En tant que Développeur citoyen ou Développeur professionnel, vous pouvez ajouter une tâche Extraction de document à tout processus pour extraire des données à partir de documents. L\'extraction peut être effectuée en utilisant des Robots de tâche (via des exécuteurs de robots) ou du service d\'extraction cloud Automation Anywhere .

Vous pouvez configurer la tâche en utilisant le Process Composer pour personnaliser et contrôler vos flux de travail Document Automation. Voir Processus Automation Co-Pilot pour les utilisateurs professionnels dans Document Automation pour plus de détails.

Procédure

  1. Faites glisser la tâche Extraction de document dans votre processus depuis le panneau Élement.
  2. Dans le panneau Extraction de document, configurez :
    1. ID d\'élément (par exemple, DocumentExtraction).
    2. Le Nom de la tâche (par exemple, $input[InputFileName]$, affiché comme référence dans l\'interface utilisateur.
    3. Vous avez deux options pour traiter les documents. Choisissez une Sélection de source :
      • Option A :Robot de tâche (par défaut) pour extraire des documents en utilisant des exécuteurs de robots.
      • Option B : Extraction cloud pour extraire des documents en utilisant le service d\'extraction cloud Automation Anywhere.
      Option A : Traiter un document en utilisant le robot de tâche
      1. Sélectionnez robot de tâches.
        Remarque : Le Robot de tâche doit disposer de l\'action Extraire des données du package Extraction de document.
      2. (Facultatif) Cliquez sur Prévisualiser le robot avant la mise en œuvre.
      3. Définissez le Délai d\'expiration de la file d\'attente (1 minute à 24 heures) pour éviter les retards et empêcher le robot de bloquer le processus s\'il ne démarre pas dans le délai spécifié.
      4. Vérifiez les Valeurs d\'entrée et affectez les variables. Les champs de saisie sont définis par le Robot de tâche choisi. Mais, si vous avez choisi le robot d\'extraction Document Automation préconfiguré, voici les champs de saisie attendus (cette liste peut changer selon la version lorsque l\'instance d\'apprentissage a été créée) :
        • InputFilePath : $inputFile (chemin sur le poste de travail ou objet fichier transmis via l\'action Créer une demande [recommandé].)
        • LearningInstanceName : $input[LearningInstancename]$ (Il s\'agit d\'une variable facultative ; dans cet exemple, il s\'agit du nom de l\'instance d\'apprentissage utilisée lorsque Document Automation génère un robot automatiquement.)
        • Version : $input[Version]$ (Variable facultative ; dans cet exemple, elle est utilisée pour transmettre une version d\'instance d\'apprentissage utilisée en mode essai.
        • ReferenceID : $CopilotRefId$ (Variable facultative ; dans cet exemple, il s\'agit de l\'ID utilisé pour suivre les résultats de l\'Extraction de document entre les versions utilisées lorsque Document Automation génère un robot automatiquement.)
      5. En tant que Développeur citoyen ou Développeur professionnel, vous pouvez choisir le mode d\'exécution du Robot de tâche : soit localement sur le poste de travail du créateur de la demande, soit à distance.
        Dans la liste déroulante Mode d\'exécution de la tâche de robot, vous pouvez sélectionner les modes suivants :
        • Exécution à distance (par défaut) : Le robot local s\'exécute à distance en fonction des paramètres du planificateur global ou du planificateur de processus, et génère une entrée correspondante dans le journal d\'audit. L\'exécution à distance permet d\'exécuter les automatisations de façon indépendante pendant que les utilisateurs travaillent sur d\'autres tâches ; ceux-ci reçoivent une notification dans Automation Co-Pilot une fois les automatisations terminées.
        • Exécution locale (fenêtre principale) : Le robot local s\'exécute sur la fenêtre principale de l\'appareil du créateur de la demande et génère une entrée correspondante dans le journal d\'audit. La demande doit être créée par un utilisateur disposant d\'une licence assistée et ayant sélectionné un périphérique par défaut ; dans le cas contraire, le mode d\'exécution de la tâche robot est par défaut défini sur Exécution à distance. L\'exécution locale permet de conserver les données sensibles dans On-Premises et d\'éviter les temps de traitement des files d\'attente sur les bureaux locaux.
        • Exécution locale (fenêtre enfant) : Le robot local s\'exécute sur une fenêtre secondaire de l\'appareil du créateur de la demande et génère une entrée correspondante dans le journal d\'audit. La demande doit être créée par un utilisateur disposant d\'une licence assistée et ayant sélectionné un périphérique par défaut ; dans le cas contraire, le mode d\'exécution de la tâche robot est par défaut défini sur Exécution à distance. L\'exécution locale permet de conserver les données sensibles dans On-Premises et d\'éviter les temps de traitement des files d\'attente sur les bureaux locaux. Permet l\'utilisation du poste de travail principal pendant l\'exécution.
      Option B : Traiter un document en utilisant le service d\'extraction cloud Automation Anywhere
      1. Sélectionnez Extraction cloud pour extraire des documents à l\'aide du service Cloud Extraction Automation Anywhere. Pour plus de détails, voir Automation Anywhere Cloud Service.
      2. Saisissez le Fichier d\'entrée. Par exemple, nous vous recommandons de saisir une référence à un objet Fichier ($InputFile$) qui est transmise via une action Créer une demande (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      3. Renseignez le champ Nom de l\'instance d\'apprentissage. Il s\'agit du nom de l\'instance d\'apprentissage dans Document Automation, par exemple (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      4. Version de l\'instance d\'apprentissage. Ce champ est généralement rempli automatiquement par Document Automation. Nous déconseillons de le modifier. Si vous n\'êtes pas sûr, laissez-le simplement vide.
      5. Version du package Extraction de document. Vous n\'avez pas besoin de configurer quoi que ce soit pour utiliser la dernière version. Mais si vous souhaitez travailler avec des données en utilisant une version plus ancienne, vous pouvez saisir cette version.
        Remarque : Si vous ne le configurez pas, la version la plus récente du mode Essai et la version la plus récente du package Extraction de document seront utilisées automatiquement.
  3. Dans le champ Balise de confidentialité des données (facultatif), ajoutez une chaîne ou une variable pour baliser une sortie sensible comme masquée.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.
    Vous avez maintenant configuré la tâche Extraction de document dans votre automatisation de processus. Après que la tâche soit terminée :
    • Si vous avez utilisé un Robot de tâche pour l\'extraction de document, le Process Composer fermera la tâche et conservera les variables de sortie qui ont été définies dans le Robot de tâche choisi.
    • Si vous avez utilisé Extraction cloud pour l\'extraction de document, la tâche se fermera lorsque l\'événement sera terminé. La tâche Extraction de document comprend ces champs de sortie :
      Champ de sortie Description Valeurs possibles
      DocumentID ID unique du document traité S/O
      Statut Statut actuel du document

