Crear una vista de proceso con sucursales y oportunidades

Cree una vista consolidada de su proceso comercial y seleccione pasos para crear oportunidades potenciales para la automatización. Aprenda cómo crear una sucursal, fusionar pasos en la sucursal y crear oportunidades.

Antes de empezar

  • Esta tarea es realizada por el analista Discovery Bot que está a cargo de revisar y analizar los registros asociados para los procesos comerciales.
    Nota: El usuario de roles múltiples y personalizados también puede realizar esta tarea según sus permisos asignados. Verá un conjunto diferente de acciones de menú (ícono de elipsis vertical) disponible en un mosaico para un proceso.
  • Asegúrese de que al usuario se le asigne el rol Analista de bots de AAE_Discovery y la licencia del analizador de procesos.

    Licencias admitidas para Discovery Bot

Procedimiento

  1. Muestre una vista o grabación, seleccione pasos y cree una oportunidad en un flujo de trabajo lineal en la pestaña Agregado:
    1. Seleccione un proceso de la página de procesos.
      La última pestaña activa se abre automáticamente.
    2. Haga clic en la pestaña Agregado.
      De manera predeterminada, la vista seleccionada se muestra en la pantalla principal de la pestaña Agregado. En la tabla Grabaciones, las casillas de verificación seleccionadas indican las grabaciones incluidas en la vista. Para seleccionar una única grabación cuando se muestra una vista, desactive la vista seleccionada en la tabla Vistas. En la tabla Grabaciones, desactive la casilla de verificación para la grabación seleccionada que está habilitada.

      De manera predeterminada, si no se selecciona una vista, todas las grabaciones se seleccionan en la tabla Grabaciones. Para seleccionar una sola grabación, haga clic en la casilla de verificación Seleccionar todo para deseleccionar todas las grabaciones. Seleccione una grabación para mostrar en la pantalla principal de la pestaña Agregado.

    3. Seleccione el ícono de captura de pantalla o el ícono de la aplicación en la vista de alternancia (esquina superior derecha de la vista de la pestaña Agregado) para decidir cómo desea mostrar los pasos.
      Los pasos contiguos realizados en la misma aplicación se combinan. Esto se muestra como un solo grupo para permitir una mejor legibilidad del proceso. La cantidad de pasos juntos se indica en la esquina inferior derecha del grupo.
      Nota: Si la vista de captura de pantalla es la última vista activa, la imagen del último paso del grupo es la que se muestra para el grupo contraído. Puede arrastrar el proceso dentro del lienzo manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y moviendo el proceso a la ubicación deseada.
      Utilice las opciones Zoom in (Acercar) o Zoom out (Alejar), según sea necesario. Utilice el acercamiento Restablecer para devolver la vista al nivel predeterminado y volver a centrar el proceso en el lienzo.
    4. Haga clic en un solo paso agregado para expandir un grupo de pasos y obtener una vista previa del paso con más detalle. También puede hacer clic en la flecha situada en la esquina superior derecha del ícono del grupo.
      Utilice el ícono de grupo para mostrar los grupos de pasos que pertenecen a las acciones de nivel primario y secundario (y a las acciones de nivel de subgrupo) utilizadas durante la sesión de grabación. Según sea necesario, expanda un grupo de pasos para explorar en profundidad desde las acciones de nivel primario hasta las de nivel de subgrupo a fin de ayudarlo a decidir qué grupo de pasos utilizar cuando cree una oportunidad potencial para una tarea que desee automatizar. Por ejemplo, una acción de nivel primario muestra Microsoft Outlook, una acción de nivel secundario muestra la notificación de correo de Outlook y las acciones de nivel de subgrupo pueden mostrar la redacción, el cuerpo y el envío del correo electrónico.

      Haga clic en el paso individual para mostrar detalles sobre el paso en la ventana Vista previa ubicada a la derecha de la vista Agregado. Se muestra la siguiente información:

      Campo Descripción
      Nombre de aplicación El tipo de aplicación utilizado durante la grabación.

