Créer et gérer des opportunités
- Mis à jour : 2023/09/15
Créer et gérer des opportunités
Soumettez et conduisez une analyse de rentabilité pour une opportunité et suivez sa progression à travers les différentes étapes d'approbation. Mesurez les résultats de l'opportunité une fois qu'elle a été automatisée.
Propriétaire de l'opportunité
En tant que propriétaire d'une opportunité, vous proposez et conduisez l'analyse de rentabilité des nouvelles opportunités, vous suivez la progression des opportunités à travers les étapes et vous supervisez leur mise en œuvre. Lorsqu'une opportunité a été concrétisée, vous suivez également les bénéfices apportés par l'opportunité afin de vous assurer que les bénéfices obtenus correspondent aux bénéfices prévus dans l'analyse de rentabilité.
Il est important que vous fournissiez des informations actualisées sur l'opportunité au CoE en automatisation et à votre équipe de direction. L'investissement consenti pour chaque opportunité est justifié par la valeur escomptée lorsque l'opportunité est concrétisée. Les informations sur les opportunités que vous fournissez aident votre CoE et votre équipe de direction à comprendre la situation actuelle et à prendre des décisions stratégiques.
Avant de pouvoir accéder à l'accélérateur de RPA pour saisir et mettre à jour des informations sur les opportunités, vous devez créer un compte. Reportez-vous à la rubrique Créer et gérer votre compte.
Accéder au programme
Après avoir créé un compte, vous serez authentifié dans l'accélérateur de RPA avec le contenu du programme affiché par défaut.
Le tableau de bord du programme ou de l'opportunité est défini comme la page d'accueil. Outre l'icône Accueil, vous pouvez utiliser l'arborescence de navigation pour afficher et accéder aux opportunités. Elles sont accessibles à partir de n'importe quelle page (les deux itinéraires sont mis en évidence dans l'image suivante).
Créer une opportunité
Pour créer une opportunité, cliquez sur Créer une opportunité dans l'onglet Opportunités ou dans le tableau de bord Opportunité.
Lorsque le processus de création d'opportunité est lancé, vous êtes invité à répondre à des questions permettant de catégoriser et de définir la valeur anticipée de l'opportunité que vous proposez.
Une fois les réponses aux questions soumises, une nouvelle opportunité est créée et un lien vous est fourni pour que vous puissiez continuer à modifier les informations relatives à l'opportunité et suivre le processus d'approbation.
L'image suivante donne un exemple des questions incluses dans le processus de création d'opportunité :
Gérer les données relatives aux opportunités
Dans la fenêtre Opportunité, les informations clés sont organisées et regroupées dans des onglets. Vous pouvez accéder aux onglets en cliquant sur leur nom. Le nom de l'onglet affiché est surligné en bleu. Par défaut, l'onglet Résumé de l'opportunité est affiché.
Le tableau suivant présente les onglets :
| Onglet | Description |
|---|---|
| Résumé de l'opportunité | Contrôler l'état général de la livraison et faire progresser l'opportunité vers de nouvelles étapes |
| Détails | Examiner les coûts, les avantages et l'alignement de l'opportunité sur les objectifs stratégiques du programme |
| Activités | Créer et suivre l'état d'avancement des activités nécessaires à la mise en œuvre de l'opportunité |
| Suivi de l'exécution | Visualiser le processus d'automatisation et les informations sur l'assistant numérique associés à l'opportunité |
| Flux de travail | Examiner l'état de livraison de l'opportunité, la soumettre pour approbation/l'approuver, la retirer et l'annuler |
| Historique | Vérifier les modifications de champs, les changements de statut et les approbations d'étapes |
Onglet Résumé de l'opportunité
- Modifiez le message de statut en cliquant sur le lien hypertexte Mise à jour du statut.
- Soumettez l'opportunité à l'approbation de l'étape en cliquant sur Soumettre pour approbation.
Onglet Détails
Les détails initialement affichés pour l'opportunité sont ceux qui sont saisis dans le formulaire de saisie de l'opportunité. Modifiez les données en cliquant sur l'icône Modifier du champ. Après avoir cliqué sur l'icône, le formulaire passe en mode d'édition. Mettez le contenu à jour, puis cliquez sur Enregistrer dans le formulaire pour enregistrer les valeurs nouvellement saisies ou modifiées.
