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Passer en revue les opportunités, les convertir en robot et générer le PDD

  • Mis à jour le : 12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • Créer
    • Discovery Bot

Passer en revue les opportunités, les convertir en robot et générer le PDD

Passez en revue les opportunités potentielles générées par le système, créez des opportunités personnalisées à partir d'une opportunité générée par le système, et convertissez-les en bots. Vous pouvez également exporter les données d'opportunité vers un document Microsoft Word ou PDF à des fins de référence.

Prérequis

Il existe deux types d'opportunités d'automatisation : générées par le système et manuelles. Les opportunités générées par le système, également appelées opportunités générées automatiquement, sont créées lorsqu'au moins un enregistrement est approuvé par l'utilisateur pour un processus. Les opportunités générées automatiquement sont disponibles immédiatement, ce qui vous permet de commencer à les analyser à partir de la page Opportunités de l'enregistrement. L'option Télécharger permettant de générer un document Microsoft Word ou PDF n'est pas disponible pour les opportunités générées automatiquement. La création d'une branche et la fusion des étapes dans la branche pour les opportunités générées automatiquement ne sont pas disponibles à partir des flux de travail de processus.

Les opportunités manuelles, également appelées opportunités personnalisées, sont créées à partir d'opportunités générées automatiquement. Une opportunité personnalisée vous permet d'examiner les enregistrements actuels et ceux récemment ajoutés par les utilisateurs, pour décider d'accepter ou de rejeter les modifications apportées aux enregistrements dans le cadre du flux de travail existant. Vous pouvez également créer une branche lorsque vous ajoutez au flux de travail des étapes d'un autre enregistrement. L'option Télécharger est disponible si vous souhaitez télécharger un document Microsoft Word ou PDF de données d'opportunité personnalisées à des fins de référence.

  • Cette tâche est effectuée par l'analyste Discovery Bot chargé d'examiner et d'analyser les enregistrements associés pour les processus métier.
  • Avant l'analyse des processus, assurez-vous qu'une licence d'analyseur de processus et le rôle AAE_Discovery Bot Analyste sont attribués à l'analyste.

    Licences prises en charge pour Discovery Bot

  • Assurez-vous qu'une licence Bot Creator est attribuée à l'analyste pour convertir les opportunités en bots.