      Se muestra una captura de pantalla. Haga clic en la imagen cuando quiera mostrar una vista más grande de la captura de pantalla.

      El campo Aplicación se muestra después del campo ID del paso.
      Título del paso El título del paso puede ser el nombre de PNG o el nombre de la pestaña determinado por el sistema.
      Lista de grabaciones en este flujo de trabajo Los ID de grabación asociados con el paso.
      Id. del paso El Id. interno asociado con la grabación para el procesamiento de back-end.
      Datos Los datos ingresados por un usuario a través del teclado.
      Tipo de acción El tipo de acción puede hacer clic con el botón derecho o con el botón izquierdo.
      Tiempo en el paso La duración del paso grabado en minutos y segundos.
    5. Seleccione la casilla de verificación a la izquierda del paso para crear una oportunidad potencial.
      La ventana Detalles de oportunidades muestra la siguiente información:
      Campo Descripción
      Pasos La cantidad de pasos seleccionados por el usuario. Este campo aumenta cada vez que un usuario marca la casilla para seleccionar un paso y crear una oportunidad potencial.
      Seleccionar todos los pasos Permite seleccionar todos los pasos, incluidas las ramas, que aparecen en la vista para crear una oportunidad.
      • Seleccione un grupo de pasos/ramas/bucles

        En la vista de lienzo, seleccione la casilla de verificación situada junto a una rama, un bucle o un grupo para seleccionar todos los pasos de ese grupo, esa rama o ese bucle. Si selecciona un bucle o una rama con anidación, la rama o el bucle primario muestra una selección parcial.

