Admin - Programme
- Dernière mise à jour2024/11/05
Gérez votre programme et maintenez-le aligné avec vos objectifs définis, ce qui aide à améliorer le processus de planification et de prise de décision.
La version actuelle de l\'instance CoE Manager pour votre entreprise est affichée en haut de la page. Vous pouvez configurer les paramètres généraux de votre programme global dans les sections restantes. Vous pouvez définir la date de début et de fin de votre programme, configurer les attributs du programme, définir le coût de complexité, créer une hiérarchie organisationnelle, et ajouter les sources d\'opportunités, les applications et les types d\'activités.
Définissez les options de votre programme dans les sections comme indiqué ci-dessous.
Détails du programme
- Dates de début et de fin du programme
- Définir les dates de début et de fin du programme. Ces dates peuvent être utilisées pour suivre les échéances, définir des jalons de projet, organiser les dépendances et permettre le suivi en temps réel des progrès à travers les initiatives.
- Objectif de l\'opportunité - Montant et heures économisées
- Spécifie le montant cible et les heures économisées pour les opportunités individuelles. Pour calculer le score global d\'une opportunité, le pourcentage de réalisation de ces objectifs ainsi que le pourcentage d\'alignement commercial sont utilisés.
- Objectif d\'opportunité - Calcul du score global
- Définissez comment vous souhaitez calculer le score global pour une opportunité. Choisissez l\'un des éléments suivants :
- Utiliser le montant
- Utiliser heures
- Utilisez les deux
- N\'utilisez ni l\'un ni l\'autre
Attributs du programme
- Symbole monétaire
- Spécifiez le symbole monétaire à afficher à côté des valeurs d\'économies. Ce paramètre s\'applique à toutes les opportunités. Cela peut être sous forme de symboles tels que $, £, € ou USD, EUR, INR, etc.
- Mesure de l\'avantage principal
- Définissez la mesure quantitative principale pour le CoE Manager sous forme d\'heures ou de devise. Par exemple, si vous sélectionnez la devise, l\'onglet du tableau de bord du programme affiche les économies prévues dans la devise de votre choix. Si vous sélectionnez les heures, l\'onglet du tableau de bord du programme affiche les prévisions d\'heures économisées.
- Afficher les activités d\'opportunité sous
- Indiquez comment les activités d\'opportunités sont affichées dans l\'onglet Activités. Vous pouvez choisir entre une liste et un diagramme de Gantt.
- Désigner le soumissionnaire d\'enregistrement comme propriétaire d\'opportunité
- Indiquez si le système doit créer un compte pour l\'utilisateur qui soumet l\'opportunité. Cela s\'applique pour les utilisateurs qui n\'ont pas actuellement de compte avec le CoE Manager. Si l\'option est définie sur Yes, l\'adresse e-mail figurant dans le formulaire de soumission d\'opportunité est utilisée pour créer le compte d\'utilisateur. Assurez-vous que le domaine de messagerie est ajouté à la liste de confiance dans le CoE Manager.
- Unités de suivi de l\'exécution
- Définissez la durée d\'exécution suivie en choisissant l\'une des valeurs suivantes dans le menu déroulant :
- Secondes
- Minutes
- Heures
Vous pouvez utiliser ce paramètre pour une meilleure lisibilité, les formules de calcul prendront toujours en compte la valeur des secondes pour le calcul.
Coût de la complexité
Spécifie l\'estimation du coût de mise en œuvre par défaut à attribuer à une opportunité lorsqu\'une évaluation de complexité faible, moyenne ou élevée est spécifiée pour cette opportunité. Vous pouvez remplacer l\'estimation des coûts par défaut en saisissant une nouvelle valeur dans le champ du coût de mise en œuvre dans l\'onglet Details de l\'opportunité.
vues avancées
Vous pouvez définir la visibilité des onglets d\'administration mentionnés ci-dessous :
- Onglet Admin Avancé : Définissez les invites pour les avantages supplémentaires, la complexité et les questions d\'alignement stratégique pour vos opportunités d\'automatisation.
- Onglet Admin Tech : Gérer l\'intégration des plateformes d\'automatisation pour le programme.
- Onglet Administrateur Utilisateur : Gérez les attributions de rôles pour des opportunités individuelles.
- Onglet Admin Développeur : Assignez un développeur pour créer une automatisation pour votre opportunité.
Liste des unités opérationnelles
Vous pouvez étendre les unités opérationnelles imbriquées existantes dans CoE Manager pour créer plusieurs unités de sous-niveau (zones géographiques, unités opérationnelles, services et équipes) et lier les opportunités à ces unités de sous-niveau. Prenons l\'exemple de l\'unité opérationnelle Finances. Vous pouvez créer des unités imbriquées de Comptes débiteurs et de Comptes créditeurs sous Finances. Vous pouvez également créer des unités commerciales imbriquées telles que Facturation, Crédit et recouvrement, Gestion de la dette et Application de paiements sous Comptes débiteurs. Cette capacité de hiérarchisation permet d\'avoir une idée précise du nombre d\'opportunités soumises par les différents secteurs de l\'organisation, de savoir combien ont été automatisées et de mesurer le retour sur investissement généré par chaque secteur. À chaque niveau, le retour sur investissement est calculé à partir des sous-niveaux, afin de fournir une vue d\'ensemble des performances de chaque département ou unité opérationnelle.