    Licences prises en charge pour Discovery Bot

Procédure

  1. Passez en revue les données de l'onglet Opportunités :
    1. Depuis votre ordinateur local, connectez-vous à votre Control Room en tant qu'analyste Discovery Bot.
    2. Accédez à Discovery Bot > Opportunités.
      La page Opportunités affiche toutes les opportunités que vous avez créées. Vous pouvez configurer l'option de menu pour qu'elle s'affiche comme il vous convient à l'aide de l'icône Personnaliser les colonnes. Le tableau répertorie les informations suivantes :
      Champ Description
      Nom de l'opportunité Nom créé pour l'opportunité. Pour distinguer une opportunité générée automatiquement d'une opportunité personnalisée, l'opportunité générée automatiquement commence par le nom du processus, suivi d'un tiret et du terme OPPORTUNITY.
      Nom du processus Nom créé pour le processus.
      Type Type d'opportunité créé pour un processus. Le type peut être Auto ou Personnalisé.
      Chemin Type de chemin spécifié en fonction de l'option Filtre appliquée à l'opportunité. Les opportunités générées automatiquement utilisent la valeur par défaut de filtre du chemin le plus courant.
      Date de création Date à laquelle l'opportunité a été créée.
      Date de modification Date à laquelle l'analyste modifie l'opportunité. La date de modification peut indiquer lorsqu'une opportunité est mise à jour ou qu'une opportunité personnalisée est créée.
      Propriétaire Nom du propriétaire du processus. Le propriétaire du processus peut être un système ou un analyste.
      Nombre d'enregistrements Nombre d'enregistrements pour un processus associé à l'opportunité.
      Nombre d'applications Nombre d'applications utilisées dans une session d'enregistrement associée à l'opportunité.
      Cycle du processus Durée de la session d'enregistrement associée à l'opportunité.
      Nb d'utilisateurs Nombre d'utilisateurs qui ont participé à la session d'enregistrement pour ce processus.
      Coût sans automatisation Formule utilisée pour calculer le coût de l'opportunité sans automatisation. Utilisez cette formule pour décider des opportunités à privilégier pour le développement de votre entreprise en fonction du retour sur investissement, des applications utilisées, du nombre d'utilisateurs, etc. Le calcul de la formule correspond au nombre d'utilisateurs multiplié par le salaire horaire total du nombre d'utilisateurs multiplié par le cycle de processus moyen.
      Économies Économies potentielles associées à l'opportunité (cela aurait pu être spécifié comme économies annuelles ou économies par cycle).
      Priorité Niveau de priorité assigné à l'opportunité. La priorité peut être l'une des suivantes :
      • Faible
      • Moyenne
      • Forte
      Robot créé Robot créé pour une opportunité. La réponse peut être Oui ou Non. L'option Convertir en robot n'est pas disponible pour les opportunités générées automatiquement. L'option Convertir en robot est disponible uniquement pour les opportunités personnalisées.
    3. Sélectionnez l'opportunité requise en triant et/ou en effectuant une recherche dans le tableau à l'aide du champ Rechercher.
    4. Cliquez sur l'icône d'ellipse verticale (trois points) dans le tableau pour visualiser une opportunité ou télécharger un document PDD Word ou PDF.
      L'option de téléchargement du DDP au format Word ou PDF est uniquement disponible pour les opportunités personnalisées.
    5. Sélectionnez une opportunité dans le tableau pour l'afficher.
  2. Facultatif : Créez une opportunité personnalisée à partir de l'opportunité générée automatiquement.
    1. Passez en revue les enregistrements dans le flux de travail.
      Sélectionnez l'icône de capture d'écran ou l'icône de l'application pour décider du mode d'affichage des étapes. Utilisez les options Zoom avant ou Zoom arrière si nécessaire. Utilisez le zoom Réinitialiser pour ramener la vue au niveau par défaut et recentrer le processus dans la toile.
      Les étapes contiguës effectuées dans la même application sont combinées. Ceci est affiché sous la forme d'un seul groupe pour améliorer la lisibilité du processus. Le nombre d'étapes rassemblées est indiqué dans le coin inférieur droit du groupe.
      Remarque : Si la capture d'écran est la dernière vue active, l'image de la dernière étape du groupe sera celle affichée pour le groupe réduit. Vous pouvez faire glisser le processus dans la toile en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en déplaçant le processus vers l'emplacement souhaité.
    2. Cliquez sur une étape pour développer un groupe d'étapes et prévisualiser l'étape plus en détail. Vous pouvez également cliquer sur la flèche située dans le coin supérieur droit de l'icône de groupe.
      Utilisez l'icône de groupe pour afficher les groupes d'étapes appartenant aux actions de niveaux principal et secondaire (et aux actions de niveau sous-groupe) utilisées pendant la session d'enregistrement. Si nécessaire, développez un groupe d'étapes pour explorer les actions de niveau principal jusqu'aux actions de niveau sous-groupe pour décider du groupe d'étapes à utiliser lors de la création d'une opportunité potentielle pour une tâche que vous souhaitez automatiser. Par exemple, une action de niveau principal affiche Microsoft Outlook, une action de niveau secondaire affiche la notification par e-mail Outlook, et des actions de niveau sous-groupe peuvent afficher des termes tels que Créer un e-mail, Contenu de l'e-mail et Envoyer un e-mail.
    3. Cochez la case Sélectionner toutes les étapes dans le volet Présentation pour créer une opportunité personnalisée.
      En fonction de vos besoins, utilisez la touche Maj pour personnaliser le nombre d'étapes d'un chemin à partir de la toile principale. Si vous sélectionnez une branche ou une boucle imbriquée, la branche ou la boucle parent affiche une sélection partielle.
    4. Facultatif. Utilisez l'option Filtrer pour personnaliser une opportunité spécifique. Pour plus d'informations, consultez Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    5. Facultatif. Utiliser l'option Basculer le compteur de fréquence pour afficher la fréquence du chemin par rapport aux autres enregistrements. Pour plus d'informations, consultez Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    6. Saisissez un nom pour l'opportunité.
    7. Saisissez le nombre d'utilisateurs professionnels impliqués dans la session d'enregistrement pour un processus attribué.
    8. Entrez le coût estimé du processus sans automatisation.
    9. Indiquez les économies potentielles associées au processus lorsque l'automatisation est utilisée.
      Il s'agit de votre meilleure évaluation des économies attendues sur une base annuelle, si un robot est utilisé pour effectuer toutes les étapes de l'opportunité.
    10. Sélectionnez la priorité dans la liste déroulante.
    11. Cliquez sur Enregistrer comme personnalisé pour enregistrer l'opportunité en tant qu'opportunité personnalisée.
      Une fenêtre de message s'affiche et vous informe que l'opportunité est créée. Cliquez sur le lien hypertexte pour afficher la nouvelle opportunité dans l'onglet Opportunités.
    12. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications que vous avez apportées dans les champs.
  3. Facultatif : À partir d'une opportunité personnalisée, ajoutez des étapes d'un autre enregistrement au flux de travail, créez une branche et fusionnez les étapes d'un ou plusieurs enregistrements dans la branche. Créez une autre opportunité à partir de cette opportunité personnalisée.
    1. Sélectionnez un enregistrement dans le tableau Enregistrements.

