Enregistrer un processus métier Discovery Bot

Enregistrez, capturez et annotez les étapes d'un processus métier à l'aide de l'enregistreur Discovery Bot. L'enregistrement du processus permet à l'analyste Discovery Bot d'afficher toutes les étapes enregistrées pour une analyse quantitative et comparative. Les étapes ainsi que les métadonnées capturées et les actions utilisateur aident l'analyste à prendre la décision de créer des opportunités et robots.

Prérequis

  • Cette tâche est effectuée par l'utilisateur Discovery Bot qui enregistre les processus métiers affectés et les soumet pour examen et analyse.
    Remarque : Les utilisateurs à rôles multiples et rôles personnalisés peuvent également effectuer cette tâche en fonction des rôles ou des autorisations accordées aux utilisateurs. Vous verrez un ensemble différent d'actions de menu (icône en forme d'ellipse verticale) disponibles sur une vignette pour un processus.
  • Assurez-vous d'avoir défini les informations d'identification de votre périphérique et d'avoir installé la dernière version Bot Agent sur votre machine avant d'utiliser l'enregistreur Discovery Bot.
  • Assurez-vous que la machine sur laquelle vous allez effectuer les enregistrements est également dûment enregistrée.

    Conditions préalables pour Discovery Bot

Procédure

  1. Enregistrer un processus métier :
    1. Depuis votre ordinateur local, connectez-vous à votre Control Room en tant qu'utilisateur professionnel Discovery Bot.
    2. Accédez à Discovery Bot > Processus.
      La page Processus s'affiche, avec tous les processus attribués à l'utilisateur pour l'enregistrement.
    3. Cliquez sur l'icône Démarrer l'enregistrement dans la vignette associée au processus que vous souhaitez commencer à enregistrer.
      Remarque : Vous pouvez également sélectionner Démarrer l'enregistrement à partir de l'icône en forme d'ellipse verticale pour commencer l'enregistrement d'un processus.
      Une fenêtre de message s'affiche pour vous informer que vous êtes en train d'enregistrer et de partager votre écran. La fenêtre Enregistreur Discovery Bot s'affiche avec les options Pause et Arrêter. Mettez en pause et reprenez l'enregistrement si nécessaire. Laissez quelques minutes à l'enregistreur pour démarrer la toute première fois que vous commencez à enregistrer un processus.
    4. Effectuez les actions à enregistrer.
      Par exemple, ouvrez une application et remplissez un formulaire ou ouvrez un navigateur et recherchez un site Internet. Cliquez sur la commande d'objet, par exemple un bouton, un champ de formulaire ou un tableau. Un contour rouge met en surbrillance la commande lorsque vous déplacez la souris sur celle-ci pour capturer l'action. Le contour rouge indique que l'enregistreur est prêt à effectuer l'action suivante lors de l'enregistrement du processus.
      Vous pouvez effectuer des actions telles que le double-clic, le glisser-déposer et la sélection de texte lors de l'enregistrement. Les actions effectuées à l'aide des touches du clavier s'affichent dans le champ Données.
    5. Cliquez sur Arrêter pour arrêter l'enregistrement.
      Vous pouvez cliquer sur Annuler l'enregistrement pour annuler un enregistrement à tout moment.
      Attendez quelques secondes que l'enregistreur se termine. Les détails dans la vignette du processus sont incrémentés pour inclure le nouvel enregistrement dans la section Enregistrements.
      Remarque : Une fois l'enregistrement arrêté, des étapes supplémentaires ne peuvent pas être ajoutées à l'enregistrement.
      Remarque : Un maximum de 8 heures d'actions utilisateur peuvent être capturées en un seul enregistrement.
    6. Saisissez un nom pour l'enregistrement dans le champ prévu à cet effet.
      La limite de caractères est de 50. Les caractères spéciaux sont pris en charge.
    7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
    8. Cliquez sur Annuler pour supprimer l'enregistrement.
      Remarque : Si vous supprimez l'enregistrement, vous ne pouvez pas le récupérer.
  2. Passez en revue les étapes capturées, annotez-les et soumettez un enregistrement de processus pour examen à l'analyste Discovery Bot :
    1. Dans Processus, cliquez sur un processus en cliquant sur le nom du processus ou n'importe où dans le corps de la vignette du processus. Dans Processus, cliquez sur l'icône représentant une ellipse verticale et sélectionnez Modifier mon enregistrement pour modifier et passer en revue les enregistrements.
      Si vous cliquez sur le corps de la vignette du processus ou sur le nom du processus, la page Opportunités s'affiche. Seuls les enregistrements approuvés dans l'onglet Opportunités sont affichés pour l'analyste.
      Pour les utilisateurs de rôles à rôles multiples et personnalisés Discovery Bot, cliquez sur l'icône en forme d'ellipse verticale et sélectionnez Modifier mon enregistrement pour modifier et passer en revue les enregistrements. Si vous cliquez sur le corps de la vignette du processus ou sur le nom du processus, la page Afficher le processus s'affiche. Seuls les enregistrements approuvés sont affichés pour l'analyste sur la page Afficher le processus.
