Utilisez ce scénario pour comprendre comment créer un processus d\'intégration des employés dans le Process Editor. Ce workflow de processus d\'intégration des employés illustre comment les organisations peuvent tirer parti des automatisations telles que les robots et les formulaires, et les intégrer dans un processus afin d\'optimiser et d\'améliorer l\'efficacité globale des RH.

À propos de ce scénario

TechStark Inc. est une entreprise technologique en pleine croissance qui embauche de nouveaux employés dans différents services. Bien qu\'ils aient développé plusieurs automatisations qui contribuent à rationaliser la transition d\'intégration en éliminant les tâches manuelles et répétitives, ils recherchent un cadre qui améliore encore ce processus. Ils souhaitent une solution qui non seulement automatise différentes tâches mais offre également une interface intuitive pour concevoir et visualiser l\'ensemble du processus d\'intégration.

Dans ce contexte, TechStark Inc. vise à créer un processus unifié en utilisant un nouveau Process Editor capable de gérer efficacement une logique conditionnelle complexe et d\'assurer des transitions fluides entre différents types de tâches. Ce scénario décrit l\'ensemble du processus d\'intégration des employés, de l\'entrée du candidat à la fourniture informatique et à la communication de bienvenue. L\'automatisation implique plusieurs robots et formulaires interconnectés, afin de garantir la précision, l\'efficacité et des transitions fluides tout au long du processus.

Présentation du flux de travail d\'intégration des employés

Voici un diagramme de flux qui illustre les étapes que TechStark Inc. souhaite automatiser pour gérer l\'ensemble du processus d\'intégration du début à la fin.

Flux de travail d\'intégration des employés

  1. Configuration administrative : automatisez la distribution et la collecte des documents RH (par exemple, contrats, formulaires fiscaux) et saisissez les informations du candidat dans la plateforme RH.
  2. Création centralisée de profil candidat : intégrez la plateforme RH avec des outils de recrutement et, après validation des informations du candidat, transférez automatiquement les détails du candidat lors de l\'embauche.
  3. Configuration informatique : approvisionnement automatisé de comptes pour le candidat afin de créer automatiquement un compte e-mail, d\'attribuer des identifiants de connexion au système et d\'accéder aux identifiants. De plus, automatisez la création de tickets informatiques pour la configuration du matériel.
  4. Communication de bienvenue : utilisez un outil d\'automatisation des e-mails pour envoyer des e-mails de bienvenue dynamiques et personnalisés qui incluent des détails sur le programme du jour 1, un lien vers les ressources de l\'entreprise et une FAQ pour les nouvelles recrues. De plus, envoyez un e-mail au responsable hiérarchique et au collègue assigné.

Processus d\'intégration des employés automatisé

Voyons comment le nouveau Process Editor peut automatiser le flux de travail d\'intégration, accueillir les nouvelles recrues et les aider à devenir rapidement et efficacement productives. Voici comment le processus fonctionne pour un nouvel ingénieur logiciel, Paul Johnson :
  1. Démarrer le processus avec le formulaire d\'inscription du candidat
    Les RH créent un formulaire et saisissent les informations requises du candidat, telles que l\'ID du candidat de Paul (par exemple, SE_12345), et lancent le processus d\'intégration de TechStark à l\'aide du formulaire de détails du candidat.
    • Formulaire : #1_Entry_Candidate_Form
    • Entrée : Candidate_ID (Number0)
  2. Robot d\'extraction des détails des candidats depuis JobVite
    Le robot d\'intégration (#2_Jobvite_Bot) utilise le Candidate_ID de Paul pour récupérer ses informations depuis le système JobVite de TechStark.
    • Bot : #2_Jobvite_Bot
    • Entrée : Candidate_ID
    • Sortie : extrait les données du candidat suivantes
      • Prénom : Paul
      • Nom : Johnson
      • E-mail personnel : paul.j@example.com
      • E-mail du responsable  : maria.smith@techstark.com
      • Site : San Francisco
      • Service : Ingénierie
      • Intitulé du poste : Ingénieur logiciel
  3. Correction de l\'identifiant du candidat (si nécessaire)
    Les RH peuvent utiliser des conditions pour vérifier si le candidat existe dans JobVite. Utilisez les conditions If, Else :
    • Si trouvé → continuer
    • Sinon → demander la correction du Candidate_ID et extraire à nouveau les détails depuis JobVite.
  4. Confirmer les informations de l\'employé
    Les informations de Paul sont affichées dans un formulaire de confirmation (#3_Employee_Details_R_Form). Les RH examinent et confirment les informations ou mettent à jour toute anomalie.
    • Formulaire : #3_Employee_Details_R_Form
    • Entrée
      • Prénom
      • Nom
      • E-mail personnel
      • E-mail du responsable
      • Site
      • Service
      • Intitulé du poste
  5. Modifier les informations de l\'employé (si nécessaire)