      L'enregistrement sélectionné s'affiche dans la nouvelle toile d'alimentation à gauche de la toile principale. Cliquez sur l'étape individuelle dans la toile pour afficher les détails de l'étape dans le volet Présentation situé à droite.

    2. Cliquez sur l'icône de branche dans la toile principale.
      Cliquez sur l'icône de branche pour ajouter une étape de condition dans la vue. Déplacez l'étape suivante dans une branche à gauche et ajoutez une nouvelle branche à droite dans la branche vide pour recevoir des étapes d'un autre enregistrement. Dans le coin supérieur droit de la case jaune, cliquez sur les trois points pour créer ou supprimer une branche. Le point de terminaison de la branche est affiché avec un petit cercle.
      Par défaut, vous pouvez déplacer le point de terminaison de la branche plus bas dans le flux de chemin pour inclure plusieurs étapes. Pour déplacer le point de terminaison de la branche, appuyez vers le bas avec le curseur sur le point de terminaison jusqu'à ce que les lignes pointillées s'affichent autour des branches. Faites glisser le point de terminaison vers le bas dans le flux de chemin. Placez le point de terminaison lorsque les lignes pointillées s'affichent entre la flèche. Le point de terminaison est décalé vers le bas dans le flux de chemin et inclut plus d'étapes. Pour effectuer une sélection personnalisée d'étapes, utilisez la touche Maj et sélectionnez un certain nombre d'étapes dans un chemin à partir de la toile principale. La sélection croisée de chemin n'est pas disponible.
      L'icône de boucle s'affiche sous la forme d'un cercle orange avec une flèche. Une boucle est une séquence d'étapes qui se produisent un nombre spécifique de fois pour un enregistrement unique. L'icône de boucle a une condition for affichée sous celle-ci avec un nombre, qui décrit le nombre de répétitions de la séquence d'étapes de cette boucle au sein du processus. Vous pouvez modifier la condition de la boucle (for et while) en enregistrant le flux de travail du processus.
    3. Cliquez sur le champ Condition au niveau du nœud.
    4. Dans le champ Condition, saisissez un nom pour la condition. Exemple : note de crédit.
    5. Cliquez sur la coche pour enregistrer le nom de la condition.
    6. Ouvrez les branches correspondantes à droite et à gauche, puis définissez une valeur pour la condition.
      Par exemple, saisissez une valeur inférieure à 200 à droite et une valeur supérieure à 700 à gauche.
    7. Faites glisser les étapes de l'enregistrement dans la toile du chargeur vers l'étape du récepteur qui indique Faire glisser les éléments ici de la branche dans la toile principale.
      Utilisez la touche Maj pour sélectionner une ou plusieurs étapes à faire glisser dans l'étape du récepteur. Pour effacer une condition dans la branche, cliquez sur les trois points. Sélectionnez Effacer la branche.
    8. Répétez les étapes b à g pour créer des branches supplémentaires et fusionner des étapes dans la branche.
    9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
      Le PDD commence automatiquement le traitement en arrière-plan. Lorsque le PDD est généré, le champ passe de Traitement du PDD à Télécharger.
      Remarque : Ne cliquez pas sur Enregistrer plusieurs fois. Cela entraînerait une erreur de traitement.
    10. Répétez les étapes a à j pour créer les branches supplémentaires requises.
    11. Facultatif : Répétez les étapes 2c à j pour créer une autre opportunité à partir de cette opportunité personnalisée avec les étapes récemment ajoutées et les branches d'autres enregistrements.
    12. Cliquez sur Créer une opportunité pour enregistrer la nouvelle opportunité.
      L'opportunité est enregistrée dans le tableau Opportunités.