Au fur et à mesure que vous modifiez les détails sur la gauche, les résumés des valeurs sur la droite seront mis à jour pour refléter les modifications. La note globale de priorisation de l'opportunité est dérivée de l'avantage attendu, du coût estimé, de la complexité et de l'alignement.
Onglet Flux de travail
L'onglet Flux de travail affiche les options suivantes (boutons bleus) :
- Soumettre pour approbation : cette option informe les approbateurs que l'opportunité est prête à être examinée et approuvée. Après avoir soumis l'opportunité, l'étiquette de cette option devient Approuver.
- Approuver : si vous êtes autorisé à approuver les opportunités, vous pouvez cliquer sur cette option pour approuver l'opportunité et la faire passer à l'étape suivante. En fonction de l'étape actuelle de l'opportunité, cette option peut être désactivée.
- Désapprouver : cette option est désactivée jusqu'à ce qu'un motif de désapprobation soit saisi. Lorsque cette option est sélectionnée, l'opportunité ne progresse pas et un e-mail de notification est envoyé au propriétaire de l'opportunité. Le propriétaire de l'opportunité peut alors soit répondre au motif de désapprobation, soit annuler l'opportunité.
- Retirer l'opportunité : les options de retrait et d'annulation définissent toutes deux une disposition inactive pour l'opportunité. L'option Retirer indique que l'opportunité d'automatisation a été déployée mais qu'elle a été retirée.
- Annuler l'opportunité : les options de retrait et d'annulation définissent toutes deux une disposition inactive pour l'opportunité. L'option Annuler indique que l'opportunité d'automatisation n'a pas été approuvée pour être déployée.
Onglet Historique
Passez en revue l'historique du statut et les modifications apportées aux données de l'opportunité dans cet onglet.
Créer et gérer des activités
Une fois que l'opportunité est approuvée et qu'elle passe à l'étape en cours, les activités de mise en œuvre de l'automatisation commencent. Lors de la mise en œuvre, vous pouvez créer, modifier et attribuer des activités à partir de l'onglet Activités.
- Les activités sont créées en accédant à l'onglet Activités et en sélectionnant l'icône plus (+) (grise) située à droite du nom de l'opportunité dans la section Gantt Activités.
- Ajoutez le nom, la date de début et la date d'échéance dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle activité d'automatisation. Lorsque ces mises à jour sont enregistrées, l'activité est générée dans la section Gantt Activités.
- Dans le Gantt, vous pouvez survoler et sélectionner l'une des activités pour ouvrir le volet de prévisualisation de l'activité spécifique. Le volet de prévisualisation permet de suivre et de modifier rapidement certaines caractéristiques de l'activité, telles que la date d'achèvement.
- Pour supprimer une activité, sélectionnez le nom du lien hypertexte bleu correspondant à l'activité envisagée. Lorsque l'activité d'automatisation s'ouvre dans un nouvel onglet, sélectionnez les trois points en haut à droite de la page et choisissez l'option Supprimer.
Gestion des membres de l'équipe
Pour inviter des personnes à participer à l'accélérateur de RPA, utilisez la fenêtre Participant. Commencez par naviguer jusqu'à l'élément de travail auquel vous souhaitez accorder l'accès, puis cliquez sur l'icône en forme de silhouette en haut à droite de la page.
Dans la fenêtre Participant, vous pouvez inviter un utilisateur à jouer un rôle dans l'opportunité.
- Si vous ajoutez un utilisateur Accélérateur de RPA existant,
- Saisissez le nom de l'utilisateur (la saisie intelligente proposera des correspondances).
- Sélectionnez la bonne correspondance.
- Sélectionnez le rôle que la personne occupera.
- Cliquez sur Ajouter.
- Si vous ajoutez un nouvel utilisateur Accélérateur de RPA,
- Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
- Sélectionnez le rôle que la personne occupera.
- Cliquez sur Ajouter.
Le nouvel utilisateur recevra un e-mail l'invitant à configurer un compte. Lorsque l'utilisateur a configuré son compte, il a accès à l'élément de travail.
