Como citizen developer o desarrollador profesional, puede agregar una tarea de Extracción de documentos a cualquier proceso para extraer datos de documentos. La extracción se puede realizar usando Task bots (a través de bot runners) o el Servicio de extracción en la nube de Automation Anywhere .

Puede configurar la tarea usando Process Composer para personalizar y controlar sus flujos de trabajo de Document Automation. Consulte Automation Co-Pilot para el proceso de usuario de negocio en Document Automation para obtener más detalles.

Procedimiento

  1. Arrastre la tarea de Extracción de documentos desde el panel Elemento a su proceso.
  2. En el panel Extracción de documentos, configure:
    1. ID del elemento (por ejemplo, DocumentExtraction).
    2. Nombre de la tarea (por ejemplo, $input[InputFileName]$, mostrado como referencia en la interfaz de usuario.
    3. Tiene dos opciones para procesar documentos. Elija una Selección de fuente:
      • Opción A:Bot de tareas (predeterminado) para extraer documentos usando bot runners.
      • Opción B:Extracción en la nube para extraer documentos utilizando el servicio de extracción en la nube de Automation Anywhere.
      Opción A: Procesar documentos utilizando el bot de tareas
      1. Seleccione Task bot.
        Nota: El bot de tareas debe tener la acción Extraer datos del paquete Extracción de documentos.
      2. (Opcional) Haga clic en Vista previa del bot antes de la implementación.
      3. Establezca el tiempo de espera de la lista de prioridad (de 1 minuto a 24 horas) para evitar retrasos y prevenir que el bot detenga el proceso si no se inicia dentro del plazo especificado.
      4. Verifique los Valores de entrada y asigne variables. Los campos de entrada son establecidos por el Bot de tarea seleccionado. Pero, si eligió el bot de extracción de Document Automation predefinido, estos son los campos de entrada esperados (esta lista puede cambiar según la versión vigente cuando se creó la instancia de aprendizaje):
        • InputFilePath: $inputFile (ruta de escritorio o un objeto de archivo que se pasa a través de la acción Crear solicitud [recomendado]).
        • String LearningInstanceName: $input[LearningInstancename]$ (se trata de una variable opcional; en este ejemplo, es el nombre de la instancia de aprendizaje utilizada cuando Document Automation genera un bot automáticamente).
        • Versión: $input[Version]$ (Variable opcional; en este ejemplo, se utiliza para pasar una versión de instancia de aprendizaje utilizada en el modo de prueba).
        • ReferenceID: $CopilotRefId$ (Variable opcional; en este ejemplo, es el ID utilizado para rastrear los resultados de la extracción de documentos entre versiones usadas cuando Document Automation genera un bot automáticamente).
      5. Como citizen developer o desarrollador profesional, puede seleccionar cómo se ejecuta el bot de tareas; localmente en el escritorio del creador de la solicitud o de forma remota.
        En el menú desplegable Modo de ejecución del Bot de tarea puede seleccionar los siguientes modos:
        • Ejecución remota (predeterminado): El bot local se ejecuta de forma remota según la configuración de su Programador global o de procesos y genera una entrada correspondiente en el registro de auditoría. Con la ejecución remota, las automatizaciones pueden ejecutarse de forma independiente mientras los usuarios trabajan en otras tareas, y cuando se completan las automatizaciones, estos reciben notificaciones en Automation Co-Pilot.
        • Ejecución local (ventana principal): El bot local se ejecuta en la ventana principal del dispositivo del creador de la solicitud y genera una entrada correspondiente en el registro de auditoría. La solicitud debe ser creada por un usuario que tenga licencia de supervisión y haya seleccionado un dispositivo predeterminado; de lo contrario, el modo de ejecución del Bot de tarea se establece de forma predeterminada en Ejecución remota. La ejecución local permite que los datos confidenciales permanezcan On-Premises y no incurrir en tiempos de espera en los escritorios locales.
        • Ejecución local (ventana secundaria): El bot local se ejecuta en una ventana secundaria del dispositivo del creador de la solicitud y genera una entrada correspondiente en el registro de auditoría. La solicitud debe ser creada por un usuario que tenga licencia de supervisión y haya seleccionado un dispositivo predeterminado; de lo contrario, el modo de ejecución del Bot de tarea se establece de forma predeterminada en Ejecución remota. La ejecución local permite que los datos confidenciales permanezcan On-Premises y no incurrir en tiempos de espera en los escritorios locales. Permite el uso del escritorio principal durante la ejecución.
      Opción B: Procesar documentos utilizando el servicio de extracción en la nube de Automation Anywhere
      1. Seleccione Extracción en la nube para extraer documentos utilizando el servicio de extracción en la nube de Automation Anywhere. Para obtener más información, consulte Automation Anywhere Cloud Service.
      2. Introduzca el archivo de entrada. Por ejemplo, le recomendamos que introduzca una referencia a un objeto de archivo ($InputFile$) que se pasa a través de la acción Crear solicitud (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      3. Introduzca el nombre de la instancia de aprendizaje. Se trata del nombre de la instancia de aprendizaje en Document Automation, por ejemplo (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      4. Versión de la instancia de aprendizaje. Document Automation generalmente completa este campo automáticamente. No se recomienda cambiarlo. Si no está seguro, simplemente déjelo vacío.
      5. Versión del paquete de extracción de documentos. No necesita configurar nada para usar la versión más reciente. Pero si desea trabajar con datos usando una versión anterior, puede ingresar esa versión.
        Nota: Si no la configura, se usará automáticamente la versión más reciente de la versión del modo de prueba y la versión más reciente del paquete de Extracción de documentos.
  3. En el campo Etiqueta de privacidad de datos (opcional), agregue una string o variable para marcar la salida confidencial como oculta.
  4. Haga clic en Guardar para terminar.
    Ya ha configurado la tarea de Extracción de documentos en su proceso de automatización. Después de que la tarea esté terminada:
    • Si utilizó el Bot de tareas para la extracción de documentos, Process Composer cerrará la tarea y mantendrá las variables de salida que se configuraron en el Bot de tareas seleccionado.
    • Si usó Extracción en la nube para la extracción de documentos, la tarea se cerrará cuando el evento termine. La tarea de Extracción de documentos incluye estos campos de salida:
      Campo de salida Descripción Valores posibles
      ID del documento ID único para el documento procesado N/A
      Estado Estado actual del documento

