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Registrar un proceso comercial Discovery Bot

  • Actualizado: 2022/02/21
    • Automation 360 v.x
    • Crear
    • Discovery Bot
    • Flujo del proceso

Registrar un proceso comercial Discovery Bot

Registrar, capturar y anotar pasos para un proceso comercial usando el registrador Discovery Bot. El registro del proceso permite al analista Discovery Bot ver todos los pasos registrados para un análisis cuantitativo y comparativo. Los pasos junto con los metadatos capturados y las acciones del usuario ayudan al analista a tomar la decisión de crear oportunidades y bots.

Antes de empezar

  • Esta tarea es realizada por el usuario Discovery Bot que registra los procesos comerciales asignados y los envía para su revisión y análisis.
    Nota: El usuario de roles múltiples y personalizados también puede realizar esta tarea según los roles o los permisos otorgados a los usuarios. Verá un conjunto diferente de acciones de menú (ícono de elipsis vertical) disponible en un mosaico para un proceso.
  • Asegúrese de haber configurado las credenciales de su dispositivo e instalado la última versión de Bot agent en su máquina antes de usar el grabador Discovery Bot.
  • Asegúrese de que la máquina en la que realizará las grabaciones también esté debidamente registrada.

    Requisitos previos para Discovery Bot

Procedimiento

  1. Registrar un proceso comercial:
    1. Desde su máquina local, inicie sesión en su Control Room como usuario comercial Discovery Bot.
    2. Vaya a Discovery Bot > Procesos.
      Aparece la página Procesos, que muestra todos los procesos asignados al usuario para la grabación.
    3. Haga clic en el ícono Iniciar grabación del mosaico asociado con el proceso que desea comenzar a grabar.
      Nota: También puede seleccionar Iniciar grabación desde el ícono de elipse vertical para comenzar a grabar un proceso.
      Aparecerá una ventana con un mensaje que le notificará que está grabando y compartiendo su pantalla. La ventana Grabador Discovery Bot aparece con las opciones Pausar y Detener. Pause y reanude la grabación según sea necesario. Espere unos minutos para que el grabador comience la primera vez que empiece a grabar un proceso.
      Nota: Si el Grabador Discovery Bot no se inicia después de unos minutos, reinicie el Bot agent.
    4. Realice las acciones que se registrarán.
      Por ejemplo, abra una aplicación y complete un formulario o abra un navegador y busque en un sitio web. Haga clic en el control de objetos, por ejemplo, en un botón, en un campo de formulario o en una tabla. Un contorno rojo resalta el control cuando se mueve el mouse sobre él para capturar la acción. El contorno rojo indica que el grabador está listo para que usted realice la siguiente acción en la grabación del proceso.
      Puede realizar acciones como hacer doble clic, arrastrar y soltar, mantener pulsado y seleccionar texto mientras graba. Las acciones realizadas con las pulsaciones del teclado se muestran en el campo Datos.
    5. Haga clic en Detener para finalizar la grabación.
      Puede hacer clic en Cancelar grabación para cancelar una grabación en cualquier momento.
      Espere unos segundos para que el grabador finalice. Los detalles en el mosaico para el proceso se incrementan para incluir la nueva grabación en la sección Grabaciones.
      Nota: Una vez que la grabación se ha detenido, no se pueden agregar pasos adicionales a la grabación.
      Nota: Se puede capturar un máximo de 8 horas de acciones del usuario en una sola grabación.
    6. Introduzca un nombre para la grabación campo provisto.
      El límite de caracteres es 50. Los caracteres especiales no son compatibles.
    7. Haga clic en Save (Guardar) para guardar sus cambios.
    8. Haga clic en Cancelar para descartar la grabación.
      Nota: Si descarta la grabación, no podrá recuperarla.
  2. Revise los pasos capturados, haga anotaciones y envíe un registro del proceso al analista del Discovery Bot para su revisión:
    1. En Procesos, haga clic en el nombre de un proceso o en cualquier lugar dentro del cuerpo del mosaico del proceso para seleccionarlo. En Procesos, haga clic en el ícono de puntos suspensivos verticales y seleccione Editar mi grabación para editar y revisar las grabaciones.
      Si hace clic en el cuerpo del mosaico del proceso o en el nombre del proceso, aparece la página Oportunidades. El analista solo puede ver las grabaciones aprobadas en la pestaña Oportunidades.
      Para usuarios de roles múltiples y personalizados de Discovery Bot, haga clic en el ícono de puntos suspensivos verticales y seleccione Editar mi grabación para editar y revisar las grabaciones. Si hace clic en el cuerpo del mosaico del proceso o en el nombre del proceso, aparece la página Ver proceso. El analista solo puede ver las grabaciones aprobadas en la página Ver proceso.
