Ajouter un déclencheur d'e-mail

Lance un robot lorsque vous recevez un nouveau message électronique du service de messagerie prédéfini.

Connectez le Control Room à l'un des services de messagerie de votre système et déclenchez le robot lorsque vous recevez un nouvel e-mail.

Pour l'automatisation des e-mails, vous pouvez utiliser OAuth 2.0 pour vous authentifier auprès du serveur de messagerie. Pour enregistrer votre application avec la plateforme d'identité Microsoft, consultez la rubrique Utilisation de l\' action Se connecter dans le E-mail package.

Procédure

  1. Dans le volet de gauche, cliquez sur Automatisation.
    La liste des robots et des formulaires disponibles s'affiche.
  2. Cliquez sur Créer un nouveau > robot.
  3. Entrez un nom pour le robot.
    Tous les robots sont stockés sous le dossier \Robots. Cliquez sur Parcourir pour modifier le dossier (facultatif).
  4. Cliquez sur Créer et modifier.
  5. Sur la page du générateur de robot, cliquez sur Déclencheurs > Déclencheur d'e-mail.
  6. Faites glisser E-mail dans Faites glisser un déclencheur ici.
  7. Utilisez le volet Déclencheur d'e-mail sur la droite pour choisir l'un des types de serveur suivants comme déclencheur pour vos e-mails entrants :
    Type de serveurÉtapes
    Microsoft Outlook Cliquez sur Outlook.

    Microsoft Outlook est défini comme le service de messagerie et le robot est déclenché lorsque vous recevez un nouvel e-mail.
    Serveur de messagerie Cliquez sur Serveur de messagerie.
    1. Saisissez les informations sur l'hôte du service de messagerie.

      Par exemple, si vous utilisez Office365 comme service de messagerie, saisissez Outlook.office365.com.

    2. Sélectionnez IMAP ou POP3.
      Les protocoles IMAP et POP3 sont utilisés pour se connecter au serveur de messagerie qui vous permet de lire vos e-mails via un client de messagerie.
      Remarque : Le protocole POP3 a une limite connue où toute nouvelle invitation de calendrier peut également déclencher le robot.
    3. Utiliser une connexion sécurisée (SSL/TLS) : sélectionnez cette option si vous souhaitez établir une connexion sécurisée avec le serveur de messagerie.
    4. Saisissez le numéro de port configuré pour votre serveur de messagerie.
    5. Sélectionnez l'une des méthodes d'authentification utilisateur suivantes pour vous connecter au serveur de messagerie :
      • Basique
      • Infos d'identification client
        • Spécifiez les identifiants uniques du client et du locataire générés lorsque vous avez enregistré l'application dans le portail Microsoft Azure.
        • Spécifiez le nom d'utilisateur que vous souhaitez utiliser pour accéder au serveur de messagerie.
        • Spécifiez le secret du client que vous avez généré pour votre application dans le portail d'enregistrement de l'application.
          Pour les champs ID Client, Identifiant du locataire, Nom d'utilisateur et Secret du client, faites votre choix dans l'onglet Information d'identification ou Chaîne non sécurisée :
          • Information d'identification : Utilisez une valeur disponible dans le coffre des informations d'identification.
          • Chaîne non sécurisée : Saisissez manuellement une valeur.
          Remarque : Le flux Infos d'identification client ne prend pas en charge Gmail.
      • Géré par la Control Room

        Pour utiliser le mode OAuth2 géré par la Control Room pour automatiser Gmail, vous devez configurer la connexion OAuth dans la Control Room. Reportez-vous à la rubrique Créer OAuth une connexion.

        Mettez à jour des informations dans les champs suivants :

        • Connexion : Cliquez sur le bouton Choisir pour sélectionner un type de connexion.
        • Sélectionnez Personnalisé dans le champ Type de fournisseur.

        • Sélectionnez le nom de la connexion que vous avez défini dans la Control Room pour les applications Google Workspace.

        • Dans le champ Type de jeton, sélectionnez l'une des options suivantes :

          Pour plus d'informations sur les jetons d'accès et de rafraîchissement de l'application Google Workspace, voir Configuration d'applications d'entreprise

          • Partagée : Sélectionnez cette option lorsque le jeton d'accès OAuth2 est partagé par tous les utilisateurs qui exécutent l'automatisation.
            Remarque : Cette option nécessite que l'administrateur ou un utilisateur de la Control Room (avec les options Gérer les connexions et Voir les connexions activées pour CONNEXIONS OAUTH) configure une connexion OAuth dans la Control Room. Enregistrez une fois les informations d'identification de connexion pour générer un jeton d'accès partagé qui peut être utilisé par tous les utilisateurs exécutant l'automatisation.
          • Spécifique à l'utilisateur : Sélectionnez cette option lorsque le jeton d'accès OAuth2 est spécifique à chaque utilisateur exécutant l'automatisation.
            Remarque : Cette option nécessite que l'administrateur ou un utilisateur de la Control Room (avec les options Gérer les connexions et Voir les connexions activées pour CONNEXIONS OAUTH) configure une connexion OAuth dans la Control Room. Veillez à ne pas enregistrer les informations d'identification de connexion, de sorte que chaque utilisateur exécutant l'automatisation puisse fournir ses informations d'identification de connexion et générer un jeton d'accès qui ne peut être utilisé que par cet utilisateur spécifique.
          • Cliquez sur Confirmer.
        Remarque : Lorsque vous utilisez l'option Spécifique à l'utilisateur, vous devez vous connecter à votre compte Google pour vous authentifier et générer un jeton spécifique à l'utilisateur. Pour utiliser cette option, procédez comme suit :
        1. Dans la Control Room, accédez à votre profil et sélectionnez Mes paramètres > Connexions OAuth.
        2. Cliquez sur Se connecter pour vous authentifier.
        3. Connectez-vous à votre compte Google et sélectionnez Continuer.
        4. Vérifiez les services auxquels vous avez accès et cliquez sur Continuer.

