Administration de l'entreprise

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer et gérer les tâches administratives telles que la gestion de la stratégie de marque de l'entreprise, la gestion de la liste autorisée des domaines de messagerie, des utilisateurs et des pages d'accueil par défaut à l'aide de l'onglet Administration de l'entreprise.

Vous devez disposer du rôle d'administrateur pour accéder à l'onglet Administration de l'entreprise dans la barre latérale de navigation. Vous pouvez accéder aux différents onglets de cette section pour gérer vos paramètres d'entreprise.

Généralités

L'onglet Général contient des informations générales telles que le nom et la date de fin d'exercice de votre entreprise. Il vous permet de déterminer le point d'arrêt des calculs annuels. Il est impossible de modifier le nom et la date de fin après la création de l'entreprise.

Stratégie de marque

Vous pouvez personnaliser le logo, le thème et les couleurs en fonction de vos besoins. Vous pouvez charger le logo de votre entreprise en sélectionnant le bouton Charger nouveau. Ce logo apparaît lorsque vous développez la barre latérale de navigation. La section Thème vous permet de configurer la couleur de divers éléments au sein de votre solution et des données de vos graphiques. Vous pouvez personnaliser les couleurs pour qu'elles correspondent à celles de la stratégie de marque de votre entreprise.
  • Stratégie de marque : définit la couleur de la barre latérale de navigation.
  • Principal : définit la couleur des éléments cliquables de l'interface utilisateur tels que les onglets, les boutons, les liens, etc.
  • Secondaire : définit la couleur de la barre de filtre au niveau de la page.
  • Info : définit la couleur des alertes et autres messages d'information.
  • Réussite, Avertissement et Erreur : définit la couleur des messages affichés en cas de réussite, d'avertissement ou d'erreur.
  • Couleurs du graphique : définit les couleurs utilisées pour les séries de données de vos graphiques. L'option Copier les couleurs du graphique dans le Presse-papiers permet de modifier l'ordre des codes de couleur.
    Important : La section Liens de l'onglet Stratégie de marque contient des liens vers la documentation et les rubriques d'aide. Il est recommandé de ne pas modifier ces liens, car vous ne pourrez pas accéder aux rubriques d'aide du produit.

Sécurité

Vous pouvez personnaliser les préférences de sécurité de votre organisation. Vous pouvez définir le nombre de tentatives de connexion autorisées avant le verrouillage du compte des utilisateurs. Vous pouvez définir vos préférences en matière de contrôle des fichiers en déterminant si les utilisateurs peuvent charger des pièces jointes, ajouter des images, exporter des données ou utiliser les intégrations prêtes à l'emploi.

La désactivation de l'exportation de données dans cette section empêche l'exportation de données à partir de listes, de vues et de tableaux, l'utilisation d'exportations planifiées et le téléchargement de tableaux de bord publiés, et supprime la section d'exportation et d'importation.
Remarque : Si vous avez configuré des exportations planifiées et que vous avez désactivé l'exportation de données dans cette section, toutes les exportations planifiées sont supprimées.
Vous pouvez accorder ou restreindre l'accès à des utilisateurs ou à des domaines spécifiques en les ajoutant à la liste de sécurité. Les utilisateurs ou les domaines qui ne figurent pas dans cette liste de sécurité ne peuvent pas accéder à l'entreprise. Pour optimiser la gestion et éviter d'obtenir une liste trop longue, vous pouvez ajouter des domaines sur liste de sécurité.
Recommendation : Outre les utilisateurs ou les domaines de votre entreprise, les domaines Shibumi (*@shibumi.com) et Automation Anywhere (*@automatoinanywhere.com) sont ajoutés par défaut à votre liste de sécurité. Il est impossible de supprimer le domaine Shibumi. Nous vous recommandons par ailleurs de ne pas supprimer le domaine Automation Anywhere.

Utilisateurs

Vous pouvez effectuer des actions de gestion des utilisateurs pour tous les utilisateurs affichés dans cet onglet. Vous pouvez supprimer, activer, désactiver, verrouiller ou déverrouiller des utilisateurs, et accorder ou révoquer des droits d'administrateur à un utilisateur. Sélectionnez l'utilisateur, placez le pointeur de la souris sur le menu Actions (trois points verticaux) situé en haut à droite et exécutez l'action appropriée.