  4. Facultatif : Passez en revue les mises à jour d'enregistrement pour l'opportunité personnalisée. Acceptez ou rejetez les nouvelles modifications apportées au flux de travail du processus.
    1. Cliquez sur Passer en revue pour accepter les modifications.
      Vous pouvez passer en revue les nouveaux enregistrements à l'aide de l'utilisateur Discovery Bot.
    2. Sélectionnez le nouvel enregistrement dans le tableau Enregistrements.
      L'enregistrement sélectionné est mis en surbrillance en bleu. L'enregistrement s'ouvre et s'affiche à gauche de la toile. Observez les lignes pointillées autour des étapes. L'emplacement des étapes s'affiche dans le flux de travail à droite de la toile avec une bordure en gras autour des étapes.
    3. Cliquez sur Mettre à jour avec les modifications pour accepter les mises à jour du flux de travail.
      Un message contextuel s'affiche, indiquant que vos modifications ont été correctement mises à jour.
    4. Cliquez sur Retour à la modification pour revenir au flux de travail actuel sans appliquer les modifications.
    5. Cliquez sur Rejeter pour rejeter les modifications.
      Continuez à passer en revue le flux de travail actuel pour l'opportunité personnalisée. Ajoutez des étapes d'un autre enregistrement au flux de travail, créez une branche et fusionnez les étapes d'un ou plusieurs enregistrements dans la branche, si nécessaire.
  5. Convertir en bot :
    1. Cliquez sur l'option Convertir en robot.
    2. Saisissez un nom de bot.
    3. Facultatif : Entrez une description.
    4. Cliquez sur Parcourir et acceptez l'emplacement de dossier par défaut \Bots\.
      Pour modifier l'emplacement de stockage de votre bot, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le bot.
    5. Cliquez sur Confirmer.
    6. Cliquez sur Convertir.
      Une fenêtre de message s'affiche et vous informe que le robot a commencé la conversion. Vous recevrez un e-mail lorsque le robot sera converti. Cliquez sur le lien hypertexte dans l'e-mail pour accéder au dossier dans lequel le robot a été généré.
      Remarque : Dans l'onglet Mes robots, le bot converti affiche une erreur, avec une taille de 0 octet pendant le processus de création du bot. Évitez d'ouvrir le bot jusqu'à la fin de la conversion du bot.
    L'option Convertir en robot n'est disponible que si vous disposez de la licence Bot Creator. Pour examiner le robot créé, le rôle AAE_Basic doit vous être attribué.
  6. Cliquez sur l'option Télécharger pour exporter les données de l'opportunité dans un document PDD (Process Definition Document) portant le même nom que l'opportunité. Sélectionnez le type de PDD (Word ou PDF) que vous souhaitez exporter. Le PDD comprend désormais un organigramme d'enregistrement des processus et l'heure de chaque étape exprimée en heures, minutes et secondes.
    Lorsqu'une opportunité est créée, le PDD commence automatiquement le traitement en arrière-plan. Lorsque le PDD est généré, le champ passe de Traitement du PDD à Télécharger. Vous pouvez maintenant télécharger le document. Une notification par e-mail à l'utilisateur professionnel est également envoyée à l'adresse électronique figurant sur le fichier. Si une erreur se produit lors du téléchargement du PDD, cliquez une nouvelle fois sur Télécharger pour générer à nouveau le PDD.
    Remarque : Si vous êtes un utilisateur à rôles multiples, vous recevrez deux notifications par e-mail pour les données exportées, l'une pour les données d'enregistrement et l'autre pour les données de l'opportunité.
    Remarque : Vous devez être le propriétaire de l'opportunité pour pouvoir la télécharger ; sans quoi, l'option de téléchargement n'est pas disponible.
    Sur votre machine, le document est enregistré dans le dossier configuré pour les téléchargements dans votre navigateur.

Étapes suivantes

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