Crear y administrar oportunidades
- Actualizado: 2023/09/14
Crear y administrar oportunidades
Presente y cree un caso empresarial para una oportunidad y siga su progreso a lo largo de las etapas de aprobación. Mida los resultados de la oportunidad después de que se haya automatizado.
Propietario de la oportunidad
Como propietario de una oportunidad, usted propone y crea el caso empresarial para nuevas oportunidades, realiza un seguimiento del progreso de las oportunidades a través de las puertas de las etapas y supervisa las implementaciones de oportunidades. Cuando se entrega una oportunidad, también realiza un seguimiento del beneficio proporcionado por la oportunidad para asegurarse de que el beneficio logrado coincida con el beneficio anticipado descrito en el caso empresarial.
Es importante que proporcione información actualizada sobre la oportunidad al centro de excelencia (CoE) de automatización y a su equipo ejecutivo. La inversión realizada en cada oportunidad se justifica con el valor previsto que se logrará cuando se entregue la oportunidad. La información que proporciona de la oportunidad ayuda a su CoE y a su equipo directivo a comprender el estado actual y tomar decisiones estratégicas.
Para acceder a RPA Accelerator a fin de ingresar y actualizar la información de la oportunidad, debe crear una cuenta. Consulte Crear y administrar su cuenta.
Acceder al programa
Después de crear una cuenta, se autenticará su usuario en RPA Accelerator y el contenido del programa se mostrará de forma predeterminada.
El programa o el panel de oportunidades se define como la página de inicio. Además del icono Inicio, puede usar el árbol de navegación para ver y acceder a las oportunidades. Puede acceder a ellas desde cualquier página (ambas rutas están resaltadas en la siguiente imagen).
Crear una oportunidad
Para crear una nueva oportunidad, haga clic en Crear oportunidad en la pestaña Oportunidades o en el panel Oportunidad.
Cuando se inicie el proceso de creación de oportunidades, se le solicitará que responda las preguntas utilizadas para categorizar y definir el valor previsto de su oportunidad propuesta.
Una vez que haya enviado las respuestas a las preguntas, se crea una nueva oportunidad y se le proporciona un enlace para que pueda continuar editando la información de la oportunidad y supervisando el proceso de aprobación.
En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo de las preguntas incluidas en el proceso de creación de oportunidades:
Administrar datos de oportunidades
En la ventana Oportunidad, la información clave está organizada y agrupada en pestañas. Para acceder a las pestañas, haga clic en sus nombres. El nombre de la pestaña que se muestra actualmente se resalta en azul. De forma predeterminada, se muestra la pestaña Resumen de la oportunidad.
En la siguiente tabla, se enumeran las pestañas:
| Tabulador | Descripción |
|---|---|
| Resumen de la oportunidad | Supervise el estado general de la entrega y haga que la oportunidad pase a nuevas etapas. |
| Detalles | Revise los costos, los beneficios y la alineación de la oportunidad con los objetivos estratégicos del programa. |
| Actividades | Cree actividades necesarias para implementar la oportunidad y realice un seguimiento de su estado. |
| Seguimiento de la ejecución | Consulte el proceso de automatización y la información del trabajador digital asociado con la oportunidad. |
| Flujo de trabajo | Revise el estado de entrega de la oportunidad, envíela para su aprobación o apruébela, retírela o cancélela. |
| Historial | Ediciones de campos de auditoría, cambios de estado y aprobaciones de etapas. |
Pestaña Resumen de la oportunidad
- Para editar el mensaje del estado, haga clic en el hipervínculo Actualizar estado .
- Haga clic en Enviar para su aprobación para enviar la oportunidad para su aprobación en la puerta de la etapa.
Pestaña Detalles
Los detalles que se muestran inicialmente para la oportunidad son los que se ingresan en el formulario de admisión de oportunidades. Haga clic en el icono Editar para editar cualquier dato del campo. Después de hacer clic en el icono, el formulario cambia al modo de edición. Actualice el contenido y luego haga clic en Guardar en el formulario para guardar los valores recién ingresados o editados.
