Utilisation de l'action Créer une réunion

Utilisez l'action Créer une réunion pour spécifier l'ordre du jour, les pièces jointes, les participants, la durée, l'emplacement, la récurrence et le titre d'une réunion. Pendant l'exécution, cette action envoie un e-mail d'invitation aux participants à la réunion.

Prérequis

Cette action utilise deux variables de date/heure pour définir le début et la fin de la réunion. Définissez les valeurs avant de commencer. L'option de récurrence utilise également deux variables de date/heure pour définir le début et la fin. Pour plus d'informations, consultez Vos variables (définies par l'utilisateur).
Pour créer une réunion, procédez comme suit :

Procédure

  1. Indiquez le nom de session que vous avez utilisé pour l'action Connecter.
  2. Indiquez le nom du calendrier.
    Ce champ est sensible à la casse.
    Le calendrier s'affiche et constitue le paramètre par défaut de Microsoft Office.
  3. Spécifiez la date et l'heure de début de la réunion.
    Sélectionnez une variable de date/heure dans la liste déroulante.
  4. Spécifiez la date et l'heure de fin de la réunion.
    Sélectionnez une variable de date/heure avec une valeur identique ou postérieure à l'heure de début.
  5. Facultatif : Cochez l'option Réunion sur une journée entière.
    Pour une réunion sur une journée entière, assurez-vous de définir une différence d'un jour entre les dates de début et de fin.
  6. Saisissez les adresses e-mail des participants en les séparant par des virgules.
  7. Facultatif : Saisissez les informations suivantes :
    • Joignez un fichier à partir de la Control Room ou du bureau, ou insérez une variable de fichier.
    • Indiquez le titre de la réunion.
    • Spécifiez l'emplacement de la réunion.
    • Spécifiez l'ordre du jour.
    • Définissez un rappel.
    • Définissez une récurrence avec les options suivantes :
      • Sélectionnez le type de récurrence : Tous les jours, Toutes les semaines, Tous les mois ou Tous les ans.
        • Pour la récurrence Toutes les semaines, cochez les jours de la semaine où la réunion a lieu.
        • Pour la récurrence Tous les mois, spécifiez la date numérique ou sélectionnez un jour.
          Par exemple, pour planifier une réunion qui a lieu le vingt-cinquième jour du mois, saisissez 25 dans le champ Date spécifique.
          Remarque : Si vous saisissez 31 dans le champ Date spécifique, pour les mois qui comptent moins de 31 jours, la réunion est planifiée le dernier jour du mois.
          Pour la planifier pour le dernier lundi du mois, sélectionnez Dernier dans la liste déroulante Occurrence et Lundi dans la liste déroulante Jour de semaine.
        • Pour la récurrence Tous les ans, saisissez la date et le mois numériques ou sélectionnez un jour et un mois.

          Par exemple, pour planifier une réunion qui aura lieu le 15 mars, saisissez 15 dans le champ Date spécifique et March dans le champ Mois. Pour la planifier pour le deuxième vendredi du mois de mars, sélectionnez Deuxième dans la liste déroulante Occurrence, Vendredi dans la liste déroulante Jour de semaine, puis Mars dans la liste déroulante Mois.

      • Indiquez la fréquence de récurrence.
      • Spécifiez le début de la récurrence en sélectionnant une variable de date/heure dans la liste déroulante.
      • Si la récurrence a une date de fin, sélectionnez une variable de date/heure dans la liste déroulante.