Actualizar los cambios en Automation Co-Pilot para usuarios de negocios desde Automation 360 versión v.21 o versiones posteriores

A partir de la versión v.21 Automation 360 o posterior, existe un cambio en la forma en que trabajan los equipos en Automation Co-Pilot para usuarios de negocios en la interfaz web. La gestión de equipo avanzada ahora ayuda a los administradores empresariales a definir cómo se puede crear una solicitud. También pueden especificar quién puede ver o eliminar las solicitudes.

Para garantizar que no haya discontinuidad en el comportamiento existente para los usuarios que tenían algún acceso a un proceso o creaban solicitudes desde un proceso (independientemente de la asignación de equipo existente), se deben mantener las siguientes condiciones:

  • Se mantiene el acceso del usuario para crear una solicitud para un proceso específico.
  • También se mantiene el acceso del usuario para ver las solicitudes de un proceso, independientemente del equipo al que pertenezca.

Cambios de los equipos existentes

Para mantener el acceso actual a los procesos y los equipos actuales, los equipos existentes conservan lo siguiente:

  • Proceso existente asignado a ellos.
  • Los mismos miembros asignados al equipo.
  • El tipo de equipo está configurado como compartido. Esto garantiza que todos los miembros del equipo puedan ver las solicitudes y los procesos migrados.
  • Los miembros del equipo tienen una de las siguientes funciones:
    • Gerente de Co-Pilot o Administrador de Co-Pilot tienen el rol de administrador
    • Usuario de Co-Pilot tiene el rol de miembro

Para mantener el acceso actual a las solicitudes, se crean nuevos equipos para cada proceso y el nuevo equipo cuenta con lo siguiente:

  • Los procesos existentes asignados al equipo se denominan "Equipos migrados para el proceso X", donde X es la ID del proceso. Esto ayuda a consultar los procesos migrados. Los equipos se crean para los procesos existentes con este nombre.
  • Los usuarios que tenían acceso al proceso anteriormente se asignan a este equipo, independientemente de su asignación de equipo existente, y el equipo se asigna al proceso.
  • El tipo de equipo está configurado como compartido.
  • Los miembros del equipo tienen una de las siguientes funciones:
    • Administrador de Co-Pilot
    • Gerente de Co-Pilot
    • Usuario de Co-Pilot

Anteriormente, el Gerente de Co-Pilot podía crear solicitudes sin asignar los procesos a los equipos. Tras la actualización, deben crear equipos y pedir al Administrador de Co-Pilot que asigne el equipo a un proceso para crear nuevas solicitudes.

Importante: Tras el proceso de migración y la creación del equipo migrado, en la creación de la solicitud, habrá dos procesos (uno para cada equipo) que puede seleccionar. Los dos procesos tendrán comportamientos diferentes para la visibilidad de la solicitud.

Ejemplo:

La siguiente situación ayuda a ilustrar cómo funciona la actualización.

Considere un proceso llamado Cierre de préstamo con la ID de proceso 47. Georges tiene un rol de Administrador de Co-Pilot en el Control Room.

Antes de la actualización

Dos equipos, RR. HH. e IT, tienen acceso al proceso Cierre de préstamos, y la estructura de los equipos es la que se menciona en la siguiente tabla.

RR. HH. TI
Nombre de usuario Rol Control Room Nombre de usuario Rol Control Room
Bob Gerente de Co-Pilot Grace Gerente de Co-Pilot
Carol Usuario de Co-Pilot Steve Usuario de Co-Pilot
Debby Usuario de Co-Pilot Debby Usuario de Co-Pilot
El comportamiento antes de la actualización es el que se indica a continuación:
  • Los usuarios del equipo de RR. HH. pueden ver las solicitudes creadas en el equipo de IT y viceversa.
  • Bob y Grace pueden asignar los procesos que les fueron asignados previamente por Georges al equipo de RR. HH. y al de IT respectivamente.
  • Bob puede administrar el equipo de RR. HH. y, del mismo modo, Grace puede administrar el equipo de IT; por ejemplo, agregar miembros, asignar procesos, renombrar el equipo, etc.