Voici la liste des options disponibles dans le menu Actions. Selon le rôle de l'utilisateur, certaines options sont restreintes (grisées).
  • Envoyer la réinitialisation du mot de passe : lorsque les utilisateurs oublient leur mot de passe, un administrateur peut envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe à l'adresse e-mail enregistrée.
  • Désactiver AMF : lorsque les utilisateurs ne peuvent pas accéder à leur authentification multifacteur (AMF), l'administrateur peut désactiver et réinitialiser les exigences AMF de l'utilisateur.
  • Obtenir le lien d'enregistrement : si le client de messagerie de l'utilisateur bloque l'e-mail d'invitation ou si l'utilisateur a accidentellement supprimé l'e-mail d'invitation, l'administrateur peut récupérer le lien d'invitation et le renvoyer à l'utilisateur sélectionné.
  • Supprimer de l'entreprise : en tant qu'administrateur, vous pouvez supprimer des utilisateurs de l'entreprise. Lorsque vous supprimez un utilisateur, le système vous invite à sélectionner un utilisateur qui héritera des éléments de travail attribués à l'utilisateur supprimé. Cela permet d'assurer la continuité des activités. Pour réaffecter des éléments de travail à plusieurs personnes, parcourez la hiérarchie de l'organisation et utilisez la fenêtre Participant.
  • Activer : authentifiez un utilisateur dans l'entreprise.
  • Désactiver : désactivez le compte d'un utilisateur de l'entreprise.
  • Déverrouiller : déverrouillez un utilisateur verrouillé.
  • Verrouiller : verrouillez l'accès d'un utilisateur à l'entreprise. Lorsque le compte d'utilisateur est verrouillé, l'utilisateur ne peut s'authentifier dans aucune entreprise de CoE Manager.
  • Convertir en administrateur : attribuez des autorisations d'administration d'entreprise à l'utilisateur sélectionné. Cette action est réservée à l'administrateur de l'entreprise ou à un propriétaire de compte.
  • Révoquer l'administrateur : révoquez les autorisations d'administrateur d'entreprise attribuées à un utilisateur.
Remarque :
  • En tant qu'administrateur, vous pouvez exporter les données des utilisateurs à partir de l'onglet Utilisateurs. Vous pouvez exporter la liste des utilisateurs ou l'historique des liens d'enregistrement de l'entreprise.
  • L'onglet Utilisateurs affiche toujours un utilisateur Shibumi (Propriétaire de compte) et un utilisateur Automation Anywhere (Administrateur). Il est impossible de supprimer l'utilisateur Shibumi. Cet utilisateur est un propriétaire de compte et n'a aucune visibilité sur la section de l'application ou sur l'instance sur laquelle les données réelles sont affichées. Il n'existe aucun contrôle d'accès global ; chaque section a son propre contrôle d'accès. Par conséquent, la personne disposant du rôle d'administrateur d'entreprise ici ne peut pas gérer ou consulter d'autres sections.
Recommendation : L'équipe Automation Anywhere utilise le compte aacoemanager@automationanywhere.com pour vous aider à mettre à jour votre instance CoE Manager et à des fins de dépannage. Il est recommandé de ne pas supprimer l'accès à ce compte.

Notifications

Cet onglet permet de configurer les options pour contrôler les notifications qui doivent être envoyées par le CoE Manager. Par défaut, toutes les notifications sont activées et il est recommandé de conserver les paramètres par défaut afin de s'assurer que les utilisateurs sont informés en temps utile et que le flux de travail est fluide.

Vous trouverez ci-dessous la liste des options de notification.
  • Notifications d'attribution de rôle : les utilisateurs reçoivent une notification lorsqu'ils sont invités à participer à un élément de travail. Ce paramètre s'applique à tous les messages, sauf au premier message d'invitation.
  • Supprimer les notifications d'accès des utilisateurs : les utilisateurs reçoivent une notification lorsqu'ils ne sont plus affectés à un rôle dans un élément de travail.
  • Notifications de discussion : les utilisateurs disposant d'un rôle dans un élément de travail reçoivent une notification chaque fois qu'une discussion est ajoutée à l'élément de travail.
  • Icône de notifications dans la barre latérale : détermine si la file d'attente des notifications est disponible dans la barre latérale de navigation du volet gauche dans l'entreprise.
Remarque : Les notifications sont supprimées au bout de 180 jours.

Pages d'accueil

Vous pouvez configurer un élément de travail ou un tableau de bord pour qu'il devienne la page d'accueil d'une application pour les utilisateurs. Si un utilisateur n'a pas défini de page d'accueil personnelle et qu'il a accès à la page d'accueil configurée, celle-ci devient la page de destination de l'utilisateur une fois l'authentification terminée. Cette page d'accueil s'affiche également en sélectionnant l'icône Accueil dans la barre latérale de navigation. Pour ajouter une page d'accueil, saisissez le nom de l'élément de travail ou du tableau de bord approprié dans le champ de recherche. Effectuez votre choix dans la liste des options qui s'affiche.

Pour ajouter une page d'accueil, saisissez le nom de l'élément de travail ou du tableau de bord approprié dans le champ de recherche. Effectuez votre choix dans la liste des options qui s'affiche.
Remarque : Seules les options auxquelles vous avez accès s'affichent.

Sélectionnez l'option appropriée dans la liste et cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la page d'accueil. Lorsque plusieurs pages d'accueil sont configurées, vous pouvez réorganiser la liste par glisser-déplacer. L'ordre de la liste définit l'ordre de la page d'accueil que l'utilisateur voit. Enregistrez vos modifications.

Les utilisateurs n'ont pas automatiquement accès aux pages d'accueil que vous avez ajoutées. Vous devez sélectionner l'option Attribuer automatiquement le rôle d'observateur pour accorder automatiquement aux utilisateurs l'accès à la page d'accueil appropriée lorsqu'ils sont ajoutés à l'entreprise. Enregistrez vos modifications.
Remarque : Les autorisations d'accès à la page d'accueil peuvent être gérées directement sur l'élément de travail ou le tableau de bord. Si un utilisateur n'a plus accès à un élément de travail ou un tableau de bord, cet élément n'est plus configuré comme sa page d'accueil.
Lors de l'authentification, la page d'accueil à afficher dépend des facteurs suivants :
  • Si un utilisateur a défini une page d'accueil personnelle, il est dirigé vers sa page d'accueil personnelle.
  • Si l'utilisateur n'a pas de page d'accueil personnelle, le CoE Manager vérifie si l'utilisateur a accès à une page d'accueil configurée par l'entreprise. Si plusieurs pages d'accueil sont configurées pour l'entreprise, le CoE Manager commence par le haut de la liste et affiche la première page d'accueil à laquelle l'utilisateur a accès.
  • S'il n'existe aucune page d'accueil configurée par l'entreprise ou si l'utilisateur n'a accès à aucune des pages d'accueil répertoriées, la page d'accueil CoE Manager par défaut s'affiche.