      La página Grabaciones aparece con la tabla Grabaciones a la izquierda y los detalles de las grabaciones individuales a la derecha. La tabla muestra la siguiente información:
      Grabaciones Descripción
      Grabaciones (n.º) (n.º seleccionado) Número de grabaciones iniciadas por los usuarios.
      Personalizar columnas Haga clic en el ícono de la tabla para mostrar u ocultar columnas (ID, Estado, Ciclo de proceso y Grabador), o edite el diseño de las filas de encabezado para mostrar a la derecha o a la izquierda según sea necesario.
      ID El número de ID de la grabación en la base de datos. El sistema recopila e incrementa secuencialmente el índice para cada grabación capturada por los usuarios.
      Nota: Para buscar una grabación específica, seleccione ID e ingrese el número de ID en la barra de búsqueda.
      Nombre El nombre de la grabación.
      Estado El estado de la grabación:
      • Pendiente: Estado inicial.
      • Aprobado: Todas las ediciones requeridas por el usuario se han completado y el registro está listo para que un analista lo revise.
      • Error: Hay un error al almacenar la grabación en el sistema.
      • Rechazado: Actualmente no se está utilizando.
      Nota: Para buscar un estado de proceso, seleccione Estado y elija un estado de la lista desplegable.
      Ciclo del proceso La duración de la grabación, en minutos y segundos, excluyendo el tiempo que el grabador estuvo en pausa.
      Grabador El nombre del usuario que creó la grabación.
      Nota: Para buscar usuarios asignados a una grabación, seleccione Grabador en la lista desplegable e ingrese el nombre de usuario en la barra de búsqueda. La búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas.
  3. En la tabla Grabaciones, seleccione el ID para ver todos los pasos capturados. En el panel derecho, la cabecera muestra los detalles del ID de la grabación, incluidos el total de pasos capturados durante la sesión de grabación, el nombre de la grabación, el tiempo del proceso y el estado actual de la grabación.
    Cada paso grabado incluye los siguientes campos: imagen de captura de pantalla con la opción Pantalla (ícono), tipo de aplicación, datos (texto ingresado con el teclado) y descripción del paso (texto anotado del usuario).
  4. Opcional: Para proporcionar una descripción de la grabación, haga clic en el área Descripción En el campo Descripción que aparece, cuéntele al analista el contexto y el objetivo de la grabación.
    El límite de caracteres es 255. La descripción proporcionada también aparece en el PDD.
  5. Haga clic en Guardar para guardar la descripción ingresada en el campo Descripción.
  6. Opcional: Haga clic en el ícono Pantalla para mostrar u ocultar la imagen de la pantalla.
    Utilice el ícono de opción de Pantalla cuando no quiera compartir los detalles de la imagen personal con los usuarios analistas, los usuarios con roles múltiples o los usuarios con roles personalizados del Discovery Bot. Para quitar la información personal, por ejemplo, las credenciales de nombre de usuario y contraseña de la imagen, edite el campo Datos antes de enviarla para que la revisen los analistas.
    Nota: Si oculta una imagen y hace clic en Enviar, no podrá volver a mostrar la imagen.
  7. Haga clic en la captura de pantalla para ver la imagen en tamaño completo.
    La Captura de pantalla muestra el estado de la aplicación en el momento de realizar la acción asociada. El contorno rojo resalta los lugares en los que ha realizado acciones como mantener pulsado y seleccionar texto. No se puede editar la captura de pantalla. Haga clic en la imagen cuando quiera mostrar una vista más grande de la captura de pantalla. Revise la acción del paso con más detalle desde la ventana modal. Haga clic en la paginación situada debajo de la imagen a fin de seleccionar un número de paso o utilice las flechas derecha o izquierda para mostrar rápidamente todas las imágenes capturadas. Para las acciones no capturadas por el grabador, como hacer doble clic, arrastrar y soltar, y mantener pulsado, puede documentar los pasos individuales en el campo Descripción del paso para el analista.
    La duración del paso grabado se muestra en minutos y segundos debajo de la captura de pantalla. Utilice esta información para priorizar qué paso o secuencia de pasos es más adecuado para la automatización. Por ejemplo, si una secuencia de pasos tarda más en realizarse, puede automatizarla primero para que el proceso ahorre esfuerzo manual.
    • Haga clic en el ícono Ocultar imagen para ocultar la imagen.