      • DW_EXTRACT_SUCCESS : La tâche Extraction de document est terminée

      • DW_EXTRACT_FAILURE : La tâche Extraction de document a échoué

      • DW_EXTRACTION_VALIDATION : Tâche Extraction de document terminée avec succès, mais le document contient des erreurs de validation.
      StatusCode Résultat du statut après exécution S/O
      MessageStatus Explication du code de statut S/O
      ErrorMessage Description de la raison de l\'échec S/O
      ErrorModule Indique le fournisseur pour lequel l\'erreur s\'est produite Les options possibles sont :
      • Natif
      • V8
      • DocAI
      • Classic(IQBot)
      • StandardForm

Cas d\'utilisation client : Automatisation du traitement des factures avec l\'extraction de document cloud

Ce cas d\'utilisation concerne la société Acme Manufacturing Corporation.
  • Défi : La saisie manuelle des données de factures à partir de centaines de soumissions quotidiennes des fournisseurs était sujette aux erreurs, lente et grande consommatrice de ressources.
  • Objectif métier : Automatiser l\'extraction des données de factures en utilisant le service d\'extraction cloud d\'Automation Anywhere, améliorant la précision et réduisant le délai de traitement.

Vue d\'ensemble de la solution et flux de travail :

Acme a mis en place un flux de travail Document Automation dans Automation 360 en utilisant le service d\'extraction cloud pour extraire et traiter les données de factures en temps réel.

Composantes clés :

  • Factures fournisseurs soumises par e-mail ou via le portail de téléchargement.

  • Extraction basée sur le cloud de données structurées ou non structurées.

  • Intégration fluide dans le système ERP de l\'entreprise (SAP).

Cas d\'utilisation d\'extraction de document

  1. Déclencheur : Le fournisseur télécharge une facture (PDF) sur un portail sécurisé.
  2. Démarrage du robot : L\'automatisation de processus, telle que définie dans le Process Composer, est déclenchée.
  3. Tâche d\'extraction cloud :

    • L\'automatisation inclut une tâche Extraction de document utilisant l\'extraction cloud.

    • Le fichier d\'entrée est transmis en tant qu\'objet Fichier ($InputFile$).

    • Le système fait référence à l\'Instance d\'apprentissage entraînée appelée Invoice_AI_Model et

  4. Traitement dans le cloud :

    • Le document est chargé sur le cloud Automation Anywhere.

    • L\'IA extrait les champs de la facture : Numéro de facture, Nom du fournisseur, Numéro de commande, Articles, Montant, et Date d\'échéance.

  5. Validation (Facultatif) :

    Si configuré, les données extraites sont acheminées vers un validateur humain pour les entrées à niveau de confiance faible.

  6. Intégration : Après validation ou approbation automatique, les données structurées sont envoyées à SAP via une intégration API.
  7. Audit et notification :
    • Les variables de sortie comme DocumentID, Status et StatusMessage sont enregistrées.
    • L\'équipe financière reçoit une notification Automation Co-Pilot avec un résumé et des exceptions (le cas échéant).
Le tableau suivant présente les Impacts et métriques métier pour Acme Manufacturing Corp. :
Métrique Avant l\'automatisation Après l\'extraction cloud
Temps moyen de traitement des factures 10 minutes 1,5 minute
Erreurs de saisie de données ~5% <0.2%
Coût mensuel 8 000 $ (travail manuel) 1 200 $ (coût du robot et du cloud)
Principaux avantages

  • Aucune infrastructure requise : Extraction gérée en toute sécurité dans le cloud.

  • Précision optimisée par l\'IA Extraction cohérente sur divers formats de factures.

  • Évolutivité et flexibilité : Gère les charges de pointe (comme la charge spécifique de fin de mois).

  • Prêt pour l\'audit Suivi complet du statut, des messages et des erreurs.