      • Selección personalizada de pasos

        Utilice la tecla Shift para seleccionar un número determinado de pasos dentro de una ruta del lienzo principal. La selección de rutas cruzadas no está disponible
      Tiempo promedio La duración, en formato de minutos y segundos, de los pasos seleccionados en la oportunidad.
      Variante La cantidad de sucursales incluidas en la oportunidad.
    6. Ingrese un nombre para la oportunidad.
    7. Ingrese el costo promedio asociado con la oportunidad.
      Esta es su mejor evaluación de lo que cuesta realizar los pasos incluidos en la oportunidad.
    8. Ingrese el ahorro potencial asociado con la oportunidad.
      Esta es su mejor evaluación de los ahorros esperados anualmente, si se utiliza un bot para realizar todos los pasos de la oportunidad.
      Nota: Los ahorros potenciales deben ser mayores que la estimación de costos promedio.
    9. Seleccione Alto, Medio o Bajo como la prioridad asociada con la oportunidad.
    10. Haga clic en Crear oportunidad.
      Aparece una ventana de mensaje que le notifica que se creó la oportunidad. Haga clic en el hipervínculo para ver la oportunidad recién creada en la pestaña Oportunidad de Control Room.
    11. Para crear otra oportunidad a partir de la misma grabación, haga clic en Deseleccionar todo a fin de borrar todos los pasos seleccionados anteriormente o cambiar la selección según sea necesario, y proporcione los detalles (nombre, costo, ahorros y prioridad).
    12. Haga clic en Crear oportunidad.
      Se pueden crear múltiples oportunidades con el mismo nombre; cada una tiene una nueva identificación.
  2. Cree una vista para su proceso de flujo de trabajo desde la vista Agregado:
    1. Con una o más grabaciones preseleccionadas en la vista Agregado, haga clic en Crear vista para crear una vista a partir de la grabación abierta.
      Crear una vista le permite combinar pasos de múltiples grabaciones para brindarle una vista más completa de todo el proceso representado por las grabaciones.
    2. Ingrese un nombre para la vista en el campo Título.
    3. Opcional: Ingrese una descripción.
    4. Haga clic en Crear.
      La opción Crear se actualizó para que muestre las opciones Guardar vista del menú desplegable. Utilice Guardar como para crear una copia de la vista recién creada. Utilice Guardar como [manual] para convertir la vista generada por el sistema en una vista manual.
      Cree cualquier número de vistas según sea necesario. Para crear una nueva vista, desactive la vista seleccionada desde la tabla Vistas. Use las flechas para abrir y contraer las tablas Vistas y Grabaciones. Utilice la paginación para desplazarse por las vistas guardadas.
      La vista generada por el sistema ahora muestra un bucle, o una secuencia de pasos, que se produce durante un número específico de veces para una sola grabación. El ícono del bucle se muestra como un círculo naranja con una flecha. El ícono del bucle tiene una condición durante debajo de este, junto con Recuento, que describe el número de veces que se repite la secuencia de pasos de este bucle en el proceso. Puede cambiar la condición del bucle (durante y mientras) si guarda la vista como una vista manual.
      La vista generada por el sistema se muestra en la pantalla principal de la vista Agregado. En la tabla Vistas, la vista generada por el sistema se indica con el ícono de agregado en la columna Tipo. En la tabla Grabaciones, la casilla de verificación está seleccionada para indicar las grabaciones ya incluidas en la vista. De manera predeterminada, la tabla se contrae y la tabla Grabaciones se expande cuando se crea una vista por primera vez. La tabla Grabaciones vuelve a la primera paginación. Ahora está listo para agregar grabaciones y sucursales, si es necesario.
    5. Seleccione la opción Modelo cuando quiera comparar y encontrar la mejor vista agregada para sus grabaciones. Utilice esta opción para guardar tantas vistas con diferentes combinaciones como sea necesario. También puede guardar la vista como una vista manual para personalizar aún más la vista y comparar lado a lado. Seleccione la opción de modelo Dinámico para ver grabaciones en las que los grupos de pasos muestran un conjunto de patrones que se repiten y que pertenecen a la misma aplicación o a la misma acción de nivel primario utilizada durante la sesión de grabación. Utilice esta opción para decidir el contexto del proceso o la tarea que desea automatizar. Por ejemplo, se le encarga la creación de