A medida que cambie los detalles de la izquierda, los resúmenes de valores de la derecha se actualizarán para reflejar las modificaciones. El puntaje de priorización general para la oportunidad se obtiene del beneficio esperado, el costo estimado, la complejidad y la alineación.
Pestaña Flujo de trabajo
En la pestaña Flujo de trabajo, se muestran las siguientes opciones (botones azules):
- Enviar para su aprobación: esta opción notifica a los responsables de aprobación que la oportunidad está lista para su revisión y aprobación. Una vez que haya enviado la oportunidad, la etiqueta de esta opción cambiará a Aprobar.
- Aprobar: si tiene permiso para aprobar oportunidades, puede hacer clic en esta opción para aprobar la oportunidad y hacer que pase a la siguiente etapa. Dependiendo de la puerta en la que se encuentre actualmente la oportunidad, esta opción puede estar desactivada.
- Desaprobar: esta opción está desactivada hasta que se ingresa un motivo de desaprobación. Cuando se hace clic en esta opción, la oportunidad no avanza y se envía un correo electrónico de notificación al propietario de la oportunidad. El propietario de la oportunidad puede abordar el motivo de la desaprobación o cancelar la oportunidad.
- Retirar oportunidad: las opciones de retiro y cancelación establecen una disposición inactiva para la oportunidad. La opción de retiro indica que la oportunidad de automatización se implementó pero se retiró.
- Cancelar oportunidad: las opciones de retiro y cancelación establecen una disposición inactiva para la oportunidad. La opción de cancelación indica que no se aprobó la implementación de la oportunidad de automatización.
Pestaña Historial
Revise el historial de estados y las modificaciones realizadas a los datos de la oportunidad en esta pestaña.
Crear y administrar oportunidades
Una vez que se aprueba la oportunidad y pasa a la etapa en curso, comienzan las actividades de implementación de la automatización. Durante la implementación, puede crear, editar y asignar actividades desde la pestaña Actividades.
- Para crear actividades, vaya a la pestaña Actividades y seleccione el icono más (+) (gris) ubicado al costado derecho del nombre de la oportunidad en la sección Diagrama de Gantt de actividades.
- Agregue el nombre, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento en el cuadro de diálogo Crear una nueva actividad de automatización. Cuando se guardan estas actualizaciones, la actividad se generará en la sección Diagrama de Gantt de actividades.
- Desde el diagrama de Gantt, puede desplazarse y seleccionar una de las actividades para abrir el panel de vista previa de la actividad específica. El panel de vista previa permite hacer un seguimiento y editar rápidamente ciertas características de la actividad, como la fecha de finalización.
- Para eliminar una actividad, seleccione el nombre del hipervínculo azul de la actividad que desea eliminar. Cuando la actividad de automatización se abra en una nueva pestaña, seleccione los tres puntos en la parte superior derecha de la página y elija la opción Eliminar.
Gestión de los miembros del equipo
Para invitar a personas a RPA Accelerator, utilice la ventana Participante. Para comenzar, navegue hasta el elemento de trabajo al que desea otorgar acceso, luego haga clic en el icono de la silueta de la persona en la parte superior derecha de la página.
Desde la ventana Participante, puede invitar a un usuario a un rol en la oportunidad.
- Si está agregando un usuario existente de RPA Accelerator,
- escriba el nombre de usuario (la opción inteligente propondrá coincidencias).
- Seleccione la coincidencia correcta.
- Seleccione el rol que desempeñará la persona.
- Haga clic en Agregar.
- Si está agregando un nuevo usuario de RPA Accelerator,
- escriba la dirección de correo electrónico del usuario.
- Seleccione el rol que desempeñará la persona.
- Haga clic en Agregar.
El nuevo usuario recibirá un correo electrónico que lo invitará a configurar una cuenta. Cuando el usuario haya configurado la cuenta, tendrá acceso al elemento de trabajo.
