sobre el correo electrónico que activó el bot, como el remitente, el destinatario, el asunto, el contenido del correo electrónico, la fecha, la información de la acción, el host del servidor de correo electrónico y los datos del puerto.

  8. Haga clic en Guardar para guardar la configuración del activador de correo electrónico.
Microsoft Outlook, el servidor de correo electrónico o el servidor EWS se configuran como el activador para iniciar el bot para nuevos correos electrónicos.
Nota: Cuando se ejecuta un activador de correo electrónico, la clave emailTo devuelve una lista de direcciones de envío. Para convertir la lista de direcciones de envío en una string, utilice la action Asignar del package de List y, luego, utilice la action Unir elementos del package de List, con la coma como delimitador para separar las direcciones.

Qué hacer a continuación

Configure la automatización requerida usando las Acciones y guárdela. Cuando se hace clic en Ejecutar > Ejecutar con activadores, la automatización escucha los activadores configurados. Una vez que llega un nuevo correo electrónico, el activador inicia la automatización configurada.