Direccionar usuarios a una tarea de aprobación

Para que los usuarios adecuados ejecuten, aprueben y contribuyan a una tarea de aprobación, es importante utilizar las etiquetas reconocidas por Process Composer.

En Process Composer > Tareas de aprobación, las configuraciones de los usuarios se reconocen como asignadas, solicitadas y contribuyentes de la tarea durante el tiempo de ejecución para la colaboración de varios usuarios.

En la imagen, se muestra que el solicitante es el ejecutor del proceso y el cesionario es el aprobador.

La siguiente tabla de información se puede utilizar para configurar y ayudar a tomar decisiones al enviar la aprobación a roles y equipos. La columna Usuario muestra la etiqueta reconocida en la configuración del proceso. La columna Detalles describe los parámetros de esa configuración.

Usuario Detalles
Creador de la solicitud Cuando la solicitud se crea mediante la interfaz (AARI Web o Automation Co-Pilot) que usó el usuario que creó la solicitud:
  • Es necesario que el creador de la solicitud forme parte del grupo asignado.
Cuando la solicitud se crea por otros medios (API, comando Crear solicitud, caso de uso de aprobación CoE, etc.):
  • No es necesario que el creador de la solicitud forme parte del grupo asignado y solo necesita el permiso de ejecución.
Grupo de solicitud asignado Rol o equipo en el que se crea la solicitud.
= createdByTeam

Ejemplo: Solicitud de POC-2 desde el proceso (POC) creado en el equipo 202.

  • El equipo 202 es el grupo de solicitud asignado.
  • Este grupo tiene acceso de lectura a la solicitud creada en su espacio de trabajo.
Asignador de tareas

La función o el equipo que necesita responder a la tarea (recibida).

Ejemplo: La tarea de formulario de una solicitud se asigna al rol 301.

  • El rol 301 es el asignador de tareas.
  • Los usuarios del rol 301 pueden ver la tarea en la pestaña Asignado.
Solicitante de tarea Rol, equipo o usuario (creador de la solicitud) que solicita la respuesta de la tarea (enviado).

Ejemplo: La tarea de formulario de una solicitud es solicitada por el equipo 403.

  • El equipo 403 es el solicitante de la tarea.
  • Los usuarios del equipo 403 pueden ver la tarea en la pestaña Solicitado.
Contribuyente
Usuarios que contribuyeron (o están contribuyendo) con la tarea.
  • Tarea de validación de formularios y documentos (el contribuyente se completa antes del envío).
    • Cuando el estado es Pendiente, el contribuyente es el usuario asignado o bloqueado de la tarea.
      =assigneeID
      o
      lockedBy
    • Cuando el estado es Completado, el contribuyente es el usuario que ha enviado la tarea.
      =submittedBy
  • Tarea de aprobación (el contribuyente se completa después del envío).
    • Cuando el estado es Esperando aprobación (0/2), el contribuyente está vacío.
    • Cuando el estado es Esperando aprobación (1/2), el contribuyente es el ID del usuario que aprobó la tarea.
    • Cuando el estado es Aprobado, el contribuyente es el conjunto de todos los usuarios que aprobaron la solicitud.
      =approvedBy
    • Cuando el estado es Rechazado, el contribuyente es el usuario que rechazó la solicitud.
      =declinedBy

Visibilidad y acciones de una tarea de aprobación

Secuencia de tareas:

  • Cualquier usuario que forme parte del grupo de encargados de respuesta puede ver la tarea a medida que avanza en la secuencia.

  • Las tareas, que no sean la tarea de aprobación actual, no son visibles para el grupo de encargados de respuesta.

Acciones posibles para la tarea:

  • Historial de comentarios

    Muestra un historial de los comentarios de aprobación o rechazo.

  • Aprobar

    • Envía la tarea con el estado Aprobado.

    • Agrega un comentario al enviar una aprobación.

  • Rechazar

    • Envía la tarea con el estado Rechazado.

    • Agrega un comentario al enviar una notificación de rechazo.

En los casos en los que los usuarios desean notificar una tarea específica a una persona, el ID de referencia de la tarea se puede encontrar en la URL de una tarea activa.

La imagen muestra la referencia de tarea ubicada en la URL.