      • DW_EXTRACT_SUCCESS: la tarea de extracción de documentos se completó

      • DW_EXTRACT_FAILURE:: la tarea de extracción de documentos falló

      • DW_EXTRACT_VALIDATION: La tarea de extracción de documentos se completó con éxito, pero el documento contiene errores de validación.
      StatusCode Resultado del estado después de la ejecución N/A
      StatusMessage Explicación del código de estado N/A
      ErrorMessage Descripción del motivo de la falla N/A
      ErrorModule Indica el proveedor para el que se ha producido el error Las opciones posibles son:
      • Nativo
      • V8
      • DocAI
      • Classic(IQBot)
      • StandardForm

Caso de uso del cliente: Automatización del procesamiento de facturas con extracción de documentos en la nube

Este caso de uso es para Acme Manufacturing Corporation.
  • Desafío: La entrada manual de datos de facturas de cientos de envíos diarios de proveedores era propensa a errores, lenta y requería muchos recursos.
  • Meta del negocio: Automatizar la extracción de datos de facturas usando el servicio de extracción en la nube de Automation Anywhere, lo cual mejorará la precisión y reducirá el tiempo de respuesta.

Descripción general de la solución y flujo de trabajo:

Acme implementó un flujo de trabajo de Document Automation en Automation 360 usando el servicio de extracción en la nube para extraer y procesar datos de facturas en tiempo real.

Componentes clave:

  • Facturas de proveedores enviadas por correo electrónico o portal de carga.

  • Extracción de datos estructurados/no estructurados basada en la nube.

  • Integración perfecta en el sistema ERP de la empresa (SAP).

Caso de uso de extracción de documentos

  1. Activador: El proveedor sube una factura (PDF) a un portal seguro.
  2. Inicio de bot: La automatización de procesos definida en Process Composer se activa.
  3. Tarea de extracción en la nube:

    • La automatización incluye una tarea de Extracción de documentos usando extracción en la nube.

    • El archivo de entrada se pasa como un objeto de Archivo ($InputFile$).

    • El sistema hace referencia a la Instancia de Aprendizaje entrenada llamada Modelo_IA_Factura.

  4. Procesamiento en la nube:

    • El documento se carga en la nube de Automation Anywhere.

    • La IA extrae campos de la factura: Número de factura, nombre del proveedor, número de PO, artículos, monto y fecha de vencimiento.

  5. Validación (opcional):

    Si está configurado, los datos extraídos se envían a un validador humano para las entradas de baja confianza.

  6. Integración: Tras la validación o aprobación automática, los datos estructurados se envían a SAP mediante una integración de API.
  7. Auditoría y notificación:
    • Las variables de salida como ID de documento, Estado y Mensaje de estado se registran.
    • El equipo de finanzas recibe una notificación de Automation Co-Pilot con un resumen y excepciones (si las hay).
La siguiente tabla muestra el Impacto empresarial y las métricas para Acme Manufacturing Corp.:
Métrica Antes de la automatización Después de la extracción en la nube
Tiempo promedio de manejo de facturas 10 minutos 1,5 minutos
Errores de entrada de datos ~5% <0.2%
Costo mensual USD 8000 (trabajo manual) USD 1200 (costo de Bot+Cloud)
Beneficios clave

  • Sin necesidad de infraestructura La extracción se maneja de forma segura en la nube.

  • Precisión impulsada por IA: Se logró la extracción consistente en diversos formatos de facturas.

  • Escalable y flexible: Maneja cargas pico (como el ajetreo de fin de mes).

  • Listo para auditoría: Seguimiento completo del estado, los mensajes y los errores.