      La page Enregistrements s'affiche avec le tableau Enregistrements à gauche et les détails d'enregistrement simple à droite. Le tableau affiche les informations suivantes :
      Enregistrements Description
      Enregistrements (#) (# sélectionné) Nombre d'enregistrements connectés par les utilisateurs.
      Personnaliser les colonnes Cliquez sur l'icône du tableau pour afficher ou masquer les colonnes (Identifiant, Statut, Cycle du processus et Enregistreur) ou modifiez la mise en page des lignes d'en-tête pour afficher la droite ou la gauche selon les besoins.
      Identifiant Numéro d'identifiant de l'enregistrement dans la base de données. Le système collecte et incrémente séquentiellement l'index pour chaque enregistrement capturé par les utilisateurs.
      Remarque : Pour rechercher un enregistrement spécifique, sélectionnez Identifiant et saisissez le numéro d'identifiant dans la barre de recherche.
      Nom Nom de l'enregistrement.
      Statut Statut de l'enregistrement :
      • En attente : État initial.
      • Approuvé : toutes les modifications requises par l'utilisateur ont été effectuées et l'enregistrement est prêt pour examen par un analyste.
      • Erreur : une erreur s'est produite lors du stockage de l'enregistrement dans le système.
      • Refusé : actuellement non utilisé.
      Remarque : Pour rechercher un statut de processus, sélectionnez Statut et choisissez un statut dans la liste déroulante.
      Cycle du processus Durée d'enregistrement, en minutes et secondes, à l'exclusion de l'heure à laquelle l'enregistreur a été mis en pause.
      Enregistreur Nom de l'utilisateur qui a créé l'enregistrement.
      Remarque : Pour rechercher des utilisateurs affectés à un enregistrement, sélectionnez Enregistreur dans la liste déroulante et saisissez le nom d'utilisateur dans la barre de recherche. La recherche est sensible à la casse.
  3. Dans le tableau Enregistrements, sélectionnez un enregistrement pour afficher toutes les étapes capturées. Dans le volet droit, l'en-tête affiche les détails de l'identifiant d'enregistrement, y compris le nombre total d'étapes capturées pendant la session d'enregistrement, le nom de l'enregistrement, l'heure du processus et le statut actuel de l'enregistrement.
    Chaque étape enregistrée comprend : une capture d'écran avec l'option Écran (icône) et les champs Type d'application, Données (texte saisi au clavier) et Description de l'étape (texte utilisateur annoté).
  4. Facultatif : Pour fournir une description de l'enregistrement, cliquez dans la zone Description. À l'aide du champ Description qui s'affiche, partagez le contexte et le but de l'enregistrement avec l'analyste.
    La limite de caractères est de 255. La description saisie s'affiche également dans le PDD.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la description que vous avez saisie dans le champ Description.
  6. Facultatif : Cliquez sur l'icône Écran pour afficher ou masquer l'image de capture d'écran.
    Utilisez l'icône de l'option Écran lorsque vous ne souhaitez pas partager des détails d'image personnels avec l'analyste, les utilisateurs à plusieurs rôles ou les utilisateurs à rôle personnalisé Discovery Bot. Pour supprimer des informations personnelles, par exemple le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'image, modifiez le champ Données avant de soumettre l'image à l'examen de l'analyste.
    Remarque : Si vous masquez une image et cliquez sur Soumettre, vous ne pouvez pas afficher à nouveau l'image.
  7. Cliquez sur la capture d'écran pour afficher l'image en taille réelle.
    Le champ Capture d'écran affiche l'état de l'application au moment de l'exécution de l'action associée. Le contour rouge met en évidence les endroits où vous avez effectué des actions telles que cliquer-maintenir et sélectionner du texte.Vous ne pouvez pas modifier la capture d'écran. Cliquez sur l'image lorsque vous souhaitez afficher une vue plus grande de la capture d'écran. Examinez l'action de l'étape plus en détail à partir de la fenêtre modale. Cliquez sur la pagination située sous l'image pour sélectionner un numéro d'étape ou utilisez les flèches droite ou gauche pour afficher rapidement toutes les images capturées. Pour les actions qui ne sont pas capturées par l'enregistreur, telles que le double-clic, le glisser-déposer et le cliquer-maintenir, vous pouvez documenter les étapes individuelles dans le champ Description de l'étape pour l'analyste.
    La durée de l'étape enregistrée s'affiche en minutes et en secondes sous la capture d'écran. Utilisez ces informations pour vous aider à hiérarchiser l'étape ou la séquence d'étapes qui constituent un meilleur candidat pour l'automatisation. Par exemple, si une séquence d'étapes prend plus de temps à effectuer, vous pouvez l'automatiser d'abord pour un processus afin d'économiser des efforts manuels.
    • Cliquez sur l'icône Masquer l'image pour masquer l'image.

