Para que los usuarios adecuados ejecuten, aprueben y contribuyan a una tarea de aprobación, es importante utilizar las etiquetas reconocidas por Process Composer.

En Process Composer > Tarea de aprobación, las configuraciones de los usuarios se reconocen como asignadas, solicitadas y contribuyentes de la tarea durante el tiempo de ejecución para la colaboración de varios usuarios.

La imagen demuestra que el solicitante es quien ejecuta el proceso y la persona asignada es la encargada de la aprobación.

La siguiente tabla de información se puede utilizar para configurar y ayudar a tomar decisiones al enviar la aprobación a roles y equipos. La columna Usuario muestra la etiqueta reconocida en la configuración del proceso. La columna Detalles describe los parámetros de esa configuración.

  • Usuario que solicita una tarea (Solicitante de tarea).
  • Usuario que asigna una tarea (Asignador de tarea).
  • Usuario a quien se asigna una tarea (Asignatario de tarea).
  • Usuario que contribuye a una tarea (Colaborador de tarea).
Usuario Detalles
Creador de la solicitud
  • Cuando la solicitud es creada usando la interfaz de Automation Co-Pilot por el usuario que creó la solicitud, entonces se requiere que el creador de la solicitud sea parte del grupo asignado.
  • Cuando la solicitud se crea por otros medios (API, comando Crear solicitud o caso de uso de aprobación de CoE), entonces el creador de la solicitud no está obligado a formar parte del grupo asignado y solo necesita el permiso para ejecutar.
Grupo de solicitud asignado Rol o equipo en el que se crea la solicitud.
= createdByTeam

Ejemplo: Solicitud de POC-2 desde el proceso (POC) creado en el equipo 202.

  • El equipo 202 es el grupo de solicitud asignado.
  • Este grupo tiene acceso de lectura a la solicitud creada en su espacio de trabajo.
Asignador de tareas

La función o el equipo que necesita responder a la tarea (recibida).

Ejemplo: La tarea de formulario de una solicitud se asigna al rol 301.

  • El rol 301 es el asignador de tareas.
  • Los usuarios del rol 301 pueden ver la tarea en la pestaña Asignado.
Solicitante de tarea Rol, equipo o usuario (creador de la solicitud) que solicita la respuesta de la tarea (enviado).

Ejemplo: La tarea de formulario de una solicitud es solicitada por el equipo 403.

  • El equipo 403 es el solicitante de la tarea.
  • Los usuarios del equipo 403 pueden ver la tarea en la pestaña Solicitado.
Contribuyente
Usuarios que contribuyeron (o están contribuyendo) con la tarea.
  • Tarea de validación de formularios y documentos (el contribuyente se completa antes del envío).
    • Cuando el estado es Pendiente, el contribuyente es el usuario asignado o bloqueado de la tarea.
      =assigneeID
      o
      lockedBy
    • Cuando el estado es Completado, el Colaborador es el usuario que envió la tarea.
      =submittedBy
  • Tarea de aprobación (el contribuyente se completa después del envío).
    • Cuando el estado es Esperando aprobación (0/2), el Contribuyente está vacío.
    • Cuando el estado es Esperando aprobación (1/2), el contribuyente es el ID del usuario que aprobó la tarea.
    • Cuando el estado es Aprobado, el contribuyente es el conjunto de todos los usuarios que aprobaron la solicitud.
      =approvedBy
    • Cuando el estado es Rechazado, el contribuyente es el usuario que rechazó la solicitud.
      =declinedBy
Nota: Los aprobadores, por diseño, solo reciben un formulario deshabilitado donde pueden tomar una decisión de aprobación y, opcionalmente, agregar comentarios. Los aprobadores no pueden cambiar los datos en el formulario porque eso afectaría lo que se está aprobando. En cambio, el proceso debería actualizarse para que, si el aprobador lo rechaza, pueda regresar al solicitante para que ajuste los datos y vuelva a enviarlo.

Visibilidad y acciones de una tarea de aprobación

Secuencia de tareas:

  • Cualquier usuario que forme parte del grupo de encargados de respuesta puede ver la tarea a medida que avanza en la secuencia.

  • Las tareas que no sean la tarea de aprobación actual no son visibles para el grupo de encargados de respuesta.

Acciones posibles para la tarea:

  • Historial de comentarios

    Muestra un historial de los comentarios de aprobación o rechazo.

  • Aprobar

    • Envía la tarea con el estado Aprobado.

    • Agrega un comentario al enviar una aprobación.

  • Rechazar

    • Envía la tarea con el estado Rechazado.

    • Agrega un comentario al enviar una notificación de rechazo.

En los casos en los que los usuarios desean notificar una tarea específica a una persona, el ID de referencia de la tarea se puede encontrar en la URL de una tarea activa.

La imagen muestra la referencia de tarea ubicada en la URL.