Obtenga una visión general completa de los negocios y la gobernanza de una oportunidad de automatización. La sección de detalles captura las suposiciones laborales, los beneficios previstos y realizados, los costos y los cronogramas de ejecución para cuantificar el retorno de la inversión (ROI) a lo largo del tiempo.

Además, la sección de detalles documenta la complejidad del proceso, la alineación estratégica y los beneficios no financieros para apoyar la priorización y la toma de decisiones. Los cambios históricos de configuración y las tendencias de beneficios se registran para garantizar la transparencia y la auditabilidad. En general, la pestaña conecta la intención empresarial con los resultados financieros, tanto antes como después de la implementación de la automatización.

Etapa

Esta sección le permite ver la fase actual del ciclo de vida de su automatización, sin importar si es una idea, está en proceso, en desarrollo o implementada. Le ayuda a hacer un seguimiento tanto de la madurez de la automatización como del estado de la gobernanza.

Costos laborales

Los campos en esta sección definen cómo se calculan los ahorros. Los costos laborales se derivan de la información proporcionada en el formulario de ingreso de oportunidades.

Medición
¿Cómo se mide el proceso?

Especifica la unidad utilizada para cuantificar la carga de trabajo del proceso. Los usuarios pueden optar por medir según la cantidad de veces que se ejecuta el proceso (cada ejecución) o por la cantidad de registros procesados (cada transacción o registro de datos gestionado en una sola ejecución). Esta selección determina cómo se calculan los volúmenes y afecta de manera directa el esfuerzo proyectado, las horas ahorradas y los ahorros de costos asociados con la automatización.

Volumen y esfuerzo
  • Cantidad de ejecuciones por persona por mes: Número promedio de veces que cada persona ejecuta el proceso mensualmente.
  • Cantidad de personas que realizan este proceso: Número de empleados que participan en la ejecución del proceso.
  • Cantidad de horas dedicadas por persona por ejecución: Tiempo promedio requerido por una persona para completar una ejecución.
Suposiciones de costos
  • Porcentaje de tareas que se pueden automatizar: Porcentaje estimado del proceso que la automatización puede reemplazar.
  • Pago promedio por hora Costo por hora totalmente cargado del empleado que realiza la tarea. Esto se mide en dólares.
Metadatos
  • Enviado el: Fecha en que se creó la oportunidad. Contribuye a la auditoría y al seguimiento. Este es un campo editable ya que la oportunidad puede haberse enviado hace mucho tiempo pero ingresado en CoE Manager en una fecha posterior.
  • Implementado el: Fecha en que la automatización comenzó a ejecutarse. Se usa para determinar el período de realización. Se captura de manera automática cuando la oportunidad pasa de la etapa de desarrollo a la etapa de implementación. Este campo sigue siendo editable, ya que en algunos casos podría tener automatizaciones ejecutándose desde hace mucho tiempo, pero que se enviaron a CoE Manager recientemente y por eso es necesario cambiar la fecha de implementación a una fecha anterior cuando la automatización comenzó a ejecutarse.
  • Fuente: Origen de la idea de automatización. Ayuda con la elaboración de informes y el análisis de ingresos.
Archivos adjuntos
  • Archivo adjunto de admisión: Documentación inicial de ingreso o solicitud que proviene del formulario de admisión de la oportunidad.
  • Archivo adjunto del caso de negocio: Documentos financieros o de aprobación relevantes para la oportunidad.
  • Adjunto del PDD: Si la solicitud de oportunidad proviene de Process Discovery o de Autopilot.
Más detalles
  • Impacto neto: Indica el resultado financiero global de una iniciativa de automatización, lo que refleja si genera un ahorro o implica un costo después de considerar todos los componentes automatizados y manuales del proceso. En procesos complejos, algunas partes pueden generar ahorros (rutas totalmente automatizadas), mientras que otras generan costos (cuando se necesita intervención humana o la automatización se ejecuta sin aportar valor). Por ejemplo, si una automatización resuelve y cierra un ticket de TI de manera automática, el impacto neto es el ahorro. Sin embargo, si la automatización no puede resolver el problema y requiere intervención humana, tanto la actividad de automatización como el esfuerzo humano se consideran costos. Al evaluar el proceso en su totalidad, el impacto neto se calcula como el ahorro total menos los costos totales, lo que proporciona un resultado financiero consolidado.

    El valor neto del impacto solo puede definirse o editarse durante la etapa de idea, cuando se registra inicialmente la intención empresarial de la automatización. Una vez que avanza más allá de la etapa de idea, el impacto neto se vuelve de solo lectura para preservar las suposiciones financieras y garantizar la auditoría durante todo el ciclo de vida de la automatización.

  • Tipo de automatización: Puede clasificar la automatización en cuatro tipos.
    • Automatización de tareas
    • Automatización de API
    • Automatización de la WLM
    • Automatización de documentos

    Esta clasificación le ayuda a seleccionar el enfoque de desarrollo adecuado, estimar el esfuerzo y la complejidad, y aplicar la gobernanza y las mejores prácticas apropiadas. También le permite generar informes significativos al mostrar cómo los diferentes tipos de automatización contribuyen a los resultados empresariales, el uso de la capacidad y la adopción de la plataforma. Si bien el tipo de automatización no afecta directamente los cálculos del ROI, proporciona un contexto fundamental para la priorización, la planificación de recursos y la supervisión operativa.

