Validación de documentos mediante el validador Automation Co-Pilot

Document Automation usa tecnología Automation Co-Pilot para usuarios de negocios para administrar el proceso de extracción de documentos de principio a fin. Cada documento entrante crea una nueva solicitud, que activa el proceso de extracción. Si un documento requiere una validación manual, Automation Co-Pilot crea una tarea de validación y la asigna a un equipo de validación.

Al hacer clic en el vínculo Validar documentos en la página de instancias de aprendizaje, el administrador de tareas Automation Co-Pilot se abre en una nueva pestaña, con el primer documento con errores en la lista de prioridad.

Nota: Una página vacía con un mensaje de notificación aparece en los siguientes escenarios:
  • Si no está asignado a ningún equipo de validación, y, de esa forma, no tiene acceso a las instancias de aprendizaje.
  • Si no hay archivos que requieran validación en las instancias de aprendizaje a las que tiene acceso.
  • Si otro usuario está trabajando en el archivo restante de la lista de prioridad de validación.

Interfaz de usuario del validador

1. Filtrar los documentos de la lista de prioridad
El Validador se abre con ciertos filtros habilitados de forma predeterminada para mostrar solo los documentos de una instancia de aprendizaje específica que necesita validación.
2. Su lista de prioridad de tareas
Aquí aparecen los documentos que coinciden con los parámetros que especificó en el panel de filtros. Se puede pasar de un documento a otro en la lista de prioridad sin finalizar la validación del documento actual.
3. Personalizar su vista
Los íconos en la barra de tareas proporcionan las siguientes opciones:
  • Página: Use la flecha hacia adelante para ir a la página siguiente y la flecha hacia atrás para ir a la página anterior. Utilice el campo de número de página para ingresar un número de página y seleccione Entrar para ir a la página.
  • Ocultar regiones de campos: Use esta opción para ocultar las regiones de campos y así poder revisar el documento o la sección del documento sin distracciones.
  • Vista apilada: Utilice esta opción para ver documentos que están en modo horizontal, de modo que tenga suficiente espacio para revisar las regiones de campos y sus valores.
  • Ajustar a la pantalla: Use esta opción para restablecer el nivel de zoom de la página y volver al nivel de zoom de la página predeterminado.
  • Acercar: Use esta opción para acercar una sección del documento a fin de marcar, modificar o revisar una región de campo.
  • Alejar: Use esta opción para alejar el documento.
4. Puede alternar entre las vistas de Tabla y Detallada
Vista detallada: Le recomendamos que realice las tareas de validación en la vista Detallada porque esta vista muestra todos los documentos en la cola de validación junto con el documento que se está validando en ese momento. Además, cuando termina de validar un documento, se abre automáticamente el siguiente en la lista de prioridad.
Nota: Puede buscar documentos específicos (tareas) solo en la vista Detallada.
Vista de la tabla: Utilice la vista de la Tabla para ver el historial de instancias de aprendizaje. Cuando abre un documento en esta vista, el historial de la instancia de aprendizaje que está procesando este documento aparece en un panel a la izquierda. Haga clic en el campo de texto vacío y, a continuación, seleccione el recuadro limitado de azul en el documento que contiene los datos que desea extraer. Después de seleccionar un recuadro, los datos se resaltan en amarillo y aparece un contorno verde, que puede redimensionar o reposicionar para incluir todos los datos que quiera extraer.
5. Alternar entre las vistas de los campos
Use la lista desplegable para seleccionar entre Mostrar todos los campos para ver todos los campos del documento o Mostrar los campos que necesitan validación para mostrar solo los campos que necesitan su validación manual.
6. Campos en espera de validación
Los campos que necesitan validación están marcados en rojo. Haga clic en el valor del campo y seleccione el valor correcto para el campo en el documento. El valor se actualiza automáticamente para el campo. También puede seleccionar la región del campo y modificarla en caso de que el valor no se haya seleccionado correctamente. En la captura de pantalla de muestra, el valor del campo Monto adeudado requiere validación. Un usuario puede hacer clic en el campo de monto adeudado y, luego, hacer clic en el valor del monto adeudado en el documento para seleccionar automáticamente el valor para el campo.
7. Agregar o eliminar una fila
Para insertar o eliminar una fila, pase el mouse por encima de las elipses para mostrar los íconos para agregar o borrar filas de tabla.
8. Opciones avanzadas de documentos
  • Abrir en pantalla completa: Proporciona un área de visualización más grande para validar documentos.
  • Autocompletar: Extrae múltiples filas de datos de tablas de varias páginas después de que valide manualmente tres celdas en una columna.
  • Omitir: Omite un archivo sin corregir los errores en el documento actual.
  • Reprocesar: Cuando está entrenando documentos y, si edita la instancia de aprendizaje mientras la validación del documento está pendiente, debe reprocesar los documentos para validar los campos actualizados.
  • Marcar como no válido: Marca un documento como no válido cuando le faltan campos, incluye valores incorrectos o cuando procesó un documento equivocado.
  • Enviar: Envía el documento para reprocesamiento. Esta opción solo se habilita después de que se validen todos los campos.
Para los documentos procesados en una instancia de aprendizaje conectada:
El Validador muestra el número de grupo del documento. Si no está satisfecho con los resultados de la extracción, puede volver a entrenar la instancia de aprendizaje en Automation 360 IQ Bot.

Validar documentos

Nota:
  • Los activos de la instancia de aprendizaje se deben registrar en el repositorio público.
  • Si un documento contiene tablas con una gran cantidad de filas o campos de datos (>1000), puede haber un retraso en la validación inicial y en el correspondiente tiempo de respuesta.

En una ventana de 1280 píxeles o más, los paneles se colocan uno al lado del otro. De lo contrario, el panel que contiene los campos y los datos extraídos se desplaza por debajo del panel que contiene el documento, como se demuestra en este video:

  1. Inicie sesión como usuario de Validator.
  2. Desde la página de inicio de la Control Room, vaya a IA > Document Automation .

    La tabla de instancias de aprendizaje muestra los detalles de cada instancia. El valor en el vínculo Validar documentos indica la cantidad de documentos pendientes de validación manual.

  3. Haga clic en Validar documentos.

    El Administrador de tareas de Automation Co-Pilot se abre en una nueva pestaña, con el primer documento con errores en la lista de prioridad.

  4. Proporcione valores correctos para los campos que necesitan validación.

    En el siguiente video, se muestran estos pasos:

    1. Seleccione Mostrar campos que necesitan validación en la lista desplegable del panel derecho.
    2. Haga clic en el campo que desee extraer.
    3. En la imagen del documento, haga clic en el recuadro azul que contiene los datos correctos o dibuje un recuadro alrededor de los datos que desea extraer.
      • Para omitir un documento sin corregir sus errores, haga clic en Omitir para pasar al siguiente documento de la cola de validación.
      • Para quitar un documento que no se puede procesar, haga clic en Marcar como no válido.
  5. Después de hacer las correcciones necesarias, haga clic en Enviar para que el documento se pueda procesar y los datos extraídos se puedan descargar.

    Los valores extraídos se guardan en un archivo en la carpeta Success. El Validador muestra el siguiente documento en la lista de prioridad. Cuando se corrigen todos los documentos, el sistema muestra un mensaje que indica que no hay más tareas disponibles.