una cuenta de administrador. Después de crear la cuenta, se envía una notificación por correo electrónico al usuario. Utilice la opción Dinámico a fin de mostrar grupos de pasos para automatizar una tarea para la notificación por correo electrónico. Seleccione entre un modelo Sencillo o Estricto que le permitirá ver las grabaciones en las que los pasos son los mismos frente a las grabaciones con resultados diferentes con más ramas en la ruta del proceso. La opción Sencillo está seleccionada de forma predeterminada. Para guardar sus selecciones antes de pasar de una vista a otra, haga clic en Guardar vista. Los cambios se guardan en las pestañas Panel, Agregado y Comparación. Si no guarda los cambios, el filtro se reinicia. Debe volver a seleccionar y aplicar sus opciones de nuevo. Haga clic en Modelo para seleccionar una de las siguientes opciones de visualización desde la pestaña Agregado:
      La ventana Modelo muestra lo siguiente:
      Opción Acción
      Tabla Seleccione Dinámico cuando desee mostrar una secuencia de pasos etiquetados con la coincidencia de patrones. Los grupos de pasos etiquetados pertenecen a aplicaciones compatibles como Microsoft (Excel, Outlook y Notepad), Notepad++, editores de texto, la mayoría de los casos de uso de ventanas y la funcionalidad del navegador Chrome. Los pasos etiquetados muestran términos como Calculadora, Correo electrónico - Agregar a, Correo electrónico - Correo electrónico - Añadir cuerpo y Ventanas - Buscar - Abrir aplicación.
      Nota: Para los nuevos casos de uso o los flujos de procesos específicos, los grupos de pasos pueden no tener una etiqueta. Para una vista manual, la etiqueta del grupo se puede actualizar según sea necesario. Pase el mouse por encima del menú de nivel de fila en la tabla Vistas y haga clic en Editar. Cerca del ícono del grupo, introduzca un nombre en el cuadro de texto. Haga clic en la casilla de verificación para guardar los cambios. Haga clic en Guardar para guardar la vista y salir del modo Editar.
      Sencillo Seleccione Sencillo cuando espere que la mayoría de las grabaciones de un determinado proceso sean iguales. De este modo, se consigue una menor ramificación en las vistas y grabaciones seleccionadas. Se espera ver dos pasos fusionados porque hay menos variación entre las grabaciones.
      Consejo: Haga clic en Seleccionar todos los pasos. El número total de pasos mostrados es menor que el número de pasos mostrados cuando se utiliza la opción Estricto. Hay menos pasos con la opción Fácil porque la mayoría de los pasos en las grabaciones seleccionadas son los mismos.
      Estricto Seleccione Estricto cuando espere ver resultados diferentes para un proceso determinado. Esto da lugar a una mayor ramificación entre las vistas y grabaciones seleccionadas.
      Incluir datos Seleccione Incluir datos para incluir los datos introducidos con el teclado usados durante la sesión de grabación. Esta información se muestra desde la ventana Vista previa.
      Incluir descripción Seleccione Incluir descripción para incluir cualquier anotación proporcionada por el usuario de Discovery Bot. Esta información se muestra desde la ventana Vista previa.
      Restablecer Haga clic en Restablecer para restablecer las opciones seleccionadas y volver a aplicarlas. Realizar lo anterior restablece a la opción Sencillo de forma predeterminada.
      Aplicar Haga clic en Aplicar a fin de aplicar las opciones seleccionadas para su visualización desde la pestaña Agregado para la vista generada por el sistema o la manual.
    6. Seleccione la opción Filtro cuando desee utilizar un conjunto de valores para comparar las diferentes secciones de un proceso entre varias grabaciones mediante la selección de un filtro de ruta y paso específico. Si se utiliza junto con la opción Modelo, las opciones de filtro de ruta y paso para una vista generada por el sistema o una manual pueden ayudarlo a determinar y decidir un buen candidato para automatización. Para guardar sus selecciones antes de pasar de una vista a otra, haga clic en Guardar vista. Los cambios se guardan en las pestañas Panel, Agregado y Comparación. Si no guarda los cambios, el filtro se reinicia. Debe volver a seleccionar y aplicar sus opciones de nuevo. Para una vista manual, debe volver a seleccionar sus opciones de filtro para crear una oportunidad. Haga clic en Filtro y seleccione una de las siguientes opciones:
      La ventana Filtro muestra lo siguiente:
      Opción Acción
      Ruta: Con el flujo más común