Después de la actualización

Los dos equipos iniciales (RR. HH. e IT) se mantienen y, además, se crea un nuevo equipo (denominado Equipo migrado para el proceso 47) durante la actualización. La estructura del equipo de los tres equipos se menciona en la siguiente tabla:
RR. HH. TI Equipo migrado para el proceso 47
Nombre de usuario Rol del equipo Rol Control Room Nombre de usuario Rol del equipo Rol Control Room Nombre de usuario Rol del equipo Rol Control Room
Bob Administrador Gerente de Co-Pilot Grace Administrador Gerente de Co-Pilot Bob Administrador Administrador de Automation Co-Pilot
Carol Miembro Usuario de Co-Pilot Steve Miembro Usuario de Co-Pilot Carol Miembro Usuario del Automation Co-Pilot
Debby Miembro Usuario de Co-Pilot Debby Miembro Usuario de Co-Pilot Debby Miembro Usuario del Automation Co-Pilot
Usuario de Co-Pilot Grace Administrador Administrador de Automation Co-Pilot
Steve Miembro Usuario del Automation Co-Pilot
El comportamiento de los equipos tras la actualización es el que se indica a continuación:
  • Los miembros del equipo de RR. HH. ya no pueden ver las solicitudes creadas en el equipo de IT y viceversa.
  • Como Debby forma parte tanto del equipo de RR. HH. como del de IT, este usuario puede crear solicitudes en ambos equipos. Durante la creación de la solicitud, el usuario ve dos tarjetas de proceso diferentes.
  • Las solicitudes antiguas creadas dentro de los equipos de RR. HH. e IT se tratan como si hubieran sido creadas dentro del equipo común llamado Equipo migrado para el proceso 47 que solo tiene asignado el proceso de Cierre de préstamo (47).
  • Los miembros de los equipos de RR. HH. y de IT forman parte del Equipo migrado para el proceso 47, por lo que pueden acceder a las antiguas solicitudes. Si se elimina el Equipo migrado para el proceso 47, se eliminan las solicitudes asociadas a este, por lo que el acceso a las solicitudes antiguas se quita y no se puede restaurar.
  • Los miembros del equipo de RR. HH. o de IT pueden crear solicitudes dentro del Equipo migrado para el proceso 47, y esas solicitudes son visibles para todos los miembros del equipo de RR. HH. y de IT.
  • Bob y Grace pueden administrar el equipo de RR. HH. y el de IT respectivamente, así como administrar conjuntamente el Equipo migrado para el proceso 47. Esto significa que pueden agregar miembros al equipo, renombrar el equipo, eliminar miembros del equipo, etc.
  • Bob y Grace ahora solo pueden ver los procesos asignados a sus equipos por Georges.
Importante: Durante la actualización, es posible que se produzcan problemas con la asignación de administradores de equipo de forma intermitente, por medio del cual se asigna incorrectamente al creador del equipo el rol de miembro en lugar del rol de administrador de equipo o se asigna a otros miembros del equipo el rol de administrador de equipo en lugar del rol de miembro. Después de la actualización, el Administrador de Co-Pilot siempre debe verificar la asignación del administrador del equipo.

El siguiente ejemplo explica el problema de la asignación del administrador de equipo:

Antes de la actualización: Bob crea el equipo de RR. HH. y tiene el rol de Gerente de Co-Pilot, y Carol, Debby, Grace y Steve son miembros del equipo y tienen roles de Usuario de Co-Pilot.

Después de la actualización: A Bob se le asigna el rol de administrador de equipo junto con Carol. A Debby, Grace y Steve se les asigna el rol de miembro del equipo. En este caso, Carol tiene asignado incorrectamente el rol de administrador en lugar del rol de miembro. El Administrador de Co-Pilot debe verificar la asignación del administrador de equipo y cambiar el rol de Carol a miembro del equipo.