Passer en revue les opportunités et les convertir en robot

Passez en revue les opportunités potentielles générées par le système, créez une opportunité personnalisée à partir d'une opportunité générée par le système, et convertissez-les en robots. Vous pouvez également exporter les données de l'opportunité vers un document Word.

Prérequis

Les opportunités d'automatisation sont séparées en deux types d'opportunités : les opportunités générées par le système et les opportunités manuelles. Les opportunités générées par le système, également appelées opportunités générées automatiquement, sont créées lorsqu'au moins deux enregistrements sont approuvés par l'utilisateur. Les opportunités générées automatiquement sont disponibles immédiatement, ce qui vous permet de commencer à les analyser à partir de la page Opportunités. L'option Télécharger PDD n'est pas disponible pour les opportunités générées automatiquement.

Les opportunités manuelles, également appelées opportunités personnalisées, sont créées lorsque vous sélectionnez une vue ou un enregistrement et les étapes associées pour créer une opportunité à partir de la vue agrégée de l'onglet Processus. Vous pouvez également créer une opportunité personnalisée à partir d'une opportunité générée automatiquement depuis la page Afficher les opportunités afin d'analyser et d'examiner plus en détail les avantages et les économies présentées par l'opportunité, avec ou sans automatisation, dans le cadre de votre investissement dans l'automatisation.

  • Cette tâche est effectuée par l'analyste Discovery Bot chargé d'examiner et d'analyser les enregistrements associés pour les processus métier.
  • Avant l'analyse des processus, assurez-vous qu'une licence d'analyseur de processus et le rôle AAE_Discovery Bot Analyste sont attribués à l'analyste.

    Licences prises en charge pour Discovery Bot

  • Assurez-vous qu'une licence Bot Creator est attribuée à l'analyste pour convertir les opportunités en robots.

