Ejemplo de cómo crear una automatización con el activador web del SharePoint

Cree una automatización con un activador web de SharePoint para enviar un correo electrónico al buzón de Microsoft 365 Outlook cuando agregue un archivo a la carpeta Documentos en un sitio de SharePoint.

Configure el activador web de SharePoint para supervisar la carpeta ABC del sitio SharePoint ante la creación de un nuevo archivo (evento Archivo creado). El activador escucha el evento Archivo creado en el sitio de SharePoint. Cuando agrega un archivo, el activador acciona la automatización subsiguiente, que envía los detalles del archivo al buzón especificado.

Antes de empezar

Asegúrese de que se cumplan los siguientes requisitos previos:
  • Requisitos previos mencionados en Activadores web de SharePoint.
  • Variable de registro llamada SharePointTriggerData.
  • Conexión activa de ‌OAuth para Microsoft 365 Outlook.
  • Una variable de credenciales que contiene el nombre de usuario del Microsoft 365 Outlook
mencionado en el que se cumplen.

Procedimiento

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Automatización.
  2. Haga clic en Crear > Task Bot.
    Se muestra el asistente Crear Bot de tareas.
  3. Ingrese un nombre apropiado para el bot en el campo Nombre.
    Todos los bots se almacenan en la carpeta \Bots de forma predeterminada.
  4. Opcional: Puede agregar una descripción para el bot en el campo Descripción.
  5. Opcional: Puede usar el botón Elegir para guardar el bot en una carpeta diferente.
  6. Haga clic en Crear y editar.
    El bot está creado y se muestra el Bot Editar tareas.
  7. Haga clic en Activadores > SharePoint, luego haga doble clic o arrastre el Activador web para agregarlo a la sección Activadores.
  8. Haga clic en Elegir en SharePoint OAuth y siga las indicaciones en Elegir una conexión OAuth para seleccionar una conexión SharePoint ‌OAuth preconfigurada.
  9. Ingrese su sitio de SharePoint en el campo Sitio con el siguiente formato: https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}.
    Por ejemplo, si el nombre de su sitio es ABC y se encuentra en el subdominio XYZ SharePoint, ingrese https://xyz.sharepoint.com/sites/abc.
    De forma alternativa, haga clic en Seleccionar sitio y elija el sitio del menú desplegable. El sistema usa la conexión ‌OAuth para sincronizarse con el dominio SharePoint y muestra todos los sitios que están disponibles en el dominio SharePoint.
  10. Seleccione Archivo y carpeta y realice lo siguiente: elija Archivo creado del menú desplegable Escuchar evento.
    1. Seleccione Archivo creado desde el menú desplegable Escuchar evento.
    2. Ingrese la ruta de la carpeta en Ruta de la carpeta.
      Como alternativa, haga clic en Seleccionar carpeta y siga las indicaciones en el modal Carpetas para elegir la carpeta.
  11. Seleccione SharePointTriggerData en la lista desplegable Respuesta.
  12. Haga clic en Acciones > Microsoft 365 Outlook, luego haga doble clic en Conectar o arrastre esta opción para agregar la acción a la sección Acciones.
  13. Seleccione Azure Global en Azure Cloud.
    Si su Microsoft 365 Outlook forma parte de la versión gubernamental de Microsoft 365, seleccione Azure US GCC High.
  14. Seleccione Gestionado por la Control Room en Modo de autenticación OAuth2.
  15. Haga clic en Elegir y siga las indicaciones del modal Elegir una conexión OAuth para seleccionar la conexión ‌OAuth de Microsoft 365 Outlook.
  16. Haga clic en Variable > Ingresar un valor y siga las indicaciones para elegir la credencial de nombre de usuario de Microsoft 365 Outlook.
  17. Opcional: Ingrese un nombre de sesión apropiado en Crear sesión de Microsoft 365 Outlook.
    El sistema establece Microsoft365OutlookSession como el nombre de la sesión de forma predeterminada.
  18. Haga clic en Acciones > Microsoft 365 Outlook, luego haga doble clic en Enviar o arrastre esta opción para agregar la acción a la sección Acciones.
  19. Opcional: El nombre de sesión predeterminado Microsoft365OutlookSession se completa automáticamente en sesión de Microsoft 365 Outlook.
  20. Ingrese la dirección de correo de Microsoft 365 Outlook a la que se deben enviar los detalles del archivo en Para.
  21. Ingrese una línea de asunto apropiada en Asunto.
    El sistema establece Automation Anywhere terminó de ejecutar el TaskBot como asunto de forma predeterminada.
  22. Seleccione código HTML en Tipo de cuerpo de correo electrónico e ingrese lo siguiente: 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    donde fields.LinkFilename proporciona el nombre del archivo del documento, parentReference.path proporciona la ruta del archivo donde se encuentra el archivo, y webUrl proporciona el enlace directo a la ubicación de SharePoint.
    Para obtener más información sobre los datos de respuesta del activador, consulte Lectura de datos de respuesta del activador en el registro de auditoría.
Cuando hace clic en Ejecutar con activadores, el activador comienza a escuchar el evento Archivo creado de la carpeta ABC. Cuando crea o carga un archivo, el activador activa las acciones subsiguientes de Microsoft 365 Outlook. El buzón de Microsoft 365 Outlook recibe un correo electrónico que contiene el nombre del archivo, la ruta de la carpeta y un enlace directo al archivo en valores separados por comas.