      Seleccione esta opción cuando quiera ver qué rutas tienen la varianza más frecuente de un proceso que se está utilizando. Si opta por automatizar este tipo de ruta, tendrá un mayor retorno de su inversión.
      Ruta: Con más desviaciones Seleccione esta opción cuando quiera ver ciertas secciones del proceso que tienen una desviación diferente en la ruta. La prioridad de automatización para estas rutas suele ser baja.
      Ruta: Con el flujo más repetitivo Seleccione esta opción cuando quiera mostrar las secciones del proceso que son más repetitivas y tienen un costo mayor. La prioridad de automatización para estas rutas suele ser alta.
      Paso: Aplicación Seleccione la opción Aplicación cuando quiera ver el tipo de aplicación utilizado durante la grabación. Utilice esta opción para ver qué aplicaciones se utilizan con más frecuencia y para decidir qué aplicaciones deben ser prioritarias.
      Paso: Tipo de acción Seleccione la opción Tipo de acción para filtrar los pasos del proceso y mostrar solo acciones concretas que lo ayuden a hacerse una idea de cómo se utilizan los pasos.
      Borrar Seleccione Borrar para borrar todas las opciones seleccionadas.
      Restablecer Seleccione Restablecer para restablecer el estado anterior guardado de los filtros en una vista.
      Aplicar Seleccione Aplicar a fin de aplicar las opciones seleccionadas para su visualización desde la pestaña Agregado para la vista generada por el sistema o la vista manual.
    7. Seleccione la opción Alternar contador de frecuencia para mostrar el número de grabaciones que lleva una determinada ruta en el flujo de una vista generada por el sistema. Utilice esta opción para ayudarlo a comprender la frecuencia de la ruta en comparación con otras grabaciones o vistas. Esta opción solo puede utilizarse para las vistas generadas por el sistema. En la tabla Grabaciones, seleccione dos o más grabaciones y Alternar contador de frecuencia muestra dos al principio del flujo del proceso para indicar el número de grabaciones seleccionadas. Si cada grabación toma una ruta diferente, el flujo del proceso se divide entre el número total de grabaciones seleccionadas y se muestra de acuerdo con eso. Por ejemplo, si hay diez grabaciones en una vista y se muestran tres rutas. Dos grabaciones siguen una ruta, dos grabaciones siguen la segunda ruta y seis grabaciones siguen la tercera ruta. A lo largo del flujo de la ruta, verá dos, dos y seis. Si un paso se fusiona, el número se añade entre las dos rutas. Utilice el grosor o la estrechez de la ruta para ayudarlo a priorizar los procesos para la automatización. La ruta utilizada con más frecuencia es la más gruesa, y esto puede ser útil para priorizar un proceso cuando se revisan muchas grabaciones. Por ejemplo, si hay 5 rutas para 20 grabaciones, verá rápidamente cuál es la más gruesa y considerará la posibilidad de automatizar esa ruta. Si dispone de ancho de banda adicional para automatizar otra ruta, puede desglosar el flujo y observar los números para ver qué ruta es la siguiente como posible candidata para la automatización.
    8. Coloque el mouse sobre la opción del menú de acciones en la tabla Vistas para copiar, convertir en manual o eliminar una vista.
      La opción de menú es la elipsis vertical (tres puntos). Los puntos suspensivos verticales solo se muestran si el menú de nivel de fila está oculto. Puede configurar la opción de menú para que se muestre como desee usando el ícono Customize columns (Personalizar columnas). La opción de menú le permite seleccionar una de las siguientes opciones:
    OpciónAcción
    Copiar Seleccione Copiar para crear una copia de la vista. La vista copiada recientemente creada se muestra en la vista Agregado y se guarda en la tabla Vistas con un nuevo ID.
    Convertir en manual Seleccione Convertir en manual para convertir la vista generada por el sistema en una vista manual. Esta opción le permite agregar más grabaciones o pasos de otras grabaciones con la opción Editar. Repita los pasos 2a y 2b. Haga clic en Guardar. En la tabla Vistas, la vista manual se indica con el ícono de definición en la columna Tipo. La vista manual recién creada se muestra en la pantalla principal de la vista Agregado. En la tabla Grabaciones, la casilla de verificación está seleccionada para indicar las grabaciones ya incluidas en la vista.
    Editar Seleccione Editar para agregar grabaciones o pasos de otras grabaciones desde la tabla Grabaciones.
    Eliminar Seleccione Eliminar para eliminar la vista. Las grabaciones subyacentes utilizadas en la vista no se ven afectadas por la eliminación de la vista.
  3. Cree una nueva vista a partir de las grabaciones seleccionadas, o seleccione una vista manual para agregar más pasos de otra grabación a la vista del proceso. Cree una rama y combine pasos de una o más grabaciones en la rama. Crear oportunidades.
    En este ejemplo, se crea una sucursal para revisar el puntaje de crédito de un préstamo bancario.
    1. Haga clic en Crear vista o seleccione una vista manual desde la tabla Vistas.
    2. Coloque el mouse sobre el menú de nivel de fila en la tabla Vistas y haga clic en Editar.
    3. Coloque el mouse sobre el menú de nivel de fila en la tabla Grabaciones y haga clic en el signo + a fin de seleccionar para mostrar una grabación en la vista manual.
      La grabación seleccionada se muestra en un nuevo lienzo alimentador ubicado a la derecha del lienzo principal en la vista Agregado.