Indicaciones estratégicas y de complejidad

Complejidad del proceso: Evalúa la puntuación de complejidad relativa de la automatización. Describe qué tan adecuada es la oportunidad para la automatización. Esto ayuda en la viabilidad, la estimación de esfuerzo, la priorización y el análisis de riesgos.

Tabla 1.
Campo Valor Descripción Por qué es importante
Proceso basado en reglas Alta Indica que el proceso sigue reglas claras y deterministas Mayor naturaleza basada en reglas, más fácil de automatizar
Estabilidad del proceso Alta Mide con qué frecuencia cambia el proceso Los procesos estables reducen las correcciones y el mantenimiento
Estructura del proceso Media Indica qué tan bien definidos y estandarizados están los pasos del proceso La estructura media puede requerir lógica adicional
Puntos de contacto externos Baja Número de sistemas externos, proveedores o interacciones humanas involucradas Menos puntos de contacto reducen el riesgo de fallos
Precisión de la documentación de procesos Media Calidad y exhaustividad de la documentación de los procesos existente Menor precisión aumenta el tiempo de descubrimiento y desarrollo

Alineación estratégica: Mide el grado en que la automatización se alinea con las prioridades del negocio. Estas puntuaciones ayudan a las organizaciones a comparar las automatizaciones no solo en términos de ahorro de costos, sino también en factores como la reducción de riesgos, el impacto en los ingresos, la experiencia del cliente y la agilidad operativa. Esto garantiza que la capacidad de desarrollo limitada y las licencias se asignen a las automatizaciones que ofrecen el mayor valor comercial general y que estén más alineadas con los objetivos empresariales.

Campo Valor Descripción
Capacidad operativa Baja Impacto en la velocidad, la flexibilidad y la capacidad de respuesta operativa.
Satisfacción del cliente Ninguno Impacto en la experiencia del cliente o la calidad del servicio.
Cumplimiento de las regulaciones Ninguno Si la automatización contribuye al cumplimiento de los requisitos de cumplimiento.
Mitigación de riesgos Alta Reduce el riesgo operativo, financiero o de cumplimiento.
Habilitación de ingresos Alta Apoya el crecimiento de ingresos, ventas adicionales o una realización de ingresos más rápida.

El cálculo de los beneficios obtenidos y los costos adicionales se prorratea diariamente, en lugar de considerarse como totales anuales. Esto incrementa la precisión y ofrece una mayor granularidad financiera. En el caso de las oportunidades que aún no están en la etapa de implementación, el valor permanece en cero y se excluyen todos los costos y beneficios adicionales.

Cuando agrega un costo o beneficio, independientemente de si selecciona una frecuencia mensual o anual, el sistema convierte de forma automática el valor ingresado en una cantidad diaria y la aplica de forma incremental a los beneficios realizados o costos adicionales. Los beneficios se suman y los costos se restan según este valor diario. Todos los cálculos están alineados con el año fiscal definido por su organización, lo que garantiza informes financieros más precisos y consistentes a través de períodos parciales y límites fiscales.

Asignar desarrollador

Puede asignar un desarrollador a su automatización cuando la oportunidad esté en la etapa de desarrollo. El desarrollador recibe una notificación cuando se le asigna una automatización.

Beneficios obtenidos (reales versus previstos)

Los beneficios obtenidos son los beneficios reales que se obtienen después de la producción, una vez que la automatización comienza a ejecutarse.

Campo Descripción Cálculo
Financiera
Beneficios obtenidos Ahorros netos logrados hasta la fecha Ahorros reales, costos adicionales
Porcentaje alcanzado Progreso hacia los beneficios previstos Realizado y previsto
Hora
Horas de trabajo ahorradas Horas reales ahorradas basadas en ejecuciones o transacciones Datos de ejecución o de transacciones
Número de ejecuciones o transacciones La cantidad de ejecuciones de automatización exitosas o transacciones realizadas con éxito Registros de automatización

Consulte Cálculo de ahorros y horas de trabajo.

Otras métricas financieras

Campo Descripción total
Costos adicionales Costos asociados con el desarrollo, las licencias o el mantenimiento Reduce los beneficios obtenidos
Beneficios no relacionados con la automatización Beneficios cualitativos o indirectos (precisión, cumplimiento) Solo informativo
Beneficios no aprovechados Ahorros esperados no realizados debido a fallas o tiempo de inactividad Informativo mediante el cual se puede tomar una acción correctiva

Consulte Agregar beneficios no relacionados con la automatización y los costos adicionales.

Beneficios obtenidos a lo largo del tiempo

Este gráfico compara los beneficios previstos frente a los beneficios realmente obtenidos, desglosados por mes. El beneficio proyectado es el ahorro mensual esperado según el caso de negocio, mientras que el realizado corresponde a los ahorros reales obtenidos a partir de la ejecución de la automatización. El “eje x” muestra los meses y representa la línea de tiempo de realización de beneficios después de la implementación. El “eje y” muestra el valor monetario de los beneficios tanto positivos como negativos. Los valores negativos indican que los costos superan los ahorros.

Historial de configuración

Muestra cada cambio realizado en las entradas de la oportunidad, con detalles como qué cambió, cuándo cambió y qué valores estaban activos en ese momento. Esto es muy útil para fines de auditoría.

Convertido a proceso

Esta sección muestra las oportunidades que se convirtieron en una automatización de tipo de proceso. Puede exportar esta lista en formato Excel o CSV haciendo clic en el icono de Configuración en la tabla Convertido a proceso. También puede editar estas automatizaciones de forma masiva.