      La imagen no será enviada al analista para su revisión. Haga clic en X para cerrar el marco. Haga clic en Guardar para guardar su selección.

    • Haga clic en Mostrar imagen para mostrar la imagen.

      La imagen será enviada al analista para su revisión. Haga clic en X para cerrar el marco. Haga clic en Guardar para guardar su selección.

  8. Opcional: Actualice el nombre de la aplicación utilizado en el proceso de grabación en el campo de texto Aplicación.
    El campo Aplicación representa el nombre de la aplicación en la que se realizó la acción. Si es necesario, el usuario que ha realizado la grabación puede modificarla.
  9. Opcional: Actualice el texto ingresado con el teclado utilizado en el registro del proceso en el campo de texto Datos.
    El campo Datos representa cualquier dato introducido por el usuario en ese paso durante la grabación.
    Nota: Debe seguir la entrada de datos del teclado con un clic izquierdo o derecho del mouse. Para cualquier paso en el que se hayan introducido los datos, se pueden realizar cambios en los datos en el campo Datos. No se puede introducir ningún dato en los pasos para los que no se introdujo ningún dato durante la grabación real del proceso.
  10. Opcional: Actualice el contexto asociado con el paso en el campo de texto Descripción del paso.
    El campo de texto Descripción del paso representa cualquier descripción adicional que desee proporcionar sobre la operación que se está realizando. El límite máximo de caracteres es de 2 000.
  11. Opcional: Elimine cualquier paso que no sea necesario incluir en el registro del proceso.
  12. Repita los pasos anteriores para cada paso según sea necesario.
  13. Opcional: Haga clic en Save (Guardar) para guardar sus cambios.
    Utilice la opción Guardar cuando desee editar y comparar los datos de grabación (lo que incluye la aplicación, el texto ingresado con el teclado y los campos de texto de anotación) en múltiples grabaciones capturadas en la tabla Grabaciones.
  14. Opcional: Haga clic en Eliminar para eliminar la grabación de ese proceso.
    Utilice la opción Eliminar cuando no desee enviar los datos de registro para que el analista los revise.
    La grabación y los datos asociados se eliminan de la página Grabaciones de ese proceso.
  15. Haga clic en Enviar.
    La grabación se envía al analista para su revisión y aprobación.
    Nota: Después de enviar una grabación, no se puede editar para realizar cambios adicionales.
  16. Haga clic en la opción Descargar para exportar los datos de la oportunidad a un documento de definición de proceso (PDD, del inglés Process Definition Document) con el mismo nombre que la oportunidad. Seleccione el tipo de PDD (Word o PDF) que desea exportar. El PDD incluye un diagrama de flujo de grabación del proceso y el tiempo de cada paso individual en horas, minutos y segundos.
    Cuando se crea una oportunidad, el PDD comienza a procesarse en segundo plano automáticamente. Cuando se genera el PDD, el campo cambia de Procesando PDD a Descargar. Ya puede descargar el documento. También se envía una notificación por correo electrónico al usuario de negocio a la dirección de correo electrónico registrada en el archivo. Si se produce un error al descargar el PDD, vuelva a hacer clic en Download (Descargar) para volver a generar el PDD.
    Nota: Si es un usuario con varias funciones, recibirá dos notificaciones por correo electrónico sobre los datos exportados, una para los datos de grabación y otra para los datos de oportunidad.
    Nota: Debe ser el propietario de la oportunidad para poder descargarla. De lo contrario, la opción de descarga no estará disponible.
    En su máquina, el documento se guarda en la carpeta configurada para las descargas en su navegador.

Qué hacer a continuación

Análisis de oportunidades para la automatización

Inicie sesión en su Control Room como analista Discovery Bot para revisar y analizar las grabaciones para crear oportunidades o bots según sea necesario.

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