Vous pouvez voir les unités commerciales imbriquées que vous avez créées sous cet onglet. Les unités commerciales et leurs sous-unités créées sont affichées au même niveau dans cet onglet. Vous pouvez voir la hiérarchie des unités commerciales dans le panneau de navigation de gauche.
Configurer la hiérarchie de l\'organisation et associer des opportunités.
Sources d\'opportunité
Par défaut, les opportunités sont créées au sein de CoE Manager en utilisant l\'option de création d\'opportunité. Vous pouvez également créer des opportunités à partir d\'autres applications en copiant l\'URL de soumission des opportunités depuis la section . Cette URL peut être ajoutée à toute application externe pour créer des opportunités.
Suivre la source des opportunités créées à partir de plusieurs points d\'accès aide à comprendre leur origine. L\'onglet Sources d\'opportunités affiche la liste des sources d\'opportunités créées via divers points de terminaison. Si une opportunité est créée au sein de CoE Manager, aucune source n\'est affichée. Par exemple, l\'image montre trois sources d\'opportunités pour toutes les opportunités dans cette unité commerciale.
Applications
Vous pouvez suivre et signaler les applications nécessaires pour votre programme d\'automatisation. Cela vous aide à planifier votre infrastructure d\'automatisation et vos coûts. Par exemple, si un projet nécessite que chaque nouvel e-mail déclenche une tâche dans Salesforce, connaître à l\'avance les applications requises vous aide à planifier les détails d\'exécution, tels que le nombre et le type de licences nécessaires pour différents départements. Cela aide également à estimer le retour sur investissement attendu.
Maintenez un inventaire des applications utilisées dans vos automatisations pour mieux gérer votre retour sur investissement. Vous pouvez ajouter des applications avec des détails tels que le nom, la version, le propriétaire, l\'approche d\'automatisation (interface utilisateur, API, base de données) et la complexité de l\'automatisation.
types d\'activité
Une opportunité progresse à travers des étapes telles que Idée, Pipeline, En cours, et Déployé. Le type d\'activité fait référence aux actions spécifiques ou à l\'état de l\'opportunité à chaque étape. Comprendre l\'état de l\'opportunité offre plusieurs avantages :
- Suivi des progrès : Il offre une vue claire de l\'avancement de l\'opportunité, aidant à gérer les délais et les attentes.
- Identifier les limitations: Si une opportunité reste bloquée dans un certain état pendant longtemps, vous pouvez identifier et résoudre rapidement les problèmes ou limitations potentiels, évitant ainsi les retards.
- Transparence : Toutes les personnes impliquées peuvent voir l\'état d\'une activité à tout moment, garantissant que tous les membres de l\'équipe sont sur la même longueur d\'onde.
- Collaboration améliorée: Des définitions claires des activités améliorent la communication et la collaboration entre les membres de l\'équipe, ce qui conduit à des flux de travail plus efficaces.
Pour maintenir la cohérence entre toutes les opportunités, les utilisateurs peuvent sélectionner des types d\'activités à partir des modèles prédéfinis disponibles dans cette option pour créer des projets d\'automatisation. L\'utilisation de modèles prédéfinis favorise la normalisation et permet d\'améliorer la visibilité et les capacités d\'établissement de rapports.
En fonction des normes organisationnelles, vous pouvez définir davantage de types d\'activités supplémentaires à ajouter aux types prédéfinis suivants :
- Analyse de rentabilité
- Conditions
- Conception
- Configuration de l\'infrastructure
- Version
- Déployer
- Hypercare
- Mise en service
- Test
Une fois que le type d\'activité est défini sur la page Admin-Program, vous pouvez l\'assigner à l\'opportunité sur la page , ce qui aide à suivre l\'avancement de l\'opportunité.
Objectifs mensuels
Suivre le budget est important pour le succès de tout projet. Une façon efficace d\'y parvenir est de fixer des objectifs mensuels. Fixer ces objectifs aide à garantir que le projet reste sur la bonne voie et respecte le budget, améliorant ainsi considérablement les résultats globaux du projet.
Vous pouvez utiliser ce tableau pour planifier l\'allocation du budget pour chaque mois pour l\'ensemble du programme et de ses unités commerciales. C\'est un outil utile pour gérer votre projet et suivre l\'allocation et l\'utilisation du budget à travers le programme et les unités commerciales. De plus, vous pouvez mesurer le ROI réalisé par rapport au ROI attendu à l\'aide des informations fournies dans le tableau.
Par exemple, si votre budget total pour le mois est de 10 000 $, et que vous avez quatre unités commerciales sous le programme Finance, RH et développement commercial. Vous pouvez allouer 2000 $ à chaque unité commerciale et surveiller comment le budget est utilisé par ces unités commerciales et l\'ensemble du programme, et mesurer leur contribution à la génération de ROI.