Un equipo de gestión de proyectos necesita generar informes mensuales de estado para varios proyectos. Cada informe sigue una plantilla estándar, requiere la inserción de datos específicos del proyecto y debe guardarse y distribuirse a las partes interesadas. Automatizar este proceso elimina la creación manual de documentos, garantiza la coherencia y ahorra una cantidad significativa de tiempo.

En este ejemplo, considere un escenario en el que el equipo de ventas de su organización crea propuestas copiando una plantilla, actualizando los datos del cliente, adaptando una sección de productos y guardando el documento final en una carpeta específica del cliente. Todo el proceso puede tomar bastante tiempo y podría causar inconsistencias de formato.

Puede usar estas acciones en el paquete Word para automatizar las tareas repetitivas, como abrir una plantilla, reemplazar marcadores de posición, insertar secciones, validar el contenido y guardar el documento con un nombre estandarizado antes de cerrarlo. Algunos de los beneficios son:

  • Las propuestas se generan mucho más rápido.
  • Una sola plantilla y estilo en todas las propuestas garantiza la coherencia.
  • Las validaciones automatizadas reducen los errores humanos.

Antes de empezar

  • Una plantilla de propuesta en un documento de Microsoft Word con marcadores de posición.

    Por ejemplo:CustomerName, ProposalDate, SolutionOverview.

  • Una carpeta de salida donde el documento de Word se guardará automáticamente.
  • Algunas variables definidas por el usuario, como:
    • vWordSession (String): Contiene el nombre de su sesión de Word.

      Por ejemplo, SalesWordSession.

    • vTemplatePath (String): Contiene la ruta completa a la plantilla de Word.
    • vCustomerName (String)
    • vProposalDate (String)
    • vSolutionOverview (String)
    • vOutputFullPath (String): Ruta completa para el archivo final.

      Por ejemplo, C:\Proposals\Auto_2025-09-19.docx.

    • nReplaceCount (Número): Almacena cuántos reemplazos ocurrieron (para validación).

Procedimiento

  1. Arrastre y suelte la acción Crear documento.
  2. Utilice la acción Buscar y reemplazar texto para agregar los siguientes marcadores de posición:
    • Buscar texto: CustomerName
    • Reemplazar por: vCustomerName

      Asegúrese de seleccionar Todas las instancias.

    • Asignar el conteo a la variable: nReplaceCount

    Repita las instrucciones anteriores para ProposalDate y SolutionOverview.

    Nota: La acción Buscar y reemplazar texto puede buscar en todo el documento o en rangos específicos. Admite mayúsculas y minúsculas y permite capturar la cantidad de coincidencias en una variable.
  3. Agregue la acción Insertar texto para añadir una nota de portada personalizada al final del documento.
  4. En la acción Leer texto, use el campo Índice de párrafo para revisar un párrafo del documento de Word.
    Por ejemplo, resumen ejecutivo. Verifique si esto contiene el nombre del cliente o la fecha.
  5. Utilice la acción Guardar para guardar el documento de Word.
  6. Utilice la acción Cerrar para cerrar el documento y finalizar la sesión.