Une équipe de gestion de projet doit générer des rapports d\'état mensuels pour plusieurs projets. Chaque rapport suit un modèle standard, nécessite l\'insertion de données spécifiques au projet, et doit être enregistré et distribué aux parties prenantes. L\'automatisation de ce processus élimine la création manuelle de documents, garantit la cohérence et permet de gagner un temps considérable.

Dans cet exemple, imaginez un scénario où l\'équipe commerciale de votre organisation crée des propositions en copiant un modèle, en mettant à jour les informations client, en adaptant une section produit et en enregistrant le document final dans un dossier spécifique au client. L\'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps et peut entraîner des incohérences de formatage.

Vous pouvez utiliser ces actions dans le Word package pour automatiser les tâches répétitives telles que l\'ouverture d\'un modèle, le remplacement des espaces réservés, l\'insertion de sections, la validation du contenu et l\'enregistrement du document avec un nom standardisé avant de le fermer. Voici quelques avantages :

  • Les propositions sont générées beaucoup plus rapidement.
  • Un seul modèle et style pour toutes les propositions garantit la cohérence.
  • Les validations automatisées réduisent les erreurs humaines.

Prérequis

  • Un modèle de proposition dans un document Microsoft Word avec des espaces réservés.

    Par exemple : CustomerName, ProposalDate, SolutionOverview.

  • Un dossier de sortie où le document Word sera automatiquement enregistré.
  • Certaines variables définies par l\'utilisateur, telles que :
    • vWordSession (Chaîne) : contient le nom de votre session Word.

      Par exemple, SalesWordSession.

    • vTemplatePath (Chaîne) : contient le chemin complet vers le modèle Word
    • vCustomerName (Chaîne)
    • vProposalDate (Chaîne)
    • vSolutionOverview (Chaîne)
    • vOutputFullPath (Chaîne) : chemin complet pour le fichier final.

      Par exemple, C:\Proposals\Auto_2025-09-19.docx.

    • nReplaceCount (Nombre) : stocke le nombre de remplacements effectués (pour validation)

Procédure

  1. Faites glisser et déposez l\'Créer un document action.
  2. Utilisez l\'Rechercher et remplacer du texte action pour ajouter les espaces réservés suivants :
    • Rechercher du texte : CustomerName
    • Remplacer par : vCustomerName

      Assurez-vous de sélectionner Toutes les occurrences.

    • Attribuer le nombre à la variable : nReplaceCount

    Répétez les Instructions ci-dessus pour ProposalDate et SolutionOverview.

    Remarque : Le Rechercher et remplacer du texte action peut rechercher dans l\'ensemble du document ou dans des plages ciblées. Elle prend en charge la sensibilité à la casse et vous permet de capturer le nombre de correspondances dans une variable.
  3. Ajoutez l\' Insérer du texte action pour ajouter une note de couverture personnalisée à la fin du document.
  4. Dans l\' Lire du texte action, utilisez le champ Index du paragraphe pour examiner un paragraphe du document Word.
    Par exemple, résumé exécutif. Vérifiez si cela contient le nom du client ou la date.
  5. Utilisez l\' Enregistrer action pour enregistrer le document Word.
  6. Utilisez l\' Fermer action pour fermer le document et terminer la session.