Exemple de création d\'une automatisation avec un déclencheur Web SharePoint

Créez une automatisation avec un déclencheur Web SharePoint pour envoyer un e-mail à la boîte aux lettres Microsoft 365 Outlook lorsque vous ajoutez un fichier dans le dossier Documents d\'un site SharePoint.

Configurez le déclencheur Web SharePoint pour qu\'il surveille le dossier du site SharePoint ABC pour la création d\'un nouveau fichier (événement Fichier créé). Le déclencheur est à l\'écoute de l\'événement Fichier créé sur le site SharePoint. Lorsque vous ajoutez un fichier, le déclencheur active l\'automatisation suivante qui envoie les détails du fichier à la boîte aux lettres spécifiée.

Prérequis

Assurez-vous que les prérequis suivants sont satisfaits :
  • Prérequis mentionnés dans Déclencheurs Web SharePoint.
  • Variable d\'enregistrement nommée SharePointTriggerData.
  • Connexion OAuth active pour Microsoft 365 Outlook.
  • Une variable d\'identifiant qui contient le nom d\'utilisateur Microsoft 365 Outlook.
mentionné dans le sont remplies.

Procédure

  1. Dans le volet de gauche, cliquez sur Automatisation.
  2. Cliquez Créer > Bot de tâche.
    L\'assistant Create Task Bot est affiché.
  3. Saisissez un nom approprié pour le robot dans le champ Nom.
    Tous les robots sont stockés dans le dossier \Bots par défaut.
  4. Facultatif : Vous pouvez ajouter une description pour le robot dans le champ Description.
  5. Facultatif : Vous pouvez utiliser le bouton Choisir pour enregistrer le robot dans un dossier différent.
  6. Cliquez sur Créer et modifier.
    Le robot est créé et le Edit Task Bot est affiché.
  7. Cliquez sur Déclencheurs > SharePoint, puis double-cliquez ou faites glisser Déclencheur Web pour ajouter le déclencheur Web à la section Déclencheurs.
  8. Cliquez sur Choisir dans SharePoint OAuth et suivez les instructions dans Choisir une connexion OAuth pour sélectionner une connexion OAuth SharePoint préconfigurée.
  9. Saisissez votre site SharePoint dans le champ Site au format suivant : https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}.
    Par exemple, si le nom de votre site est ABC qui se trouve dans le sous-domaine SharePoint XYZ, saisissez https://xyz.sharepoint.com/sites/abc.
    Vous pouvez également cliquer sur Sélectionner un site et choisir le site dans la liste déroulante. Le système utilise la connexion OAuth pour se synchroniser avec le domaine SharePoint et répertorie tous les sites disponibles dans le domaine SharePoint.
  10. Sélectionnez Fichier et dossier et effectuez l\'action suivante : choisissez Fichier créé dans la liste déroulante Écouter l\'événement.
    1. Sélectionnez Fichier créé dans la liste déroulante Écouter l\'événement.
    2. Saisissez le chemin du dossier dans Chemin du dossier.
      Vous pouvez également cliquer sur Sélectionner un dossier et suivre les invites dans la fenêtre modale Dossiers pour choisir le dossier.
  11. Sélectionnez SharePointTriggerData dans la liste déroulante Réponse.
  12. Cliquez sur Actions > Microsoft 365 Outlook, puis double-cliquez ou faites glisser Se connecter pour ajouter l\'action à la section Actions.
  13. Sélectionnez Azure Global dans Azure Cloud.
    Si votre Microsoft 365 Outlook fait partie de la version Microsoft 365 Gouvernement, choisissez Azure US GCC High.
  14. Sélectionnez Géré par la Control Room dans Mode d\'authentification OAuth2.
  15. Cliquez sur Choisir et suivez les instructions dans la fenêtre modale Choisir une connexion OAuth pour sélectionner la connexion OAuth pour Microsoft 365 Outlook.
  16. Cliquez sur Variable > Insérer une valeur et suivez les instructions pour choisir l\'identifiant du nom d\'utilisateur Microsoft 365 Outlook.
  17. Facultatif : Saisissez un nom de session approprié dans Créer une session Microsoft 365 Outlook.
    Le système définit Microsoft365OutlookSession comme nom de session par défaut.
  18. Cliquez sur Actions > Microsoft 365 Outlook, puis double-cliquez ou faites glisser Envoyer pour ajouter l\'action à la section Actions.
  19. Facultatif : Le nom de session par défaut Microsoft365OutlookSession est automatiquement renseigné dans session Microsoft 365 Outlook.
  20. Saisissez l\'identifiant de messagerie Microsoft 365 Outlook auquel les détails du fichier doivent être transférés dans À.
  21. Entrez un objet approprié dans Objet.
    Le système définit par défaut Automation Anywhere a terminé l\'exécution du TaskBot comme objet.
  22. Sélectionnez code HTML dans Type de corps d\'e-mail et saisissez ce qui suit : 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    où fields.LinkFilename fournit le nom du fichier du document, parentReference.path fournit le chemin du fichier où se trouve le fichier, et webUrl fournit le lien direct vers l\'emplacement SharePoint.
    Pour plus d\'informations sur les données de réponse du déclencheur, consultez Lecture des données de réponse du déclencheur dans le journal d\'audit.
Lorsque vous cliquez sur Exécuter avec des déclencheurs, le déclencheur commence à écouter l\'événement Fichier créé dans le dossier ABC. Lorsque vous créez ou charger un fichier, le déclencheur active les actions Microsoft 365 Outlook suivantes. La boîte aux lettres Microsoft 365 Outlook reçoit un e-mail contenant le nom du fichier, le chemin du dossier et un lien direct vers le fichier sous forme de valeurs séparées par des virgules.