Acheminer les utilisateurs vers une tâche d'approbation

Pour que les utilisateurs appropriés puissent exécuter une tâche d'approbation, y contribuer et l'approuver, il est important d'utiliser les étiquettes reconnues par le Process Composer.

Dans la tâche Process Composer > Approbation, les configurations des utilisateurs sont reconnues comme attribuées, demandées et contribuant à la tâche pendant l'exécution pour une collaboration entre plusieurs utilisateurs.

L'image montre que le demandeur est chargé de l'exécution du processus et que le cessionnaire est chargé de l'approbation.

Utilisez le tableau d'informations suivant pour configurer et faciliter les décisions lors de l'acheminement de l'approbation vers les rôles et les équipes. La colonne Utilisateur affiche l'étiquette reconnue dans la configuration du processus. La colonne Détails décrit les paramètres de cette configuration.

Utilisateur Détails
Créateur de la demande Lorsque la demande est créée à l'aide de l'interface (AARI Web ou Automation Co-Pilot), il s'agit de l'utilisateur qui a créé la demande.
  • Le créateur de la demande doit faire partie du groupe attribué.
Lorsque la demande est créée par d'autres moyens (API, commande Créer une demande, cas d'utilisation de l'approbation par le responsable du centre d'excellence, etc.)
  • Le créateur de la demande ne doit pas nécessairement faire partie du groupe attribué, il doit uniquement disposer de l'autorisation Exécuter.
Groupe attribué à la demande Le rôle ou l'équipe où la demande est créée.
= createdByTeam

Exemple : Demande POC-2 à partir du processus (démonstration de faisabilité) créé sous l'équipe 202.

  • L'équipe 202 est le groupe attribué à la demande.
  • Ce groupe dispose d'un accès en lecture à la demande créée dans son espace de travail.
Attributeur de tâches

Le rôle ou l'équipe devant répondre à la tâche (Reçue).

Exemple : La tâche de formulaire d'une demande est attribuée au rôle 301.

  • Le rôle 301 est l'attributeur de tâches.
  • Les utilisateurs du rôle 301 peuvent voir la tâche dans l'onglet Attribuées.
Demandeur de tâches Le rôle, l'équipe ou l'utilisateur (créateur de la demande) qui demande une réponse pour la tâche (Envoyée).

Exemple : La tâche de formulaire d'une demande est sollicitée par l'équipe 403.

  • L'équipe 403 est le demandeur de la tâche.
  • Les utilisateurs de l'équipe 403 peuvent voir la tâche dans l'onglet Demandées.
Contributeur
Utilisateurs qui ont contribué (ou contribuent) à la tâche.
  • Tâche de validation des formulaires et des documents (le contributeur est renseigné avant la soumission)
    • Lorsque le statut est En attente, le contributeur est l'utilisateur attribué ou verrouillé à la tâche.
      =assigneeID
      ou
      lockedBy
    • Lorsque le statut est Terminé, le contributeur est l'utilisateur ayant soumis la tâche.
      =submittedBy
  • Tâche d'approbation (le contributeur est renseigné après la soumission)
    • Lorsque le statut est En attente d'approbation (0/2), le contributeur est vide.
    • Lorsque le statut est En attente d'approbation (1/2), le contributeur correspond à l'identifiant de l'utilisateur qui a approuvé la tâche.
    • Lorsque le statut est Approuvée, le contributeur est l'ensemble des utilisateurs ayant approuvé la demande.
      =approvedBy
    • Lorsque le statut est Refusée, le contributeur est l'utilisateur ayant refusé la demande.
      =declinedBy

Visibilité et actions d'une tâche d'approbation

Séquence de tâches :

  • Tout utilisateur faisant partie du groupe de répondants peut voir la tâche à mesure qu'elle progresse dans la séquence.

  • Les tâches autres que la tâche d'approbation en cours ne sont pas visibles pour le groupe de répondants.

Actions possibles pour la tâche :

  • Historique des commentaires

    Affiche un historique des commentaires d'approbation ou de rejet.

  • Approuver

    • Soumet la tâche avec un statut Approuver.

    • Ajoute un commentaire lors de la soumission d'une approbation.

  • Refuser

    • Soumet la tâche avec un statut Rejeter.

    • Ajoute un commentaire lors de la soumission d'un avis de rejet.

Dans les cas où les utilisateurs souhaitent informer une autre personne d'une tâche spécifique, l'ID de référence de la tâche se trouve dans l'URL de la tâche active.

Cette image montre la référence de la tâche dans l'URL.