      Haga clic en el paso individual para mostrar los detalles del paso en la ventana Ver detalles ubicada a la derecha de la vista Agregado. Se muestra la siguiente información:

      Campo Descripción
      Copia de La copia de la vista (Id. de vista) de la que se copia la vista. El ID de vista se muestra en la tabla Vistas.
      Lista de grabaciones La lista de grabaciones que se utilizan en esta vista.
      Ver nombre El nombre de la vista creada.
      Descripción La descripción ingresada al crear una vista.
    4. Haga clic en el ícono de rama del flujo de trabajo Agregado.
      Haga clic en el ícono de rama para agregar un paso de condición en la vista. Mover el paso siguiente a una sucursal a la izquierda y agregar una nueva sucursal a la derecha en la sucursal vacía es recibir pasos de otra grabación. En la esquina superior derecha del cuadro amarillo, haga clic en los tres puntos para crear una nueva sucursal o eliminar una sucursal. El extremo de la rama se muestra con un pequeño círculo.
      De manera predeterminada, puede mover el extremo de la rama hacia abajo en el flujo de ruta para incluir más de un paso. Para mover el extremo de la rama, presione hacia abajo con el cursor en el extremo hasta que vea que las líneas punteadas aparecen alrededor de las ramas. Arrastre el extremo hacia abajo en el flujo de ruta. Coloque el extremo cuando vea que aparecen las líneas punteadas entre la flecha. El punto final se desplaza hacia abajo en el flujo de ruta e incluye más pasos.
      Nota: Ahora se admite mover el punto final de la sucursal hacia arriba en la sucursal.
    5. Haga clic en el campo Condition (Condición) en el nivel de nodo.
    6. En el campo Condition (Condición), ingrese un nombre para la condición. Ejemplo: credit score.
    7. Haga clic en la marca de verificación para guardar el nombre de la condición.
    8. Abra las ramas respectivas a la derecha y a la izquierda y establezca un valor para la condición.
      Por ejemplo, ingrese menos de 200 a la derecha y más de 700 a la izquierda.
    9. Arrastre y suelte los pasos de la grabación en el lienzo alimentador en el paso del receptor que dice Drag items here (Arrastrar elementos aquí) de la rama en el lienzo principal.
      Utilice la tecla Shift a fin de seleccionar uno o más pasos para arrastrarlos al paso del receptor. Para borrar una condición en la rama, haga clic en los tres puntos. Seleccione Clear branch (Borrar rama).
    10. Repita los pasos c a h para crear ramas adicionales y fusionar los pasos en la rama.
    11. Haga clic en Guardar para guardar la vista y salir del modo Editar.
    12. Repita los pasos a a j para crear vistas y ramas adicionales, según sea necesario.

      La vista o grabación que es visible en el lienzo principal se muestra en negrita en la tabla Vistas o Grabaciones correspondiente.

      Puede hacer clic en el signo X (cerrar) para salir del modo. Haga clic en Descartar cambios para no guardar la vista. Se eliminarán todos los pasos seleccionados. Este mensaje solo se muestra cuando hay cambios sin guardar.
    13. Seleccione la casilla de verificación junto a los pasos en la vista y cree oportunidades.
      Seleccionar la casilla de verificación junto al cuadro de condición seleccionará todas las ramas y el paso asociado en la oportunidad.
      Aparece la pestaña Detalles de la oportunidad.
    14. Complete los detalles de oportunidad necesarios y haga clic en Crear oportunidad.

Qué hacer a continuación

Revise las oportunidades y convierta a bot

Ahora está listo para revisar y finalizar sus oportunidades potenciales. Convertir una oportunidad en un bot. Puede exportar los datos a un documento de Word para su referencia.