    Si des modifications sont nécessaires, les RH peuvent modifier les informations dans un formulaire éditable (#3_Employee_Details_W_Form) et soumettre les corrections, puis extraire à nouveau les informations depuis JobVite.

    • Formulaire : #3_Employee_Details_W_Form
    • Entrée : identique à ci-dessus, mais modifiable.
  6. Créer un dossier employé dans Workday

    Les données validées sont envoyées au système Workday de TechStark via le robot Workday (#4_Workday_Bot), qui crée le dossier employé de Paul et génère un identifiant employé, par exemple TN-56789

    • Robot : #4_Workday_Bot
    • Entrée
      • Prénom
      • Nom
      • E-mail personnel
      • E-mail du responsable
      • Site
      • Service
      • Intitulé du poste
    • Sortie : ID de l\'employé
  7. Intégration et approvisionnement informatique

    Le robot d\'approvisionnement informatique (Application_Provisioning_Process) utilise les informations de Paul et son ID d\'employé pour configurer son ordinateur portable professionnel, son compte e-mail, l\'accès aux systèmes internes et les outils logiciels.

    • Processus : Application_Provisioning_Process
    • Entrée
      • Prénom
      • Nom
      • E-mail personnel
      • E-mail du responsable
      • Site
      • Service
      • Intitulé du poste
  8. Envoyer un e-mail de bienvenue

    Paul reçoit un e-mail de bienvenue (#5_Welcome_Email) à sa nouvelle adresse e-mail TechNova (paul@techstark.com). Cet e-mail contient des informations utiles pour l\'intégration et inclut les contacts de son responsable et de son collègue assigné.

    • Robot : #5_Welcome_Email
    • Entrée : Employee_Email (construit sur le mode FirstName.LastName@company.com)
  9. Quitter le processus

    Le processus d\'intégration se termine avec un statut Succès, indiquant que Paul est complètement intégré.

    • Statut : Succès ou Annulé

Voici comment le processus d\'intégration des employés est créé dans le Process Editor. Pour organiser les activités en différentes catégories ou responsabilités, vous pouvez ajouter des swimlanes au processus d\'intégration des employés. De plus, vous pouvez utiliser les outils de conception disponibles en bas de l\'éditeur pour vous aider à naviguer plus efficacement dans ce processus, sans perdre votre concentration. Pour plus d\'informations sur l\'outil de conception, voir Éditeur de processus.

Affichage du processus d\'intégration des employés développé dans le Process Editor

Résumé et avantages

En automatisant ces étapes dans le nouveau Process Composer, TechStark Inc. gagne du temps, réduit les erreurs et garantit que chaque nouveau recrue, comme Paul, bénéficie d\'un accueil fluide et chaleureux. Examinez quelques avantages supplémentaires :
  • L\'intégration de diverses automatisations telles que des robots, des formulaires et des processus peut accélérer la collecte d\'informations et les processus d\'approbation, réduisant ainsi considérablement le temps nécessaire à l\'intégration des nouveaux employés.
  • L\'automatisation minimise le risque d\'erreur humaine lors de la saisie et du traitement des données, ce qui améliore la précision et la fiabilité des informations des employés.
  • Les systèmes intégrés permettent un meilleur suivi et une meilleure gestion des documents et des données utilisateur, contribuant à une plus grande efficacité organisationnelle et à la conformité.
  • Des points de contrôle automatisés au sein du processus attribuent des rôles et des responsabilités définis, ce qui facilite le suivi de la progression et l\'identification des domaines nécessitant une attention particulière.
  • Dans l\'ensemble, l\'intégration des robots, des formulaires et des processus lors de l\'intégration permet non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi d\'améliorer l\'expérience des équipes RH et des nouveaux employés.