Evaluación de las ventajas de la automatización de procesos

Medir el ROI de la automatización de procesos ayuda a identificar qué solución de automatización de procesos ofrece los mayores beneficios financieros y operativos. Esto permite una mejor toma de decisiones y garantiza que el enfoque esté en el desarrollo de las automatizaciones de proceso que aseguren ahorros de costos y ganancias de eficiencia.

Automatización de procesos

Las automatizaciones de procesos son automatizaciones de procesos empresariales complejos integrales que pueden abarcar varias funciones. Es una secuencia estructurada de acciones diseñadas para automatizar un flujo de trabajo. Las automatizaciones de procesos comprenden lo siguiente:

  • Elementos: puntos de inicio y fin, tarea de formulario, tarea de aprobación, tarea de filtro.
  • Elementos de toma de decisiones basados en la lógica: If/Else y Else/If.
  • Componentes: tarea de Bot, Tarea API, Document Automation, automatización de listas de prioridad y proceso secundario.
  • Rutas: puede haber una ruta fija que sea común a todos los caminos en varias ramas. La ruta fija puede estar al inicio o al final de un proceso.

Todas estas facetas le permiten crear una automatización de procesos fluida y eficiente. Las automatizaciones de procesos son precisas y minimizan los costos operativos. Son escalables y pueden manejar grandes volúmenes de trabajo. El ROI generalmente se mide en dinero ahorrado u horas ahorradas al utilizar cualquier tipo de automatización. Las métricas medidas son para cada ejecución de automatización (ROI de ejecución) o volumen procesado por automatización (ROI de transacción).

Ejemplo:

Entendamos esto con la ayuda de un ejemplo.


retorno de inversión de automatización de procesos

En este ejemplo (consulte la imagen anterior), el proceso está compuesto por los siguientes elementos:

  • Ruta fija: Pasos 1 a 3
  • Ramas:
    • Pasos 4 a 9
    • Pasos 10 a 15
  • Componentes:
    • Tarea de Bot
    • Tarea API
    • Tarea del validador de documentos
  • Tarea de formulario
  • Tarea de aprobación

En este ejemplo, el proceso comienza con una ruta fija. Al estar formado por componentes independientes, cada uno tiene su propia lógica y no es estático. Por ejemplo, en la ruta 4 a 9, la tarea de Bot podría procesar 10, 20 y 15 registros en los días 1, 2 y 3, respectivamente. De manera similar, el proceso en la ruta 10 a 16 podría generar ahorros variables con cada implementación. Estos componentes se controlan individualmente dentro del proceso principal de automatización, lo que permite detectar variaciones en el ahorro con cada implementación. Este enfoque garantiza que el ahorro se mida a nivel granular para cada componente.

Considere un escenario donde, el día 1, la ruta 4 a 9 se ejecuta con éxito, lo que significa que la ruta alternativa 10 a 16 (la parte Else) no se activa. Dentro de la ruta 4 a 9, la tarea de validación de documentos en el paso 5 procesa 10 comprobantes. Luego utiliza la automatización Tarea API en el paso 6 para actualizar los registros en Salesforce, procede al paso 7 para la aprobación y completa el proceso. El día 1, esta automatización le ahorra a la organización 10 * Y.

El día 2, si se procesan 15 cupones, el ahorro será de 15 * Y, diferente al día 1. La cantidad de cupones procesados y, por ende, los ahorros varían diariamente, dependiendo de la frecuencia con la que se ejecuta la automatización. Aunque es posible que esta variabilidad no sea evidente a nivel de proceso, sí lo es a nivel de automatización en el paso 5.

El día 3, si se activa la condición Else, se ejecutan los pasos 10 a 15. Dentro del paso 13, por ejemplo, el proceso podría incluir ramas, bucles o condiciones adicionales, y cada una de ellas contribuiría a un ahorro único. Esta lógica se aplica a todos los componentes de esa ruta, ya sea la tarea Bot, Tarea API u otros tipos de automatización.

Cada implementación de la automatización se evalúa individualmente, y cada ruta genera ahorros específicos por día y por implementación. Por ejemplo, la ruta 4 a 9 podría ahorrar USD 1000 el día 1, USD 2500 el día 2 y USD 5000 el día 3. Definir cada ruta, analizar los detalles granulares de sus componentes y calcular el ahorro de cada implementación le permite realizar un seguimiento preciso y medir el ROI de la automatización de procesos.

Solo se hace un seguimiento de los componentes para calcular el ROI de la automatización de procesos. Los elementos como la tarea formulario, la tarea aprobación y la tarea filtro se excluyen de los cálculos del ROI. En la automatización de procesos, el ROI se mide en función del número de transacciones procesadas por la automatización.

Componentes

Una automatización de procesos está compuesta por los siguientes componentes:

Automatización de tareas
La automatización de tareas se puede utilizar para ejecutar tareas simples, repetitivas y basadas en reglas y automatizar los procesos básicos de una organización. Son fáciles de construir y pueden ejecutar procesos de varios pasos sin errores. La automatización de tareas opera en el nivel de la interfaz de usuario y puede interactuar con las aplicaciones con facilidad. Puede utilizar la automatización de tareas para actividades como ingresar datos, completar un formulario, realizar cálculos simples y más. Las automatizaciones de tareas pueden funcionar con varias aplicaciones, como web, de escritorio y otras.

Consulte Trabajar con automatizaciones.

Para ver un ejemplo sobre cómo calcular el ROI basado en transacciones para una automatización de tareas, consulte ROI basado en transacciones para la automatización de tareas.

Automatización de API
Una automatización de API es una solución de automatización basada en la nube que utiliza API para intercambiar datos entre aplicaciones y sistemas. Las automatizaciones de API están diseñadas para ser rápidas, confiables y escalables, y pueden usarse para una variedad de propósitos. Las automatizaciones de API se pueden activar desde diversas fuentes, incluidos formularios, procesos o puntos finales directos. Pueden ser programadas para su ejecución regular o pueden ser ejecutadas bajo demanda. Las capacidades de intercambio de datos en tiempo real de las automatizaciones API le permiten adaptarse a entornos dinámicos y responder con prontitud.

Consulte Tarea API.

Para ver ejemplos sobre cómo calcular el ROI basado en transacciones y ejecución para automatizaciones de API, consulte:
Document Automation
Document Automation utiliza la automatización y la inteligencia artificial para automatizar la extracción, interpretación y conversión de datos de varios tipos de documentos en formatos estructurados para uso comercial. Mejora la eficiencia y la precisión en los flujos de trabajo centrados en documentos.

Consulte Document Automation.

Para configurar la Document Automation para el cálculo de ROI, consulte Configure Document Automation para calcular el ROI.

Automatización de listas de prioridad
La automatización de listas de prioridad ayuda a administrar y distribuir de manera eficiente las tareas entre automatizaciones según la prioridad, el volumen y los recursos disponibles. Permite la asignación dinámica de tareas, lo que garantiza una utilización eficaz de las automatizaciones y un procesamiento más rápido de las tareas de prioridad alta. La automatización de listas de prioridad admite tanto la automatización asistida como no asistida, lo que mejora la escalabilidad, la eficacia operativa y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio en los flujos de trabajo automatizados.

Consulte Administración de carga de trabajo.

Para configurar la Document Automation para el cálculo de ROI, consulte Configurar la automatización de listas de prioridad para calcular el ROI.