          Si la connexion est réussie, le statut Actif s'affiche.

      Remarque : Le dossier E-mail ne prend pas en charge les sous-dossiers lorsque vous définissez le protocole en tant que POP3 pour le serveur de messagerie,
    Serveur EWS Cliquez sur Serveur EWS.
    1. Dans le menu déroulant Version de Microsoft Exchange, sélectionnez votre version actuelle.

      Par exemple, si vous utilisez Microsoft Exchange Service Pack 2, sélectionnez Exchange2010_SP2 comme service de messagerie.

    2. Saisissez le nom du domaine, par exemple, smtp.office365.com
    3. Sélectionnez l'une des méthodes d'authentification utilisateur suivantes pour vous connecter au serveur de messagerie :
      • Basique
      • OAuth 2.0 - Infos d'identification client
        • Spécifiez les identifiants uniques du client et du locataire générés lorsque vous avez enregistré l'application dans le portail Microsoft Azure.
        • Spécifiez le nom d'utilisateur que vous souhaitez utiliser pour accéder au serveur de messagerie.
        • Spécifiez le secret du client que vous avez généré pour votre application dans le portail d'enregistrement de l'application.
          Pour les champs ID Client, Identifiant du locataire, Nom d'utilisateur et Secret du client, faites votre choix dans l'onglet Information d'identification ou Chaîne non sécurisée :
          • Information d'identification : Utilisez une valeur disponible dans le coffre des informations d'identification.
          • Chaîne non sécurisée : Saisissez manuellement une valeur.
          Remarque : Microsoft Outlook ne prend pas en charge les boîtes aux lettres partagées, mais vous pouvez utiliser le flux d'informations d'identification du serveur EWS avec un e-mail partagé comme chaîne de nom d'utilisateur.
  8. Facultatif : Utilisez le menu déroulant Vérifier chaque disponible sous tous les types de serveur pour définir l'intervalle de déclenchement.

    L'intervalle de déclenchement pour le robot est défini sur 120 secondes par défaut.

    Remarque : L'intervalle de déclenchement que vous avez configuré à l'aide du menu déroulant Vérifier toutes les ne dépend pas du nombre d'e-mails reçus pendant l'intervalle programmé.

    Par exemple, si vous avez configuré Vérifier toutes les sur 1 seconde, la tâche n'est déclenchée qu'une seule fois, même si vous recevez trois e-mails différents en même temps. Le filtre du temps d'exécution de l'interrogation est mis à jour en fonction de la date et de l'heure d'envoi de l'e-mail pour lequel le dernier déclencheur a été exécuté.

  9. Facultatif : Utilisez Sélectionner les conditions pour spécifier un événement de messagerie pour le type de serveur sélectionné.
    Considérez un scénario où vous sélectionnez Outlook et souhaitez déclencher un robot lorsque vous recevez un e-mail d'un expéditeur spécifique. Dans Sélectionner les conditions, cochez la case E-mail de et spécifiez l'adresse e-mail de l'expéditeur.
    Lorsque vous cochez la case L'objet de l'e-mail contient le déclencheur de l'e-mail est exécuté en fonction des conditions suivantes relatives au sujet :
    • Lorsque la ligne d'objet est fournie entre guillemets («  »), par exemple, « Feuille de calcul ABC », le déclencheur n'est exécuté que si l'objet de l'e-mail correspond exactement à la chaîne indiquée entre guillemets.
    • Lorsque plusieurs lignes d'objet sont séparées par des points-virgules, par exemple, Feuille de calcul ABC ; journaux de projet ABC, le déclencheur est exécuté lorsque l'objet de l'e-mail correspond à n'importe laquelle des lignes d'objet mentionnées.
  10. Facultatif : Pour créer une variable, dans l'onglet Assigné à > Enregistrer, cliquez sur l'icône Sélectionner une variable.

    Vous pouvez utiliser cette variable pour récupérer divers détails sur l'e-mail qui a déclenché l'robot, tels que l'expéditeur, le destinataire, le sujet, le contenu de l'e-mail, la date, les informations sur l'action, l'hôte du serveur d'e-mail et les données de port.

  11. Cliquez sur Appliquer.
  12. Cliquez sur Exécuter > Exécuter avec des déclencheurs.
Microsoft Outlook, le serveur de messagerie ou le serveur EWS est défini comme déclencheur pour démarrer le robot pour les nouveaux e-mails.
Remarque : Lorsque vous exécutez un déclencheur d'e-mail, la clé emailTo renvoie une liste d'adresses de destinataires. Pour convertir la liste des adresses de destinataires en une chaîne de caractères, utilisez l'action Attribuer du package Liste et utilisez ensuite l'action Joindre des éléments du package Liste en utilisant la virgule comme délimiteur pour séparer les adresses.