      L'image ne sera pas soumise à l'analyste pour examen. Cliquez sur le X pour fermer le cadre. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre sélection.

    • Cliquez sur Afficher l'image pour afficher l'image.

      L'image sera soumise à l'analyste pour examen. Cliquez sur le X pour fermer le cadre. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre sélection.

  8. Facultatif : Mettez à jour le nom de l'application utilisé dans l'enregistrement du processus dans le champ de texte Application.
    Le champ Application représente le nom de l'application sur laquelle l'action a été effectuée. Si nécessaire, l'utilisateur qui a effectué l'enregistrement peut le modifier.
  9. Facultatif : Mettez à jour le texte saisi au clavier utilisé dans l'enregistrement du processus dans le champ de texte Données.
    Le champ Données représente toutes les données saisies par l'utilisateur à cette étape pendant l'enregistrement.
    Remarque : Vous devez suivre la saisie des données du clavier d'un clic gauche ou droit de la souris. Pour toute étape au cours de laquelle des données ont été saisies, vous pouvez apporter des modifications aux données dans le champ Données. Vous ne pouvez pas entrer de données pour les étapes pour lesquelles aucune donnée n'a été saisie pendant l'enregistrement réel du processus.
  10. Facultatif : Mettez à jour le contexte associé à l'étape dans le champ de texte Description de l'étape.
    Le champ de texte Description de l'étape représente toute description supplémentaire que vous souhaitez fournir concernant l'opération en cours d'exécution. La limite maximale de caractères est de 2 000.
  11. Facultatif : Supprimez toute étape qui ne doit pas être incluse dans l'enregistrement de processus.
  12. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque étape si nécessaire.
  13. Facultatif : Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
    Utilisez l'option Enregistrer pour modifier et comparer les données d'enregistrement (y compris les champs de texte saisis par l'application, le clavier et les champs de texte d'annotation) sur plusieurs enregistrements capturés dans le tableau Enregistrements.
  14. Facultatif : Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'enregistrement de ce processus.
    Utilisez l'option Supprimer lorsque vous ne souhaitez pas soumettre les données d'enregistrement à l'analyste pour examen.
    L'enregistrement et les données associées sont supprimés de la base de données Enregistrements pour ce processus.
  15. Cliquez sur Soumettre.
    L'enregistrement est soumis à l'analyste pour examen et approbation.
    Remarque : Une fois un enregistrement envoyé, il ne peut pas être modifié pour apporter des modifications supplémentaires.
  16. Cliquez sur l'option Télécharger pour exporter les données de l'opportunité dans un document PDD (Process Definition Document) portant le même nom que l'opportunité. Sélectionnez le type de PDD (Word ou PDF) que vous souhaitez exporter. Le PDD comprend désormais un organigramme d'enregistrement des processus et l'heure de chaque étape exprimée en heures, minutes et secondes.
    Lorsqu'une opportunité est créée, le PDD commence automatiquement le traitement en arrière-plan. Lorsque le PDD est généré, le champ passe de Traitement du PDD à Télécharger. Vous pouvez maintenant télécharger le document. Une notification par e-mail à l'utilisateur professionnel est également envoyée à l'adresse électronique figurant sur le fichier. Si une erreur se produit lors du téléchargement du PDD, cliquez une nouvelle fois sur Télécharger pour générer à nouveau le PDD.
    Remarque : Si vous êtes un utilisateur à rôles multiples, vous recevrez deux notifications par e-mail pour les données exportées, l'une pour les données d'enregistrement et l'autre pour les données de l'opportunité.
    Remarque : Vous devez être le propriétaire de l'opportunité pour pouvoir la télécharger ; sans quoi, l'option de téléchargement n'est pas disponible.
    Sur votre machine, le document est enregistré dans le dossier configuré pour les téléchargements dans votre navigateur.

Étapes suivantes

Analyse des opportunités d'automatisation

Connectez-vous à votre Control Room en tant qu'analyste Discovery Bot pour examiner et analyser les enregistrements afin de créer des opportunités ou des robots selon les besoins.