    Licences prises en charge pour Discovery Bot

Procédure

  1. Passez en revue les données de l'onglet Opportunités :
    1. Depuis votre ordinateur local, connectez-vous à votre Control Room en tant qu'analyste Discovery Bot.
    2. Accédez à Discovery Bot > Opportunités.
      La page Opportunités affiche toutes les opportunités que vous avez créées. Vous pouvez configurer l'option de menu pour qu'elle s'affiche comme il vous convient à l'aide de l'icône Personnaliser les colonnes. Le tableau répertorie les informations suivantes :
      Champ Description
      Nom de l'opportunité Nom créé pour l'opportunité. Pour distinguer une opportunité générée automatiquement d'une opportunité personnalisée, l'opportunité générée automatiquement commence par le nom du processus, suivi d'un tiret et du terme OPPORTUNITY.
      Nom du processus Nom créé pour le processus.
      Type Type d'opportunité créé pour un processus. Le type peut être Auto ou Personnalisé.
      Chemin Type de chemin spécifié en fonction des options Modèle et Filtrer appliquées à l'opportunité. Les opportunités générées automatiquement utilisent les valeurs par défaut de modèle facile et de filtre du chemin le plus courant.
      Date de création Date à laquelle l'opportunité a été créée.
      Date de modification Date à laquelle l'analyste modifie l'opportunité. La date de modification peut indiquer lorsqu'une opportunité est mise à jour ou qu'une opportunité personnalisée est créée.
      Propriétaire Nom du propriétaire du processus. Le propriétaire du processus peut être un système ou un analyste.
      Nombre d'enregistrements Nombre d'enregistrements pour un processus associé à l'opportunité.
      Nombre d'applications Nombre d'applications utilisées dans une session d'enregistrement associée à l'opportunité.
      Cycle du processus Durée de la session d'enregistrement associée à l'opportunité.
      Nb d'utilisateurs Nombre d'utilisateurs qui ont participé à la session d'enregistrement pour ce processus.
      Coût sans automatisation Formule utilisée pour calculer le coût de l'opportunité sans automatisation. Utilisez cette formule pour décider des opportunités à privilégier pour le développement de votre entreprise en fonction du retour sur investissement, des applications utilisées, du nombre d'utilisateurs, etc. Le calcul de la formule correspond au nombre d'utilisateurs multiplié par le salaire horaire total du nombre d'utilisateurs multiplié par le cycle de processus moyen.
      Économies Économies potentielles associées à cette opportunité lorsque l'automatisation est utilisée. Le calcul de la formule correspond au nombre d'utilisateurs multiplié par le salaire horaire total du nombre d'utilisateurs multiplié par le cycle de processus moyen.
      Priorité Niveau de priorité assigné à l'opportunité. La priorité peut être l'une des suivantes :
      • Faible
      • Moyen
      • Élevé
      Robot créé Robot créé pour une opportunité. La réponse peut être Oui ou Non. L'option Convertir en robot n'est pas disponible pour les opportunités générées automatiquement. L'option Convertir en robot est disponible uniquement pour les opportunités personnalisées.
      Économies Économies potentielles associées à l'opportunité (cela aurait pu être spécifié comme économies annuelles ou économies par cycle).
      PDD Cliquez sur Télécharger PDD pour exporter et télécharger les données d'opportunité dans un document Word de définition de processus (PDD) pour les opportunités personnalisées. L' Télécharger PDD n'est pas disponible pour les opportunités générées automatiquement. La colonne PDD affiche S/O pour les opportunités générées automatiquement. L'option Télécharger PDD est également disponible sur la page Afficher l'opportunité.
    3. Sélectionnez l'opportunité requise en triant et/ou en effectuant une recherche dans le tableau à l'aide du champ Rechercher.
    4. Sélectionnez une opportunité dans le tableau.
      La page Afficher l'opportunité s'affiche. Les vues Tableau de bord et Agrégé sont disponibles pour examiner les détails de l'opportunité.
      Remarque : En fonction du type d'opportunité que vous avez sélectionné (Automatique ou Personnalisée) dans le tableau, la fenêtre Détails affichera un ensemble différent de champs que vous pourrez renseigner si nécessaire.
  2. Facultatif : Créez une autre opportunité à partir de cette opportunité personnalisée :
    1. Cliquez sur l'onglet Agrégé.
    2. Cochez la case Sélectionner toutes les étapes à gauche de l'étape pour créer une nouvelle opportunité.
      En fonction de vos besoins, utilisez la touche Maj pour personnaliser le nombre d'étapes d'un chemin à partir de la toile principale.
    3. Facultatif. Utilisez l'option Filtrer pour personnaliser une opportunité spécifique.
    4. Renseignez les champs dans l'onglet Détails de l'opportunité.
    5. Cliquez sur Créer une opportunité pour enregistrer la nouvelle opportunité.
      L'opportunité est enregistrée dans le tableau Opportunités.
  3. Facultatif : Créez une opportunité personnalisée à partir de l'opportunité générée automatiquement.
    1. Cliquez sur l'onglet Agrégé.
    2. Cochez la case Désélectionner toutes les étapes de la fenêtre Détails pour créer une nouvelle opportunité personnalisée.
      En fonction de vos besoins, utilisez la touche Maj pour personnaliser le nombre d'étapes d'un chemin à partir de la toile principale.
    3. Facultatif : Utilisez les options Modèle et Filtrer pour personnaliser une opportunité spécifique.
    4. Saisissez un nom pour l'opportunité.
    5. Saisissez le nombre d'utilisateurs professionnels impliqués dans la session d'enregistrement pour un processus attribué.
    6. Entrez le coût estimé du processus sans automatisation.
    7. Indiquez les économies potentielles associées au processus lorsque l'automatisation est utilisée.
    8. Sélectionnez la priorité dans la liste déroulante.
    9. Cliquez sur Enregistrer comme personnalisé pour enregistrer l'opportunité en tant qu'opportunité personnalisée.
      L'opportunité est enregistrée dans le tableau Opportunités.
    10. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications que vous avez apportées dans les champs.
    11. Facultatif : Répétez les étapes 2b à d pour créer une autre opportunité, si nécessaire.
    12. Facultatif : Cliquez sur une étape individuelle dans la toile pour afficher les détails de l'étape dans la fenêtre Aperçu.
  4. Convertir en robot :
    1. Cliquez sur l'option Convertir en robot.
    2. Saisissez un nom de robot.
    3. Facultatif : Saisissez une description.
    4. Cliquez sur Parcourir et acceptez l'emplacement de dossier par défaut \Bots\.
      Pour modifier l'emplacement de stockage de votre robot, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le robot.
    5. Cliquez sur Confirmer.
    6. Cliquez sur Convertir.
      Une fenêtre de message s'affiche et vous informe que le robot a commencé la conversion. Vous recevrez un e-mail lorsque le robot sera converti. Cliquez sur le lien hypertexte dans l'e-mail pour accéder au dossier dans lequel le robot a été généré.
      Remarque : Dans l'onglet Mes robots, le robot converti affiche une erreur, avec une taille de 0 octet pendant le processus de création du robot. Évitez d'ouvrir le robot jusqu'à la fin de la conversion du robot.
    L'option Convertir en robot n'est disponible que si vous disposez de la licence Bot Creator. Pour examiner le robot créé, le rôle AAE_Basic doit vous être attribué.
  5. Cliquez sur l'option Télécharger PDD pour exporter les données de l'opportunité dans un document Word de définition de processus (PDD) portant le même nom que l'opportunité. Le PDD comprend désormais un organigramme d'enregistrement des processus et l'heure de chaque étape exprimée en heures, minutes et secondes.

    Lorsqu'une opportunité est créée, le PDD commence automatiquement le traitement en arrière-plan. Une fois le PDD généré, le champ passe de Générer PDD à Télécharger PDD. Vous pouvez maintenant télécharger le document. Une notification par e-mail au propriétaire de l'opportunité est également envoyée à l'adresse e-mail enregistrée sur le fichier.

    Vous pouvez également télécharger le PDD pour cette opportunité à partir de la page Opportunités. Si une erreur se produit lors du téléchargement du PDD, cliquez une nouvelle fois sur Télécharger PDD pour générer à nouveau le PDD.

    Remarque : Vous devez être le propriétaire de l'opportunité pour pouvoir la télécharger ; sans quoi, l'option de téléchargement n'est pas disponible.
    Le document est enregistré dans le dossier de votre ordinateur qui est configuré pour les téléchargements dans votre navigateur.